張 環(huán)

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對(duì)企業(yè)數(shù)字檔案室建設(shè)的思考

張 環(huán)

【摘 要】數(shù)字檔案室是檔案工作信息化的必然產(chǎn)物，根據(jù)檔案工作法規(guī)要求和實(shí)際工作情況，將數(shù)字化設(shè)備和技術(shù)運(yùn)用于檔案收集、管理、保護(hù)等各個(gè)工作環(huán)節(jié)，逐漸形成以檔案目錄數(shù)據(jù)庫和原文數(shù)據(jù)庫為核心的檔案工作體系。企業(yè)數(shù)字檔案室建設(shè)要充分認(rèn)清企業(yè)數(shù)字檔案室建設(shè)的重要性，構(gòu)建有力的保障措施，同時(shí)還要注重保密、培訓(xùn)等工作，確保各項(xiàng)工作有序推進(jìn)。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)檔案 數(shù)字檔案室

企業(yè)檔案工作確保企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營運(yùn)營保障體系的重要組成部分。伴隨著信息技術(shù)，特別是計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展與普及，信息化滲透到企業(yè)管理的方方面面，傳統(tǒng)的檔案管理手段已經(jīng)無法滿足企業(yè)的需求。在這種背景下，數(shù)字檔案室的建設(shè)成為應(yīng)對(duì)這種局勢的重要措施。數(shù)字檔案室是檔案工作信息化的必然產(chǎn)物，根據(jù)檔案工作法規(guī)要求和實(shí)際工作情況，將數(shù)字化設(shè)備和技術(shù)運(yùn)用于檔案收集、管理、保護(hù)等各個(gè)工作環(huán)節(jié)，逐漸形成以檔案目錄數(shù)據(jù)庫和原文數(shù)據(jù)庫為核心的檔案工作體系。

一、充分認(rèn)清企業(yè)數(shù)字檔案室建設(shè)的重要性

從企業(yè)信息化的發(fā)展來看，數(shù)字化檔案室是信息化發(fā)展的必然結(jié)果。當(dāng)前，信息化已經(jīng)成為整個(gè)社會(huì)發(fā)展的重要方向，對(duì)于企業(yè)來說，信息化意味著企業(yè)內(nèi)部管理和營銷工作效能的提升，進(jìn)而影響到自身的市場競爭力。近年來，大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用使檔案工作的工作對(duì)象更加多樣，工作程序更加復(fù)雜，傳統(tǒng)的工作手段根本無法滿足實(shí)際工作的需求。企業(yè)信息化還帶動(dòng)了企業(yè)更方便對(duì)信息的需求數(shù)量激增，傳統(tǒng)的紙張已經(jīng)無法滿足信息快速便捷利用的需求。由此可以看出，檔案信息系統(tǒng)的輸入和輸出都必須通過數(shù)字化手段才能發(fā)揮檔案工作的成效，并帶動(dòng)整個(gè)系統(tǒng)的信息化。我國高度重視各級(jí)各類數(shù)字化檔案室和檔案館的建設(shè)，在全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃中均提到了加快檔案信息化建設(shè)、數(shù)字檔案室建設(shè)等任務(wù)要求，促進(jìn)企業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息化和規(guī)范化程度的不斷提高。

從企業(yè)檔案工作來看，數(shù)字化檔案室實(shí)現(xiàn)檔案工作資源優(yōu)化配置的保證。手工條件下的檔案管理工作，以檔案的實(shí)體管理為主，檔案工作受限于企業(yè)人、財(cái)、物投入等很難從事信息開發(fā)等工作。數(shù)字檔案室的建設(shè)通過數(shù)字化手段，提高檔案管理工作效能，通過企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)能夠高效快速的滿足企業(yè)各方面對(duì)檔案信息的需求，實(shí)現(xiàn)信息資源的共享和利用。檔案工作也可以從傳統(tǒng)的保障性工作，進(jìn)而轉(zhuǎn)化為企業(yè)經(jīng)營決策的信息支持部門，提升檔案工作在企業(yè)內(nèi)部的重要性。

充分認(rèn)清企業(yè)數(shù)字檔案室建設(shè)的重要性，才能保證和爭取到企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和各部門的支持和幫助，將檔案信息化納入企業(yè)信息化建設(shè)中，確保資金投入、設(shè)備配備、人員組織、部門協(xié)調(diào)等方方面面的工作正常開展。

二、有序推進(jìn)企業(yè)數(shù)字檔案室建設(shè)

數(shù)字化檔案室建設(shè)是一個(gè)循序漸進(jìn)的過程，不可能一蹴而就。因此在建設(shè)過程中要明確建設(shè)的內(nèi)容，區(qū)分重點(diǎn)，有序推進(jìn)。一般來說，數(shù)字化檔案室建設(shè)的內(nèi)容主要包括以下幾個(gè)方面的內(nèi)容：

一是基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。數(shù)字檔案室是立足于傳統(tǒng)檔案室基礎(chǔ)之上建立的，除了具備紙質(zhì)檔案材料保管和利用的設(shè)備之外，還需要相當(dāng)數(shù)量的數(shù)字化信息設(shè)備，其中硬件設(shè)備主要包括滿足工作需求的計(jì)算機(jī)設(shè)備，滿足數(shù)字化信息資源管理需求的存儲(chǔ)器、服務(wù)器、掃描儀，滿足信息輸出需求的打印機(jī)及各類終端設(shè)備；軟件設(shè)備主要是結(jié)合企業(yè)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和辦公自動(dòng)化程度，通過購買或自主開發(fā)，滿足檔案信息、電子文件檢索、接收、歸檔、利用等方面需求的軟件系統(tǒng)。

二是網(wǎng)絡(luò)體系建設(shè)。在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，信息只有借助網(wǎng)絡(luò)才能實(shí)現(xiàn)高效的傳播，對(duì)于企業(yè)來說，首先要建立完善的企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)體系，為包括檔案信息在內(nèi)的所有信息資源打造快速利用的渠道和平臺(tái)；其次在完善企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的同時(shí)，要注意到檔案信息資源的特殊性，即企業(yè)檔案在一定期限內(nèi)是具有密級(jí)的，因此有必要在網(wǎng)絡(luò)使用過程中設(shè)立相應(yīng)的權(quán)限，或者保持企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的物理獨(dú)立，確保檔案信息的安全。

三是目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)。面對(duì)海量的信息資源，只有通過必要的目錄體系才能提高用戶檢索利用的效率。數(shù)字檔案室的目錄數(shù)據(jù)按照不同類型可以完善至卷內(nèi)文件目錄，通過系統(tǒng)設(shè)定實(shí)現(xiàn)模糊查詢。

四是數(shù)字檔案建設(shè)。數(shù)字檔案室的基礎(chǔ)和工作對(duì)象是數(shù)字檔案，即數(shù)字化后的檔案信息。從企業(yè)信息化工作的現(xiàn)狀來看，數(shù)字檔案資源一般的來源有辦公自動(dòng)化系統(tǒng)生成的電子文件、室藏紙質(zhì)檔案的數(shù)字化以及其他途徑獲得的電子文檔。因此，數(shù)字資源的建設(shè)重點(diǎn)一是要加強(qiáng)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)電子文件的無縫管理，二是要投入必要人力完成紙質(zhì)檔案的數(shù)字化掃描。

三、形成有力的保障措施

首先，要繼續(xù)堅(jiān)持集中統(tǒng)一的檔案管理模式。 在企業(yè)中集中、統(tǒng)一、高效的檔案管理模式，是實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案室的重要基礎(chǔ)。檔案集中統(tǒng)一管理，是在將企業(yè)形成的各門類檔案實(shí)體集中到一起管理的基礎(chǔ)上，集中各部門力量對(duì)整個(gè)檔案工作的收集、歸檔、利用等環(huán)節(jié)統(tǒng)一組織、實(shí)施，提升檔案綜合管理水平。數(shù)字檔案室的建設(shè)不僅涉及檔案工作部門，同時(shí)還涉及信息部門、業(yè)務(wù)部門，甚至還包括外包服務(wù)等部門，只有集中統(tǒng)一管理模式才能夠?qū)⒏鱾€(gè)部門的有效組織起來，特別是強(qiáng)化各部門領(lǐng)導(dǎo)、兼職檔案人員的責(zé)任意識(shí)等，加快推進(jìn)檔案數(shù)字化進(jìn)程。

其次，要建立和完善檔案工作的各項(xiàng)規(guī)章制度。檔案工作是建立在各項(xiàng)規(guī)章制度基礎(chǔ)上的，傳統(tǒng)的檔案工作制度包括各門類檔案收集、歸檔、利用、鑒定、銷毀、統(tǒng)計(jì)等制度，這些制度為檔案工作開展的提供了有力保證。數(shù)字檔案室的建設(shè)是在傳統(tǒng)檔案工作基礎(chǔ)上建設(shè)的，勢必要對(duì)現(xiàn)有的規(guī)章制度進(jìn)行完善和補(bǔ)充，比如在啟動(dòng)數(shù)字化工作時(shí)，制定《檔案數(shù)字化建設(shè)方案》，對(duì)數(shù)字檔案室建設(shè)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、信息安全等進(jìn)行規(guī)定；針對(duì)檔案掃描，編制《EXCEL表格導(dǎo)入檔案系統(tǒng)規(guī)則》、《科技檔案目錄錄入規(guī)則》；針對(duì)網(wǎng)上利用，制定《檔案查詢系統(tǒng)使用說明》、《網(wǎng)上利用檔案權(quán)限設(shè)置流程》、《網(wǎng)上利用檔案流程》、《檔案安全保密制度》等。通過制定一系列的管理規(guī)范，實(shí)現(xiàn)電子檔案的全過程管理。

再次，要形成穩(wěn)定的檔案工作人員隊(duì)伍。企業(yè)檔案工作以各部門兼職檔案人員和檔案部門的專職干部構(gòu)成，具有一定的流動(dòng)性。數(shù)字檔案室的建設(shè)對(duì)檔案工作人員的要求更高，不僅要牢固掌握檔案專業(yè)知識(shí)，還要掌握計(jì)算機(jī)、存儲(chǔ)、數(shù)字加工、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等信息化知識(shí)。這就要求必須建設(shè)一支穩(wěn)定的檔案工作人員隊(duì)伍，確保數(shù)字檔案室建設(shè)的穩(wěn)定推進(jìn)。

四、數(shù)字檔案室建設(shè)過程中注意事項(xiàng)

首先，要區(qū)分重點(diǎn)完成紙質(zhì)檔案的掃描。紙質(zhì)檔案的數(shù)字化是數(shù)字檔案室建設(shè)的基礎(chǔ)性工作。在數(shù)字化過程中要堅(jiān)持按需掃描、利用為本、搶救優(yōu)先的原則。一是堅(jiān)持價(jià)值優(yōu)先原則，基建檔案中文字檔案的利用頻率遠(yuǎn)遠(yuǎn)不如竣工圖紙，文書檔案中的制度文件的利用率遠(yuǎn)高于一般通知性文件；二是堅(jiān)持利用優(yōu)先原則，將日常利用頻繁、關(guān)注度較多的檔案進(jìn)行掃描，能夠極大的滿足用戶的需求，利于數(shù)字檔案室的推廣；三是根據(jù)保存現(xiàn)狀確定優(yōu)先，傳統(tǒng)檔案的材質(zhì)受到各方面因素的影響，時(shí)間久遠(yuǎn)和利用頻繁的檔案受損程度也很嚴(yán)重，應(yīng)當(dāng)優(yōu)先掃描。在開展檔案數(shù)字化掃描工作前，開展調(diào)研，了解利用者的需求，同時(shí)為保證檔案的準(zhǔn)確性和實(shí)用性，組織專業(yè)人員進(jìn)行圖紙掃描，合理確定檔案掃描的范圍。

其次，要開展企業(yè)內(nèi)部全員性檔案培訓(xùn)。檔案工作的根部目的在于提供利用。企業(yè)檔案雖然不向社會(huì)公開，但是依然是以滿足企業(yè)內(nèi)部信息需求為目標(biāo)。數(shù)字檔案室為利用提供了更加便捷的平臺(tái)，同時(shí)對(duì)利用者也提出了要求。因此，在數(shù)字化建設(shè)過程中，還要注重對(duì)用戶的培訓(xùn)，通過面授、現(xiàn)場咨詢等多種方式，使利用者能夠快速從網(wǎng)上查借閱檔案，從而提高利用者的工作效率，讓他們享受到檔案利用的方便、快捷。

最后，要高度重視安全保密工作。檔案數(shù)字化一般采用外包服務(wù)，因此在建設(shè)過程中要規(guī)范檔案掃描流程，加強(qiáng)過程控制。數(shù)字化工作具體過程分為：鑒定、整理、掃描、圖像處理、質(zhì)量檢驗(yàn)、目錄錄入、電子文件掛接等環(huán)節(jié)，制定相應(yīng)的操作規(guī)程，明確各個(gè)環(huán)節(jié)的責(zé)任人，確保檔案信息的安全。此外，在系統(tǒng)使用過程中，特別注意各類病毒的防范。

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作者單位：（天津新金融投資有限責(zé)任公司）

作者簡介：張環(huán)（1985-），女，漢族，天津人，就職于天津新金融投資有限責(zé)任公司，助理館員，研究方向：檔案管理工作。