基于SaaS的教務管理工作

王強　黎江

摘 要：文章結(jié)合上海海洋大學經(jīng)濟管理學院重選專業(yè)工作，簡單介紹如何運用“超級表格”提供的SaaS服務來實現(xiàn)網(wǎng)上報名，并分析了“超級表格”的優(yōu)缺點，以對提升教務管理工作的信息化水平和提高工作效率提供借鑒。

關鍵詞：Excel SaaS；超級表格；高校；教務管理；網(wǎng)上報名

中圖分類號：G40文獻標志碼：A文章編號：2095-9214（2016）11-0192-01

教務管理工作是高校教育工作中的一項重要工作內(nèi)容，它是保證高校教育教學機制正常合理運行的樞紐，是學校教學秩序穩(wěn)定、教學質(zhì)量提高及教學改革推進等多方面工作的重要保障，是學校管理的基礎工作[1]。

一、重選專業(yè)報名工作以往的操作流程和存在的問題

重選專業(yè)是上海海洋大學教務管理工作中的一部分，已有十多年歷史，報名是第一步，由學校提供紙質(zhì)表格，學生將填好的表格交回到教務部門。先由教務管理的老師進行錄入，形成Excel文檔，匯總后按報名轉(zhuǎn)入的學院分配，再由各學院組織考核、錄取等。按照學校的報名流程，存在著以下的問題：

1、表格的領取和上交只能在工作時間進行，受制于老師的上下班時間和地理位置。

2、手寫的表格信息人工錄入，可能出現(xiàn)錯、漏。

3、教務管理人員短時間內(nèi)的工作強度和壓力較大。

校院二級管理以后，重選專業(yè)工作下放到學院，如何快速、高效、準確地接收報名學生的信息？隨著技術的進步，信息化水平的提升，可以通過網(wǎng)上報名系統(tǒng)解決。對于上海海洋大學重選專業(yè)工作而言，需要實現(xiàn)網(wǎng)絡可填報，程序易操作，數(shù)據(jù)易匯總等多個功能。但在資料調(diào)研的過程中，發(fā)現(xiàn)現(xiàn)有文章撰寫的網(wǎng)上報名的設計與實現(xiàn)大多是技術層面的，或者是學校有研發(fā)實力，開發(fā)了相關程序，進行的經(jīng)驗總結(jié)和介紹；或者是從理論上，對這方面進行的一個設想，沒有實際成果?？傮w而言，缺少可以直接拿來就用、并且可以推廣的實施方案。

二、“超級表格”提供的SaaS服務在重選專業(yè)報名中的應用

超級表格，是一個提供SaaS服務的網(wǎng)站，它的在線表格軟件，其協(xié)作性好于Excel；在線表單，可以通過網(wǎng)頁、手機、微信表單收集數(shù)據(jù)；共享表格，實現(xiàn)數(shù)據(jù)層層上報與下發(fā)、按權(quán)限查看或進行修改。

經(jīng)過一段時間的試用，其通過網(wǎng)絡完成數(shù)據(jù)的收集功能不但可以完全滿足重選專業(yè)報名所需的前述三項基本需求，并且功能之豐富遠超預期。

通過超級表格，可以先網(wǎng)站上構(gòu)建一張類似于Excel的空白表格，表格中的各列是需要獲取的報名信息項，各行是每位同學的報名信息，然后通過“協(xié)作分享”功能中的“發(fā)布搜集”，形成一張類似報名表格的電子表單，除了有超級鏈接可供點擊外，還可以生成二維碼供掃描。

在2015級重選專業(yè)工作中正式使用，學生在填寫提交數(shù)據(jù)后，表格中即會實時更新數(shù)據(jù)。圖1是收集到數(shù)據(jù)的表格。

三、使用感受

教務管理的信息化，上海海洋大學經(jīng)濟管理學院的老師進行了有益的探索。通過本次實際應用，教務管理老師體會到“超級表格”的幾大優(yōu)點：

1、網(wǎng)絡化。在“超級表格”中制作的表格、表單等可以馬上生成超級鏈接或者二維碼進行分享，供用戶在PC端和手機端進行操作。

2、功能豐富，適用面廣。發(fā)布搜集用的表單可以對各項欄目進行多種設置，比如數(shù)字、多行文本、下拉選擇、上傳圖片或文件、手機號、身份證號等，還可以對填表對象進行設置，對填表時間進行限定。

3、上手容易，效率高。超級表格類似于EXCEL的操作界面，一般管理人員能很快學會超級表格的使用，而且大部分的功能，只需要勾選就能實現(xiàn)功能的開、關。

4、應用成本低。一些細微的工作如果進行專門的程序開發(fā)，使用頻次低，開發(fā)代價高?，F(xiàn)有的大型教務管理軟件又無法根據(jù)學校的實際情況及時進行調(diào)適，時效性差，超級表格則很好地解決了這些的問題。

“超級表格”的出現(xiàn)，為教務管理信息化提供了一條新途徑，填補了大型教務管理軟件與本地EXCEL軟件之間的空白。雖然還有亟待解決的一些問題，但瑕不掩瑜，以上優(yōu)點足以使“超級表格”成為教務管理人員手中的利器，對于提高教務管理信息化水平，提高工作效率，減輕工作強度起到了事半功倍的效果。

（作者單位：上海海洋大學經(jīng)濟管理學院）

參考文獻：

[1]王田榮.淺析Excel軟件在教務管理工作中的綜合應用[J].南京廣播電視大學學報，2014，01：77-81.

[2]邢承杰，楊旭，姜寧，耿幼平，張治坤.基于SaaS的軟件開發(fā)模式在高校中的應用研究與實踐[J].華東師范大學學報（自然科學版），2015，S1：324-329.

[3]吳敏一.“超級表格”APP超好用[J].計算機與網(wǎng)絡，2016，14：33.