文/山東省棗莊市市中區(qū)北郊礦區(qū)社區(qū)服務(wù)中心 劉靜

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煤礦企業(yè)檔案管理的重點和要點分析

文/山東省棗莊市市中區(qū)北郊礦區(qū)社區(qū)服務(wù)中心 劉靜

【摘要】本文結(jié)合煤礦企業(yè)的檔案管理實際以及人事檔案管理的特點，從煤礦企業(yè)的人事檔案管理入手，找準(zhǔn)煤礦企業(yè)人事檔案管理的重點和要點，做到提高煤礦企業(yè)人事檔案管理質(zhì)量，確保煤礦企業(yè)的人事檔案管理能夠取得實效，推動煤礦企業(yè)檔案管理工作的發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】煤礦企業(yè)；檔案管理；人事檔案；要點分析

在煤礦企業(yè)檔案管理中，人事檔案由于種類特殊，在具體的管理中對檔案保管、檔案信息的更新以及檔案借閱行為有著明確的要求，要想做好人事檔案管理工作，就要從這幾個方面入手，重點做好檔案的保管、信息更新和借閱程序的規(guī)范。所以，在煤礦企業(yè)檔案管理工作中，我們不但要掌握正確的管理原則，同時還要對人事檔案管理的重點和要點有所了解，做到正確、規(guī)范、有效，解決人事檔案管理中存在的問題，提高煤礦企業(yè)人事檔案管理的有效性，滿足煤礦企業(yè)人事檔案管理需要。

一、煤礦企業(yè)人事檔案管理應(yīng)做好檔案保管

在煤礦企業(yè)檔案中，人事檔案相對特殊，由于人事檔案記錄了所有干部和基本員工的人事信息，是干部晉升和員工培訓(xùn)的基本依據(jù)，對煤礦企業(yè)的人力資源管理工作有著重要影響。基于對煤礦企業(yè)人事檔案管理工作的了解，要想提高人事檔案管理質(zhì)量，做好檔案保管是關(guān)鍵。具體應(yīng)從以下幾個方面入手：

（一）建立專門的人事檔案保管場所。為了提高人事檔案管理質(zhì)量，提高人事檔案的保管效果，煤礦企業(yè)應(yīng)建立專門的人事檔案保管場所，溫度、濕度等指標(biāo)都要達到檔案的保管條件。同時還要有專門的管理人員進行管理，確保人事檔案管理工作得到有效開展。

（二）將人事檔案分類保管。在人事檔案保管過程中，應(yīng)將干部檔案與普通員工檔案分開保管，起到分類保管提高保管針對性的目的，提高人事檔案管理的針對性和有效性，因此，分類保管是人事檔案管理的重要著力點。

（三）建立人事檔案檢索目錄。由于人事檔案數(shù)量較多，在管理過程中只有建立專門的檢索目錄，才能提高人事檔案的查閱質(zhì)量，為人事檔案的管理和調(diào)閱提供有力的支持。所以，建立人事檔案檢索目錄是人事檔案管理的重點。

二、煤礦企業(yè)人事檔案管理應(yīng)及時更新檔案信息

由于煤礦企業(yè)的干部職工隊伍經(jīng)常會發(fā)生人員崗位變動以及個人的人事信息也會出現(xiàn)變動，這就需要在人事檔案中進行體現(xiàn)，并及時更新檔案信息。因此，做好人事檔案信息的更新，應(yīng)成為煤礦企業(yè)人事檔案管理的重要內(nèi)容，具體應(yīng)做好以下工作：

（一）及時記錄并更新人事信息?？紤]到煤礦企業(yè)干部職工人事信息的頻繁變動，在人事檔案中應(yīng)對變動信息進行全面體現(xiàn)，這就需要煤礦企業(yè)人事檔案管理工作中應(yīng)及時記錄人事信息，并對人事信息進行及時分析，提高人事檔案的全面性。

（二）對人事檔案信息進行及時歸檔。人事檔案在發(fā)生變動之后，應(yīng)進行及時歸檔，如果不及時歸檔，容易造成人事檔案信息混亂，不利于人事檔案管理工作的開展。因此，對人事檔案信息進行及時歸檔是提高人事檔案管理質(zhì)量的關(guān)鍵。

（三）加強對人事檔案信息的審核，提高準(zhǔn)確性。鑒于人事檔案的特殊性和嚴(yán)肅性，在人事檔案管理過程中，應(yīng)對檔案中的信息準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)，除了要及時記錄人事信息之外，還要加強人事信息的審核，保證人事檔案信息準(zhǔn)確性能夠滿足實際需要。

三、煤礦企業(yè)人事檔案管理應(yīng)規(guī)范借閱程序

考慮到人事檔案信息的特殊性，在人事檔案管理過程中，做好人事檔案管理的借閱工作，對于規(guī)范人事檔案管理工作和提高人事檔案管理質(zhì)量具有重要意義。為此，應(yīng)從以下幾個方面入手：

（一）對人事檔案借閱進行準(zhǔn)確登記。煤礦企業(yè)在人力資源管理工作中，會對人事檔案進行調(diào)閱，為了規(guī)范人事檔案的調(diào)閱管理質(zhì)量，應(yīng)對人事檔案借閱進行準(zhǔn)確登記，對借閱人、借閱用途以及借閱方式都進行全面準(zhǔn)確的登記。

（二）對借閱歸還的人事檔案進行檢查。人事檔案在外借歸還之后，檔案管理部門需要對借閱歸還的人事檔案進行檢查，避免人事檔案發(fā)生涂抹或者丟失內(nèi)容的現(xiàn)象，使人事檔案做到和借閱之前一樣，規(guī)范人事檔案借閱行為。

（三）建立人事檔案借閱臺賬，規(guī)范借閱行為。為了有效記錄人事檔案的借閱情況，在人事檔案管理中應(yīng)建立人事檔案借閱臺賬，并對借閱行為進行規(guī)范，對借閱期限進行明確，保證人事檔案借閱能夠按期歸還。

四、結(jié)論

通過本文的分析可知，在煤礦企業(yè)人事檔案管理中，要想提高人事檔案管理工作質(zhì)量，就要結(jié)合煤礦企業(yè)檔案管理實際，根據(jù)人事檔案管理工作特點，具體從做好檔案保管、及時更新檔案信息以及規(guī)范借閱程序等方面入手，使煤礦企業(yè)人事檔案管理工作能夠得到有效開展，最終達到提高煤礦企業(yè)人事檔案管理質(zhì)量的目的。因此，我們應(yīng)立足煤礦企業(yè)人事檔案管理實際，總結(jié)成熟的管理經(jīng)驗，掌握管理要點，為煤礦企業(yè)人事檔案管理提供有力的支持。

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