段新華 / 新疆郵政后勤有限責任公司

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淺談如何做好郵政企業(yè)檔案收集整理歸檔工作

段新華 / 新疆郵政后勤有限責任公司

【摘 要】本文針對如何做好郵政企業(yè)檔案工作，確保檔案資源的系統(tǒng)性、完整性；確保檔案管理規(guī)范化、標準化。提出了要把好檔案入口關(guān)、檔案收集整理關(guān)、立卷歸檔關(guān)、檔案思想意識關(guān)的建議。

【關(guān)鍵詞】郵政企業(yè);檔案;收集整理;歸檔

郵政企業(yè)檔案收集整理歸檔是檔案工作的一項基礎(chǔ)性工作，如何及時、準確、系統(tǒng)、完整地歸檔，為檔案的利用創(chuàng)造條件，以滿足郵政企業(yè)的需求，筆者結(jié)合工作實際談幾點體會。

一、規(guī)范公文處理，把好公文形成關(guān)、檔案入口關(guān)

1.公文是檔案的前身，是檔案工作的起點，規(guī)范公文處理，把好公文形成關(guān)，是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)。公文處理要規(guī)范，把文秘工作和檔案工作很好地銜接起來，能不斷提高企業(yè)文書檔案管理質(zhì)量，提高其利用率。公文擬制是公文形成的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，要注意公文的擬稿、核稿、會簽、簽發(fā)、繕校、封發(fā)等環(huán)節(jié)，確保公文質(zhì)量和文書檔案質(zhì)量。

2.文件的歸檔工作是文書工作和檔案工作結(jié)合點，是檔案工作流程的起點。歸檔文件是指郵政企業(yè)在其職能活動中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書檔案保存的材料，包括紙質(zhì)和電子文件材料。郵政企業(yè)各部門在公文承辦過程中將相關(guān)聯(lián)的文件，如正件與附件、印件與定稿、印件與依據(jù)性文件、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)件與原件等成套收集，才能保證歸檔文件材料齊全、完整，反映問題的全貌。對文件收集應(yīng)注重細節(jié)，對于郵政企業(yè)自生文件，領(lǐng)導簽發(fā)后，應(yīng)將形成該文件的所有資料收集齊全，并統(tǒng)一裝訂成冊，初步完成“件”，由零散“頁”到集中歸整為“件”，做好檔案入庫前的各項準備工作。

二、確保郵政企業(yè)檔案材料完整歸檔，把好檔案收集整理關(guān)

1.收集、整理文件材料要齊全。檔案的收集工作，是實現(xiàn)郵政企業(yè)檔案資源建設(shè)的基礎(chǔ)和前提，它是按制度通過接受和征集，將分散各部門文件材料進行集中保存的工作。檔案整理是檔案資源建設(shè)的重要環(huán)節(jié)，它所反映的是文件材料形成的來源、內(nèi)容、時間、形式等方面聯(lián)系。根據(jù)《新疆郵政文件整理實施細則》進行整理，將歸檔文件以件為單位進行組件、分類、排列、編號、編目；紙質(zhì)歸檔文件還包括修整、裝訂、編頁、裝盒、排架；電子文件還包括格式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)收集、歸檔數(shù)據(jù)包組織、存儲等使之有序化的過程。文書檔案的整理要遵循自然形成的規(guī)律，保持文件材料之間的有機聯(lián)系；區(qū)分不同的價值，便于保管和利用；符合一體化管理要求，便于計算機管理；保證紙質(zhì)文件與電子文件協(xié)調(diào)統(tǒng)一。

2.認真實施好《新疆郵政文件整理實施細則》，采用以件為單位的整理方法，以每份文件為一件，正文、附件為一件；正文在前附件在后。落實《新疆郵政企業(yè)檔案分類實施細則與保管期限表》的要求，將文件材料進行分類和劃分保管期限，按年度分類、機構(gòu)（問題）分類、保管期限分類等三級分類；按機構(gòu)分類應(yīng)根據(jù)文件形成或承辦機構(gòu)對歸檔文件進行分類，涉及多部們形成的歸檔文件，歸入文件主辦部門。郵政企業(yè)檔案分為黨群工作類（A）、行政管理類(B)、經(jīng)營管理類（C）、生產(chǎn)技術(shù)類（D）、基建建設(shè)管理類（E）、設(shè)備儀器類（F）、工業(yè)產(chǎn)品類（G）、科技技術(shù)研究類（H）、會計檔案類（J）等九大類。將歸檔文件的保管期限分為永久、定期（30年、10年）兩類。將同一事由文件按文件形成先后順序排列。歸檔文件編號以分類方案和排列順序編寫檔號。編目依據(jù)檔號順序編制歸檔文件目錄。對不符合要求的文件材料進行修整，以件為單位裝訂，編頁紙質(zhì)歸檔文件以件為單位編制頁碼。對裝盒歸檔文件要按順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒盒脊及備考表項目。歸檔文件整理完畢裝盒后，上架排列應(yīng)與檔案文件分類一致，排架應(yīng)避免頻繁倒架。

3.嚴格執(zhí)行《檔案法》歸檔要求，郵政企業(yè)歸檔文件材料收集對企業(yè)收、發(fā)登記的“紅頭文件”收集要齊全完整，對企業(yè)形成的“賬外文件”如各類會議記錄本、會議紀要、召開會議或舉辦重大活動材料及大事記，年度工作計劃和總結(jié)、調(diào)研（查）報告、情況匯報、工作簡報，統(tǒng)計年報、干部職工花名冊，黨、團員組織關(guān)系介紹信，干部、職工調(diào)動通知書、介紹信存根，合同、協(xié)議、責任書等對反映郵政企業(yè)歷史全貌和活動規(guī)律的檔案，收集整理歸檔也要齊全完整，防止遺漏和缺失。

4.歸檔文件材料移交要及時。檔案管理人員對郵政企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營活動中形成的具有保存價值的文件材料收集要主動及時，特別對一些請示性文件材料的后續(xù)答復(fù)、上級企業(yè)要求報送的相關(guān)材料、通知下屬企業(yè)報送材料匯總以及開展工作檢查、驗收形成的情況報告、統(tǒng)計等要追蹤到位，防止公文處在運轉(zhuǎn)程序或未及時上交，造成文件材料遺失的損失。

三、加強質(zhì)量監(jiān)督，把好檔案立卷歸檔關(guān)

1.在檔案立卷歸檔過程中加強質(zhì)量監(jiān)督。嚴格按照程序，保質(zhì)保量將文書檔案接收歸檔。要履行好檔案監(jiān)督指導職責，層層把好檔案歸檔質(zhì)量關(guān)。專職檔案人員定期對各部門文件資料，從文件分類、表格填寫、簽字蓋章、文件材料聲像資料和電子文件收集歸檔情況等方面進行全面檢查。各部門產(chǎn)生的文件資料必須經(jīng)過部門負責人審核、檢查后才能歸檔，對存在的問題，限期整改。

2.把好立卷歸檔關(guān)。只有嚴格按照國家檔案局發(fā)布2016年6 月1日實施的《歸檔文件整理規(guī)則》進行操作，按照科學的方法進行分類、整理、立卷、編目、歸檔，通過收集、移交、審核、復(fù)核等程序，才能形成高質(zhì)量的文件材料，才能有高質(zhì)量的檔案歸檔。

四、做好檔案收集整理歸檔的總要求，把好檔案思想意識關(guān)

1.加大檔案法律、法規(guī)的宣傳和貫徹力度。郵政企業(yè)全員要認真學習有關(guān)檔案法律法規(guī)，進一步提高全員檔案意識，樹立檔案法治觀念，增強檔案工作的緊迫感和責任感，嚴格落實辦文程序和檔案《歸檔文件整理歸則》，完善檔案各項規(guī)章制度，促進檔案規(guī)范化、標準化建設(shè)。真正做到檔案歸口負責，各方面共同參與，分工明確、各司其職，密切配合、形成合力的機制，促進檔案工作協(xié)調(diào)有序的開展。

2.運用計算機技術(shù)提高檔案技術(shù)管理水平。隨著計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進一步發(fā)展，可以集中收集和科學整理郵政企業(yè)檔案。檔案由微機目錄式檢索為電子內(nèi)容檢索歸檔。檔案管理由案卷級深入到文件級，由單途徑管理發(fā)展為體系管理，由對檔案外部特征(目錄)管理到內(nèi)、外部特征(目錄和內(nèi)容)合并管理。實現(xiàn)檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統(tǒng)建立共聯(lián)，提供信息的橫向與縱向、歷史與現(xiàn)實的記錄，從而極大地提高檔案利用工作的質(zhì)量和效率，具有經(jīng)濟效益和社會效益?？梢圆皇芸臻g的限制，保證很高的查全率和查準率。郵政企業(yè)檔案在為企業(yè)工作提供利用服務(wù)的同時也客觀真實，多方面反映了郵政企業(yè)發(fā)展的全貌和歷史演變過程。

3.提高檔案人員的綜合素質(zhì)。從硬件建設(shè)和投入上下功夫，不斷改善硬環(huán)境，提高檔案人員業(yè)務(wù)技能。以自學為主，培訓為輔，強化檔案人員責任意識，職業(yè)意識。結(jié)合郵政企業(yè)的職業(yè)特色，不斷接受新信息、新創(chuàng)意，擴大知識視野，提高鑒別能力，有效地做好檔案收集整理歸檔工作。

五、結(jié)論

總而言之，只有建章立制，充分重視郵政企業(yè)檔案的收集整理歸檔工作，確保檔案資源的系統(tǒng)性、完整性；確保檔案管理規(guī)范化、標準化。用活檔案，用好檔案，發(fā)揮檔案存史資政的積極作用。最大限度、及時地為郵政企業(yè)健康、持續(xù)發(fā)展提供更多、更好、更優(yōu)質(zhì)的信息資源。