論企業(yè)決策過程中秘書的輔助作用

楊文營，謝　萍，孟　野

（云南農(nóng)業(yè)大學(xué) 經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院，昆明 650201）

論企業(yè)決策過程中秘書的輔助作用

楊文營，謝萍，孟野

（云南農(nóng)業(yè)大學(xué) 經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院，昆明 650201）

企業(yè)決策作為組織管理的中心，正逐步向科學(xué)化、規(guī)范化方向發(fā)展。領(lǐng)導(dǎo)作為一個企業(yè)決策者，是領(lǐng)導(dǎo)者工作的核心，然而，企業(yè)決策離不開輔助力量?，F(xiàn)代管理日趨復(fù)雜，各級組織的企業(yè)決策者或領(lǐng)導(dǎo)人無論從才干上還是精力上，都無法在企業(yè)決策過程中僅憑個人的智慧和努力勝任其責(zé)。秘書作為領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手，由于具有顯著的職位優(yōu)勢、獨特的視角優(yōu)勢、明顯的層次優(yōu)勢和突出的溝通優(yōu)勢等，在輔助領(lǐng)導(dǎo)企業(yè)決策的過程中起著重要的作用。從秘書輔助企業(yè)決策的定義引入，重點從秘書輔助企業(yè)決策的作用、建議方面進(jìn)行論述，最后通過借鑒多方專家的觀點和查閱大量資料，提出秘書發(fā)揮輔助企業(yè)決策職能的辦法。這些方法可以幫助秘書在新時期更好地發(fā)揮自己的職能，進(jìn)而更好地輔助領(lǐng)導(dǎo)做出更加高效、切實的企業(yè)決策。

領(lǐng)導(dǎo)企業(yè)決策；秘書輔助；作用；建議

社會主義市場經(jīng)濟(jì)的持續(xù)發(fā)展與我國改革開放的不斷深入，為了謀求組織更長遠(yuǎn)的發(fā)展，組織之間的競爭越來越激烈，客觀上對組織中的企業(yè)決策者的企業(yè)決策提出了更高的要求，所擔(dān)負(fù)的責(zé)任也越來越大。作為秘書人員，與領(lǐng)導(dǎo)的工作關(guān)系最密切，秘書的輔助作用也就顯而易見了。所以，秘書在提高自身素質(zhì)的同時，還要積極發(fā)揮自己的輔助職能。在經(jīng)濟(jì)迅速發(fā)展的今天，信息化與科學(xué)化的發(fā)展趨勢越來越明顯，如何發(fā)揮秘書人員的輔助作用也顯得非常重要。

一、秘書輔助企業(yè)決策的內(nèi)涵

在現(xiàn)代管理中，企業(yè)決策是領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)及其領(lǐng)導(dǎo)者的基本職能和基本權(quán)利，也就是說，企業(yè)決策的主體是領(lǐng)導(dǎo)者。輔助企業(yè)決策是指在企業(yè)決策的過程中，為達(dá)到提高企業(yè)決策時效性和科學(xué)性的目的，在能力（包括技術(shù)）、經(jīng)驗和經(jīng)歷等各個方面給予企業(yè)決策主體科學(xué)的補充［1］。盡管目前各類咨詢機構(gòu)、研究機構(gòu)的大量出現(xiàn)已經(jīng)成為現(xiàn)代企業(yè)決策的一支不可或缺的輔助力量，但現(xiàn)代秘書部門輔助企業(yè)決策活動的綜合性、經(jīng)常性及全過程性是其他任何一個智囊系統(tǒng)所無法取代的。因此，秘書人員具備輔助企業(yè)決策的意識，不斷提高輔助企業(yè)決策的能力，努力做綜合輔助領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手顯得尤為重要。

二、秘書輔助企業(yè)決策的作用

（一）秘書輔助企業(yè)決策有利于補充領(lǐng)導(dǎo)工作

正確的企業(yè)決策對提高工作效率、促進(jìn)各項事業(yè)全面協(xié)調(diào)可持續(xù)發(fā)展有很大作用；企業(yè)決策如果有偏差，并且沒有得到任何完善就實施，不僅會損害一個組織的目標(biāo)，而且會對組織的可持續(xù)發(fā)展帶來很多阻礙。僅憑領(lǐng)導(dǎo)的個人經(jīng)驗和智慧是難以達(dá)到這些要求的，領(lǐng)導(dǎo)也有思維的不全面性，考慮不會很周全，也存在著獨攬大權(quán)的隱患。因此，領(lǐng)導(dǎo)要借助秘書的力量來彌補自身的不足。當(dāng)然，秘書在做好自身事務(wù)工作的同時，也要輔助領(lǐng)導(dǎo)，為領(lǐng)導(dǎo)補充工作中的遺漏點。

（二）秘書輔助企業(yè)決策有利于提高秘書綜合素質(zhì)

秘書的綜合素質(zhì)體現(xiàn)在工作過程的每一個環(huán)節(jié)，所以有必要通過輔助企業(yè)決策進(jìn)行培養(yǎng)自身的素質(zhì)。秘書的綜合素質(zhì)提高了，領(lǐng)導(dǎo)的企業(yè)決策才會更順利地開展。綜合素質(zhì)的提高是對個人全面發(fā)展的要求，是組織發(fā)展的必要因素，也是一個社會的文明進(jìn)步的基礎(chǔ)［2］。在工作形式和內(nèi)容日益多樣化的今天，秘書人員綜合素質(zhì)的提高不是一蹴而就的，秘書只有在輔助企業(yè)決策過程中提高綜合素質(zhì)，才能在實踐中更好地理清工作思路，幫助領(lǐng)導(dǎo)做好企業(yè)決策輔助工作。

（三）秘書輔助企業(yè)決策有利于轉(zhuǎn)變秘書職能

秘書人員的基本職能是由其自身的辦公、辦文等能力和組織的發(fā)展需要而決定的，在輔助企業(yè)決策過程中，秘書與領(lǐng)導(dǎo)的交流更多些，一般會專注于自己的辦事、行文等方面的工作。而今天，秘書在原來基本職能的基礎(chǔ)上更多地會輔助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行科學(xué)的企業(yè)決策，在協(xié)調(diào)各部門綜合發(fā)展方面發(fā)揮著不可替代的作用。

三、秘書輔助企業(yè)決策的建議

（一）秘書自身的角色定位

企業(yè)決策作為領(lǐng)導(dǎo)部門的基本職能，企業(yè)決策目標(biāo)的確定以及方案判斷都是由領(lǐng)導(dǎo)部門決定的，在秘書制定方案后，最后的企業(yè)決策選擇也是由領(lǐng)導(dǎo)完成的。秘書作為領(lǐng)導(dǎo)的參謀者，必須給自身一個明確的定位，才能保證秘書輔助職能的更好發(fā)揮。

1.秘書工作者要學(xué)會認(rèn)清“我是誰”。每個人在工作中扮演的角色不同，秘書是領(lǐng)導(dǎo)者的追隨者，要以領(lǐng)導(dǎo)活動的轉(zhuǎn)變而轉(zhuǎn)變，秘書人員要知道，自己的輔助職能是建立在領(lǐng)導(dǎo)活動基礎(chǔ)之上的，如果離開了領(lǐng)導(dǎo)活動，相應(yīng)的也就不存在獨立的秘書工作了。秘書作為領(lǐng)導(dǎo)的服務(wù)人員自身的職責(zé)要明確，不僅是領(lǐng)導(dǎo)的參謀，還要做領(lǐng)導(dǎo)的幫手。

2.秘書人員要知道“我應(yīng)干什么”。由于秘書的從屬地位，秘書所從事的工作包括行文、辦事等多方面的內(nèi)容，這些活動也都需要領(lǐng)導(dǎo)的參與和指導(dǎo)，秘書人員在處理自身事務(wù)時要樹立整體服務(wù)的觀念，要以領(lǐng)導(dǎo)的指導(dǎo)為重點展開工作，聯(lián)系上下部門，做好上傳下達(dá)工作。

3.秘書人員要思考“我做得怎么樣”。在扮演和轉(zhuǎn)變自身角色的過程中，秘書人員要積極反思自己做得如何，是否得到了領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可，是否可以保證企業(yè)決策的科學(xué)，在適應(yīng)不同環(huán)境的過程中思考自身的實踐效果如何，是否得到了領(lǐng)導(dǎo)及身邊同事的認(rèn)可，是否實現(xiàn)了自身的社會價值［3］。

（二）遵循企業(yè)決策程序

制定科學(xué)企業(yè)決策的前提是制定出合理的企業(yè)決策程序，只有在合理的程序運行下，按照科學(xué)的步驟進(jìn)行企業(yè)決策，個人的主觀隨意性和客觀因素的影響才會有所降低。秘書人員遵循企業(yè)決策程序，才會形成良好的辦事風(fēng)格，在與領(lǐng)導(dǎo)的共同努力下形成實用的企業(yè)決策?！翱茖W(xué)企業(yè)決策不是一蹴而就的，需要經(jīng)過詳細(xì)的過程得到，一般需要經(jīng)過以下六個步驟，即發(fā)現(xiàn)問題—確定目標(biāo)—擬定方案—選擇方案—評估目標(biāo)［4］。

企業(yè)決策問題的界定也是需要考慮多種因素，在科學(xué)企業(yè)決策之前一定要明確這一界限，企業(yè)決策問題由領(lǐng)導(dǎo)者在接受多方意見后納入企業(yè)決策的程序內(nèi)的，企業(yè)決策問題是領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為有必要進(jìn)行處理，對組織有重大影響甚至起決定性作用的問題。但是，非企業(yè)決策問題在組織內(nèi)是沒有必要進(jìn)行一系列企業(yè)決策過程的，或許還會納入到企業(yè)決策問題中，秘書人員要分清楚不同性質(zhì)的問題，才能更好地在企業(yè)決策過程中實現(xiàn)自身的作用。

（三）明確針對事項，分清輕重緩急

在事情發(fā)展變化的過程中，秘書人員在不同時間完成不同任務(wù)的過程中秘書輔助企業(yè)決策的方式、方法也應(yīng)該有所變化，一個事項或許需要付出更長時間去解決，在許多因素的影響下秘書人員一定要明確針對事項，明確輕重緩急，利用合適合理的企業(yè)決策從而更好地解決問題。

1.學(xué)會對時間進(jìn)行管理。時間的有限性和特定性，容納不了領(lǐng)導(dǎo)太多的活動內(nèi)容，對于不必要的安排或者不緊急的任務(wù)可以往后調(diào)整，盡量在有效的時間內(nèi)取得更高的工作效率。秘書人員作為領(lǐng)導(dǎo)的“管家”要認(rèn)清事件是否是急于完成的［5］，是否是有重大影響的，在突發(fā)緊急事件發(fā)生時，秘書人員可以及時調(diào)整日程安排，對領(lǐng)導(dǎo)活動進(jìn)行時間上的合理調(diào)動，以更好地完成任務(wù)。

2.保持工作程序一致。領(lǐng)導(dǎo)的工作目標(biāo)是使組織更好地發(fā)展，做出什么樣的選擇都有領(lǐng)導(dǎo)自身的理由，秘書人員應(yīng)該認(rèn)識到這一點，對于領(lǐng)導(dǎo)決定的事件，不能為了自身目的而不進(jìn)行合理的安排，要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理好有重大影響的問題，并對相關(guān)的事務(wù)進(jìn)行細(xì)致的安排，為領(lǐng)導(dǎo)提供便利的條件，保證與領(lǐng)導(dǎo)的工作程序保持一致。

（四）履行輔助職能

1.忠于職守，履行職責(zé)。秘書人員認(rèn)真做好自身的各項工作，在領(lǐng)導(dǎo)的帶領(lǐng)下鍛煉自身的能力，擁有強烈的事業(yè)心，以自己的工作任務(wù)為重點展開工作，這不僅是職業(yè)道德的顯現(xiàn)，也是秘書人員應(yīng)有的修養(yǎng)。秘書履行自身職責(zé)的同時應(yīng)該明白，在服從領(lǐng)導(dǎo)意圖的前提下，展開輔助企業(yè)決策的工作，秘書人員不能以自己單純的想法否定領(lǐng)導(dǎo)的企業(yè)決策，做好自身該做的，不“越位”，不“錯位”［6］。

2.轉(zhuǎn)變態(tài)度，注重實效。作為一個秘書人員的前提便是擁有秘書人才的基本態(tài)度，不能因為可以與領(lǐng)導(dǎo)接觸而忽略旁邊的同事，對領(lǐng)導(dǎo)阿諛奉承。秘書人員上傳下達(dá)的重要位置，決定了秘書人員在工作中一定要注重實效。一方面，秘書人員不積極接受領(lǐng)導(dǎo)的任務(wù)，或者只是在領(lǐng)導(dǎo)面前口頭許諾答應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)交給的任務(wù)，而又不去履行，只會讓領(lǐng)導(dǎo)對自己越來越不信任。另一方面，按照領(lǐng)導(dǎo)的指示完成工作并不是全盤接受，對于一些違反法律法規(guī)的行為要及時制止。

四、結(jié)論

秘書人員作為組織中企業(yè)決策不可或缺的一部分，如何輔助領(lǐng)導(dǎo)使企業(yè)決策更加科學(xué)，如何在自己的崗位上發(fā)揮輔助職能，這就要求秘書人員要具有輔助企業(yè)決策的意識，準(zhǔn)確定位自身角色，掌握科學(xué)企業(yè)決策的過程，更全面主動地為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，在領(lǐng)導(dǎo)的日程安排和實際工作中提高自身素質(zhì)，努力轉(zhuǎn)變社會對秘書的傳統(tǒng)觀念，做全面進(jìn)諫者，做科學(xué)企業(yè)決策的貢獻(xiàn)者。

秘書的輔助作用是一個長期的發(fā)揮過程，秘書人員在工作崗位上要想有新進(jìn)步、新創(chuàng)意，就必須不斷提高自己，嚴(yán)格要求自己，積極進(jìn)取，努力使自己成為全面發(fā)展的符合現(xiàn)代組織發(fā)展的人才，幫助領(lǐng)導(dǎo)制定出科學(xué)、實用的企業(yè)決策，為推動組織的進(jìn)步與發(fā)展貢獻(xiàn)自己的力量。

［1］向國敏.現(xiàn)代秘書實務(wù)［M］.北京：首都經(jīng)濟(jì)貿(mào)易大學(xué)出版社，2005：61-78.

［2］徐瑞新.秘書學(xué)導(dǎo)論［M］.北京：高等教育出版社，1993：19-34.

［3］徐向惠.行政企業(yè)決策學(xué)［M］.北京：中國人民大學(xué)出版社，1997：79-84.

［4］張清明.秘書參謀職能概論［M］.武漢：武漢大學(xué)出版社，2001：56-66.

［5］陸瑜芳.秘書學(xué)概論［M］.上海：復(fù)旦大學(xué)出版社，2005：34-65.

［6］方習(xí)文.秘書原理與實務(wù)［M］.廣州：廣東大學(xué)出版社，2006：44-52.

［責(zé)任編輯李曉群］

C931.36

A

1673-291X（2016）27-0177-02

2016-08-16

楊文營（1992-），女，山東濟(jì)寧人，碩士研究生，從事農(nóng)村與區(qū)域發(fā)展研究；謝萍（1973-），女，江西玉山人，副教授，從事林業(yè)經(jīng)濟(jì)與區(qū)域經(jīng)濟(jì)研究；孟野（1993-），女，江蘇鹽城人，碩士研究生，從事生豬養(yǎng)殖研究。