怎樣做好檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用

文/崔麗志 朱喬芙

怎樣做好檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用

文/崔麗志 朱喬芙

檔案是人類社會(huì)活動(dòng)的真實(shí)記錄。檔案管理工作的最終目的，就是最大限度地開(kāi)發(fā)利用檔案為社會(huì)服務(wù)。

一、加強(qiáng)檔案資源建設(shè)，為檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用打好基礎(chǔ)

開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源，檔案是基礎(chǔ)。檔案資源建設(shè)是檔案事業(yè)興旺發(fā)達(dá)的基礎(chǔ)性工作。最大限度地收集和豐富檔案，是利用的前提和保證。只有大力加強(qiáng)檔案資源建設(shè)，做好檔案收集工作，檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用工作才能夠有成效。檔案部門(mén)要要及時(shí)、準(zhǔn)確、全面地收集檔案資源，堅(jiān)實(shí)地打好檔案開(kāi)發(fā)利用的基礎(chǔ)。

二、加大檔案開(kāi)放力度，滿足檔案利用者的需求

各級(jí)檔案館要做好檔案的保密工作，遵循開(kāi)放檔案的原則，加快檔案開(kāi)放進(jìn)程。對(duì)到期的檔案及時(shí)開(kāi)展鑒定工作，依照《檔案法》的相關(guān)規(guī)定，把可以開(kāi)放的檔案盡快開(kāi)放。處理好開(kāi)發(fā)與保密的關(guān)系，積極穩(wěn)妥地做好已經(jīng)到開(kāi)放期檔案的劃控和解密工作。對(duì)經(jīng)濟(jì)、科技、文化以及歷史檔案可根據(jù)《檔案法》的有關(guān)規(guī)定，通過(guò)各種形式向社會(huì)開(kāi)放，以便社會(huì)各方面的利用。

三、運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，提高檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用水平

檔案部門(mén)要加大計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的運(yùn)用，為檔案信息開(kāi)發(fā)利用工作配備相應(yīng)設(shè)施，實(shí)現(xiàn)檔案信息開(kāi)發(fā)利用現(xiàn)代化。要將不同載體、不同表現(xiàn)形式的檔案信息，通過(guò)計(jì)算機(jī)錄入、掃描等手段轉(zhuǎn)化成數(shù)字信息，達(dá)到利用計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案信息的自動(dòng)化管理。逐步建立具有高效率管理和開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源能力的多媒體全文數(shù)據(jù)庫(kù)網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，開(kāi)展檔案計(jì)算機(jī)檢索、檔案信息網(wǎng)絡(luò)傳遞、網(wǎng)絡(luò)檔案信息咨詢服務(wù)及網(wǎng)上檔案信息的開(kāi)發(fā)利用等。

四、加強(qiáng)檔案編研工作，是檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的重要途徑

檔案編研工作可以把分散狀態(tài)檔案信息轉(zhuǎn)化為某一專題信息，由此提供更有針對(duì)性的檔案信息的高層次服務(wù)。通過(guò)檔案信息的采集、分析、加工、編輯成冊(cè)，向社會(huì)提供服務(wù)，使利用者直接獲得所需要的信息。它是提供檔案信息為社會(huì)服務(wù)的重要方式，是開(kāi)發(fā)檔案信息資源的主要手段。要搞好編研工作，檔案工作者要了解用戶的檔案需求，從中確定帶有普遍性需求的編研題目，進(jìn)行有針對(duì)性和實(shí)用價(jià)值的編研。下功夫潛心編寫(xiě)出一些時(shí)效性、特色性、專業(yè)性、實(shí)用性較強(qiáng)的檔案信息資料編研成果。

五、搞好檔案服務(wù)工作，優(yōu)化開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源的環(huán)境

檔案的利用工作是檔案部門(mén)為利用者提供檔案和各種相關(guān)服務(wù)。要最大限度地滿足各方面對(duì)檔案利用的需求，要熱情接待查檔人員，簡(jiǎn)化查檔手續(xù)方便群眾。為利用者提供更便捷的服務(wù)，提高查全率和查準(zhǔn)率。要竭誠(chéng)為檔案的利用者提供多樣化的高質(zhì)量服務(wù)，主動(dòng)拓展服務(wù)領(lǐng)域，開(kāi)展全方位、多層次、多渠道的檔案信息服務(wù)。要全面推進(jìn)檔案利用體系建設(shè)，提高服務(wù)能力，讓用戶方便快捷地利用檔案信息資源。

六、大力宣傳檔案工作，提高全社會(huì)利用檔案信息資源的意識(shí)

檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用，需要全社會(huì)的積極支持和參與，才能促進(jìn)工作的發(fā)展。這就需要通過(guò)開(kāi)展多種形式、多種渠道的檔案宣傳，擴(kuò)大檔案工作的影響，使檔案走向社會(huì)，提高和強(qiáng)化全社會(huì)檔案利用的意識(shí)。檔案工作者要廣泛向社會(huì)宣傳檔案工作，要開(kāi)展廣泛的輿論宣傳和暢通的信息交流。借助電視、報(bào)刊、互聯(lián)網(wǎng)等媒體，宣傳檔案法律法規(guī)，普及檔案知識(shí)，向社會(huì)傳遞檔案信息，吸引人們更好地利用檔案。要有重點(diǎn)地進(jìn)行宣傳。加強(qiáng)館藏內(nèi)容的宣傳，是開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源的關(guān)鍵?？梢愿鶕?jù)當(dāng)?shù)氐闹行墓ぷ?，采取編印館藏、文件目錄、專題、舉辦展覽等多種形式，將一些館藏檔案信息主動(dòng)介紹給利用者。對(duì)檔案開(kāi)放利用的重點(diǎn)對(duì)象如史學(xué)研究者、科研工作人員、行政管理人員等進(jìn)行重點(diǎn)宣傳。適時(shí)地向各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)宣傳檔案工作，爭(zhēng)取他們的重視，使他們對(duì)檔案工作有全面的認(rèn)識(shí)，以取得他們的關(guān)心與支持，以便于開(kāi)展檔案工作。

七、提高檔案工作者素質(zhì)，加強(qiáng)檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用能力

大力加強(qiáng)對(duì)檔案工作者的培訓(xùn)和再教育，提高人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和知識(shí)水平，增強(qiáng)檔案人員的事業(yè)心和責(zé)任心，使在崗人員盡快了解和掌握新知識(shí)、新理論和新技能。熟悉現(xiàn)代化技術(shù)在檔案上的運(yùn)用，培養(yǎng)一支適應(yīng)信息時(shí)代要求的檔案干部隊(duì)伍。同時(shí)，要積極引進(jìn)各層次、多類型的人才，既注重引進(jìn)中高級(jí)人才，又注意引進(jìn)相關(guān)學(xué)科特別是理工科專門(mén)人才，合理調(diào)整檔案工作者隊(duì)伍的專業(yè)結(jié)構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)和知識(shí)結(jié)構(gòu)。

（作者單位：四平市經(jīng)濟(jì)技術(shù)合作局 四平市人事考試中心）