檔案保管要素淺析

田　宇

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檔案保管要素淺析

田宇

檔案保管工作是檔案管理工作中相對(duì)獨(dú)立的重要工作環(huán)節(jié)，關(guān)系著檔案的保存環(huán)境，決定著檔案的保存壽命。在實(shí)際工作中，應(yīng)充分認(rèn)識(shí)檔案保管工作的重要意義，熟悉并掌握檔案保管工作的任務(wù)要求、基本原則、危害因素等，優(yōu)化保存方法，采取有針對(duì)性的防護(hù)措施，最大限度地延長(zhǎng)檔案壽命。

檔案保管 檔案壽命 危害要素

檔案保管是檔案管理工作中相對(duì)獨(dú)立的重要工作環(huán)節(jié)。檔案保管關(guān)系著檔案的保存環(huán)境，決定著檔案的保存壽命。在實(shí)際工作中，存在著許多威脅檔案安全與壽命的有害因素，因此研究有害因素，優(yōu)化保存方法，采取有針對(duì)性的防護(hù)措施，對(duì)延長(zhǎng)檔案壽命，發(fā)揮其長(zhǎng)久社會(huì)作用顯得尤為重要。

一、檔案保管的重要性

我國(guó)《檔案法》中明確規(guī)定，組織內(nèi)的檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員，負(fù)責(zé)保管本組織的檔案，做好檔案的日常管理工作，同時(shí)指出做好檔案保管工作是黨和國(guó)家賦予檔案機(jī)構(gòu)的神圣職責(zé)。當(dāng)前，檔案保管逐步趨向于科學(xué)性、技術(shù)性和專業(yè)性，已經(jīng)發(fā)展成為一個(gè)專門的研究領(lǐng)域，即檔案技術(shù)學(xué)。作為科學(xué)管理的一項(xiàng)重要工作，檔案保管是根據(jù)檔案的制成材料，使用一定的設(shè)備和裝具，采取適當(dāng)?shù)拇胧┖头椒ǎ咨票４鏅n案，延長(zhǎng)檔案壽命，從而使檔案信息實(shí)現(xiàn)最長(zhǎng)遠(yuǎn)的利用。檔案保管涉及三方面內(nèi)容：一是靜態(tài)層面，即庫房?jī)?nèi)檔案的日常管理工作；二是動(dòng)態(tài)層面，即檔案在流動(dòng)過程中的安全保護(hù)；三是技術(shù)層面，即利用專門措施和方法，例如，采取復(fù)制、修補(bǔ)等專門技術(shù)處理，延長(zhǎng)檔案壽命。

檔案保管的意義，從宏觀方面看決定著檔案事業(yè)的發(fā)展。保管質(zhì)量的高低直接影響著檔案管理的工作水平。檔案保管是檔案管理工作的基礎(chǔ)，與檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)有機(jī)相連、相輔相成、相互促進(jìn)。檔案保管一旦離開其他工作環(huán)節(jié)孤立存在時(shí)，保管也就失去了其本身存在的價(jià)值。在實(shí)際工作中，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)重視并掌握其他各個(gè)環(huán)節(jié)對(duì)檔案保管工作的促進(jìn)與制約，加強(qiáng)在各個(gè)工作環(huán)節(jié)中的檔案保護(hù)措施。例如，檔案是由文件轉(zhuǎn)化而來的，文件信息的載體或書寫材料直接決定著檔案保存的耐久性，檔案部門有責(zé)任和義務(wù)對(duì)文件材料的載體和書寫材料提出要求，從而最大限度地延長(zhǎng)需要永久保存的檔案壽命。檔案保管工作不能僅僅是“為了保管而保管”，其最終目的是檔案的利用，為各項(xiàng)工作提供依據(jù)。如果只是片面強(qiáng)調(diào)保護(hù)而忽視利用，保管工作就失去了其本身的意義。因此，有效的檔案保管應(yīng)當(dāng)為整個(gè)檔案工作的順利開展提供良好的物質(zhì)基礎(chǔ)，能夠?yàn)闄n案的整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用、編研等工作提供有利條件。反之，如果檔案得不到良好的保管，或者為了方便利用而破壞檔案，甚至直接損毀檔案，那么檔案的利用工作將會(huì)失去基礎(chǔ)支撐，檔案管理的其他工作環(huán)節(jié)將會(huì)受到致命打擊，從而給國(guó)家社會(huì)組織造成不可估量的損失。因此，檔案保管的各項(xiàng)制度措施、方法技術(shù)，都要既有利于檔案保護(hù)，又要滿足當(dāng)前和長(zhǎng)遠(yuǎn)利用效率的最大化，這是檔案保管工作的出發(fā)點(diǎn)和評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)。

從微觀方面看，檔案保管決定著檔案的壽命長(zhǎng)短。檔案作為物質(zhì)，其運(yùn)動(dòng)規(guī)律本質(zhì)決定了檔案不可能永久保存下去，其壽命長(zhǎng)短與檔案所處環(huán)境密切相關(guān)。如果保存環(huán)境適宜，保管方法得當(dāng)，檔案壽命將會(huì)得到極大延長(zhǎng)，能夠發(fā)揮長(zhǎng)遠(yuǎn)作用。反之保管環(huán)境惡劣、方法不得當(dāng)，將會(huì)加速檔案的損毀，縮短檔案壽命，對(duì)利用者造成嚴(yán)重?fù)p失。隨著社會(huì)的進(jìn)步、人類的發(fā)展，人類生存環(huán)境日益惡化，危害檔案壽命的影響因素也不斷增多，如酸污染、沙塵、有害氣體、電磁污染等等，這些都對(duì)檔案的保管工作提出了更高要求。因此加快檔案保管措施研究，采取有效方法保護(hù)檔案，勢(shì)在必行。

二、檔案保管的任務(wù)原則

檔案作為各種社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的歷史記錄，需要將其內(nèi)容和載體完好地保存下來，而檔案保管正是要有效避免檔案安全遭受社會(huì)和自然等因素的破壞。我國(guó)檔案工作最基本的原則是維護(hù)檔案完整與安全，方便社會(huì)各方面的利用。因此，檔案保管是實(shí)現(xiàn)檔案完整與安全的重要環(huán)節(jié)和直接手段，即通過了解掌握檔案的損毀規(guī)律，采用專門的技術(shù)措施手段，最大限度地減少和降低檔案的損毀率，延長(zhǎng)檔案壽命，維護(hù)檔案的系統(tǒng)性和完整性，保證檔案安全。具體來說，檔案保管要實(shí)現(xiàn)防治檔案損壞、延長(zhǎng)檔案壽命、維護(hù)檔案安全的作用。在實(shí)際工作中，檔案損壞是難以避免的，因此，需要采取必要的措施消除危害檔案安全的因素，最終實(shí)現(xiàn)延長(zhǎng)檔案壽命的目的。所有保護(hù)措施和技術(shù)手段都應(yīng)有利于檔案壽命的延長(zhǎng)，應(yīng)該避免為了消除某一種危害而對(duì)檔案進(jìn)行處理，卻產(chǎn)生了新傷害的情況出現(xiàn)。要真正做到確保檔案安全，使檔案以一種物質(zhì)存在的形態(tài)最大限度地留存下去，避免出現(xiàn)檔案丟失、泄密等情況，產(chǎn)生不良后果。

在實(shí)踐中，檔案保管應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持“以防為主，防治結(jié)合”的工作原則。預(yù)防檔案損壞，防止檔案丟失，防止人為或自然對(duì)檔案的污染和損毀；同時(shí)，對(duì)已經(jīng)損壞的檔案進(jìn)行治理，對(duì)破損檔案進(jìn)行復(fù)制、修補(bǔ)。檔案保管原則中，“防”是首要任務(wù)，是主導(dǎo)，“治”是輔助措施，是補(bǔ)充。如果“防”的工作做得不夠充分，那么“治”的任務(wù)必然會(huì)成倍增長(zhǎng)。然而，如果對(duì)已經(jīng)損壞的檔案不加以治理，檔案就不能被充分利用，檔案損壞的程度和范圍將會(huì)持續(xù)擴(kuò)大，最終直至全部損毀。因此，應(yīng)該做到防治結(jié)合，在“防”的同時(shí)，做好“治”的工作，從真正意義上做到維護(hù)檔案的安全和完整。檔案保管要做到三方面：一是集中保管、綜合管理，便于檔案的開發(fā)利用；二是保管要科學(xué)、有序，按照保管期限、門類、載體分別編號(hào)，統(tǒng)一管理；三是以利用促保護(hù)，用保護(hù)為利用。

三、檔案壽命決定要素

影響檔案壽命的因素主要分為社會(huì)因素和自然因素。社會(huì)因素又稱人為因素，可以分為三類，即由于各種原因?qū)μ囟n案進(jìn)行有計(jì)劃、有意識(shí)的破壞，使歷史情況無法實(shí)事求是地記錄下來；由于檔案工作人員以及利用檔案人員的疏忽大意、缺乏檔案知識(shí)或不按規(guī)章制度利用保管檔案，使檔案丟失損壞；人為造成的檔案材料老化和磨損。自然因素包括檔案材料本身的性質(zhì)對(duì)檔案耐久性產(chǎn)生的影響，如載體材料、書寫材料、印刷材料等；檔案所處環(huán)境和庫房的條件。具體來說有十類自然影響因素。一是溫度危害。溫度過高容易破壞紙張纖維，加速其他有害因素的影響；而太低易使紙張變脆。二是濕度危害，即在特定溫度下空氣中水分子的含量。水分子含量過大，易使紙張纖維素水解，加速空氣中酸堿性物質(zhì)危害，也容易促發(fā)生霉、生蟲。三是有害氣體危害，即空氣中的有害酸堿氣體。這些氣體會(huì)腐蝕檔案載體，加速檔案老化，造成材料變色褪色，甚至信息消失。四是光線危害。光照條件下，容易產(chǎn)生光氧化反應(yīng)，即空氣中的氧會(huì)加速紙張纖維素的氧化速度。陽光和紫外光能夠破壞檔案載體結(jié)構(gòu)，降低紙張、塑料等載體的強(qiáng)度，使之變脆甚至老化。五是蟲害危害。任何蟲害都可能對(duì)檔案造成致命的損害，蟲害造成的檔案損毀是無法挽回的，因此防蟲是檔案庫房的必要任務(wù)。六是灰塵危害?；覊m是具有不規(guī)則形狀、有棱角的固體雜質(zhì)。灰塵附著在檔案上，在整理、保存、利用檔案等管理過程中，隨著紙張的翻閱、移動(dòng)，灰塵會(huì)對(duì)紙張產(chǎn)生摩擦，使紙張和字跡遭受破壞。七是老鼠危害。老鼠對(duì)檔案的破壞更加嚴(yán)重，其啃噬的部分無法恢復(fù)，同時(shí)，老鼠的排泄物、食物殘?jiān)矔?huì)污損檔案。八是真菌危害。真菌在繁殖過程中產(chǎn)生的有機(jī)酸會(huì)腐蝕載體，產(chǎn)生不易去除的色素，會(huì)導(dǎo)致檔案變色，字跡污損。同時(shí)，真菌分泌的酶能使紙張纖維素水解，損壞紙張纖維。九是火災(zāi)危害。檔案庫房存放著大量的易燃物，一旦著火，必須使用滅火氣體滅火，嚴(yán)禁使用水或干粉滅火，否則會(huì)加速檔案的損毀。十是磁場(chǎng)危害。設(shè)備儀器產(chǎn)生的電磁場(chǎng)對(duì)磁記錄檔案危害明顯，檔案庫房防磁已經(jīng)逐步成為檔案保管工作中的新課題。以上這些危害要素都嚴(yán)重影響著檔案的壽命，同時(shí)，各類危害要素之間可能會(huì)產(chǎn)生繼發(fā)效應(yīng)，即一種危害要素產(chǎn)生的結(jié)果成為促使另一種危害發(fā)生的引線，因此應(yīng)當(dāng)給予充分重視。

檔案保管工作的質(zhì)量在一定程度上體現(xiàn)了整個(gè)檔案管理工作的水平，在檔案事業(yè)發(fā)展中具有重要地位。因此，要充分認(rèn)識(shí)檔案保管工作的重要性，熟悉掌握保管的各項(xiàng)制度規(guī)定、措施方法，有針對(duì)性地開展檔案保管危害防治，確保檔案資料的安全完整，使檔案充分發(fā)揮積極作用，為社會(huì)創(chuàng)造更多、更有價(jià)值的物質(zhì)財(cái)富和精神財(cái)富。

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［3］姜莉，楊戰(zhàn)捷.檔案庫房環(huán)境研究［J］.中國(guó)檔案，2004（11）:28～29.

（作者單位：國(guó)家知識(shí)產(chǎn)權(quán)局機(jī)關(guān)服務(wù)中心）