陶汝擴(kuò) 秦雪美 （云南省宣威市倘塘鎮(zhèn)農(nóng)業(yè)綜合服務(wù)中心 655418）

提高動(dòng)物衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理水平

陶汝擴(kuò) 秦雪美 （云南省宣威市倘塘鎮(zhèn)農(nóng)業(yè)綜合服務(wù)中心 655418）

動(dòng)物衛(wèi)生監(jiān)督檔案主要是存儲(chǔ)過往時(shí)期及當(dāng)下時(shí)期該機(jī)構(gòu)文化、經(jīng)濟(jì)及管理領(lǐng)域等方面信息，且信息內(nèi)容對(duì)社會(huì)及機(jī)構(gòu)均有一定的作用及價(jià)值。動(dòng)物衛(wèi)生監(jiān)督檔案的管理作用在于體現(xiàn)事業(yè)機(jī)構(gòu)工作者的貢獻(xiàn)與勞動(dòng)成果，其能夠?qū)C(jī)構(gòu)的歷史事件和其他事件面貌進(jìn)行完全呈現(xiàn)，屬于一項(xiàng)資源存儲(chǔ)工作。而該工作對(duì)管理部門普遍具有一定的管理要求，對(duì)管理單位的管理水平有一定的衡量標(biāo)準(zhǔn)，若管理部門的管理水平過低和缺乏專業(yè)性，極有可能使動(dòng)物衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理出現(xiàn)漏洞及管理不當(dāng)問題，這對(duì)動(dòng)物衛(wèi)生監(jiān)督部門必然會(huì)帶來不良影響。

衛(wèi)生監(jiān)督；檔案；管理；水平；措施

按照常規(guī)的信息存儲(chǔ)類型來說，檔案的信息內(nèi)容可分為聲像型、圖表型、材料型等，動(dòng)物衛(wèi)生監(jiān)督部門通過對(duì)各種類型檔案的存儲(chǔ)來記錄與保存機(jī)構(gòu)部門的重要信息，使部門在未來發(fā)展中能夠?qū)⑵渥鳛闄C(jī)構(gòu)的歷史記錄，全面反映機(jī)構(gòu)的過往發(fā)展面貌。但因該工作在管理上需牽涉多個(gè)文件信息，而不同的文件信息在管理方式上又存在一定差異，這使得檔案管理在專業(yè)水平上具有一定要求。因此，動(dòng)物衛(wèi)生監(jiān)督部門機(jī)構(gòu)在對(duì)信息檔案展開管理工作時(shí)，其需選擇具備一定檔案管理經(jīng)驗(yàn)的人員進(jìn)行操作，使檔案得到更專業(yè)的管理。

1 提高動(dòng)物衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理水平策略

1.1 檔案管理前期準(zhǔn)備

對(duì)動(dòng)物衛(wèi)生監(jiān)督部門的信息資料進(jìn)行整理與收集，檔案收集類型可包括聲音資料、圖像資料、文書資料、傳真資料、光盤資料及電子資料等。在收集所有信息資料后，需根據(jù)資料的類型及數(shù)量進(jìn)行區(qū)分管理，對(duì)文件型資料進(jìn)行分?jǐn)?shù)、頁(yè)數(shù)以及用途的了解和區(qū)分，并在文件中提出批復(fù)，對(duì)各個(gè)文件進(jìn)行信息核對(duì)，確保每份文件無遺漏無差錯(cuò)。在文件的收集上，針對(duì)紅頭類型文件進(jìn)行重點(diǎn)收集，同時(shí)還需對(duì)過往及當(dāng)前動(dòng)物衛(wèi)生監(jiān)督檔案的每一個(gè)領(lǐng)域內(nèi)容做到整體重視，并對(duì)各個(gè)內(nèi)容如動(dòng)物的調(diào)查、動(dòng)物檢疫、檔案管理方式、檔案信息收集培訓(xùn)等進(jìn)行人員管理水平的提升，在檔案完成某部分的收集、檔案信息的收集成功與否或中途的移交事件等，在動(dòng)物衛(wèi)生監(jiān)督檔案完成一個(gè)階段性工作時(shí)，都需對(duì)資料進(jìn)行反復(fù)核對(duì)與查實(shí)，使動(dòng)物衛(wèi)生監(jiān)督檔案得到有效管理，能夠全面反映出機(jī)構(gòu)部門的歷史事件及各個(gè)發(fā)展過程，為未來部門發(fā)展提供準(zhǔn)確依據(jù)[1]。

1.2 動(dòng)物衛(wèi)生監(jiān)督檔案的管理方法

首先，管理部門需對(duì)動(dòng)物衛(wèi)生監(jiān)督檔案的信息類型及各項(xiàng)管理內(nèi)容進(jìn)行分類，分類方式主要包括：將單位機(jī)構(gòu)及當(dāng)?shù)厥芯值耐鈦砦募鳛榧t頭文件類型，該文件屬于管理檔案中的重點(diǎn)檔案，因此記為紅頭文件；對(duì)參考型文件及部門機(jī)構(gòu)的各個(gè)所作出的成果作為業(yè)務(wù)文件類型；對(duì)部門單位的每月報(bào)表、每季報(bào)表、每年報(bào)表等歸為報(bào)表類檔案；另外，檔案管理部門還需對(duì)動(dòng)物衛(wèi)生監(jiān)督部門的各個(gè)設(shè)備儀器購(gòu)買記錄、人力資源崗位記錄、單位印章等登記內(nèi)容做好收集，為后期使用提供全面資料。

1.3 動(dòng)物衛(wèi)生監(jiān)督檔案的立卷

在檔案立卷上需根據(jù)日期作出立卷劃分，首先是年度立卷，此立卷需根據(jù)單位部門進(jìn)行，按照年度期限將各個(gè)檔案資料進(jìn)行區(qū)分，并把某個(gè)時(shí)間段內(nèi)的短期檔案進(jìn)行組合，將文件份數(shù)過多的可以以上卷和下卷的方式進(jìn)行區(qū)分，使后期檔案入庫(kù)后能夠快速查找所需立卷，提高檔案的查詢效率；在檔案的目錄編輯方式上，其目錄編輯內(nèi)容主要包括文件號(hào)碼、文檔的歸屬部門、文檔內(nèi)容的題目、文檔總頁(yè)數(shù)、文檔入檔時(shí)間等；在檔案材料歸檔方式上，檔案管理者需對(duì)國(guó)家級(jí)及商業(yè)隱私機(jī)密類文件進(jìn)行區(qū)分管理和重點(diǎn)管理，對(duì)其以重點(diǎn)保存方式進(jìn)行保管；在檔案管理制度上，管理部門需根據(jù)動(dòng)物衛(wèi)生監(jiān)督檔案的流程設(shè)置管理步驟，對(duì)其他需要移交的檔案做好嚴(yán)格的手續(xù)流程，并對(duì)檔案各個(gè)資料進(jìn)行核對(duì)，確保檔案在歸還時(shí)能夠完整入檔；在檔案借閱上，動(dòng)物衛(wèi)生監(jiān)督檔案在后期運(yùn)營(yíng)中普遍需要進(jìn)行一定的借閱與回顧，此時(shí)，管理部門需對(duì)檔案內(nèi)容的借閱制定一定制度，對(duì)檔案的各個(gè)查閱也制定相應(yīng)的規(guī)定，并對(duì)檔案資料作出嚴(yán)格管理，確保其檔案借閱流程能夠按照規(guī)章制度走[2]。

1.4 根據(jù)檔案管理建立相應(yīng)的責(zé)任制度

動(dòng)物衛(wèi)生監(jiān)督檔案的管理普遍需經(jīng)歷前期檔案收集過程，當(dāng)各個(gè)檔案材料完全收集后，管理者再對(duì)資料在進(jìn)行歸納與整理，對(duì)各項(xiàng)數(shù)據(jù)檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)與區(qū)分，再根據(jù)每個(gè)檔案內(nèi)容的時(shí)間作出排序，對(duì)各個(gè)檔案做好序號(hào)編排，最終形成一個(gè)卷的文檔。在檔案完全形成后，需按照動(dòng)物衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理部門的管理要求放入檔案庫(kù)中，由管理人員對(duì)其進(jìn)行嚴(yán)格看管，同時(shí)也根據(jù)檔案后期使用需求建立相應(yīng)的登記制度。檔案管理是一個(gè)不斷變化的動(dòng)態(tài)過程，在管理期間會(huì)有不同部門向檔案庫(kù)內(nèi)提取資料，此時(shí)檔案管理人員需協(xié)助借閱者查找檔案，并對(duì)檔案用途進(jìn)行了解，將檔案的借閱日期和歸還日期進(jìn)行登記，確保檔案的順利歸還。另外，檔案在管理過程中其管理者還需對(duì)文件資料做好防火、防潮措施，確保檔案不受任何影響，對(duì)后期使用不會(huì)造成任何不便，使其能夠?yàn)閯?dòng)物衛(wèi)生監(jiān)督部門提供有效資料[3]。

1.5 加強(qiáng)檔案維護(hù)

動(dòng)物衛(wèi)生監(jiān)督檔案雖是一項(xiàng)基礎(chǔ)工作內(nèi)容，但其在單位機(jī)構(gòu)中占據(jù)著重要地位，關(guān)系著單位機(jī)構(gòu)的未來發(fā)展，也反映單位機(jī)構(gòu)的過往成就，因此，管理部門在針對(duì)檔案實(shí)施管理工作時(shí)，不僅需對(duì)檔案進(jìn)行嚴(yán)格看管，還需定期對(duì)各檔案內(nèi)容進(jìn)行維護(hù)，對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行核對(duì)檢查，使遺漏的檔案能夠及時(shí)找回，并對(duì)其進(jìn)行定期查閱檢查，使檔案能夠完整保存。同時(shí)，管理部門也許根據(jù)檔案的維護(hù)需求制定相應(yīng)的維護(hù)制度，完善日常檔案的管理缺陷，加強(qiáng)人員投入，對(duì)檔案信息過于龐大的部門也可采取電子信息管理方式進(jìn)行保管，使檔案得到更妥善的管理。

2 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，動(dòng)物衛(wèi)生監(jiān)督檔案的管理能夠?yàn)椴块T機(jī)構(gòu)提供準(zhǔn)確的信息依據(jù)，給部門未來的發(fā)展及重要決策帶來保障。因此，動(dòng)物衛(wèi)生監(jiān)督部門在開展檔案管理工作時(shí)，需對(duì)檔案管理人員的管理水平加以重視，并對(duì)其無相關(guān)經(jīng)驗(yàn)人員進(jìn)行一定的崗前培訓(xùn)，使部門檔案管理水平得到有效提升。

[1]周晨.淺談事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)——以動(dòng)物衛(wèi)生監(jiān)督部門為例[J].農(nóng)村經(jīng)濟(jì)與科技,2016,45(3):167-168.

[2]陳茹,于冰,趙巍.實(shí)行動(dòng)物檢疫證明網(wǎng)絡(luò)機(jī)打出證提升動(dòng)物衛(wèi)生監(jiān)督信息化管理水平[J].中國(guó)動(dòng)物檢疫,2014,33(7):13-16.

[3]李曉龍.探析醫(yī)療機(jī)構(gòu)衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的制定與實(shí)施[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào),2015,32(5):175-176.