信息化技術在檔案收集整理中的應用

文/江蘇食品藥品職業(yè)技術學院 戴彥

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信息化技術在檔案收集整理中的應用

文/江蘇食品藥品職業(yè)技術學院 戴彥

【摘要】檔案的收集和整理工作十分繁瑣，僅靠人力無法高效完成，在信息技術的幫助下，檔案收集整理工作可以煥發(fā)新的生命力。本文就信息化技術在檔案收集管理中的一些應用進行簡單的分析。

【關鍵詞】信息化技術；檔案收集整理；應用

近年來，隨著各個行業(yè)業(yè)務的迅速發(fā)展，紙質檔案越來越多，而這些紙質檔案由于占地空間大、管理不方便等原因越來越不適應這個社會的發(fā)展需要，因此，檔案收集管理信息化成為當前檔案管理的主流方式。加快信息化技術在檔案收集整理中的應用是必然趨勢。

一、檔案收集整理信息化的優(yōu)勢

（一）大大提高了工作效率。信息技術出現以前，高校在檔案收集整理中多采用人工方法，檔案信息的采集、分析、核對及查找，都是靠工作人員手動完成。采用這種方式進行檔案收集和整理，既繁瑣，又容易出錯，而且保存以及查找也特別不方便。采用人工方法，耗費大量人力，付出更多的資金，往往得不到更好的結果，尤其是收集處理冗長的文件時，勞神傷財，大大影響了工作效率。隨著信息化技術的普及，檔案收集整理工作可以借助信息技術有條不紊地進行下去，檔案收集整理的每個過程，包括對信息進行加工、分類、細化、分析、整理等，在信息化技術的幫助下，減少了紙質的使用，同時也減少了數據丟失的可能性，在查找和分析上也能更加方便和快捷。集成化地處理信息，大大提高了工作效率，使得檔案收集整理工作可以有條不紊地進行下去。

（二）利于信息的交流與分享。原始的紙質文檔，記載的信息多、雜、亂，一旦要進行交流，需要攜帶大量的紙質文檔，耗費大量人力財力。信息交流前的整理，更是一項大工程。需要花費大量的人力、財力校對信息，分類、挑揀出有效信息，然后進行整理，才能進行交流，一般都必須整理出厚厚的文件。而采用大型計算機以后，信息的交流和分享可以直接在網絡上進行。而且，信息本來就已經分類好存盤，挑揀起來也輕松很多。數字化管理，現代化設備，讓交流暢通無阻。只需攜帶小小的U盤，大量數據都可以輕松帶走，方便快捷。隨著互聯網技術的普及，高校可通過互聯網這個平臺進行檔案信息的交流和共享。方便快捷，更保證了信息的時效性。

（三）文件的保存更安全。采用紙質文檔保存，由于紙質本身的缺陷，人為的一點點小疏忽，都可能讓重要的數據模糊甚至是丟失。而采用信息化方式保存數據，既能生動準確地用多種方式記錄并保存數據，增加保密又可以確保數據保存的安全性，克服了紙質文件會因為紙張的腐朽而造成數據丟失的缺點，所以被越來越多的人所接受。信息化技術普及后，檔案收集管理數據可存在于光盤、U盤、移動硬盤等設備中。與紙質文檔不同，這些裝置具有良好的穩(wěn)定性，不容易被外界環(huán)境影響，能夠長時間保存大量數據，使得檔案的管理更安全。

二、加強檔案收集整理信息化的策略

（一）加強宣傳教育，提高對檔案管理的重視程度?，F在很多高校對檔案管理這部分的重視程度不夠，導致檔案管理收集工作難以快速提高。尤其是檔案管理收集的信息化這部分，高校投入的精力遠遠不夠。長久以來，高校內部管理人員認為檔案只是最后的整理工作，無需投入過多精力，導致檔案收集和管理工作長期停留在較低水平。所以，要想加強檔案收集整理的信息化進程，首先就必須加強宣傳教育，提高高校管理人員對檔案管理的重視程度。首先，高校的管理人員要明確檔案管理的重要性，讓檔案管理人員明確檔案管理的意義和價值。其次，高校要建立檔案管理的監(jiān)督制度，定期對學校的檔案進行抽查，檢查檔案管理人員的工作質量，實行獎懲制度，讓檔案管理人員真正重視檔案管理的收集和整理工作，全身心投入工作，為實現檔案收集整理的信息化作出更多的貢獻。

（二）加大對檔案管理人員的培訓力度。要想讓檔案的管理和收集工作真正走上信息化的道路，檔案管理人員的素質就必須相應提高。首先，檔案管理人員必須熟悉信息化模式的各種軟件的使用方法，其次，檔案管理人員必須加強創(chuàng)新意識，創(chuàng)新方法，讓信息化技術帶領高校的檔案收集和整理走上一個新臺階。

1.加強對檔案管理人員的素質教育和能力培訓。要想讓檔案管理做得越來越好，檔案管理人員的能力必須有所提升。檔案管理人員的素質提升可以保證工作更好地進行。高校要加強對檔案管理人員的能力培訓，包括綜合運用計算機的能力、文件分類以及快速查找的能力、搜索以及分析能力、記憶力等多方面綜合技能，確保檔案管理人員擁有足夠能力完成自己的工作。同時，加強宣傳，鼓勵他們培養(yǎng)基本職業(yè)道德培養(yǎng)，敦促他們恪守職業(yè)道德。公平公正，實事求是，對自己的工作保持高度的警惕性，真實地記錄數據，多方面分析數據，力求把自己的工作越做越好！檔案管理和收集對學生的影響極為重大，保證了檔案管理人員的工作質量，也就能更好地發(fā)現教學中的不足，便于教學品質的進一步進步。

2.讓創(chuàng)新意識扎根于檔案管理人員的心中。檔案記錄著學生的很多重要信息，即使采用現代化管理，查找起來也是有些費力。所以，我們一定要在現有基礎上加強創(chuàng)新，不斷開創(chuàng)出更方便、更快捷、更人性化的新模式，讓檔案管理成為一件輕松的事情。培養(yǎng)檔案管理人員的創(chuàng)新意識，鼓勵他們開創(chuàng)新的思路，新的方案，可以讓檔案管理更人性化，同時可以減輕檔案管理人員的負擔，讓檔案管理的前景越來越好。

（三）做好檔案信息的保護工作。信息化技術給檔案管理工作帶來很多便利的同時，也帶來了很大的隱患。將檔案置于數據庫中保存，一旦程序出錯，數據錯誤、丟失的現象就無法變化。而且，互聯網的普及，讓數據面對更多的威脅，網絡漏洞、病毒等都會對檔案造成巨大的損失，所以，高校在加強檔案管理信息化的同時，必須始終注意檔案信息的保護工作。一方面，高校要致力于新的防火墻技術的開發(fā)，讓檔案信息的保存更安全、更可靠，另一方面，高校要在管理層面上來加強對檔案的保護，電子檔案的管理者一定要時刻明白自己所肩負的責任，盡自己最大的努力把檔案的管理工作做好做強。

（四）完善檔案管理信息系統的建設。首先，檔案管理是一門專業(yè)性很強的工作，從事檔案管理的工作人員必須是熱愛本職工作，在面對工作中出現的問題時，有耐心地解決問題的態(tài)度、認真負責的做事風格、高度的責任感和忠于職守的優(yōu)秀品質。同時，工作人員還要有過硬的專業(yè)知識能力，只有這樣，才能適應社會的需要。其次，要推進檔案信息化工作的規(guī)范化，檔案管理工作的好壞是評價一個部門管理水平的重要標準，而實現檔案信息化管理工作的規(guī)范化目的就在于能最大限度地利用檔案管理所帶來的價值，檔案管理工作規(guī)范化以后，檔案的保存會更加完整，檔案的使用就會更加方便，而要實現這一成效，有兩個方面的問題需要注意，一是要對檔案進行合理的分類和管理，根據時間或者功能的不同來進行分類，實現檔案管理的便捷性。二是要對檔案進行有效期管理，檔案在入庫時要有明確的保存時間，到達保管時間以后，要對其進行銷毀，實現檔案庫空間的有效利用。最后，檔案管理信息系統的建設離不開專業(yè)知識的保證，先進的檔案信息加工管理和檢索技術，可以有效實現檔案管理信息系統的建設，各個類型、層次的檔案館之間相互交流和合作，對檔案資源進行共享，真正意義上實現檔案信息管理的系統化建設。

（五）完善檔案信息收集手段。檔案信息的收集工作要求是加強對檔案館業(yè)務工作的調查，保證檔案在進館時的完整性。檔案信息的收集，要求工作人員在進行工作時掌握館內檔案的流動和使用，用科學化的管理手段來進行檔案的管理，對檔案的數量、內容、價值和保存時間等都要有一個完整的了解，在檔案進行移交時，協同有關部門對檔案進行監(jiān)督管理。通過一些現代化的先進技術對檔案進行網上跟蹤定位，以保護檔案的完整性和不可分散性。

總的來說，完善檔案管理的信息化建設，一方面能夠對檔案進行更高的發(fā)展和建設。另一方面，可以給檔案使用者提供更高更方便的服務，當前，我國許多高校在檔案的收集、管理等方面存在著不少問題，本文就檔案管理信息化建設中應該注意的幾點問題和如何加強檔案收集管理信息化這一話題進行了分析和闡述，同時，高校檔案管理工作者應該在實踐工作中不斷地進行自我批判與修正，不斷地發(fā)現問題，然后解決問題，真正為檔案的信息化建設貢獻自己的一份力量。

【參考文獻】

［1］劉暉，張素麗，柳羽輝.淺談信息化技術在檔案管理中的應用，信息系統工程，2011（1）.

［2］賈曉宇.高校檔案管理信息化建設的思考.赤峰學院學報（自然科學版），2015（1）.