翁家偉

摘要：文章中筆者結(jié)合自己這些年的實(shí)際工作情況。試述了衛(wèi)生系統(tǒng)檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀及措施，希望對同業(yè)的工作給予一些參考。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化建設(shè)；現(xiàn)狀；措施

1衛(wèi)生系統(tǒng)檔案信息化建設(shè)管理的現(xiàn)狀

1.1在衛(wèi)生系統(tǒng)檔案管理中工作較為繁雜

在衛(wèi)生系統(tǒng)中，檔案管理部門是信息管理的綜合部門，既管理文案工作，還可延伸到其它部門，如人力資源等。內(nèi)容較多，給工作帶來不少不便。盡管計(jì)算機(jī)早已應(yīng)用到了相關(guān)領(lǐng)域?？扇魺o較系統(tǒng)的完善，較深入的開發(fā)。其可容納量也是較有限的，必然可給檔案管理工作帶來不便。

1.2電子文件普遍出現(xiàn)保密性差的問題

當(dāng)前，電子文件無統(tǒng)一的保密方法，通常是在不同載體的格式下使用，隨意復(fù)制，個(gè)別的能夠重復(fù)改變文件的相應(yīng)格式和內(nèi)容，還能隨意出現(xiàn)人為因素，讓文件的原始性喪失，保密性能較差。更關(guān)鍵的是若在技術(shù)和內(nèi)容上進(jìn)行變動(dòng)、修改，對于電子文件，若被改動(dòng)。將無法確定是否是信息文件的原件，無保密性可言。

1.3電子文件中重要的公文簽名受法律保護(hù)能力弱

國家法律相應(yīng)的準(zhǔn)則和規(guī)范對電子公文中的簽章、簽名及其指紋認(rèn)證方面的保護(hù)力度尚顯不足，盡管公文電子技術(shù)現(xiàn)已較成熟，可還會(huì)造成電子公文丟失公信度或權(quán)威性。故在處理日常工作中，衛(wèi)生系統(tǒng)盡管能夠遠(yuǎn)程傳輸文件，并能在網(wǎng)絡(luò)中建檔，之后開始?xì)w類、查詢?？梢?yàn)榉杀Ｗo(hù)力弱，涉密文件還是離不開紙質(zhì)形式的封存。

1.4缺乏高素質(zhì)人才對檔案開展綜合管理

衛(wèi)生系統(tǒng)檔案電子化管理。應(yīng)該有相關(guān)的專業(yè)人才，熟悉檔案管理知識(shí)與技巧，在此條件下對檔案管理開展標(biāo)準(zhǔn)化完善，打造系統(tǒng)的信息化管理模式，并對檔案室的相關(guān)軟件和基礎(chǔ)設(shè)施開始管理建設(shè)，來構(gòu)成一定的配套設(shè)施并建立嚴(yán)格的管理制度。有關(guān)專業(yè)人員最好具備計(jì)算機(jī)管理與使用知識(shí)，同時(shí)具有網(wǎng)絡(luò)管理安全技能方面的常識(shí)，并可在網(wǎng)絡(luò)發(fā)生異常時(shí)，具備快速處理異常情況的能力?？删彤?dāng)前看，此類高專業(yè)水平、高素質(zhì)的技術(shù)型人才在檔案信息化管理中非常缺少。

1.5在網(wǎng)上衛(wèi)生系統(tǒng)信息的維護(hù)及兼容平臺(tái)不充分

網(wǎng)絡(luò)中，各個(gè)系統(tǒng)的兼容性一直是急需解決的問題，衛(wèi)生檔案管理系統(tǒng)中儲(chǔ)存復(fù)雜、信息量強(qiáng)大，肯定在網(wǎng)絡(luò)上要發(fā)生兼容性問題。另外，信息在接收、傳送或是儲(chǔ)存的過程中，安全隱患的問題較多，若被病毒攻擊、黑客非法入侵或網(wǎng)絡(luò)傳輸失敗等都對資料的安全構(gòu)成不穩(wěn)定因素。

2衛(wèi)生系統(tǒng)檔案信息化建設(shè)管理的完善措施

2.1檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化建設(shè)

檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化建設(shè)是落實(shí)資源共享必備的基本條件和前提。衛(wèi)生系統(tǒng)應(yīng)選用一批高素質(zhì)的專業(yè)人才和一些科技含量高的技術(shù)應(yīng)用軟件來建立標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)庫，并監(jiān)督執(zhí)行一套互聯(lián)互通、資源共享、安全保密的檔案管理方案，最后要把一些規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)上升到法規(guī)、法律當(dāng)中，做到有法可依。

2.2應(yīng)提高信息化管理系統(tǒng)的可修復(fù)性和安全性保護(hù)措施

在建立系統(tǒng)化的過程中，應(yīng)全面確保管理系統(tǒng)的安全性。

首先。應(yīng)將檔案歸為若干個(gè)安全等級。這些等級的評定應(yīng)該依據(jù)價(jià)值多少、保密性或者來源地等信息劃分，在信息管理系統(tǒng)中設(shè)置使用權(quán)限，只有得到授權(quán)的人員方可進(jìn)行訪問。還應(yīng)該設(shè)置管理員權(quán)限，這樣方可引導(dǎo)用戶正確訪問，降低安全隱患。掌控重要信息的傳播。在網(wǎng)絡(luò)上，應(yīng)該運(yùn)用各種技術(shù)手段來保護(hù)信息的安全性，如使用電子加密、人員信息認(rèn)證、設(shè)置防火墻等先進(jìn)技術(shù)。計(jì)算機(jī)上最主要的保護(hù)工具就是防火墻的設(shè)置，防火墻是用于計(jì)算機(jī)之間限制訪問一些具有破壞性或是病毒的網(wǎng)站；同時(shí)，網(wǎng)上設(shè)置密碼是保護(hù)信息安全的重要方法，我們應(yīng)該有多種方式對數(shù)據(jù)設(shè)密，如收到數(shù)據(jù)后設(shè)密保存、設(shè)密后傳送或是鑒定數(shù)據(jù)是否改動(dòng)過等；在檔案的信息化管理過程中，應(yīng)該嚴(yán)格根據(jù)有關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)來對信息使用者、保存者以及管理員的身份、信息開展驗(yàn)證。條件允許的。也應(yīng)該對系統(tǒng)文件開展備份，運(yùn)用管理部門之間或者是建立系統(tǒng)備用數(shù)據(jù)庫等方法，來確保衛(wèi)生檔案信息管理系統(tǒng)的信息安全性。

2.3在檔案管理信息化過程中培養(yǎng)專業(yè)化強(qiáng)、高素質(zhì)的綜合性人才

人才是社會(huì)高速發(fā)展的需要，檔案管理人才是檔案管理落實(shí)系統(tǒng)化的重要因素，檔案管理專業(yè)人員要具備管理方面的相關(guān)知識(shí)，應(yīng)該熟悉檔案部門的職能、作用、基礎(chǔ)設(shè)置、管理范圍以及工作上的分類，發(fā)揮電子化真正的實(shí)際作用。首先應(yīng)從工作環(huán)境中的基礎(chǔ)設(shè)施上做起，只有持續(xù)打造一個(gè)好的環(huán)境、氛圍，方可為檔案專業(yè)人員提供良好的基礎(chǔ)設(shè)施，切實(shí)發(fā)揮出業(yè)務(wù)能力。其次應(yīng)對檔案人員開展定期培訓(xùn)，同時(shí)檔案人員應(yīng)該自主學(xué)習(xí)，構(gòu)建與時(shí)俱進(jìn)的學(xué)習(xí)觀，在時(shí)代的發(fā)展中不斷前進(jìn)，不斷進(jìn)步。再次應(yīng)設(shè)立交流機(jī)制。提高各個(gè)部門之間人才的交流與工作上的合作，達(dá)到技術(shù)、知識(shí)的融合、創(chuàng)新與交流，同時(shí)，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的便利，提高有關(guān)人員獲得信息的方法。