熊瑛 甄玲 余國(guó)兆 武漢科技大學(xué)附屬孝感醫(yī)院基建辦 （湖北 孝感 432000）

醫(yī)院檔案管理中電子檔案系統(tǒng)的應(yīng)用

熊瑛 甄玲 余國(guó)兆 武漢科技大學(xué)附屬孝感醫(yī)院基建辦 （湖北 孝感 432000）

在醫(yī)院的常規(guī)管理工作中，檔案管理工作相較與其他工作而言有著較為復(fù)雜的內(nèi)容，且其所包含的資料、信息也相對(duì)較多。從我國(guó)目前大多數(shù)醫(yī)院現(xiàn)有的檔案來(lái)看，其內(nèi)容不僅包括基礎(chǔ)性的建設(shè)檔案、病歷檔案，而且還有人事勞資檔案和財(cái)務(wù)檔案等資料；而考慮到其整體管理的復(fù)雜性與現(xiàn)實(shí)的難度性，醫(yī)院相關(guān)部門在創(chuàng)建檔案管理模式中除了不斷借鑒其他行業(yè)運(yùn)用的管理方式外，還積極做到與時(shí)俱進(jìn)，倡議運(yùn)用科學(xué)技術(shù)的手段實(shí)現(xiàn)信息化管理?；趯?duì)這一理念的認(rèn)識(shí)，醫(yī)院的檔案管理部門應(yīng)充分立足其管理的現(xiàn)狀與實(shí)際，詳細(xì)并認(rèn)真地分析運(yùn)用科學(xué)技術(shù)手段的優(yōu)點(diǎn)，從而實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案的電子化與信息化的管理，提高工作效率。

醫(yī)院檔案管理 電子檔案系統(tǒng) 應(yīng)用價(jià)值

從當(dāng)前的醫(yī)院管理工作進(jìn)行分析，檔案管理工作不僅直接影響到醫(yī)院的正常運(yùn)行，而且還影響著醫(yī)院經(jīng)營(yíng)管理工作展開(kāi)的實(shí)效性，因而占據(jù)著重要的地位。鑒于當(dāng)下醫(yī)院對(duì)檔案管理工作的重視，我們提倡以認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度執(zhí)行檔案的管理工作，從而才能在極大程度上滿足醫(yī)院經(jīng)營(yíng)管理的需要；但是從大多數(shù)的實(shí)際情況來(lái)看，其管理模式、工作還存在眾多的問(wèn)題，因而要在以往的管理基礎(chǔ)上增加些許創(chuàng)新性的手段，例如充分利用電子信息技術(shù)的發(fā)展，將管理的層面推向電子化與信息化，從而保障醫(yī)院檔案管理工作展開(kāi)的有效性[1]。

1.醫(yī)院檔案信息化管理的內(nèi)涵

一般而言，檔案是一種由各類報(bào)表、管理文件以及會(huì)議記錄等資料構(gòu)成，而醫(yī)院檔案相較于其他檔案而言，還具有其原始記錄、隨時(shí)查詢、增值效用以及價(jià)值保留等功能，因而可作為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、科研人員展開(kāi)工作的重要依據(jù)。

隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，信息化技術(shù)的運(yùn)用已經(jīng)不再少見(jiàn)，而將其運(yùn)用到醫(yī)院實(shí)際的檔案管理工作中，不僅可以實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化，而且還有利于提高其檔案管理、利用的整體水平，具體表現(xiàn)可歸納為以下兩個(gè)方面：首先，醫(yī)院的檔案管理主要涉及到分類、查詢、應(yīng)用以及保存等內(nèi)容，因而應(yīng)用信息化技術(shù)后，檔案信息可在信息技術(shù)的調(diào)控下自動(dòng)生成資料的集成，同時(shí)展開(kāi)有序的分類，不僅便于查詢，而且對(duì)檔案的鑒定、編目排序也有極大的影響，極大程度上提高了醫(yī)院對(duì)檔案的管理效率。由于在醫(yī)院的日常管理工作中所涉及到的信息、數(shù)據(jù)較多，因而想要實(shí)現(xiàn)有效的信息處理與數(shù)據(jù)管理目標(biāo)，滿足醫(yī)院的經(jīng)營(yíng)管理需求，就必須對(duì)其各種信息、數(shù)據(jù)進(jìn)行整理；由此可見(jiàn)，信息化技術(shù)的應(yīng)用是其發(fā)展的必然趨勢(shì)[2]。

其次，信息化檔案管理還可作用在檔案物流的調(diào)控上，最終實(shí)現(xiàn)檔案“無(wú)紙化”的管理，改變以往管理的模式與方法，創(chuàng)新管理。實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的信息化，在一定程度上實(shí)現(xiàn)了檔案信息資源有效性，同時(shí)也是社會(huì)現(xiàn)代化發(fā)展的必然趨勢(shì)，是檔案管理工作實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的必然選擇。結(jié)合醫(yī)院檔案管理的實(shí)際來(lái)看，信息化技術(shù)的應(yīng)用已經(jīng)成為促進(jìn)我國(guó)醫(yī)院檔案管理工作取得可觀成效的關(guān)鍵因素，是推動(dòng)醫(yī)院檔案管理工作的重要措施；為此，我們應(yīng)該對(duì)信息化技術(shù)的應(yīng)用以及成效展開(kāi)更深入的了解。

2.醫(yī)院檔案管理存在的問(wèn)題

2.1 檔案保存難度大

檔案的儲(chǔ)存問(wèn)題一直以來(lái)都是醫(yī)院檔案管理難以解決的重要問(wèn)題之一；據(jù)了解，以往的醫(yī)院檔案儲(chǔ)存方式多由影像、磁帶、膠片等介質(zhì)構(gòu)成，而這些介質(zhì)又極易出現(xiàn)發(fā)黃、破損、霉變、受潮等現(xiàn)象，因而在極大程度上難以實(shí)現(xiàn)永久性的資料儲(chǔ)存，進(jìn)而極易使檔案資料出現(xiàn)缺失或無(wú)法查詢等現(xiàn)象；在相關(guān)的調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，這種現(xiàn)象，亦或是這些儲(chǔ)存方式至今仍有出現(xiàn)，因此如何實(shí)現(xiàn)有效的檔案保存仍成為醫(yī)院檔案管理部門首當(dāng)其沖要面對(duì)的問(wèn)題。

2.2 檔案的管理與查詢存在一定難度

目前，仍有多數(shù)醫(yī)院依然沿用著人工檔案管理的方式來(lái)管理檔案，而所謂的人工檔案管理，其常規(guī)的流程與模式大抵為“查詢作者——查詢案卷的目錄——查詢檔案編號(hào)以及存放的地質(zhì)——通知庫(kù)房進(jìn)行調(diào)卷——辦理相關(guān)手續(xù)”，不僅需要較長(zhǎng)的查詢時(shí)間，而且需要花費(fèi)大量的人力資源與工作人員的大量精力，此外，相關(guān)繁瑣的手續(xù)也不可避免；因而在極大程度上限制了檔案調(diào)動(dòng)與查詢工作的順利性，不僅影響了查詢的時(shí)效性，而且還影響了后續(xù)工作的展開(kāi)，因而其問(wèn)題同樣是眾多醫(yī)院檔案管理迫切需要解決的問(wèn)題之一[3]。

2.3 檔案沒(méi)有得到良好的利用，利用率較低

傳統(tǒng)的檔案儲(chǔ)存還有另一個(gè)特性——紙質(zhì)檔案。眾所周知，紙質(zhì)不僅極易被損壞，而且利用率也相對(duì)較低，在被用于醫(yī)院檔案信息的管理中，由于醫(yī)院檔案中藥物歸納、各種處方用法、藥劑配伍、藥物的副作用等內(nèi)容對(duì)統(tǒng)計(jì)量的要求相對(duì)較高，因而不僅在資料的整理上給工作人員增添極大的工作量，而且極大程度上不符合資源的合理利用原則；考慮到這些實(shí)際性的因素，如果不及時(shí)采用有效的檔案儲(chǔ)存方法，這些問(wèn)題將會(huì)愈發(fā)嚴(yán)重化，進(jìn)而不利于醫(yī)院的管理與經(jīng)營(yíng)。

3.醫(yī)院電子檔案管理的應(yīng)用效果

通過(guò)對(duì)當(dāng)下醫(yī)院檔案管理工作的分析以及應(yīng)用信息化手段進(jìn)行調(diào)整后，發(fā)現(xiàn)醫(yī)院的檔案管理工作在實(shí)際中不僅得到明顯的改善，而且也促進(jìn)工作的進(jìn)程，并獲得了明顯的成效，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

3.1 信息化技術(shù)提高了醫(yī)院檔案的保存效果

在應(yīng)用信息化技術(shù)之后，醫(yī)院改善了其運(yùn)用紙質(zhì)檔案儲(chǔ)存的方式，并將其轉(zhuǎn)化為電子檔案。而所謂電子檔案，指的是通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等手段的影響，由各種子系統(tǒng)融合構(gòu)成的電子管理方式，主要針對(duì)檔案的管理；不僅具有極大的存儲(chǔ)空間，滿足醫(yī)院檔案儲(chǔ)存對(duì)空間的需求，而且還增強(qiáng)了檔案的保密效果與存儲(chǔ)質(zhì)量，避免檔案因時(shí)間的久遠(yuǎn)而遭到破壞等問(wèn)題的出現(xiàn)，極大程度上實(shí)現(xiàn)檔案保存的效果，保障醫(yī)院檔案能在任一時(shí)間點(diǎn)實(shí)現(xiàn)檔案的查詢工作[4]。

3.2 信息化技術(shù)滿足了醫(yī)院檔案對(duì)管理與查詢的需求

鑒于對(duì)醫(yī)院檔案難以實(shí)現(xiàn)的管理與查詢工作的了解，醫(yī)院檔案管理部門在應(yīng)用信息化手段后發(fā)現(xiàn)，電子檔案系統(tǒng)不僅改變了傳統(tǒng)檔案的查詢方式，而且也改善了其檔案查詢與管理工作的狀況，降低查詢與管理工作的失誤；而且其在計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)信息等強(qiáng)有力的現(xiàn)代技術(shù)的支持下，極大程度上提高了檔案管理與查詢工作展開(kāi)的速度與效率，提高查詢的準(zhǔn)確性與實(shí)用性，為醫(yī)院檔案管理部門提供了良好的工作保障。

3.3 信息化技術(shù)提高了醫(yī)院檔案的調(diào)用效率

據(jù)了解，傳統(tǒng)的人工檔案管理模式除了使檔案資料不易保留、難以實(shí)現(xiàn)快速并準(zhǔn)確地查詢外，還存在著調(diào)用效率低等問(wèn)題，難以滿足醫(yī)院檔案管理部門對(duì)檔案管理的需求，而在應(yīng)用信息化就技術(shù)后，醫(yī)院檔案管理部門對(duì)檔案的調(diào)用效率逐漸上升，實(shí)現(xiàn)了傳統(tǒng)人工檔案管理中不能實(shí)現(xiàn)或是難以實(shí)現(xiàn)的工作目標(biāo)，即使在工作量特別大、工作特別繁雜的情況下，電子檔案系統(tǒng)也能有效、快速的完成，并具有可觀的調(diào)用準(zhǔn)確性，為醫(yī)院的檔案管理、醫(yī)院經(jīng)營(yíng)提供強(qiáng)有力的保障。

4.結(jié)語(yǔ)

在醫(yī)院的檔案管理工作中，電子檔案系統(tǒng)的應(yīng)用不僅能滿足醫(yī)院檔案對(duì)資料儲(chǔ)存空間的需求與想象，而且還能滿足醫(yī)院檔案管理對(duì)檔案資料質(zhì)量的保存要求，以及實(shí)現(xiàn)工作質(zhì)量高效完成的目標(biāo)；為此，我們應(yīng)該加大對(duì)信息化技術(shù)的引進(jìn)與運(yùn)用，力圖通過(guò)更多信息化的技術(shù)為醫(yī)院的檔案管理工作提供更強(qiáng)有力的支持，進(jìn)而確保醫(yī)院檔案管理工作的順利、有效開(kāi)展[5]。

[1] 王歡. 檔案管理模式改革在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用[J]. 安徽農(nóng)業(yè)大學(xué)學(xué)報(bào)(社會(huì)科學(xué)版), 2014,23(4):66-69.

[2] 黃新金. 檔案管理模式改革在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用[J]. 才智, 2015,11(18):66-69.

[3] 任兵. 醫(yī)院檔案管理中信息網(wǎng)絡(luò)化的應(yīng)用[J]. 中國(guó)新通信, 2013,15(4):71.

[4] 衛(wèi)淼. 檔案管理模式改革在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用研究進(jìn)展[J]. 中國(guó)衛(wèi)生產(chǎn)業(yè), 2016,13(20):147-149.

[5] 楊存俊. 現(xiàn)代信息化視閾中的醫(yī)院檔案管理研究[J]. 工會(huì)論壇(山東省工會(huì)管理干部學(xué)院學(xué)報(bào)), 2013,16(3):157-158.

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