方文娟

中鐵六局天津鐵路建設(shè)有限公司

企業(yè)合同管理標(biāo)準(zhǔn)化分析

方文娟

中鐵六局天津鐵路建設(shè)有限公司

現(xiàn)在社會(huì)是法律社會(huì)，不論企業(yè)性質(zhì)、行業(yè)如何，企業(yè)都需要通過合同來開展銷售、采購(gòu)、工程等系列經(jīng)濟(jì)活動(dòng)。為了保護(hù)自身的合法利益，企業(yè)也需要通過企業(yè)合同管理標(biāo)準(zhǔn)化來提高合同管理的水平。當(dāng)前，企業(yè)合同管理已不再是簡(jiǎn)單的委托、承諾、簽約，而是一種全過程、全方位的科學(xué)管理手段。在簽訂標(biāo)準(zhǔn)化的合同的過程中，企業(yè)首先需要對(duì)市場(chǎng)及合作方進(jìn)行調(diào)查、預(yù)測(cè)，然后再協(xié)商溝通、簽訂，最后執(zhí)行、監(jiān)督檢查、處理合同的各項(xiàng)爭(zhēng)議及糾紛。只有合同管理標(biāo)準(zhǔn)化，企業(yè)才能全面地履行合同條約，才能合理地規(guī)避和防范企業(yè)經(jīng)營(yíng)中的風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)良好的企業(yè)信譽(yù)，保證按部就班地實(shí)現(xiàn)預(yù)定的施工計(jì)劃，不斷地提高企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理水平，避免經(jīng)濟(jì)糾紛，進(jìn)而使企業(yè)不斷發(fā)展壯大。

企業(yè)；合同管理；標(biāo)準(zhǔn)化

1 企業(yè)合同標(biāo)準(zhǔn)化管理的重要性

企業(yè)合同管理標(biāo)準(zhǔn)化是企業(yè)發(fā)展的保障，不僅可以防范風(fēng)險(xiǎn)、降低成本、維護(hù)合法利益，是公司經(jīng)營(yíng)管理成敗的重要因素，還可以提高企業(yè)工作效率，提升企業(yè)形象，提升員工的素質(zhì)和積極性，為企業(yè)帶來經(jīng)濟(jì)價(jià)值。

進(jìn)行合同標(biāo)準(zhǔn)化管理，可以避免或減少由于合同糾紛帶來的企業(yè)損失，并且可以有效地防范和化解經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，使企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展過程更加順利，從而達(dá)到規(guī)避企業(yè)經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)的目的。

通過建立完善的合同管理體制和制度，可以降低溝通成本。鐵路施工類企業(yè)是個(gè)龐大的整體，涉及的合同不只是企業(yè)外部合同，還有企業(yè)內(nèi)部合同。合同管理標(biāo)準(zhǔn)化，可以保證各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)內(nèi)容、各自承擔(dān)的責(zé)任、工作程序、完成時(shí)間等用標(biāo)準(zhǔn)化形式加以確定，不僅可以加強(qiáng)管理的有效性，還可使企業(yè)內(nèi)外相互協(xié)調(diào)和約束，為企業(yè)的生產(chǎn)方式、供應(yīng)管理等先進(jìn)管理模式創(chuàng)造條件。

通過標(biāo)準(zhǔn)化提升員工工作效率。合同標(biāo)準(zhǔn)化管理，一方面可以提供固定的程序讓員工遵循，避免每簽訂一次合同都存在搞不清楚怎么弄的情況；另一方面，給予員工一定的自由，在遵循工作規(guī)范的基礎(chǔ)上，進(jìn)行創(chuàng)新創(chuàng)意，鼓勵(lì)員工去發(fā)現(xiàn)問題，改善現(xiàn)有的標(biāo)準(zhǔn)合同，吸納員工的好建議。這種方式可以讓員工有很高的成就感，使其工作態(tài)度變得積極，愿意與企業(yè)共同成長(zhǎng)。

通過標(biāo)準(zhǔn)化管理，提升企業(yè)形象。標(biāo)準(zhǔn)的合同管理能使與企業(yè)接觸的人感到企業(yè)的規(guī)范和秩序，以及企業(yè)員工在工作中嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，有助于企業(yè)樹立良好的商業(yè)信用及形象。

2 企業(yè)合同管理存在的問題

2.1 合同管理重要性認(rèn)識(shí)不足

在企業(yè)合同管理中，對(duì)合同管理重要性認(rèn)識(shí)不足是導(dǎo)致企業(yè)合同管理存在問題的重要因素之一。許多企業(yè)管理層對(duì)合同的認(rèn)識(shí)以及合同管理重要性的認(rèn)識(shí)并不全面，由此就可能造成在對(duì)合同中的項(xiàng)目進(jìn)行相關(guān)證據(jù)收集的時(shí)候，負(fù)責(zé)收集工作的管理人員并沒有充分收集證據(jù)，這就造成在簽訂合同的時(shí)候，還未對(duì)合同內(nèi)容有一個(gè)更深層次的調(diào)查就草率簽訂了，進(jìn)而導(dǎo)致履行合同的時(shí)候就會(huì)發(fā)生合同糾紛。而在合同簽訂后，一些企業(yè)也只是將合同作為一般文件那樣收集整理與存放，未能充分認(rèn)識(shí)到合同在保障企業(yè)自身權(quán)益中的重要作用。

2.2 企業(yè)合同管理制度不健全

健全完善的企業(yè)合同管理制度應(yīng)當(dāng)包含合同管理部門的職責(zé)分工、法人授權(quán)委托辦法、合同簽訂和合法性審查、合同檔案管理、合同管理監(jiān)督考核機(jī)制、合同管理人員培訓(xùn)、合同履行及合同爭(zhēng)議處理等等方面，然而在企業(yè)實(shí)際合同管理中，合同管理制度不是存在形式化問題，未能得到切實(shí)有效的執(zhí)行，就是存在內(nèi)容欠缺的問題。

2.3 合同管理部門不統(tǒng)一獨(dú)立

目前我國(guó)許多企業(yè)并未專門成立一個(gè)單獨(dú)的部門來專職負(fù)責(zé)合同管理，這就導(dǎo)致企業(yè)合同存在著分散管理的情況，有些合同甚至要經(jīng)過企業(yè)很多部門，在這個(gè)流轉(zhuǎn)的過程中很容易導(dǎo)致合同管理出現(xiàn)問題。此外，有些企業(yè)是由其他部門兼任合同管理職責(zé)，比如人力資源管理部門，由于人力資源管理部門還要負(fù)責(zé)自身本職工作，因此對(duì)于合同管理的工作也就無法開展得特別認(rèn)真細(xì)致，這些都會(huì)增大合同管理出現(xiàn)問題的概率。

3 完善企業(yè)合同標(biāo)準(zhǔn)化管理的對(duì)策

3.1 加強(qiáng)合同管理認(rèn)識(shí)

首先，加強(qiáng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層關(guān)于加強(qiáng)合同管理的認(rèn)識(shí)，使他們充分意識(shí)到合同管理能夠?yàn)槠髽I(yè)的各項(xiàng)管理工作的開展、各項(xiàng)決策以及各項(xiàng)計(jì)劃的制定提供重要的參考依據(jù)，既是企業(yè)開展經(jīng)營(yíng)管理依法行事基礎(chǔ)，同時(shí)也是企業(yè)獲得進(jìn)一步發(fā)展的前提，而加強(qiáng)合同管理認(rèn)識(shí)能夠使合同在企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理中發(fā)揮更大的作用。其次，企業(yè)應(yīng)當(dāng)對(duì)合同管理對(duì)于企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理、企業(yè)發(fā)展的重要性加強(qiáng)宣傳攻勢(shì)，讓企業(yè)全體員工充分認(rèn)識(shí)到加強(qiáng)合同管理對(duì)自身以及企業(yè)發(fā)展的重要作用，從而樹立起必要的責(zé)任意識(shí)，不斷提升自身的綜合素養(yǎng)，在日常工作中做好本職工作的同時(shí)，積極配合企業(yè)合同管理工作。最后，企業(yè)還應(yīng)當(dāng)對(duì)各級(jí)人員加強(qiáng)合同管理認(rèn)識(shí)的教育與培訓(xùn)，可以通過講解合同糾紛案索賠典型案例來使其充分認(rèn)識(shí)到合同管理的重要性以及一旦合同出現(xiàn)問題所帶來的嚴(yán)重后果。比如中鐵六局天津鐵路建設(shè)有限公司為了全面加強(qiáng)合同管理認(rèn)識(shí)，規(guī)范合同簽訂，就專門組織開展了合同風(fēng)險(xiǎn)防范培訓(xùn)班，主要講述了合同簽訂及審核的每個(gè)環(huán)節(jié)和要點(diǎn)，并對(duì)公司當(dāng)前合同管理中存在的問題及風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行詳盡解析，給參培人員留下了深刻印象，有效地避免了在今后的合同管理中出現(xiàn)類似情況。

3.2 健全合同管理制度

企業(yè)在進(jìn)行合同管理的過程中，還應(yīng)當(dāng)根據(jù)《中華人民共和國(guó)合同法》及其他有關(guān)法規(guī)的規(guī)定，并結(jié)合自身實(shí)際情況制定一個(gè)健全完善的合同管理制度，讓相關(guān)人員在進(jìn)行合同管理的過程中能夠做到有法可依，幫助企業(yè)優(yōu)化合同管理工作，幫助企業(yè)在簽訂合同的過程中最大程度減少疏漏和錯(cuò)誤。健全完善的合同管理制度應(yīng)當(dāng)有總則，即要求企業(yè)對(duì)外簽訂的各類合同一律遵循合同管理制度，要求企業(yè)全體成員都必須嚴(yán)格遵守、切實(shí)執(zhí)行本制度。各有關(guān)部門必須互相配合，共同努力，搞好公司以"重合同、守信譽(yù)"為核心的合同管理工作。此外還應(yīng)當(dāng)包含合同簽訂、合同審查、合同履行、合同變更或解除、合同糾紛處理、合同管理等等一系列制度。

3.3 成立合同管理部門

現(xiàn)代企業(yè)要想真正加強(qiáng)合同管理，還應(yīng)當(dāng)緊跟時(shí)代發(fā)展變化，轉(zhuǎn)變自身思想觀念，深刻認(rèn)識(shí)到加強(qiáng)合同管理對(duì)于企業(yè)合同管理，對(duì)于企業(yè)發(fā)展的重要作用，并在企業(yè)內(nèi)部建立專門負(fù)責(zé)合同管理的部門或組織。尤其是市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈的今天，企業(yè)在經(jīng)營(yíng)管理過程中面臨的各種風(fēng)險(xiǎn)也越來越多，合同管理應(yīng)當(dāng)成為企業(yè)各項(xiàng)管理工作中的重要組成部分，對(duì)其予以足夠的重視，成立合同管理部門來專職負(fù)責(zé)合同管理相關(guān)工作，也是確保企業(yè)簽訂有益、有效合同的關(guān)鍵所在，從而幫助企業(yè)降低經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。以鐵路企業(yè)為例，成立的合同管理部門一般應(yīng)設(shè)置部長(zhǎng)、預(yù)結(jié)算員、投標(biāo)員、合同管理員、資料員等五個(gè)崗位。

3.4 嚴(yán)格審查合同中的風(fēng)險(xiǎn)

在市場(chǎng)化的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中，企業(yè)在制定合同的過程中需要更多的考慮市場(chǎng)變化對(duì)自身產(chǎn)生的影響。企業(yè)在制定合同的時(shí)候，需要嚴(yán)格審查合同中存在的風(fēng)險(xiǎn)，企業(yè)可以根據(jù)自身的條件來聘請(qǐng)專業(yè)的法律顧問或者是設(shè)立單獨(dú)的法律部門，賦予該部門對(duì)于合同的制定以及簽訂，監(jiān)督、檢查與指導(dǎo)的權(quán)利以及職責(zé)。具體包括對(duì)于合同標(biāo)準(zhǔn)化文本的制定，對(duì)合同條款的檢查，設(shè)定違約的懲罰措施，合同在法律方面存在的風(fēng)險(xiǎn)等。法律部門從企業(yè)項(xiàng)目的設(shè)立開始進(jìn)行論證，并對(duì)當(dāng)事人的資信進(jìn)行調(diào)查，包括之后的合同的談判、文本起草、修改、簽約、職責(zé)履行乃至于條款的變更，甚至是合同的解除，都需要法律部門出面，嚴(yán)格管控合同流程的每一個(gè)節(jié)點(diǎn)。

3.5 正確處理合同管理中的違約問題

只要企業(yè)之間簽訂了合同，就成為了法律約束力之內(nèi)的合作關(guān)系。然而在實(shí)際的運(yùn)行過程中，因?yàn)楦鞣矫嬉蛩氐拇嬖诨蛘呤请p方的溝通出現(xiàn)的理解方面的問題都會(huì)使得雙方在合作的過程中出現(xiàn)一些不和諧的現(xiàn)象，甚至是糾紛。出現(xiàn)這種情況，如果是因?yàn)檫`反約定而形成索賠的問題，首先要做到的是對(duì)糾紛的性質(zhì)以及違約的嚴(yán)重程度進(jìn)行分析，并作出全面客觀的評(píng)價(jià)，之后再采取相關(guān)的處理措施。如果出現(xiàn)的情節(jié)是非常嚴(yán)重的，則需要進(jìn)行必要的反擊，比如申請(qǐng)仲裁，甚至是提起訴訟，使用法律的武器來維護(hù)自身的合法權(quán)益，降低企業(yè)的損失。如果出現(xiàn)的問題可以通過協(xié)商來進(jìn)行補(bǔ)救，則可以采取雙方都可以認(rèn)可的方式進(jìn)行補(bǔ)救，降低雙方以后合作的不利影響。

4結(jié)論

在當(dāng)代的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的大環(huán)境下，合同已經(jīng)成為企業(yè)與企業(yè)之間經(jīng)濟(jì)往來的重要行事規(guī)范，同樣也是市場(chǎng)經(jīng)營(yíng)的行為中的一個(gè)非常重要的載體，在企業(yè)與企業(yè)的交往之中，加大對(duì)合同以及合同管理的重視，可以非常有效的預(yù)防交易之中存在的風(fēng)險(xiǎn)，保證企業(yè)的合法利益，進(jìn)而推動(dòng)企業(yè)的不斷發(fā)展。

[1]劉偉超.施工企業(yè)加強(qiáng)合同管理的思考[J].企業(yè)改革與管理，2016，(11)：29.

[2]李小慧.關(guān)于建筑施工企業(yè)合同管理問題的思考[J].中國(guó)高新技術(shù)企業(yè)，2009，(2)：128-129.

[3]陳勇強(qiáng)，張水波.國(guó)際工程項(xiàng)目合同管理組織模式的探討[J].中國(guó)港灣建設(shè)，2000，(3)：45-48.

[4]陳云泉，王麗.淺析企業(yè)合同管理風(fēng)險(xiǎn)及防范措施[J].沿海企業(yè)與科技，2011，(5)：38-39.