提升檔案管理信息化的思考

劉秀英

蘭陵縣人力資源和社會(huì)保障局

提升檔案管理信息化的思考

劉秀英

蘭陵縣人力資源和社會(huì)保障局

檔案信息化的核心是轉(zhuǎn)變保存方式，將以實(shí)體保存的檔案管理模式轉(zhuǎn)化為以數(shù)字化信息保存的檔案管理模式，從而達(dá)到長(zhǎng)期保存檔案信息，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，方便檔案尋找查閱的目的，提高檔案的管理能力。當(dāng)前，大多數(shù)檔案管理部門已經(jīng)實(shí)施檔案信息化管理，但由于檔案信息化建設(shè)還處于發(fā)展探索階段，在實(shí)施過(guò)程中易受到其他因素的影響，降低檔案管理能力。因此，本文研究的目的就是通過(guò)對(duì)檔案信息化建設(shè)與檔案管理的思考，提高檔案管理質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)檔案資源的合理利用。

檔案管理；信息化；措施

在網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代，檔案信息化管理對(duì)促進(jìn)我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展具有十分重要的作用。充分利用現(xiàn)在的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行嚴(yán)格的分類處理是當(dāng)前應(yīng)該解決的重大問(wèn)題。注重研究檔案管理在信息化發(fā)展中存在的諸多問(wèn)題，并及時(shí)采取措施解決，使之更好的適應(yīng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展步伐。

1 檔案管理信息化現(xiàn)狀

1.1 思想觀念落后，信息化管理意識(shí)淡薄

檔案管理信息化，作為信息化資源建設(shè)的重要組成部分，要求檔案管理人員在工作內(nèi)容與形式上不斷進(jìn)行創(chuàng)新，爭(zhēng)取與信息化建設(shè)發(fā)展步調(diào)一致。但是，在日常檔案管理中，由于管理人員思想守舊，對(duì)檔案信息化建設(shè)持觀望態(tài)度，認(rèn)為信息化建設(shè)繁瑣，沒(méi)有給予足夠的重視，完全忽略了檔案管理信息化的重要作用。此外，檔案管理人員年齡結(jié)構(gòu)老化，學(xué)歷層次參差不齊，都是思想觀念落后的主要源頭。沒(méi)有專職檔案管理人才，學(xué)校對(duì)檔案管理人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)系統(tǒng)的培訓(xùn)，以至于缺乏基本的檔案管理知識(shí)與管理技能，從而影響著檔案管理信息化的發(fā)展。

1.2 檔案信息的安全性得不到保障

檔案資料轉(zhuǎn)化為電子信息資源之后必然會(huì)被共享出來(lái)，因?yàn)楣蚕硇允切畔①Y源的特性之一，而檔案信息資源的共享同時(shí)也是檔案管理信息化發(fā)展的一個(gè)目標(biāo)，但是檔案信息資源的特殊性要求其共享需要一定的限制條件，需要在一個(gè)特定的范圍內(nèi)進(jìn)行共享，而檔案自身還需要具備一定程度的保密性。但在實(shí)際的檔案管理信息化發(fā)展中，由于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷更新，導(dǎo)致檔案信息資源共享程度越來(lái)越大很多需要保密的檔案信息被泄漏的風(fēng)險(xiǎn)也越來(lái)越高，加之一些網(wǎng)絡(luò)病毒和網(wǎng)絡(luò)黑客的肆意入侵和攻擊，也為檔案信息的安全性帶來(lái)很大的隱患。一旦檔案信息的安全性得不到保障，那么檔案管理的信息化發(fā)展必然會(huì)受到影響。

1.3 檔案管理工作缺少專業(yè)人員

我國(guó)目前許多單位檔案管理人員的專業(yè)性不足，這是阻礙其案管理工作的絆腳石。一方面，這些非專業(yè)人員都不是檔案管理專業(yè)出生，沒(méi)有經(jīng)過(guò)系統(tǒng)性的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，所以在網(wǎng)絡(luò)信息化迅速發(fā)展的時(shí)代，他們很難適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展潮流，嚴(yán)重影響了企業(yè)及單位檔案管理工作的發(fā)展；另一方面，許多檔案管理工作者的年齡都比較大，在工作上缺乏責(zé)任心和工作激情，導(dǎo)致檔案管理中存在很大的缺漏，他們也不能及時(shí)的發(fā)現(xiàn)，這就使得檔案管理工作只是形同虛設(shè)，并不能起到應(yīng)有的作用，所以培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人員非常重要，只有讓專業(yè)的人員去從事這項(xiàng)工作，才能加快我國(guó)企業(yè)及單位檔案管理信息化建設(shè)步伐。

2 提升檔案管理信息化的有效措施

2.1 加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)

在檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中，引導(dǎo)人們認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化的重要性非常重要。首先，應(yīng)在企業(yè)中組織相關(guān)人員參加有關(guān)檔案管理信息化的培訓(xùn)，進(jìn)一步明確檔案管理信息化建設(shè)的重要性，促進(jìn)檔案管理人員管理思想與管理模式的轉(zhuǎn)變。其次，企業(yè)發(fā)展過(guò)程中，領(lǐng)導(dǎo)的意志起到了決定性的作用，因此應(yīng)該不斷強(qiáng)化相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員的責(zé)任意識(shí)，由領(lǐng)導(dǎo)帶領(lǐng)檔案管理人員展開(kāi)信息化建設(shè)。

2.2 建立完善的管理制度

首先，從立法上來(lái)完善，以法律保障作為其堅(jiān)強(qiáng)的后盾。我國(guó)檔案信息化建設(shè)還在起步階段，因此包括立法在內(nèi)的很多管理制度還在探索完善當(dāng)中。為此，應(yīng)積極推進(jìn)檔案管理信息化立法工作，從法律上為檔案管理信息化提供保障。其次，就檔案管理部門來(lái)講，隨著信息化的廣泛應(yīng)用，也應(yīng)盡快建立更加規(guī)范完善的檔案管理制度。

2.3 提高管理人員綜合素質(zhì)

(1)提高檔案管理人員的信息化意識(shí)。信息時(shí)代文件的自動(dòng)登記、輔助立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網(wǎng)絡(luò)傳遞和安全利用都是在計(jì)算機(jī)上實(shí)現(xiàn)的。這就要求檔案管理人員不僅要熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規(guī)范管理，而且要掌握計(jì)算機(jī)系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)知識(shí)，以確保檔案信息的完整性、安全性。檔案管理人員還應(yīng)立足本職工作，強(qiáng)化自我學(xué)習(xí)意識(shí)，積極參與信息化教育培訓(xùn)，不斷更新專業(yè)知識(shí)，提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作水平。(2)提高檔案管理人員信息化工作技能。為盡快實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理模式向現(xiàn)代管理模式的轉(zhuǎn)變，檔案管理部門應(yīng)有計(jì)劃地對(duì)本系統(tǒng)的檔案管理人員進(jìn)行信息化技能培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容涵蓋計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、信息工程等方面的知識(shí)。檔案管理部門還應(yīng)創(chuàng)造必要的條件，讓檔案管理人員及時(shí)了解檔案發(fā)展趨勢(shì)和現(xiàn)代科技在檔案工作中的應(yīng)用，不斷提高他們的工作技能。

2.4 優(yōu)化信息化檔案管理系統(tǒng)

檔案管理系統(tǒng)是實(shí)現(xiàn)檔案管理的基本前提，高效的檔案管理系統(tǒng)能夠有效提升檔案管理質(zhì)量，確保檔案獲得有效利用。在信息化檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)中，應(yīng)做好以下幾點(diǎn)：第一，明確檔案管理的各個(gè)步驟，以確保檔案管理有序進(jìn)行；第二，按照檔案的性質(zhì)合理設(shè)計(jì)檔案管理系統(tǒng)的各項(xiàng)功能，以確保檔案應(yīng)用的時(shí)效性；第三，完善檔案管理的相關(guān)制度，以確保檔案信息的安全性。

綜上所述，隨著近年來(lái)科技信息技術(shù)的快速發(fā)展，現(xiàn)在計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)在多領(lǐng)域中得到了廣泛應(yīng)用，管理信息化開(kāi)始登上了歷史舞臺(tái)。管理工作信息化的實(shí)現(xiàn)不僅提高了管理效率，同時(shí)也推動(dòng)了企業(yè)的發(fā)展。檔案管理信息化作為信息化管理中的一個(gè)重要組成部分，直接關(guān)系到了企業(yè)的健康發(fā)展。本文主要基于目前檔案管理信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題，提出了檔案管理信息化建設(shè)的對(duì)策，供大家參考。

[1]鄭海燕.對(duì)提升檔案管理信息化的思考[J].黑龍江科技信息，2016，(24)：166.

[2]蔡美羲.提升檔案管理信息化的思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016(09)：43. [3]楊志聯(lián).關(guān)于檔案信息化建設(shè)與檔案管理的思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016，(03)：48.