加強(qiáng)新形勢(shì)下檔案管理工作的思考

尤惠賢

[摘 ?要]對(duì)任何一種形式的事業(yè)單位來講，檔案都是其十分重要的信息資源，具有極高的查閱、利用、考核、科學(xué)研究等價(jià)值，所以，做好檔案管理，不斷提升檔案管理的工作水平十分重要。目前，傳統(tǒng)檔案管理方式已經(jīng)無法適應(yīng)現(xiàn)階段機(jī)關(guān)單位的發(fā)展需求，更新機(jī)關(guān)單位的檔案管理理念和方式勢(shì)在必行。對(duì)此，本文以檔案管理工作為立足點(diǎn)，通過對(duì)其工作問題的分析，從而就提升檔案管理工作水平和質(zhì)量的具體措施展開討論。

[關(guān)鍵詞]新形勢(shì);檔案管理工作;思考

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-914X（2016）23-0337-01

前言：就檔案工作本身來看，其中最為重要的內(nèi)容就是對(duì)現(xiàn)有的檔案進(jìn)行整理、分類和編號(hào)，以此來為相關(guān)人員查閱和利用方案提供便利，從而進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源的高效利用。而在新社會(huì)發(fā)展形勢(shì)下，檔案管理人員需要不斷的提升自身的專業(yè)水平和綜合素質(zhì)，改進(jìn)檔案管理手段，推動(dòng)我國檔案管理工作的現(xiàn)代化、智能化和自動(dòng)化發(fā)展。

1.檔案管理工作的問題

現(xiàn)階段，我國檔案管理工作權(quán)責(zé)分配、獎(jiǎng)懲制度和組織規(guī)劃建設(shè)還不是十分的規(guī)范，分類較為葷兩，這使得檔案信息的整理和查閱工作也受到了極大的影響。與此同時(shí)，本單位檔案管理工作的現(xiàn)代化管理水平相對(duì)較低，對(duì)信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用程度不高，這也在一定程度上對(duì)檔案管理工作的現(xiàn)代化和自動(dòng)化發(fā)展帶來了極大的不利影響。此外，受傳統(tǒng)工作和管理理念的影響，使得本單位檔案管理工作在實(shí)際進(jìn)行中還會(huì)受到各類型內(nèi)外因素的影響，使得其整體的管理水平和效率一直都無法得到有效的提升。

2.加強(qiáng)檔案管理工作的具體措施

2.1 提升檔案管理工作的法制化水平

伴隨我國社會(huì)發(fā)展速度的提升，法制化也成為了我國各個(gè)行業(yè)企業(yè)強(qiáng)化自身管理的一項(xiàng)重要手段。而在檔案管理工作中強(qiáng)化法制化建設(shè)，不僅可以為該項(xiàng)管理工作的展開提供強(qiáng)有力的支撐，還能夠?yàn)橐?guī)范檔案管理提供十分可靠的保障，從而解決檔案管理工作中存在的同法律相關(guān)的具體問題[1]。雖然我國早在上個(gè)世紀(jì)九十年代就制訂并出臺(tái)了同檔案管理有關(guān)的法規(guī)制度，但由于社會(huì)的發(fā)展進(jìn)步、檔案管理內(nèi)容和要求的改變，使得相關(guān)法規(guī)制度已經(jīng)無法適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的需求。因此，相關(guān)單位要想將檔案信息的價(jià)值充分發(fā)揮出來，還應(yīng)該要不斷改進(jìn)相關(guān)法規(guī)制度，強(qiáng)化檔案管理工作的法制化建設(shè)，并按照該項(xiàng)工程當(dāng)前具體發(fā)展情況來制定新的法規(guī)制度。

2.2 提升檔案管理技術(shù)水平

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的迅猛發(fā)展，使得檔案管理工作面臨的挑戰(zhàn)難度也在增加。如何確保檔案管理能夠適應(yīng)現(xiàn)代技術(shù)發(fā)展要求，將其同計(jì)算機(jī)技術(shù)有機(jī)結(jié)合，便成為了現(xiàn)階段各單位在推動(dòng)檔案管理工作建設(shè)中必須要解決的問題。要想推動(dòng)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，管理人員需要準(zhǔn)確的挖掘和把握該項(xiàng)工作的基本性質(zhì)和特點(diǎn)，通過轉(zhuǎn)變管理方式來改善工作質(zhì)量。在業(yè)余時(shí)間，管理人員還要不斷學(xué)些現(xiàn)代化技術(shù)和先進(jìn)的業(yè)務(wù)知識(shí)，將檔案管理信息的價(jià)值全面發(fā)揮出來。與此同時(shí)，在日常工作期間，管理人員應(yīng)當(dāng)提升對(duì)檔案信息收集、整理、歸類、錄目等基礎(chǔ)工作的重視度，利用信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)改善檔案管理的工作效率和質(zhì)量，以便能夠最大化的降低人為因素對(duì)檔案管理水平的影響，提升檔案資源查找和管理效率，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息罪帶限度的利用[2]。由于使用信息技術(shù)來管理檔案信息可能會(huì)存在一些安全問題，所以，相關(guān)單位也需要制定出與之相對(duì)應(yīng)的安全管理制度，優(yōu)化部分軟件的設(shè)計(jì)功能，借助電子簽名和指紋識(shí)別等技術(shù)的作用，提升檔案管理工作的整體質(zhì)量。

2.3 提升檔案管理規(guī)范化

為了可以為社會(huì)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，對(duì)檔案管理行為和方式進(jìn)行規(guī)范十分必要。檔案管理質(zhì)量的高低，不僅會(huì)對(duì)相關(guān)單位把握市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展方向帶來影響，還會(huì)在一定程度上影響其對(duì)檔案開發(fā)利用期間檔案資源價(jià)值的發(fā)揮程度。因此，檔案管理者應(yīng)該在做好檔案信息收集、整理、錄目和分類等基礎(chǔ)工作的同時(shí)，不斷的更新和改進(jìn)檔案收縮、研究的質(zhì)量，并結(jié)合自身具體的專業(yè)水平和工作情況，構(gòu)建出十分便捷有效的檔案管理工具，改善當(dāng)前單位對(duì)檔案信息的利用效果和水平。在利用檔案信息的過程中，相關(guān)工作人員還應(yīng)該要具備較高的責(zé)任心，做好管理期間的監(jiān)督管理工作，對(duì)一些珍貴的檔案資源進(jìn)行重點(diǎn)保護(hù)，以此來確保檔案信息資源的安全性和完整性[3]。此外，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)提高對(duì)檔案管理工作的重視度，強(qiáng)化在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面的資源投入，改善現(xiàn)階段單位內(nèi)部的檔案管理環(huán)境，鼓勵(lì)管理人員逐步豐富檔案管理工作的方式和方法，以便能夠通過估計(jì)規(guī)范化的檔案管理方式來提升其社會(huì)效益。

2.4 做好檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)

首先，檔案管理工作者需要主動(dòng)借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)來強(qiáng)化自身的學(xué)習(xí)力度，特別是要利用網(wǎng)絡(luò)和圖書館等不同形式的渠道收集同檔案管理相關(guān)的信息資源，不斷創(chuàng)新自己的管理思想，并結(jié)合一些成功的檔案管理案例，逐步的提升自身的工作水平和管理水平[4]。其次，在具體檔案管理工作環(huán)節(jié)中，相關(guān)人員還應(yīng)該要及時(shí)同單位其他部門工作人員做好溝通交流，提升檔案管理工作中集中管理和歸檔整理工作的質(zhì)量，并保證檔案信息內(nèi)容、種類的完整性和規(guī)范性。最后，各單位管理者需要定期組織檔案管理人員參與培訓(xùn)，提升其工作能力和綜合素質(zhì)。在對(duì)管理人員進(jìn)行培訓(xùn)期間，相關(guān)人員要重視該項(xiàng)培訓(xùn)工作的針對(duì)性和目的性，從而為檔案管理工作高效有序的展開提供強(qiáng)大的人才支撐。

結(jié)束語：

總而言之，在新的社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展形勢(shì)下，我國機(jī)關(guān)單位內(nèi)部的檔案管理工作也需要展開一定的轉(zhuǎn)變，以便能夠更好的適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需求。因此，檔案管理人員需要不斷的轉(zhuǎn)變自己對(duì)傳統(tǒng)信息數(shù)據(jù)的利用效率，積極主動(dòng)的利用現(xiàn)代化的檔案管理手段來提升檔案管理工作的水平和質(zhì)量，不斷的創(chuàng)新相關(guān)的檔案服務(wù)機(jī)制，從而最終可以為我國的社會(huì)發(fā)展和經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供十分優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

[1] 門偉麗.關(guān)于加強(qiáng)新形勢(shì)下檔案管理工作的思考[J].科技創(chuàng)業(yè)月刊，2010，08：86-87.

[2] 李利桃.關(guān)于加強(qiáng)新形勢(shì)下檔案管理工作的思考[J].才智，2016，06：223-224.

[3] 楊海英.新形勢(shì)下加強(qiáng)檔案管理工作的思考[J].檔案天地，2013，01：50-51.

[4] 尹晶華，王有敬.新形勢(shì)下檔案工作的幾點(diǎn)思考[J].現(xiàn)代情報(bào)，2003，11：163-120.