高校檔案數(shù)字化建設(shè)的幾點看法

盧清富

一、檔案數(shù)字化的意義

數(shù)字化檔案，以數(shù)據(jù)庫的虛擬方式進(jìn)行檔案資源的有效管理，是一種先進(jìn)的、行之有效的管理方式，它使檔案的存在方式、利用方式、工作方式都發(fā)生了很大的變化，是幾千年來檔案管理和利用方式的一大變革，對提高高校檔案工作的整體水平具有十分重要的意義。

1.檔案資源數(shù)字化，促進(jìn)了高校檔案管理方式的變化，有利于節(jié)省存儲空間

傳統(tǒng)檔案是庫房的實體管理，數(shù)字化檔案是利用計算機(jī)在局域網(wǎng)空間里對數(shù)字化檔案信息的虛擬管理，實質(zhì)是對傳統(tǒng)檔案在網(wǎng)絡(luò)空間的復(fù)制，這個復(fù)制不但節(jié)省了檔案實體的存儲空間，突破了庫房面積的限制，更不易受昆蟲、灰塵、潮濕、霉菌和光的侵害，具有傳統(tǒng)管理方式無法比擬的優(yōu)越性。

2.促進(jìn)了高校檔案利用方式的變化，有利于檔案的快速檢索和利用

檔案數(shù)字化使學(xué)歷認(rèn)證工作變得更加便利，如工作人員通過QQ在線傳輸或電子郵件，能很快將數(shù)字化的檔案全文發(fā)送到（教育廳、教育部等）學(xué)歷認(rèn)證中心，瞬間完成本?？?、博士、碩士等畢業(yè)生生的學(xué)歷認(rèn)證工作。檔案數(shù)字化使檢索變得更加方便、快捷，如檔案工作人員通過計算機(jī)和檔案軟件管理系統(tǒng)，在很短時間內(nèi)就能完成檔案數(shù)據(jù)的快速檢索和全文打印，能很好的滿足廣大師生快速利用檔案的需求，這既節(jié)省了工作時間又提高了檔案利用的工作效率，有利于提高檔案工作的整體水平。

3.數(shù)字化是網(wǎng)絡(luò)共享的前提和基礎(chǔ)，有利于實現(xiàn)高校間檔案資源的網(wǎng)絡(luò)共享

檔案資源數(shù)字化打破了檔案利用的時間和空間限制，有利于促進(jìn)高校檔案資源社會化進(jìn)程，各高校間可以通過組建區(qū)域性檔案網(wǎng)絡(luò)共享平臺，最大限度地實現(xiàn)檔案的快速檢索和利用。

4.有利于檔案的長期存儲和利用

檔案原件數(shù)字化后以副本形式提供利用，這樣可避免檔案原件實體在使用過程中磨損或丟失，數(shù)字化的檔案副本具有再生作用，這既保護(hù)了檔案原件又延長了使用壽命，有利于檔案的長久保存。

二、高校檔案數(shù)字化應(yīng)該認(rèn)真思考的幾個問題

檔案資源數(shù)字化建設(shè)在高校正蓬勃開展起來，并取得了可喜的成果。但目前在數(shù)字化實踐中仍然暴露出了一些值得我們認(rèn)真思考的問題。

1.館藏檔案是否需要全部數(shù)字化

高校檔案數(shù)字化過程中面臨著一個重要的問題那就是哪些檔案需要數(shù)字化，哪些不需要數(shù)字化，最終是否全部需要數(shù)字化的問題。對于這個問題，不能一概而論，應(yīng)該具體問題具體分析，要從保存和利用價值及實際利用情況等方面來考慮，方能使數(shù)字化檔案朝著有利的方向發(fā)展。從檔案保護(hù)學(xué)上講：應(yīng)該以搶救檔案原件為工作重點，先將破損的、污染的、紙質(zhì)變脆甚至發(fā)黃的重要檔案原件進(jìn)行數(shù)字化掃描，確保瀕危的檔案原件的原貌。從保存和利用價值上講：有些檔案需要做數(shù)字化處理，如高校的錄取名單、畢業(yè)名單、學(xué)籍卡片、學(xué)籍變更材料、獎懲材料、教學(xué)評估等具有永久和長期保管利用的教學(xué)類檔案；黨政會議紀(jì)要、人事任免、職稱評定等具有永久和長期保存的行政類、黨群類檔案；基建類圖紙、聲像類照片、科研類項目、實物類字畫、人物類著名專家教授等，這些檔案是高校檔案保管、利用的重點，對這部分檔案進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)有利用于重要檔案的長期保管和快速利用，是毋庸置疑的。有些檔案不適合做全部數(shù)字化處理，即使是重要的利用比較頻繁的，也不一定非要全部數(shù)字化，如財會檔案，永久和長期保存的賬本適合做數(shù)字化處理，但憑單類就不適合數(shù)字化，這是因為憑單訂裝較厚，拆除比較麻煩，容易造成原件的順序顛倒、紙張損壞，這項工作對于檔案館來說是非常麻煩的，所以這個數(shù)字化有點得不償失。如果非得數(shù)字化，可由財務(wù)檔案的形成部門在裝訂檔案原件之前先進(jìn)行數(shù)字化掃描處理，再將掃描后的電子文件移交到檔案館或直接進(jìn)行目錄和原文對接，這無論對財務(wù)檔案形成部門還是對檔案館來說都是有利而無弊的。再如設(shè)備類、外事類等用的較少就可以不數(shù)字化。所以，沒有必要將館藏檔案全部數(shù)字化，數(shù)字化不是數(shù)據(jù)越多越好、也不是范圍越廣越好，要根據(jù)實際利用的需求而定。有人認(rèn)為館藏全部檔案都數(shù)字化才是真正意義上的數(shù)字化檔案館，才符合信息化建設(shè)的趨勢，實則不然，數(shù)字化的真正目的不是建立什么樣的檔案館的問題，無論是數(shù)字化檔案館還是傳統(tǒng)意義上的檔案館，都不是最終目標(biāo)，而最重要的目的是所做的事有利于檔案的便捷利用和長期的優(yōu)化保存，這才是根本所在，因此，數(shù)字化建設(shè)重在質(zhì)，而不在量，沒有必要將館藏檔案全部數(shù)字化。

2.高校是否都應(yīng)該進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)

檔案數(shù)字化建設(shè)，已成為檔案管理的必然趨勢，它促進(jìn)了檔案傳統(tǒng)管理方式的轉(zhuǎn)變，不僅有利于實現(xiàn)檔案的快速檢索和利用，也有利于檔案的收集整理，實現(xiàn)資源的網(wǎng)絡(luò)共享，提高檔案工作的整體效率，便于廣大師生更好的認(rèn)識檔案、管理檔案、利用檔案。那么是否高校都應(yīng)該進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)呢？答案是否定的。這是因為數(shù)字化建設(shè)雖然有很多優(yōu)點，但是由于受到資金、技術(shù)設(shè)備、人員、檔案自身狀況等多種因素的制約，所以都搞數(shù)字化項目短時間內(nèi)是不現(xiàn)實的。有條件的要先搞，如 “211”、“985”等一些重點大學(xué)如果建設(shè)經(jīng)費充足、檔案管理軟件成熟、技術(shù)設(shè)備先進(jìn)齊全、或有熟練精干的復(fù)合型數(shù)字化人才，就可以把數(shù)字建設(shè)搞的好一些，細(xì)一些，精一些；到現(xiàn)在為止，檔案數(shù)字化建在很多普通院校特別是重點高校正如火如荼的進(jìn)行著，有的已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)的走著了同行的前列，而且搞的很好。條件不具備的一些普通大中專院?？梢韵雀愫没A(chǔ)設(shè)施建設(shè)，再圖后進(jìn)，或者不進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)，看看那些沒進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)的兄弟院校，檔案工作也不是進(jìn)行的很好么？業(yè)績不也是很突出么？可以說一切工作也沒耽誤。再者檔案數(shù)字化的缺點在短時間內(nèi)不可能完全暴露出來，只知道它具有不穩(wěn)定性，不安全性，如果沒有了電這個媒介，數(shù)字化的一切成果都是無稽之談，數(shù)字化的優(yōu)越性還有待進(jìn)一步評估。正因為一些安全隱患不可能短時間內(nèi)顯現(xiàn)出來，所以凡事都應(yīng)一分為二的看問題較好，有無條件數(shù)字化都要把傳統(tǒng)的檔案工作做好，這才是最重要的。數(shù)字化建設(shè)更不是一蹴而就的事情，因為只要有檔案產(chǎn)生，數(shù)字化建設(shè)將永遠(yuǎn)進(jìn)行下去，這既考驗學(xué)校的經(jīng)濟(jì)實力又考驗專業(yè)檔案人員的耐力，更需要長時間的人力、物力等各方面的綜合性投入，所以條件不具備，沒有必要跟風(fēng)似得非得要趕數(shù)字化建設(shè)的大潮。

3.數(shù)字化的檔案是否需要網(wǎng)絡(luò)共享

數(shù)字化的檔案內(nèi)容能否網(wǎng)絡(luò)共享呢？答案是肯定的，這是因為實現(xiàn)檔案資源共享是數(shù)字化建設(shè)的最大目的，但是在共享之前首先要解決幾個問題：其一哪些檔案需要共享？其二是全部共享還是限制性共享？ 三是局域網(wǎng)內(nèi)共享還是公共網(wǎng)絡(luò)共享？權(quán)威機(jī)關(guān)認(rèn)為高校檔案都是解密性質(zhì)的文檔，已經(jīng)不存在秘密等級，鑒于此，數(shù)字化檔案存在共享的大環(huán)境，如構(gòu)建檔案信息共享平臺，實現(xiàn)高校間的檔案資源共享不是不可能的。筆者認(rèn)為高校檔案是否共享還需要各形成單位的主管領(lǐng)導(dǎo)來決定，因為檔案是在工作或教學(xué)實踐過程中形成的，各單位自己整理并歸檔的。那些檔案內(nèi)容敏感或涉及個人隱私或僅供本單位內(nèi)部使用的文檔是否也需要網(wǎng)絡(luò)共享，各單位自己有決定的話語權(quán)，檔案部門只能參考執(zhí)行而已，諸如類似學(xué)校的會議記錄、科研成果就不能完全共享，而應(yīng)該有所選擇、有所限制，在局域網(wǎng)內(nèi)的共享。因此，數(shù)字化后的檔案也不是隨意性的全部共享。檔案部門應(yīng)該根據(jù)各類檔案自身的歸屬和流向向形成單位報送公開的權(quán)限范圍，明確其審查意見后與其簽訂共享責(zé)任書，在小局域網(wǎng)內(nèi)先達(dá)到資源共享，當(dāng)然在更大區(qū)域范圍內(nèi)實現(xiàn)檔案信息遠(yuǎn)程共享那是最好的選擇。

4.高校檔案管理是否還需要雙套管理模式

數(shù)字化后檔案管理模式是否還需要雙套制的管理模式呢？答案是肯定的，這是因為檔案信息資源新的管理方式才剛剛起步，還不成熟，不可能在短時間內(nèi)完全取代幾千年傳承下來的傳統(tǒng)管理方式；從檔案工作內(nèi)容來看：隨著檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展，檔案工作出現(xiàn)了多層次進(jìn)行劃分的方法，即劃分為檔案實體管理系統(tǒng)和檔案信息開發(fā)系統(tǒng)，這兩個系統(tǒng)對檔案工作產(chǎn)生了深遠(yuǎn)影響，不論是實體管理還是進(jìn)行信息開發(fā)工作，它們中的任何工作環(huán)節(jié)都是必不可少的，各自發(fā)揮著自己獨特的作用，來實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)的整體功能。數(shù)字化后，檔案實體工作沒有因為檔案管理軟件的使用而減弱，相反是加強(qiáng)了，檔案傳統(tǒng)工作規(guī)范化加快了檔案數(shù)字化建設(shè)的步伐，檔案數(shù)字化工作促進(jìn)了檔案傳統(tǒng)工作的結(jié)構(gòu)的變化。再者數(shù)字化工作也并不是檔案工作的全部，檔案管理工作更需要兩套模式相互配合，這才是做好檔案工作的關(guān)鍵。因此數(shù)字化后要建設(shè)成一個利用便捷、運(yùn)作高效、符合實際需要的檔案數(shù)據(jù)庫，仍需要采取雙套制的檔案管理模式。

5.如何實現(xiàn)快速查找和使用的問題

紙質(zhì)檔案數(shù)字化后，能不能有效地提升檔案管理水平和利用效率，既依賴于檔案管理軟件的成熟與否又依賴于服務(wù)器的配置高低，因為不管哪款軟件都不是萬能的，功能方面都存在一些缺欠，隨著掃描數(shù)據(jù)越來越多，軟件會越來越不堪重負(fù)，因此，要對管理軟件不斷完善和升級，用戶及時跟進(jìn)，逐漸解決實際工作過程中出現(xiàn)的問題。同時對網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器及時更新?lián)Q代，提高網(wǎng)絡(luò)傳輸速度，這樣才能夠?qū)崿F(xiàn)檔案數(shù)字資源的快速檢索和利用，否則在實踐過程中會直接影響到數(shù)字資源的利用效果，一切數(shù)字化工作也都將成為空談。

總之，數(shù)字化建設(shè)任重而道遠(yuǎn)，在這個過程中會出現(xiàn)很多新問題，檔案工作也會面臨著一些新的挑戰(zhàn)。對此，我們既要著眼于變化著的實際問題的解決，又要大力加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)各方面的投入，實現(xiàn)傳統(tǒng)檔案資源管理的信息化轉(zhuǎn)變，拓展社會服務(wù)功能，最大限度地發(fā)揮檔案數(shù)字信息的重要作用，使檔案更好的為廣大師生服務(wù)。

（作者單位：內(nèi)蒙古大學(xué)檔案館）