關(guān)于加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案工作的建議和思考

董青竹 / 白山市渾江區(qū)商務(wù)局

關(guān)于加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案工作的建議和思考

董青竹 / 白山市渾江區(qū)商務(wù)局

人事部門檔案管理必須與其他檔案實(shí)行一體化管理，建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度，不斷提高人事檔案工作人員的素質(zhì)，建設(shè)一支強(qiáng)有力的人事檔案工作隊(duì)伍，努力更新檔案的管理方式，重視人事檔案材料的收集和檔案信息的開發(fā)，使人事檔案在改革開放的新形勢下，更好地為培養(yǎng)、使用人才服務(wù)。

事業(yè)單位；人事檔案；工作建議

人事檔案是在社會實(shí)踐中形成的，記錄和反映個人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)等情況，且按照一定的歸檔制度作為真實(shí)的歷史記錄集中保管起來的文字材料。事業(yè)單位如機(jī)關(guān)、學(xué)校、醫(yī)院等人事檔案，是指那里的職工在單位工作、管理過程中形成的文字材料，它反映了職工的思想品德、專業(yè)能力、工作業(yè)績、科研水平等方面的情況。人事檔案作為一種信息資源，為人事部門及黨委選拔、考察和使用干部發(fā)揮了重要作用。在新形勢下，為使人事檔案工作更好地為培養(yǎng)、使用人才服務(wù)，科學(xué)地管理人事檔案是非常重要和必要的。

一、有些事業(yè)單位人事檔案管理有待加強(qiáng)

1.有的單位領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，人事檔案管理落后。比如，在組織、人事部門是利用人事檔案最頻繁的部門，但在人事檔案管理上卻存在著一些偏見，加之長期以來人事檔案始終被蒙上一種神秘的色彩，使之在人員的選用上過于偏重人事檔案人員的政治思想素質(zhì)，忽視了人事檔案人員的技術(shù)性和專業(yè)性，使檔案人員變成了純粹的保密員和保管員。在人員培訓(xùn)方面，人事檔案人員也常常是被遺忘的角落，這就導(dǎo)致了人事檔案管理難以形成科學(xué)化、系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理。人事檔案存貯、檢索手段也比較落后，加之過于神秘，檔案材料存入檔案室后就一鎖了之，檔案的利用率極低，不能及時有效地為選才、用人提供信息，為人才開發(fā)服務(wù)。

2.有的人事檔案與檔案部門脫離，業(yè)務(wù)上失去監(jiān)督指導(dǎo)。人事檔案作為檔案的一個門類，理應(yīng)有自己的“家”。人事檔案在作用、管理、利用和保護(hù)等方面和其他檔案有著相同或相近之處。但由于種種原因，人事檔案長期脫離檔案“家族”，處于一種有“家”無法歸“家”的狀態(tài)，因此，在業(yè)務(wù)上容易失去檔案部門應(yīng)有的指導(dǎo)，使其不能準(zhǔn)確、全面地被利用。

3.人事檔案信息的單一性和不完整性。人事檔案既然是全面記述個人經(jīng)歷的文字材料，就必須反映各方面的全貌，而目前人事檔案材料有的存在著下面一些問題：（1）政治術(shù)語多，全面評價少，充滿套話、空話的材料較多，對個人德、能、勤、績四個方面的記載及反映個人個性特征的材料卻很少。（2）“定性”描述結(jié)論多，“定量”考核分析少。目前的人事檔案中，在評價某人時，多采用的是一些諸如“服從分配，熱愛本職工作，認(rèn)真鉆研業(yè)務(wù)，積極肯干，成績顯著”的淡化模式，缺少“動態(tài)”的經(jīng)常性的實(shí)際考核與數(shù)據(jù)的材料，不能及時、準(zhǔn)確地反映出一個人各方面真實(shí)的面貌。（3）“死”材料多，“活”材料少。目前的人事檔案中，一般多是反映本人過去歷史、家庭出身和社會關(guān)系的材料，而反映個人愛好、業(yè)務(wù)專長、創(chuàng)造能力、進(jìn)修培訓(xùn)的成績以及工作成就的材料很少。

二、關(guān)于事業(yè)單位加強(qiáng)人事檔案管理的幾點(diǎn)建議

1.建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度，明確人事檔案工作人員的工作職責(zé)，完善人事檔案管理制度。各級領(lǐng)導(dǎo)要提高認(rèn)識，要在調(diào)查研究的基礎(chǔ)上，從本單位的實(shí)際出發(fā)，逐步建立健全人事檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，把握人事檔案工作者的職責(zé)，明確人事檔案歸檔范圍，并形成規(guī)范化、制度化、科學(xué)化的工作程序和工作方法。在此基礎(chǔ)上，做到及時地做好人事檔案材料的收集、整理、審查與歸檔工作，經(jīng)常進(jìn)行檔案材料的鑒定、清理，迅速方便地為組織、人事部門查閱提供服務(wù)。

2.不斷提高人事檔案工作人員的素質(zhì)，建設(shè)一支強(qiáng)有力的人事檔案工作隊(duì)伍。人事檔案隊(duì)伍的政治素質(zhì)的優(yōu)劣，科學(xué)文化和專業(yè)素質(zhì)的高低，對于提高工作水平、加快改革步伐起著極為重要的作用。要逐步地對檔案工作者進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使他們不但熟悉本單位人員狀況、工作動態(tài)，還要懂得檔案管理知識，掌握計(jì)算機(jī)應(yīng)用等有關(guān)技術(shù)和現(xiàn)代管理科學(xué)知識。同時還要加強(qiáng)檔案人員的思想作風(fēng)和組織建設(shè)，提高他們的政治素養(yǎng)，努力把他們培養(yǎng)成一支擁護(hù)黨的路線，了解人事工作方針、政策，熟悉檔案業(yè)務(wù)，遵守組織紀(jì)律和熱愛本職工作的檔案工作隊(duì)伍。

3.改善人事檔案工作的組織體系。人事檔案是在高校人事管理過程中形成的，它不應(yīng)該游離于“檔案”之外，應(yīng)回到檔案家族中，由檔案管理機(jī)構(gòu)統(tǒng)一管理。這樣既可以解決人力、物力和財(cái)力，更重要的是可以與其他姊妹門類如業(yè)務(wù)檔案、人物檔案等攜手合作，相互補(bǔ)充，增加信息的包容量，變?nèi)耸聶n案的“死”檔案為“活”信息。實(shí)行一體化管理不僅有利于穩(wěn)定隊(duì)伍，提高工作人員素質(zhì)，消除過去那種人事檔案管理人員不被檔案家族承認(rèn)的冷落感，能夠增強(qiáng)檔案專業(yè)人員的責(zé)任感和使命感，使他們更熱愛和安心自己的工作，努力提高自己的業(yè)務(wù)水平，同時還可以充分發(fā)揮人事檔案的生命力，更好地為人才開發(fā)提供信息資源。

4.重視人事檔案材料的收集和檔案信息開發(fā)。所謂收集開發(fā)，就是根據(jù)人事工作的開展，努力開發(fā)信息資源．廣泛收集人事檔案材料，不斷充實(shí)檔案內(nèi)容。我們感到，前些年形成的人事檔案材料內(nèi)容貧乏，缺少反映德、能、勤、績的具體材料。因此，人事檔案要經(jīng)常補(bǔ)充新材料，完整反映每個人的情況，減少時間差造成的信息老化。除了反映歷史記載外，還必須有現(xiàn)時的“動態(tài)”材料，為考察、選拔、培養(yǎng)和使用干部提供可靠的依據(jù)。

5.努力更新檔案管理方式，充分發(fā)揮檔案的作用。目前人事檔案主要是手工查找，利用者帶著問題查閱檔案，“取其所需”，這對解決某個問題起到了一定的作用，但速度慢、效率低。隨著現(xiàn)代化建設(shè)和改革開放的發(fā)展，此種原始的檔案管理和利用方式已不適應(yīng)形勢的需要。為改變此種狀態(tài)，積極有效地利用檔案，用計(jì)算機(jī)管理檔案，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理已勢在必行。此外，還應(yīng)建立人事檔案綜合管理體系，把封閉半封閉的檔案“資料庫”變成適應(yīng)人事工作需要的“服務(wù)部”。

總之，人事部門檔案管理必須與其他檔案實(shí)行一體化管理，建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度，不斷提高人事檔案工作人員的素質(zhì)，建設(shè)一支強(qiáng)有力的人事檔案工作隊(duì)伍，努力更新檔案的管理方式，重視人事檔案材料的收集和檔案信息的開發(fā)，使人事檔案在改革開放的新形勢下，更好地為培養(yǎng)、使用人才服務(wù)。

[1]陳國英機(jī)關(guān)人事檔案管理中存在的問題與對策[J]．紹興文理學(xué)報(bào)，2002，(12)．

[2]侯曉薇，淺淡人事檔案管理的發(fā)展趨向[J]．貴州教育學(xué)報(bào)，2004，(6)．

[3]黃曉良機(jī)關(guān)學(xué)校人事檔案的現(xiàn)狀與改革[J]長沙大學(xué)學(xué)報(bào)，1999，(3)．