巧用Excel自動生成資產(chǎn)負(fù)債表

◎吳強

巧用Excel自動生成資產(chǎn)負(fù)債表

◎吳強

會計電算化雖已普及，但各種報表格式卻沒完全統(tǒng)一，如只通過手工編制則較為繁瑣。Excel可降低會計工作強度，提高工作效率。針對在新會計制度下，本文通過實例闡述如何利用Excel函數(shù), 設(shè)置最新資產(chǎn)負(fù)債表表格，實現(xiàn)會計數(shù)據(jù)的相互引用 ,迅速準(zhǔn)確生成要求格式資產(chǎn)負(fù)債表。

財務(wù)軟件的普及提高了會計工作效率，但在使用中發(fā)現(xiàn)財務(wù)軟件并不能完全解決實際問題。例如許多數(shù)據(jù)接口不統(tǒng)一問題，如仍采取抄取等初級處理方式，則工作量非常繁重且容易出錯，其中資產(chǎn)負(fù)債表的導(dǎo)入導(dǎo)出問題尤為明顯。資產(chǎn)負(fù)債表數(shù)據(jù)接口問題可采取導(dǎo)出總賬科目余額表數(shù)據(jù)后, 借助Excel數(shù)據(jù)處理功能，解決數(shù)據(jù)接口不統(tǒng)一問題，完成數(shù)據(jù)合并、增減和傳遞。自動生成資產(chǎn)負(fù)債表 ，在一定程度上能夠延伸財務(wù)軟件功能。

獲取總賬科目余額表

在工作中，常會遇到財務(wù)軟件應(yīng)用報表數(shù)據(jù)接口格式不一致。如：企業(yè)間數(shù)據(jù)接口格式不一致；財務(wù)軟件預(yù)設(shè)參數(shù)及功能無法滿足業(yè)務(wù)變化需求；企業(yè)與稅務(wù)、工商等機構(gòu)的數(shù)據(jù)接口格式不一致等。由于數(shù)據(jù)接口不一致，使部門之間的數(shù)據(jù)無法自由導(dǎo)入導(dǎo)出。其實可通過導(dǎo)出或自制總賬科目余額表，按照各接口部門要求生成相應(yīng)報表，就能解決報表數(shù)據(jù)導(dǎo)入導(dǎo)出問題。一般獲取總賬科目余額表主要有以下途徑：

通過財務(wù)軟件，引出總賬科目余額表為Excel文件。通過金蝶財務(wù)軟件導(dǎo)出數(shù)據(jù)步驟如下：打開金蝶財務(wù)軟件的科目余額表，點擊“文件”→“引出數(shù)據(jù)”，數(shù)據(jù)類型選擇“MS Excel 97-2002（*.xls）” →“確定”→輸入文件名并保存到指定的位置。其他財務(wù)軟件的操作大同小異。

如沒有購買財務(wù)軟件，只能手工錄入總賬科目余額表。由于資產(chǎn)負(fù)債表只需要總賬期初和期末數(shù)據(jù)，所以在手工錄入數(shù)據(jù)時，只需按需錄入相關(guān)數(shù)據(jù)。但為確保數(shù)據(jù)唯一性，必須錄入國家統(tǒng)一會計編碼。具體“總賬科目余額表“如圖1所示，錄入期末和期初的借貸方余額即可。并把此工作表命名為“總賬科目余額表”。

設(shè)置資產(chǎn)負(fù)債表格式

資產(chǎn)負(fù)債表是根據(jù)資產(chǎn)、負(fù)債和所有者權(quán)益三者之間平衡關(guān)系，把日常經(jīng)營活動信息按特定分類標(biāo)準(zhǔn)和順序加工而成。我國采用賬戶式資產(chǎn)負(fù)債表，為保證數(shù)據(jù)導(dǎo)入，首先應(yīng)設(shè)置表頭項目：報表名稱、填制日期、報表編號、金額單位等，需特別加入“科目編碼”，便于獲取相應(yīng)賬戶余額。賬戶式資產(chǎn)負(fù)債表是根據(jù)“資產(chǎn)=負(fù)債+所有者權(quán)益”將報表分成左右兩部分，左邊反映資產(chǎn)，右邊反映負(fù)債和所有者權(quán)益，按其構(gòu)成項目依據(jù)流動性進行分類排序，并使左右兩邊總額相等，結(jié)構(gòu)如圖2所示。

資產(chǎn)負(fù)債表的編制原理

為提供比較信息，各項目均需填列“年初余額”和“期末余額”兩欄數(shù)字。 “期末余額”欄各項目填列方法有如下三種：

根據(jù)總賬賬戶期末余額直接填列。大部分項目“期末余額”可根據(jù)有關(guān)總賬賬戶期末余額直接填列，如“交易性金融資產(chǎn)”、“應(yīng)收票據(jù)”、“固定資產(chǎn)清理”、“應(yīng)交稅費”等項目。

根據(jù)明細(xì)賬戶期末余額分析計算填列。部分項目“期末余額”需根據(jù)有關(guān)明細(xì)賬戶期末余額分析計算填列。 “應(yīng)收賬款”項目，應(yīng)根據(jù)“應(yīng)收賬款”賬戶和“預(yù)收賬款”賬戶所屬明細(xì)賬戶的期末借方余額合計數(shù)，減去“壞賬準(zhǔn)備”賬戶中有關(guān)應(yīng)收賬款計提壞賬準(zhǔn)備期末余額后的金額填列。“預(yù)付款項”項目，應(yīng)根據(jù)“預(yù)付賬款”賬戶和“應(yīng)付賬款”賬戶所屬明細(xì)賬戶期末借方余額合計數(shù)，減去“壞賬準(zhǔn)備”賬戶中有關(guān)預(yù)付款項計提壞賬準(zhǔn)備期末余額后的金額填列。還有“應(yīng)付賬款”“預(yù)收款項”、“應(yīng)收票據(jù)”、“應(yīng)收股利”、“應(yīng)收利息”、“其他應(yīng)收款”等項目按要求計算填列。

根據(jù)總賬賬戶期末余額計算填列。一部分項目“期末余額”需根據(jù)有關(guān)總賬賬戶的期末余額計算填列?！柏泿刨Y金”項目，應(yīng)根據(jù)“庫存現(xiàn)金”、“銀行存款”和“其他貨幣資金”等賬戶期末余額合計填列。 “存貨”項目，應(yīng)根據(jù)“材料采購”、“原材料”、“周轉(zhuǎn)材料”、“庫存商品”、“生產(chǎn)成本”等賬戶期末余額之和，減去“存貨跌價準(zhǔn)備”賬戶期末余額后金額填列。還有“固定資產(chǎn)”、“無形資產(chǎn)”、“在建工程”等項目按照相關(guān)的編制原理進行計算填列。

編制資產(chǎn)負(fù)債表

根據(jù)資產(chǎn)負(fù)債表編制原理，主要有三種獲取公式編制。

根據(jù)總賬賬戶期末余額直接獲?。捍祟惼谀?shù)據(jù)獲取，用VLOOKUP函數(shù)可直接獲取。為方便計算，在“統(tǒng)一編碼”列填入了此賬戶國家統(tǒng)一會計編碼，如圖2所示。例如“應(yīng)收票據(jù)”的期末數(shù)據(jù)D8單元格錄入“=VLOOKUP(A8,總賬科目余額表!$A$5:$F$81,5,0)”?！癆8”表示應(yīng)收票據(jù)會計編碼，“總賬科目余額表!$A$5:$F$81”表示數(shù)據(jù)獲取范圍，“$”表示絕對引用。其中各列數(shù)據(jù)如圖1所示。“5”表示返回第5列數(shù)據(jù)，即“應(yīng)收票據(jù)”期末借方余額?！?”表示精確查找。

根據(jù)明細(xì)賬戶期末余額分析計算獲取。此類期末數(shù)據(jù)獲取，通過VLOOKUP函數(shù)獲取，特殊點為需要減去備抵賬戶期末數(shù)據(jù)，如圖2所示。例如“應(yīng)收賬款”的期末數(shù)據(jù)D9單元格里錄入“=VLOOKUP(A9,總賬科目余額表!$A$5:$F$81,5,0)-VLOOKUP("1231",總賬科目余額表!$A$5:$F$81,6,0)”， “A9”表示應(yīng)收賬款會計編碼，“1231”表示“壞賬準(zhǔn)備”會計編碼。其中各列數(shù)據(jù)如圖1所示?！?”表示返回第6列數(shù)據(jù)，即“壞賬準(zhǔn)備”期末貸方余額。

根據(jù)總賬賬戶期末余額計算獲取。此類數(shù)據(jù)獲取是通過多個會計賬戶數(shù)據(jù)獲取。如 “貨幣資金”項目，應(yīng)根據(jù)“庫存現(xiàn)金”、“銀行存款”和“其他貨幣資金”等賬戶期末余額合計獲取。具體公式如下：“=VLOOKUP("1001",總賬科目余額表!$A$5 :$F$81,5,0)+VLOOKUP("1002",總賬科目余額表!$A$5:$F$81,5,0)+VLOOKUP("1012",總賬科目余額表!$A$5:$F$81,5,0)”，“1001”、”1002”和“1012”分別表示“庫存現(xiàn)金”、“銀行存款”和“其他貨幣資金”。

通過設(shè)置特定接口資產(chǎn)負(fù)債表，達(dá)到財務(wù)數(shù)據(jù)的便捷導(dǎo)出導(dǎo)入，在一定程度上解決了手工錄入的缺點，也解決了財務(wù)軟件不能針對企業(yè)個性化輸出財務(wù)報表的弊端。通過開放式按需編制數(shù)據(jù)接口，獲取對口數(shù)據(jù)，解決不同企業(yè)之間數(shù)據(jù)接口數(shù)據(jù)不一致問題，可為分析財報數(shù)據(jù)打好堅實基礎(chǔ)。

（作者單位：貴州商學(xué)院會計學(xué)院）