如何提高檔案管理科學化和數(shù)字化水平

文//杜愛民

如何提高檔案管理科學化和數(shù)字化水平

文//杜愛民

隨著時代的發(fā)展，檔案管理科學化、數(shù)字化已經(jīng)成為現(xiàn)代檔案管理發(fā)展的必然趨勢，對傳統(tǒng)檔案實施數(shù)字化加工，通過檔案管理的科學化來進一步實現(xiàn)其制度化、標準化和規(guī)范化，這一數(shù)字化進程對當前檔案工作有著非常重要的現(xiàn)實意義。

一、提高檔案管理科學化、數(shù)字化水平的必要性

首先，檔案管理科學化、數(shù)字化水平的提高體現(xiàn)的是國家層面科學發(fā)展觀的根本要求，這是由檔案管理工作在我們國家的重要地位所決定的，較多涉及我們國家社會及經(jīng)濟的多個方面。因此，必然需要通過科學合理的管理來保障其作用的充分正常的發(fā)揮。

其次， 檔案管理科學化、數(shù)字化也是現(xiàn)代社會信息化飛速發(fā)展條件之下的必要需求，信息技術和網(wǎng)絡技術已經(jīng)相當深入地滲透到人們生活的各個層面，其在檔案管理工作中的滲透也是必然的結果。因此，檔案管理工作也要順應這樣一種發(fā)展趨勢和需求來實現(xiàn)自身管理的科學化水平。

最后，檔案管理科學化、數(shù)字化水平的提高同樣是檔案管理工作自身健康可持續(xù)發(fā)展的必然選擇，雖然說我們國家的檔案管理工作在長期的發(fā)展過程中有較好的表現(xiàn)，但是總的來說還存在著許多不足，需要通過檔案管理水平的提高來加以彌補。

二、提高檔案管理科學化、數(shù)字化水平

1．改變檔案管理觀念。任何一項工作在進行之前首先需要從觀念上有所更新，在致力于提高檔案管理科學化、數(shù)字化水平之前，就應當根據(jù)我們國家目前的發(fā)展水平以及管理機制來制定出適應于現(xiàn)代社會的管理工作方式來。與此同時，還需要加強對于人員工作制的管理。

2．完善檔案制度建設。如果說檔案管理工作理念的更新是提高檔案管理科學化、數(shù)字化水平的必要前提，那么檔案制度建設就是實現(xiàn)這樣一種目標的基礎和根本，只有建立起良好的制度來才能夠保證檔案管理工作的長期穩(wěn)定執(zhí)行，這對于檔案管理科學化、數(shù)字化水平的提高而言既是重要保障也是主要的方法。針對這樣一種目標，檔案管理工作者在工作進行過程當中就需要從宏觀立法的層面來實現(xiàn)管理工作創(chuàng)新和科學化、數(shù)字化水平的提高，與此同時還有必要進一步加強管理制度的完善和約束。

3．完善數(shù)字化管理系統(tǒng)。從高標準、嚴要求出發(fā)，在設計系統(tǒng)的初始階段，還需要才到到數(shù)據(jù)的異地備份、安全應急措施等備份管理措施。另外，在網(wǎng)絡的基礎建設、系統(tǒng)權限、系統(tǒng)升級等方面都應強化安全管理，這樣才有利于電子數(shù)據(jù)的穩(wěn)定性與真實性。

4．實行電子文件管理戰(zhàn)略，開展電子檔案文件技術處理工作。歸檔新型的文件材料是勢在必行的事情，檔案管理者需要對產生的大量電子文件的接收、儲存以及處置等工作進行相應的指導，確保電子文件的原始信息受到保護，并且通過技術的處理，也可以將已經(jīng)進行歸檔的文件轉變成為“只讀”的文件，這樣只能讀、不能寫，就無法更改原文件，也有利于電子文件原始結構的識別與保護，確保電子文件的真實與可靠，確保其發(fā)揮的社會效用是和紙質文件完全一致。

5．加強檔案日常管理工作。檔案管理工作本身就是一個長期積累的過程，在實現(xiàn)檔案管理科學化、數(shù)字化水平提高的過程當中可以考慮從檔案日常管理工作入手來進行分析和處理。具體來說，一是要結合檔案管理工作的各種細節(jié)來分析。如定期對檔案文書管理情況進行檢查和分析，并在檔案變動發(fā)生之后積極進行整改；二是要對檔案業(yè)務管理工作進行檢查，主要是希望把握檔案存儲的齊全性和規(guī)范性；三是還需要定期對檔案行全面考核，在考核過程當中充分結合管理制度現(xiàn)狀以及相關方面的檔案管理規(guī)范，并及時根據(jù)檔案管理績效來進行獎懲，這些都是加強檔案管理工作科學化水平的基本途徑。

6．提高檔案管理隊伍的總體水平。檔案管理工作本身也是一門科學，尤其是在現(xiàn)代新形勢新背景之下，各種檔案管理技術的應用都對檔案管理人員的個人能力和素質提出了更多更高的要求，除了原有的檔案管理基本操作技能，如檔案的文書立卷、整理編目、鑒定錄著以及保護開發(fā)等，還需要更進一步地掌握現(xiàn)代科學技術和管理操作技術。為更好適應于這樣一種目標和要求，就需要建立起更高層次、更高水平的管理隊伍來。

提高檔案管理科學化、數(shù)字化水平的根本內涵還是希望通過科學化的管理方法來提高檔案管理水平，同時通過科學的管理制度來保證檔案管理工作的順利進行，使得檔案管理工作能夠盡可能地實現(xiàn)制度化、規(guī)范化和信息化。

（作者單位：四平市鐵東區(qū)山門鎮(zhèn)財政分局）