試論交通運(yùn)輸檔案管理的信息化建設(shè)

王文杰

(省高速公路管理局哈爾濱處， 哈爾濱 150001)

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試論交通運(yùn)輸檔案管理的信息化建設(shè)

王文杰

(省高速公路管理局哈爾濱處， 哈爾濱 150001)

社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的建立為我國(guó)教育事業(yè)的發(fā)展奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，也給我國(guó)交通系統(tǒng)工作的發(fā)展提供了極大的動(dòng)力支持。交通檔案屬于交通事業(yè)中的重要組成部分，這一工作水平的高低與交通事業(yè)發(fā)展之間的關(guān)系非常緊密。在這樣的大環(huán)境下，要抓住機(jī)遇，借助信息化技術(shù)來不斷強(qiáng)化交通運(yùn)輸?shù)臋n案管理工作，以便其更好地適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要。

交通運(yùn)輸；檔案管理；信息化建設(shè)；分析；對(duì)策

1 檔案管理信息化建設(shè)作用分析

1.1 對(duì)檔案管理的方式進(jìn)行更新

信息化技術(shù)在我國(guó)交通檔案管理中的有效應(yīng)用可以加強(qiáng)對(duì)檔案材料的控制和管理，由于交通運(yùn)輸檔案自身特有的復(fù)雜性特征，在很多公路工程檔案的歸納中，就會(huì)耗費(fèi)大量的精力，而且還要求工作人員將更多的時(shí)間投入到實(shí)施和整理當(dāng)中。因此，為了能夠保證公路階段工程檔案資料的完整性，進(jìn)一步強(qiáng)化公路階段工程檔案的信息化管理非常有意義。可以借助信息化建設(shè)來保證交通運(yùn)輸檔案管理工作的有效進(jìn)行，并對(duì)資料檔案實(shí)施規(guī)范化的管理，進(jìn)而達(dá)到節(jié)約人力物力的目的，促進(jìn)我國(guó)交通運(yùn)輸事業(yè)的蓬勃發(fā)展。

1.2 能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的專業(yè)化管理

在之前傳統(tǒng)的交通運(yùn)輸檔案管理中，檔案的載體一般都是以紙質(zhì)材料出現(xiàn)的，這樣就會(huì)導(dǎo)致人們?cè)诓榭促Y料的時(shí)候非常不方便，而且很多資料在查找的時(shí)候也需要耗費(fèi)大量的時(shí)間。并且在查找資料之前，還要借閱人到檔案管理部門對(duì)資料進(jìn)行借閱，在借閱期間還要嚴(yán)格的按照管理要求來進(jìn)行操作，由于檔案資料是紙質(zhì)的，所以備份起來非常困難，這也導(dǎo)致很多交通運(yùn)輸檔案沒有備份，也就是說一旦這一份資料被別人借走，其他人還想借閱這份資料，就需要等上一個(gè)人把資料歸還之后才能夠進(jìn)行借閱，這也給借閱人員以及檔案管理人員帶來了非常大的麻煩。自從實(shí)現(xiàn)了信息化管理之后，不僅可以防止因檔案期限歸還帶來的不便，而且還能夠有效保證檔案在借閱的過程中容易造成損壞現(xiàn)象也都能夠充分考慮進(jìn)來。除此之外，借閱人員在需要查閱資料的時(shí)候，利用信息化管理就可以隨時(shí)隨地對(duì)相關(guān)問題進(jìn)行實(shí)時(shí)的查詢和詢問，這樣不僅可以緩解紙質(zhì)檔案在借閱期間出現(xiàn)的空擋，而且還能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息管理和實(shí)體管理之間的分離問題，有效降低了工作人員的工作難度，而且也提升了交通運(yùn)輸檔案的信息化建設(shè)進(jìn)程。

1.3 能夠滿足時(shí)代的發(fā)展需求

在信息技術(shù)不斷發(fā)展的情況下，要想讓我國(guó)的交通運(yùn)輸更好地服務(wù)于群眾，就一定要對(duì)交通運(yùn)輸中與之相關(guān)的檔案管理工作來進(jìn)行不斷的更新和完善，進(jìn)一步做好管理工作的信息化。在實(shí)際的檔案管理中，要積極的采用信息化管理手段，促進(jìn)工作效率的提升，提高檔案管理的服務(wù)水平。除此之外，在交通運(yùn)輸檔案管理的過程中應(yīng)用信息化技術(shù)，保證檔案在歸檔期間不至于出現(xiàn)重大的錯(cuò)誤，也能夠有效減少信息的加工費(fèi)用，進(jìn)而保證檔案管理工作可以更好地順應(yīng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的實(shí)際發(fā)展需求。

2 檔案管理信息化建設(shè)的有效措施

2.1 增強(qiáng)管理意識(shí)

要充分結(jié)合當(dāng)前市場(chǎng)的實(shí)際變化情況，在檔案管理信息化的建設(shè)中，建設(shè)相對(duì)完善的檔案信息資源管理體系，進(jìn)一步明確檔案工作目標(biāo)，對(duì)信息化建設(shè)中存在的問題進(jìn)行有效的協(xié)調(diào)和處理，并對(duì)工作人員的實(shí)際工作職責(zé)進(jìn)行全面的落實(shí)，嚴(yán)格履行檔案管理工作的相關(guān)責(zé)任，做好監(jiān)督管理工作，將交通運(yùn)輸檔案的信息化建設(shè)工作成功的融入到工作計(jì)劃中，這樣也能夠?qū)ΡO(jiān)督管理部門實(shí)施科學(xué)化、合理化的考核。

如果在交通運(yùn)輸檔案管理中，沒有檔案資源可以開發(fā)，那么信息化建設(shè)也就無從談起。所以交通運(yùn)輸部門要借助信息化系統(tǒng)，將相關(guān)的檔案信息按照規(guī)范化的程序運(yùn)行，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)資源共享，這樣也能夠進(jìn)一步提升檔案管理中檔案的利用率。除此之外，在信息開發(fā)期間，工作人員也要擺脫傳統(tǒng)觀念帶來的影響，樹立正確的信息觀念，完善信息交換管理機(jī)制。

2.2 進(jìn)一步完善電子文件的管理

在交通檔案管理中，電子文件受損害的時(shí)候非常多，而且其穩(wěn)定性也非常差，現(xiàn)如今已經(jīng)有很多的重要文件被傳輸?shù)骄W(wǎng)絡(luò)上。如果此時(shí)僅僅是依賴單個(gè)交通運(yùn)輸部門的力量很難完成數(shù)據(jù)傳輸，一般都是需要多個(gè)部門共同協(xié)助才可以。像網(wǎng)絡(luò)技術(shù)部門和檔案部門想要進(jìn)行文件傳輸?shù)臅r(shí)候，就可以利用網(wǎng)絡(luò)管理建立專業(yè)的信息傳輸系統(tǒng)來完成相互之間的文件傳送。這樣不僅可以方便數(shù)據(jù)信息與信息之間的高效傳輸，還能夠提升其自身的穩(wěn)定性。而且各個(gè)部門之間還可以充分發(fā)揮自己的特長(zhǎng)，取長(zhǎng)補(bǔ)短，進(jìn)而形成質(zhì)量很好的電子文檔。工作人員再對(duì)電子文檔進(jìn)行數(shù)據(jù)更新和維護(hù)，進(jìn)一步促進(jìn)電子文檔的高效運(yùn)用。

2.3 實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化

在交通運(yùn)輸檔案管理的信息化建設(shè)中，建立檔案綜合管理體系非常重要。從整個(gè)社會(huì)的發(fā)展形勢(shì)來看，交通運(yùn)輸檔案在現(xiàn)代化社會(huì)中所產(chǎn)生的作用已經(jīng)越來越明顯，而且交通運(yùn)輸檔案管理與公路工程建設(shè)之間的聯(lián)系也是越來越緊密。在檔案管理工作中，檔案管理的信息化可以讓檔案管理部門由最開始的直接提供信息向著選擇信息的方向轉(zhuǎn)變，使工作人員更容易從大量繁重的檔案資料中選擇出具備較強(qiáng)規(guī)律性的數(shù)據(jù)信息，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化和完善化。而交通運(yùn)輸部門也要在信息化建設(shè)中，根據(jù)檔案管理的實(shí)際情況建設(shè)一個(gè)統(tǒng)一的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)體系，運(yùn)用這一體系來促進(jìn)交通運(yùn)輸中各個(gè)部門的資源共享，相互監(jiān)督，并根據(jù)檔案資料的不同來對(duì)資料信息進(jìn)行整理歸集，進(jìn)而全面促進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范化運(yùn)行。

2.4 加強(qiáng)運(yùn)輸檔案管理服務(wù)的主動(dòng)性

交通運(yùn)輸部門要想實(shí)現(xiàn)檔案管理的服務(wù)主動(dòng)化，就要在管理工作中不斷強(qiáng)化檔案管理的信息化進(jìn)程。要先對(duì)信息檢索的工具進(jìn)行完善和更新，能夠熟練掌握交通建設(shè)的信息動(dòng)態(tài)，創(chuàng)建科學(xué)合理的專業(yè)索引，這也是為了方便人們對(duì)資料的查找。除此之外，還要借助多種途徑來收集交通系統(tǒng)的信息，進(jìn)而形成交通運(yùn)輸檔案。

再有就是在信息化建設(shè)工作中，要不斷加強(qiáng)信息的反饋，交通運(yùn)輸?shù)臋n案管理人員要及時(shí)將所收集的信息進(jìn)行整理和反饋，這樣不僅能夠直接反映出檔案信息的實(shí)際價(jià)值，而且也能夠進(jìn)一步增強(qiáng)工作人員的社會(huì)檔案意識(shí)，使其能夠更好地服務(wù)于交通建設(shè)，促進(jìn)交通事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

2.5 加強(qiáng)交通運(yùn)輸檔案的安全管理

對(duì)于交通運(yùn)輸檔案來說，其安全管理工作所占的比重非常大，所以要在實(shí)際工作中要求工作人員高度重視交通運(yùn)輸檔案的安全管理，采用科學(xué)合理的措施來實(shí)現(xiàn)電子檔案資料的維護(hù)工作，確保其安全。再就是要保證網(wǎng)絡(luò)信息在安全層面的保護(hù)，最大限度上降低安全隱患，這樣也有利于防止檔案信息發(fā)生泄漏。

3 結(jié)語(yǔ)

信息技術(shù)在社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域的滲透，使得信息化建設(shè)對(duì)社會(huì)方式的影響也在逐漸加深中，人們?cè)趯?shí)際的生產(chǎn)生活中對(duì)檔案信息的探索也一直沒有間斷過。檔案信息作為一種重要的信息資源，能夠?qū)θ藗兊南嚓P(guān)活動(dòng)進(jìn)行科學(xué)的記錄。推動(dòng)交通運(yùn)輸檔案管理的信息化建設(shè)進(jìn)程，可以極大提升我國(guó)交通事業(yè)的發(fā)展，保障我國(guó)交通運(yùn)輸行業(yè)的安全、穩(wěn)定。

[1] 呂洪玲.如何做好公安檔案管理工作[C]//齊魯檔案論壇——山東省檔案學(xué)會(huì)2009年學(xué)術(shù)年會(huì)會(huì)刊.2009.

[2] 李進(jìn)豐.淺談檔案管理工作存在的問題及對(duì)策[C]//檔案安全與檔案服務(wù)——2011年甘肅省檔案工作者年會(huì)論文集.2011.

[3] 羅訓(xùn)練.關(guān)于煤礦檔案管理工作的幾點(diǎn)思考[C]//煤炭企業(yè)檔案管理優(yōu)秀論文集(2010).2011.

[4] 葛會(huì)云.淺談如何搞好檔案管理工作[C]//煤炭企業(yè)檔案管理優(yōu)秀論文集(2010).2011.

[5] 樊曉莉.加強(qiáng)檔案管理工作的幾點(diǎn)體會(huì)[C]//齊魯檔案論壇——山東省檔案學(xué)會(huì)2009年學(xué)術(shù)年會(huì)會(huì)刊.2009.

Discussion on information-oriented construction of traffic archives management

WANG Wen-jie

(Harbin Department of Provincial Highway Administration Bureau, Harbin 150001, China)

The establishment of socialist market economic system has laid a solid foundation for the development of China′s education industry, and also provided great impetus to the development of the transportation system of China. Traffic archives are an important part of the traffic industry, and the level of this work has a close relationship with the development of transport industry. Under such a big environment, we must seize the opportunity, strengthen traffic archives management with information-oriented technology, so that it can better adapt to the current needs of social and economic development.

Transportation; Archives management; Information-oriented construction; Analysis; Countermeasures

2017-01-05

王文杰(1971-)，女，本科，副高職。

G270

B

1674-8646(2017)05-0044-02