高校辦公自動化系統(tǒng)建設(shè)案例分析

孫美馨

[摘 要]高等學(xué)校建設(shè)辦公自動化系統(tǒng)可改善學(xué)校的教學(xué)與辦公環(huán)境和管理現(xiàn)代化水平。因此，建立辦公自動化系統(tǒng)是高校發(fā)展的必然要求。文章簡要介紹了高校辦公自動化系統(tǒng)，對西北X職業(yè)學(xué)院關(guān)于辦公自動化系統(tǒng)建設(shè)的案例進(jìn)行描述，分析了高校在辦公自動化中存在的問題，并提出了對策。

[關(guān)鍵詞]高校辦公自動化；案例分析；管理制度

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2016.32.

1 引 言

高校伴隨著招生規(guī)模和校區(qū)規(guī)模的不斷擴(kuò)張，使用大量人力和紙張等資源的傳統(tǒng)辦公系統(tǒng)已滿足不了工作人員高效處理日常事物的需求。公文傳閱不便捷，信息得不到迅速傳達(dá)并處理等問題也越來越成為阻礙學(xué)校提高工作效率及質(zhì)量的重要因素。并且傳統(tǒng)辦公模式下的學(xué)校管理工作耗費(fèi)了工作人員大量的時間和精力。因此，高校管理工作越來越意識到全面建設(shè)辦公自動化系統(tǒng)的重要性。

2 高校辦公自動化概述

高校辦公自動化系統(tǒng)是根據(jù)高校日常管理工作的特點(diǎn)，以管理對象為出發(fā)點(diǎn)，將計算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等對文字處理、信息傳遞、存儲等實(shí)行了現(xiàn)代化的管理。目前，一般高校辦公自動化系統(tǒng)主要包括 公文辦理、日常公務(wù)、信息中心、檔案管理和部門人員管理等部分。主要功能有公文管理、督查管理、電子公文審批、公共信息查閱及收集，內(nèi)部請示報告管理、會議管理、領(lǐng)導(dǎo)活動管理、信息發(fā)布以及資源管理等。

3西北X職業(yè)學(xué)院辦公自動化系統(tǒng)建設(shè)的案例描述

西北X職業(yè)學(xué)院2002年開始投入建設(shè)校園網(wǎng)，在學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的行政管理決策和信息中心積極配合下，2005年開始初步建設(shè)辦公自動化系統(tǒng)，并在同年年末正式投入使用，從而實(shí)現(xiàn)了全校網(wǎng)絡(luò)化辦公。

其使用的系統(tǒng)是清華大學(xué)信息中心開發(fā)的《THOA通用辦公自動化系統(tǒng)》。系統(tǒng)的后臺日常維護(hù)管理由學(xué)校網(wǎng)絡(luò)中心工作人員負(fù)責(zé)。雖對全校信息員集中進(jìn)行了培訓(xùn)，但由于領(lǐng)導(dǎo)重視度不足及辦公人員使用辦公自動化進(jìn)行辦公的意識薄弱等原因，系統(tǒng)遲遲沒有進(jìn)行全面推廣。

2010年，學(xué)校建立了新校區(qū)并于2011年末投入使用。因為校區(qū)之間距離較遠(yuǎn)，學(xué)校開始越來越多的使用辦公自動化系統(tǒng)。在領(lǐng)導(dǎo)的要求下，各部門開始主動學(xué)習(xí)積極使用，并且學(xué)校為每個辦公室配置了臺式電腦。但學(xué)校培訓(xùn)后沒有進(jìn)行培訓(xùn)考核，也沒有馬上推廣使用，對于系統(tǒng)并不熟悉，每當(dāng)工作人員出現(xiàn)使用問題，都找網(wǎng)絡(luò)中心咨詢解決問題。

2012年中旬，學(xué)校決定重新采購一套適合學(xué)校當(dāng)下辦公需求的辦公自動化系統(tǒng)。初步?jīng)Q定先試用杭州Z軟件公司的辦公系統(tǒng)。該系統(tǒng)發(fā)文管理功能主要對發(fā)送公文的起草、流傳、監(jiān)控、辦理進(jìn)行管理。并且該系統(tǒng)對發(fā)送公文的管理更加嚴(yán)謹(jǐn)，更貼近于無紙化辦公。但是由于學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)傳統(tǒng)辦公習(xí)慣和領(lǐng)導(dǎo)自身使用無紙化辦公的水平有限，所以對于這種辦公形式一時難以接受。在試用期間，有辦公人員認(rèn)為發(fā)文過程過于煩瑣復(fù)雜，給原本繁忙的公文管理增加了難度。所以試用結(jié)束后，對該系統(tǒng)的試用無疾而終。為了保證學(xué)校正常辦公，只能是對原有的辦公自動化系統(tǒng)繼續(xù)維護(hù)，維持現(xiàn)狀，確保學(xué)校辦公不受影響。

現(xiàn)在，教職工每天都需使用辦公自動化系統(tǒng)收發(fā)校內(nèi)工作郵件，查看學(xué)校的新聞通知、會議安排等，但是這個辦公自動化系統(tǒng)已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足學(xué)校的辦公需求，也給辦公人員帶來不便，給后臺維護(hù)人員造成更多維護(hù)工作任務(wù)。

4 西北X職業(yè)學(xué)院辦公自動化的問題分析

4.1 存在無法實(shí)現(xiàn)移動辦公的問題

該學(xué)校具有兩個校區(qū)，地理位置相對較遠(yuǎn)，學(xué)校忽視了另一個方向——移動辦公。學(xué)校為每個辦公室配置了臺式電腦，但很多時候辦公人員身邊并沒有辦公電腦或無法接入內(nèi)網(wǎng)，這就要求辦公自動化系統(tǒng)具有移動互聯(lián)網(wǎng)的特性，從而實(shí)現(xiàn)移動辦公的需要。

4.2 辦公人員意識問題

這個問題是當(dāng)前西北X職業(yè)學(xué)院辦公自動化建設(shè)中最突出的問題。由于學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)習(xí)慣于坐在辦公室等待秘書把文件拿來手寫審批，并且很多辦公人員依舊很依賴傳統(tǒng)的辦公方式不愿去改變，甚至有些人員對辦公自動化有畏懼心理，這些直接導(dǎo)致了學(xué)校自動化系統(tǒng)的緩慢發(fā)展。

4.3 缺乏專業(yè)技術(shù)人員

辦公自動化系統(tǒng)的開發(fā)和維護(hù)技術(shù)含量相對較高，需要配備專業(yè)技術(shù)人員。但X職業(yè)學(xué)院并不具備專業(yè)技術(shù)人員，也沒有配備專業(yè)辦公自動化的崗位，所以其開發(fā)、維護(hù)辦公自動化系統(tǒng)的人員技術(shù)力量就相對薄弱。學(xué)校該系統(tǒng)后臺主要由網(wǎng)絡(luò)中心兼管，由于網(wǎng)絡(luò)中心的性質(zhì)是技術(shù)服務(wù)，沒有行政管理職能，所以如果由網(wǎng)絡(luò)中心管理，不能很好地協(xié)調(diào)處理各職能部門間的關(guān)系。因此出現(xiàn)問題時一味地找網(wǎng)絡(luò)中心的工作人員，增加了網(wǎng)絡(luò)中心的工作壓力和困擾。

4.4 管理制度不規(guī)范，管理使用人員的業(yè)務(wù)水平有待提高

高校的辦公人員大多都不是計算機(jī)專業(yè)人員，他們?nèi)狈τ嬎銠C(jī)操作系統(tǒng)及硬件等知識，導(dǎo)致辦公效率的降低，也導(dǎo)致系統(tǒng)管理員工作量的增大。西北X職業(yè)學(xué)院自從2005年開始建設(shè)辦公自動化系統(tǒng)，近10年來都沒有形成一套完善的辦公自動化系統(tǒng)的管理規(guī)章制度。同時對管理人員的工作崗位職責(zé)也沒有規(guī)范的管理制度。

5 提高西北X職業(yè)學(xué)院辦公自動化的對策

5.1 改進(jìn)系統(tǒng)的開發(fā)平臺，發(fā)展移動辦公

在我國市場上，占據(jù)主導(dǎo)地位的產(chǎn)品是Exchange和Domino/Notes。Domino/Notes主要是基于文檔型的數(shù)據(jù)庫，同時也支持其他大型關(guān)系型的數(shù)據(jù)庫，更適合于處理諸如辦公自動化系統(tǒng)等事務(wù)，并且它可以提供較高的安全性、可擴(kuò)充性和可靠性。另外它支持移動計算，從而支持移動辦公。所以X職業(yè)院?？梢赃x擇Domino/Notes作為學(xué)校辦公自動化的平臺，從而發(fā)展學(xué)校的移動辦公系統(tǒng)。

5.2 轉(zhuǎn)變工作觀念，自覺使用辦公自動化系統(tǒng)

辦公自動化系統(tǒng)的良好運(yùn)行必須有高水平的管理人員和高素質(zhì)的操作人員作為保證。學(xué)校各單位的工作人員，尤其各級領(lǐng)導(dǎo)要帶頭，應(yīng)高度重視使用辦公自動化系統(tǒng)的優(yōu)越性，自覺帶頭使用辦公自動化系統(tǒng)，主動接受新的管理和運(yùn)行模式，克服傳統(tǒng)的觀念習(xí)慣。領(lǐng)導(dǎo)帶頭堅持使用和推行辦公自動化系統(tǒng)，是保證學(xué)校辦公自動化高效運(yùn)行和真正實(shí)現(xiàn)無紙化辦公的決定因素。

5.3 建立和培養(yǎng)一支專業(yè)技術(shù)人員隊伍

辦公自動化軟件的開發(fā)、維護(hù)及使用都需要一支技術(shù)過硬的專業(yè)技術(shù)隊伍。在辦公自動化系統(tǒng)運(yùn)行中可能會遇到許多技術(shù)故障，如果不能得以及時解決，將會影響到大家使用系統(tǒng)的熱情。所以無論軟件是購買、建立還是自我開發(fā)，都要建立和培養(yǎng)一支自己的專業(yè)技術(shù)隊伍，如果沒有專業(yè)技術(shù)人員，辦公自動化系統(tǒng)就難以得到推廣。

5.4 健立健全管理制度，注重管理使用人員的業(yè)務(wù)水平

要逐步建立健全各項規(guī)章制度，以規(guī)范參與辦公人員的辦公行為和操作的程序，并且對電子文件的使用、存檔、銷毀等進(jìn)行規(guī)范管理，以確保電子文件的合法性、安全和有效。制定使用、授權(quán)、錄入、保密等制度，對人為的方式進(jìn)行管理。

6 結(jié) 論

西部高校積極推進(jìn)辦公自動化建設(shè)工程，目前已取得了很大成效，但是在建設(shè)過程中還存在許多問題。高校在自動化辦公發(fā)展過程中不可能事事順利，但必須有足夠的信心，在辦公自動化建設(shè)中敢于發(fā)現(xiàn)問題和解決問題，盡量將系統(tǒng)各方面完善，帶動學(xué)校的信息化工作，為學(xué)校的信息化發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)：

劉步平，方春平，陳沁群，等.議高校辦公自動化的重要性[J].綜述研究，2015（294）：49-51.