探討檔案管理對(duì)企業(yè)發(fā)展的意義

徐連升

摘 要 檔案記錄著企業(yè)的發(fā)展歷史，包括失敗和成功的經(jīng)驗(yàn)以及各重大事件，對(duì)于企業(yè)發(fā)展有著極其重要的意義。本文主要針對(duì)檔案管理的幾個(gè)方面，結(jié)合今年公司檔案管理中出現(xiàn)的一些問題，探討檔案管理對(duì)企業(yè)發(fā)展的意義。

關(guān)鍵詞 檔案管理 企業(yè)發(fā)展 意義

檔案管理是企業(yè)管理重要的組成部分，可以為企業(yè)指明方向，讓企業(yè)沿著正確的道路不斷前進(jìn)。員工是企業(yè)最活躍的生產(chǎn)要素，員工檔案記錄了員工的重要信息，包括出生時(shí)間、政治面貌、學(xué)歷履歷等，加強(qiáng)員工的檔案管理，不僅可以為企業(yè)甄選出最佳員工，確保企業(yè)長久發(fā)展具備充足動(dòng)力，鼓勵(lì)員工不斷進(jìn)步，在謀求自身發(fā)展的同時(shí)為企業(yè)發(fā)展多貢獻(xiàn)自己的力量。

一、職工檔案管理的意義以及一些存在的問題

（一）員工對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)不到位，不能按時(shí)提供所需的檔案信息

科技是第一生產(chǎn)力，而發(fā)展科技的主體就是人才，所以對(duì)員工檔案的管理顯得至關(guān)重要。員工檔案是企業(yè)人才信息的記錄冊(cè)，記錄著企業(yè)各個(gè)時(shí)期的人才的基本情況，對(duì)于企業(yè)發(fā)展有著重要的意義。第一，它記錄人才的學(xué)歷、能力等情況，可以為員工的升遷提供強(qiáng)有力的保障；第二，它記錄員工的工作業(yè)績和表現(xiàn)情況，便于及時(shí)發(fā)現(xiàn)員工在工作中出現(xiàn)的問題，讓企業(yè)朝著更好的方向發(fā)展；第三，檔案記錄了企業(yè)發(fā)展過程的方方面面，為后續(xù)企業(yè)發(fā)展策略的制定提供有力的參考，讓企業(yè)保持蓬勃的發(fā)展。

然而，現(xiàn)如今員工對(duì)于檔案管理的重要性缺乏有效、全面的認(rèn)識(shí)，這就導(dǎo)致了檔案管理工作面臨了很大的阻礙。從最新的檔案整理工作來看，員工基本檔案信息的缺失情況特別嚴(yán)重，雖然補(bǔ)交了很多次，但依有大量基本信息無法得到有效證實(shí)。尤其是工作履歷的證明材料，很多員工都沒有提供強(qiáng)有力的證明材料，這就帶來了很多問題。工作材料記錄的是員工的工作情況，可以體現(xiàn)員工的工作能力，從中發(fā)現(xiàn)企業(yè)在員工管理中的優(yōu)勢(shì)和不足，可以讓企業(yè)管理得到更好的發(fā)展，缺少這些信息，則會(huì)對(duì)企業(yè)的發(fā)展造成一定的不良影響。此外，員工的學(xué)歷證明資料缺乏也十分嚴(yán)重，很多員工都未能提供有效的學(xué)歷證明，缺少強(qiáng)有力的說服力。尤其是中級(jí)干部，缺乏學(xué)歷說明，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)力有一定影響。長此以往，會(huì)成為企業(yè)員工管理工作中的極大的隱患。

（二）檔案信息中存在前后不一致的情況，出現(xiàn)虛假信息

檔案的作用相當(dāng)于記錄冊(cè)，信息必須真實(shí)可靠，否則參考價(jià)值就會(huì)大打折扣，甚至?xí)绊懜邔記Q策的正確性，導(dǎo)致在員工的獎(jiǎng)懲方面判斷失誤，對(duì)企業(yè)發(fā)展造成不良的影響。加強(qiáng)員工檔案管理，不僅可以提高企業(yè)內(nèi)部的凝聚力，讓員工在同一個(gè)目標(biāo)的指引下共同努力，促進(jìn)企業(yè)的繁榮，而且能促進(jìn)員工內(nèi)部的競(jìng)爭(zhēng)，使員工能力得到進(jìn)一步提升，并為企業(yè)帶來更大的效益。而這些目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)都依賴于員工提供真實(shí)有效的信息。

從檔案整理的情況來看，員工提供的檔案信息部分不符，出現(xiàn)了前后不一致的情況，尤其是出生日期，這對(duì)于退休時(shí)間會(huì)造成極大的影響。一個(gè)有凝聚力的員工團(tuán)隊(duì)，需要全體成員坦誠相對(duì)，求同存異，相互信任，這樣才能朝著共同的目標(biāo)不斷前進(jìn)。相反，如果檔案信息有誤，夾雜了虛假信息，會(huì)造成員工之間不信任，導(dǎo)致團(tuán)隊(duì)間凝聚力減弱，從而影響企業(yè)文化和氛圍。所以，必須加強(qiáng)員工檔案的信息管理，確保信息的準(zhǔn)確性和真實(shí)性。

（三）員工檔案管理的日常工作未能有效落實(shí)

員工的信息在不斷更新，與此對(duì)應(yīng)的檔案信息也必須及時(shí)更新。對(duì)員工的檔案進(jìn)行及時(shí)、有效的管理，可以保證企業(yè)朝著正確的軌跡繼續(xù)前進(jìn)，也能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，防患于未然。檔案的管理是一項(xiàng)對(duì)企業(yè)的發(fā)展有著重大意義的工作，需要指派專業(yè)人員進(jìn)行定期整理，確保檔案管理的有效性。然而，實(shí)際情況是檔案管理的日常工作完成得很不到位，很多檔案信息缺失了很久卻未能及時(shí)補(bǔ)充，而且錯(cuò)誤不當(dāng)?shù)男畔]有得到及時(shí)更正，這些都說明了員工檔案管理的日常工作沒有得到有效的完成。所以，加強(qiáng)員工檔案管理，保證企業(yè)人才隊(duì)伍的質(zhì)量是亟待解決的事情。

二、加強(qiáng)員工檔案管理可采取的措施

（一）加強(qiáng)員工對(duì)于檔案管理重要性的理解，讓他們從心底接受檔案管理

檔案要想得到有效管理，員工就必須配合，及時(shí)提供真正有效的信息，確保檔案信息的完整性和正確性。而目前最大的問題就是員工沒有認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要意義。對(duì)此，企業(yè)要加強(qiáng)對(duì)員工的宣傳教育，讓他們明白檔案管理對(duì)于企業(yè)以及對(duì)于他們自身的重要意義，這樣才能使他們從心底真正接受檔案管理。

員工是企業(yè)創(chuàng)造價(jià)值的來源，管理員工是企業(yè)工作的重中之重。首先，在加強(qiáng)員工對(duì)于檔案管理的認(rèn)識(shí)上，企業(yè)可以在日常會(huì)議中講解檔案管理的意義，加深員工對(duì)檔案管理重要性的理解；其次，領(lǐng)導(dǎo)階層必須以身作則，樹立良好的榜樣，這樣員工才會(huì)將檔案信息補(bǔ)充得更完整；最后，可以利用宣傳冊(cè)以及展板等進(jìn)行宣傳，讓企業(yè)內(nèi)部員工真正接受員工檔案的管理，從而讓它成為企業(yè)文化不可或缺的一部分。這樣，員工才會(huì)樂意提供檔案信息，從而促進(jìn)員工檔案管理的正規(guī)化。

（二）建立健全相應(yīng)的檔案管理制度，獎(jiǎng)懲并施

企業(yè)的員工檔案管理要想得到有效的發(fā)展，就必須有相應(yīng)的管理制度支撐。制度的制定和實(shí)施可以讓更多人規(guī)范自己的行為，及時(shí)提供檔案信息，讓檔案管理走上正軌。企業(yè)內(nèi)部如果缺乏合理有效的檔案管理制度，員工也就很難認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，這樣員工提供檔案信息的積極性就會(huì)被嚴(yán)重挫傷。對(duì)此，建立健全相應(yīng)的檔案管理工作，獎(jiǎng)懲并施，對(duì)促進(jìn)檔案管理具有重要的意義。

員工檔案管理是對(duì)員工的信息進(jìn)行有效登記和整理，管理對(duì)象是員工。因此，在實(shí)施檔案管理制度時(shí)，對(duì)于服從檔案管理并及時(shí)上交所需信息的員工，企業(yè)要給予物質(zhì)和精神獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)于不及時(shí)提供檔案信息的員工，企業(yè)要給予警告，必要的時(shí)候給他們一些懲罰，讓他們明白檔案管理的重要性。在檔案管理制度的調(diào)節(jié)下規(guī)范自己的行為，及時(shí)上交自己的檔案信息。

（三）結(jié)合信息技術(shù)和相關(guān)法律規(guī)定，科學(xué)有效地管理員工檔案

當(dāng)今時(shí)代講究法制和科學(xué)，企業(yè)的檔案管理也不例外。在信息技術(shù)和法制高速發(fā)展的現(xiàn)在，企業(yè)必須借助科學(xué)技術(shù)和法律手段，讓檔案管理科學(xué)、有效地進(jìn)行下去。

在信息技術(shù)的幫助下，檔案管理工作不再需要大量的人工，在程序和數(shù)據(jù)庫的幫助下變得井然有序。對(duì)此，企業(yè)內(nèi)部要在員工檔案管理上運(yùn)用信息技術(shù)，對(duì)每個(gè)員工的信息及時(shí)更新、歸檔，建立一個(gè)完整的員工檔案數(shù)據(jù)庫。

此外，根據(jù)中組部干部檔案管理?xiàng)l例規(guī)定，干部的檔案信息必須收集全面，并及時(shí)更新，要在安全、保密的情況下有效保存。所以，進(jìn)行檔案管理的員工也必須具有良好的專業(yè)知識(shí)和技能，這樣才能更好地在法律規(guī)定和信息技術(shù)的幫助下完成員工檔案管理工作。

三、結(jié)語

員工是企業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)中最活躍的因素，只有對(duì)員工進(jìn)行有效的管理，企業(yè)管理才能真正走上正軌。員工檔案提供了全面的檔案信息，相當(dāng)于員工工作的記錄冊(cè)，所以必須給予足夠的重視。加強(qiáng)員工對(duì)檔案管理重要性的理解，激勵(lì)更多員工為檔案管理作出貢獻(xiàn)，這樣企業(yè)才能擁有一支具有超強(qiáng)凝聚力的人才隊(duì)伍。

（作者單位為江蘇京滬高速公路有限公司徐宿管理處）

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