新形勢(shì)下高校學(xué)籍檔案管理的思考與實(shí)踐

肖春霞 劉英姿

（懷化學(xué)院 懷化 418000）

新形勢(shì)下高校學(xué)籍檔案管理的思考與實(shí)踐

肖春霞 劉英姿

（懷化學(xué)院 懷化 418000）

文章圍繞高校學(xué)籍檔案管理的動(dòng)態(tài)性、時(shí)效性和完整性等問題展開討論，對(duì)高校學(xué)籍檔案管理問題進(jìn)行較為深入的分析，提出新形勢(shì)下改進(jìn)高校學(xué)籍檔案管理的思考與實(shí)踐。

新形勢(shì) 高校學(xué)籍檔案管理 思考 實(shí)踐

學(xué)籍檔案管理是高校檔案管理的重要組成部分，它是指高等學(xué)校根據(jù)國(guó)家對(duì)高校學(xué)生德、智、體全面發(fā)展的要求，按一定的程序和方法，對(duì)取得入學(xué)資格的學(xué)生從入學(xué)注冊(cè)到畢業(yè)離校等一系列管理活動(dòng)中形成的信息材料進(jìn)行管理[1]40，它真實(shí)系統(tǒng)地反映了學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)和生活全貌。隨著兩辦《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的實(shí)施意見》的印發(fā)和落實(shí)，高校檔案工作面臨更高更新的要求，但是大多數(shù)高校檔案管理模式已經(jīng)不適應(yīng)這些新要求,日益凸顯出它的問題所在，文章結(jié)合懷化學(xué)院學(xué)籍檔案管理的實(shí)際情況，在全面分析學(xué)籍檔案管理中存在問題的基礎(chǔ)上，提出新形勢(shì)下學(xué)籍檔案的科學(xué)管理辦法，以期在加強(qiáng)高校檔案管理和利用中起到一定的作用。

一、高校學(xué)籍檔案的特點(diǎn)

教育部在《全日制普通高等學(xué)校學(xué)生學(xué)籍管理辦法》中規(guī)定，高校學(xué)生學(xué)籍包括學(xué)生入學(xué)與注冊(cè)、成績(jī)考核、學(xué)籍變化、獎(jiǎng)勵(lì)與處分、畢業(yè)等方面內(nèi)容。根據(jù)這一辦法，各高校根據(jù)本校的實(shí)際情況相應(yīng)制定了更為詳細(xì)的管理細(xì)則，大致規(guī)定了學(xué)生學(xué)籍檔案管理范圍、任務(wù)和目標(biāo)。相對(duì)于檔案所具備的共性外，學(xué)籍檔案還具備了以下獨(dú)特的性質(zhì)。

1.動(dòng)態(tài)性。學(xué)籍檔案是指學(xué)生從入學(xué)注冊(cè)到畢業(yè)離校的整個(gè)過程中形成的關(guān)于學(xué)生身份、各種考核、學(xué)籍異動(dòng)、考勤獎(jiǎng)懲和畢業(yè)等大量具有查考利用價(jià)值的檔案信息材料。涉及的項(xiàng)目多，信息量大，有一部分是固定的，但大量的是動(dòng)態(tài)變化的。比如懷化學(xué)院允許學(xué)生第一學(xué)期后，根據(jù)自己的喜好和興趣選擇自己熱愛的專業(yè)，大約有百分之五的學(xué)生重新選擇了專業(yè)，因此專業(yè)就要異動(dòng)，隨之而來的是課程信息的變化；另外懷化學(xué)院開設(shè)了模塊選修課程，如公共選修課、專業(yè)方向選修課、專業(yè)能力培養(yǎng)模塊選修課等，對(duì)具體課程又開設(shè)了項(xiàng)目選修項(xiàng)，如大學(xué)體育的運(yùn)動(dòng)健康項(xiàng)目、思想政治理論課的實(shí)踐活動(dòng)項(xiàng)目、開放實(shí)驗(yàn)室的開放實(shí)驗(yàn)項(xiàng)目、校園文化活動(dòng)的素質(zhì)能力拓展項(xiàng)目等，這些課程和項(xiàng)目，如果沒有達(dá)到考核要求，可以重新選擇，這樣關(guān)于學(xué)生課程考核成績(jī)的記錄就具有動(dòng)態(tài)性。

2.時(shí)效性。學(xué)生學(xué)籍檔案的建立除了具有動(dòng)態(tài)性外，還具有很強(qiáng)的時(shí)效性，它大概包括三個(gè)方面：（1）學(xué)籍異動(dòng)的時(shí)效性，當(dāng)學(xué)生轉(zhuǎn)專業(yè)、轉(zhuǎn)學(xué)、留級(jí)、降級(jí)、休學(xué)、退學(xué)、入伍等，都要在規(guī)定時(shí)間內(nèi)整理完善其學(xué)籍檔案材料；（2）獎(jiǎng)懲的時(shí)效性，學(xué)生的各種獎(jiǎng)勵(lì)和懲罰，均是對(duì)一段時(shí)間內(nèi)學(xué)生成績(jī)好和壞的一種界定，這時(shí)關(guān)于學(xué)生學(xué)籍的材料記載就發(fā)揮了重要的作用，超過一定的時(shí)間界限，就失去獎(jiǎng)勵(lì)和懲罰的意義，也達(dá)不到教育的效果；（3）電子注冊(cè)的時(shí)效性，電子注冊(cè)是教育部為了規(guī)范學(xué)籍管理而采用的一種行之有效的辦法，實(shí)施以來確實(shí)起到了積極的作用。電子注冊(cè)包括入學(xué)學(xué)籍的注冊(cè)、畢業(yè)證和學(xué)位證注冊(cè)等，在一個(gè)時(shí)間段內(nèi)，全省統(tǒng)一安排、統(tǒng)一拍攝電子照片，這就要求在限定的時(shí)間內(nèi)把學(xué)生的各種信息錄入學(xué)籍管理系統(tǒng)，而且要保證所有信息準(zhǔn)確無誤。

3.完整性。學(xué)籍檔案是在學(xué)籍管理過程中形成的，它記載了學(xué)生自入學(xué)到畢業(yè)的整個(gè)學(xué)習(xí)生活的歷程，是學(xué)生各種素質(zhì)變化和能力拓展的真實(shí)記錄，反映了學(xué)生的思想、學(xué)業(yè)、體質(zhì)、紀(jì)律等方方面面的變化情況，體現(xiàn)了大學(xué)教育在一個(gè)學(xué)生身上的整個(gè)過程，學(xué)籍檔案是在這一過程中形成和積累的各種信息材料，是對(duì)一個(gè)學(xué)生在校學(xué)習(xí)期間的綜合評(píng)價(jià)和歷程的記載[2]198，因此必須保持完整性，學(xué)籍檔案要求歸檔的各種材料要毫無遺漏地保存和記錄下來。

二、高校學(xué)籍檔案管理問題分析

學(xué)生學(xué)籍檔案信息是學(xué)生自入學(xué)到畢業(yè)的整個(gè)學(xué)習(xí)生活歷程的真實(shí)記載，它包括德、能、勤、績(jī)等四個(gè)方面，是學(xué)生綜合素質(zhì)和能力的體現(xiàn)，通過它可以判斷學(xué)生是否達(dá)到學(xué)校培養(yǎng)目標(biāo)，因此學(xué)生信息的收集、整理和保存都十分重要，各高校對(duì)學(xué)籍檔案的管理日益重視，但目前在高校中，學(xué)籍檔案的管理還存在諸多問題，主要表現(xiàn)在以下四個(gè)方面。

1.學(xué)籍檔案管理不夠規(guī)范。國(guó)家教育部2005年3月頒布了《普通高等學(xué)校學(xué)生管理規(guī)定》，這是國(guó)家關(guān)于學(xué)生管理的規(guī)范性文件，各高校根據(jù)這一文件制定了相應(yīng)的關(guān)于學(xué)生管理的實(shí)施細(xì)則，其中涉及有關(guān)學(xué)生學(xué)籍管理方面的內(nèi)容，但大多沒有對(duì)學(xué)籍檔案的管理內(nèi)涵、范圍、任務(wù)、目標(biāo)作明確的規(guī)定，其主要問題可歸納為：（1）缺乏明確的關(guān)于學(xué)籍檔案歸類指導(dǎo)文件，以致使不同學(xué)校、不同院系學(xué)生學(xué)籍檔案材料歸檔不夠規(guī)范；（2）學(xué)生學(xué)籍檔案內(nèi)容不夠全面，政治表現(xiàn)材料較多，而反映學(xué)生素質(zhì)、能力的材料較少[3]181；（3）對(duì)學(xué)生個(gè)性發(fā)展和因材施教所取得的成績(jī)材料收集沒有統(tǒng)一的規(guī)范，有的學(xué)校甚至沒有保存這方面的材料。

2.檔案管理手段現(xiàn)代化程度不高。近年來，各個(gè)高校學(xué)籍管理部門花了大量人力、物力開發(fā)教務(wù)管理數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，信息資源大多采用掃描或電腦輸機(jī)的方式進(jìn)行，大大地提高了工作效率和擴(kuò)展了信息量，但大部分管理系統(tǒng)僅限于學(xué)生基本信息和考核成績(jī)的錄入與處理，大量的其他工作還是靠手工處理，比如學(xué)生成績(jī)的處理，也僅僅是錄入平日和期考的總成績(jī)，反映學(xué)生學(xué)習(xí)過程的信息沒有辦法體現(xiàn)；另外對(duì)于實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)、學(xué)年論文、課程設(shè)計(jì)、社會(huì)實(shí)踐、畢業(yè)設(shè)計(jì)和畢業(yè)論文等各種實(shí)踐教學(xué)環(huán)節(jié)，也只能記錄最終評(píng)定的結(jié)論性評(píng)價(jià)，不能反映過程性評(píng)價(jià)。

3.學(xué)籍檔案管理隊(duì)伍建設(shè)不力?，F(xiàn)今的高等教育對(duì)學(xué)籍檔案管理人員的素質(zhì)能力要求越來越高，管理人員素質(zhì)的高低，關(guān)系到學(xué)校管理工作能否正常運(yùn)轉(zhuǎn)，教學(xué)秩序能否有條不紊地進(jìn)行，直接影響教學(xué)質(zhì)量的提高[1]41。目前，各高校的學(xué)籍檔案管理隊(duì)伍還存在較多的問題：（1）學(xué)籍檔案管理隊(duì)伍不健全，缺乏專職的管理人員，絕大部分是由院（系）秘書或教務(wù)秘書兼任；（2）學(xué)籍檔案管理人員知識(shí)不夠全面。近十年來，由于高等教育大眾化的推進(jìn)，各高校擴(kuò)招力度較大，引進(jìn)教師的數(shù)量大幅增加，尤其是地處邊緣山區(qū)的高校，要提供各種優(yōu)惠條件才能吸引人才，這其中就包括解決教師家屬工作的問題，教師家屬不管文化程度高低，首當(dāng)其沖的工作安排就是教學(xué)或院（系）辦秘書等工作，這樣就造成學(xué)籍檔案管理人員文化程度參差不齊，有的甚至沒有檔案管理相關(guān)知識(shí)；（3）學(xué)校只注重教師的培養(yǎng)，沒有建立檔案管理人員培養(yǎng)的機(jī)制。

4.學(xué)籍檔案利用率較低。學(xué)籍檔案的利用者包括畢業(yè)生、用人單位、國(guó)內(nèi)外各種學(xué)術(shù)評(píng)估機(jī)構(gòu)、國(guó)內(nèi)外各高校等[4]20，但這種利用大都是材料的核查，包括學(xué)生成績(jī)、畢業(yè)證、學(xué)位證和獎(jiǎng)懲情況等。高校學(xué)籍檔案利用中存在的問題主要表現(xiàn)在以下三方面：（1）學(xué)籍檔案信息分散，檢索利用困難；（2）學(xué)籍檔案信息不完整，影響提供利用；（3）學(xué)籍檔案利用部門分散，利用成本高[4]21。這些無疑是檔案利用中存在的問題，但最為突出的問題是沒有對(duì)學(xué)籍檔案進(jìn)行有效的統(tǒng)計(jì)分析，利用其結(jié)果指導(dǎo)教與學(xué)，修訂人才培養(yǎng)方案，改進(jìn)教學(xué)方法和手段，提高教育教學(xué)質(zhì)量。

三、新形勢(shì)下改進(jìn)高校學(xué)籍檔案管理的思考與實(shí)踐

健全和完善學(xué)籍檔案的管理，加強(qiáng)學(xué)籍檔案信息資源的開發(fā)和利用，對(duì)高校教育秩序的穩(wěn)定、教學(xué)質(zhì)量的提高、良好校風(fēng)的形成、培養(yǎng)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)和合格的人才培養(yǎng)都起著十分重要的作用。通過對(duì)高校學(xué)籍檔案管理問題剖析和懷化學(xué)院學(xué)籍檔案管理的實(shí)踐，文章認(rèn)為應(yīng)從以下四個(gè)方面入手加強(qiáng)和改進(jìn)高校學(xué)籍檔案的管理工作。

1.統(tǒng)一思想，加強(qiáng)對(duì)學(xué)籍檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)。學(xué)籍檔案管理工作是學(xué)校管理工作的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，也是一項(xiàng)經(jīng)常性和政策性很強(qiáng)的工作，所以要從思想上引起高度重視，要站在培養(yǎng)合格人才和辦人民滿意大學(xué)的高度重視學(xué)籍檔案管理工作。

2.加大力度，建立一支高素質(zhì)的學(xué)籍檔案管理隊(duì)伍。學(xué)籍管理工作是一項(xiàng)具體細(xì)致又繁忙復(fù)雜的業(yè)務(wù)管理工作，需要有一支品德高尚、知識(shí)比較全面、業(yè)務(wù)熟悉和工作踏實(shí)的檔案管理隊(duì)伍。因此懷化學(xué)院采取如下措施：（1）建立了一支由上到下、由第一責(zé)任人到具體責(zé)任人的專職和兼職相結(jié)合的管理隊(duì)伍，即各級(jí)部門由主管業(yè)務(wù)的副職擔(dān)當(dāng)?shù)谝回?zé)任人，教學(xué)系（部）聘用專職或兼職檔案管理員，作為具體責(zé)任人；（2）每學(xué)年度舉辦一次檔案知識(shí)學(xué)習(xí)班、舉辦一次檔案賽卷活動(dòng)，評(píng)選優(yōu)秀、鞭策后進(jìn)；（3）定期選派檔案管理人員外出進(jìn)修學(xué)習(xí)和參加有關(guān)檔案工作會(huì)議；（4）加強(qiáng)與兄弟單位的交流溝通，互相學(xué)習(xí)、取長(zhǎng)補(bǔ)短、相互提高。

3.規(guī)范管理，健全學(xué)籍檔案管理機(jī)制。要做好學(xué)籍檔案工作，首先就是要加強(qiáng)對(duì)學(xué)籍檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，校領(lǐng)導(dǎo)和各有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)要重視學(xué)籍檔案工作，提高建立健全學(xué)籍檔案管理制度重要性的認(rèn)識(shí)。學(xué)校教務(wù)處積極做好宣傳，進(jìn)一步強(qiáng)化學(xué)校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及學(xué)籍管理人員的檔案意識(shí)，特別是分管學(xué)籍工作的校領(lǐng)導(dǎo)自覺地部署、督促、檢查檔案工作；第二，根據(jù)《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》和《普通高等學(xué)校學(xué)生管理規(guī)定》等法規(guī)制定相應(yīng)的適應(yīng)本校學(xué)籍檔案工作發(fā)展的規(guī)章制度，目前，懷化學(xué)院制訂了《懷化學(xué)院教學(xué)檔案管理實(shí)施細(xì)則》，其中第五部分從項(xiàng)目范圍、項(xiàng)目名稱、保管部門、保管期限分17項(xiàng)對(duì)學(xué)籍檔案管理提出詳細(xì)要求，另外對(duì)學(xué)籍檔案材料的收集、整理、立卷、歸檔、利用等作了具體的規(guī)定；第三，在制定管理實(shí)施細(xì)則的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)學(xué)籍檔案工作的督促，懷化學(xué)院每學(xué)年度開展學(xué)籍檔案檢查評(píng)比，對(duì)學(xué)籍檔案的收集、整理、立卷、歸檔、保管和利用等方面從完整、規(guī)范、準(zhǔn)確、有序、科學(xué)、安全等角度進(jìn)行檢查評(píng)比。

4.抓住重點(diǎn)，完善網(wǎng)絡(luò)化的學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)。學(xué)籍管理的現(xiàn)代化是在規(guī)范化的基礎(chǔ)上形成的，只有如此，才能使學(xué)籍電子檔案達(dá)到規(guī)范化的程度。采用計(jì)算機(jī)來進(jìn)行學(xué)籍管理，尤其是借助校園網(wǎng)來實(shí)現(xiàn)全校學(xué)籍信息化管理，是學(xué)籍管理的一次質(zhì)的飛躍。為此，懷化學(xué)院撥專款組織力量開發(fā)了網(wǎng)絡(luò)版的教務(wù)管理系統(tǒng)，它包括新生錄取、教學(xué)管理、電子注冊(cè)等子系統(tǒng)，具有錄入、修改、備份、存儲(chǔ)、查詢、統(tǒng)計(jì)、報(bào)表以及維護(hù)等功能，這樣大大提高了工作效率和學(xué)籍檔案的利用率，更好地為教學(xué)和決策服務(wù)。

高校學(xué)籍檔案信息的管理，是教學(xué)和檔案管理部門的一項(xiàng)重要工作，我們不僅要做好管理工作，更重要的是做好利用和服務(wù)工作，沒有學(xué)籍檔案的收集、整理、歸檔，就談不上開發(fā)和利用，就不能發(fā)揮學(xué)籍檔案的真正價(jià)值，只有管理好，才能利用好，反過來，只有充分的利用學(xué)籍檔案，才能使學(xué)籍檔案管理工作上一個(gè)新臺(tái)階，主動(dòng)適應(yīng)新形勢(shì)下檔案工作的新要求……

[1]周永.轉(zhuǎn)變觀念完善學(xué)籍管理[J].福建：引進(jìn)與咨詢，2005（4）.

[2]彭韶霜.論高校學(xué)籍管理檔案的特性與作用[J].湖南：湖南人文科技學(xué)院學(xué)報(bào)，2006（3）.

[3]陳東海.高校學(xué)籍檔案管理淺議[J].河南：商丘師范學(xué)院學(xué)報(bào), 2005（3）.

[4]袁麗玲,徐莉.高校學(xué)籍檔案利用模式創(chuàng)新初探[J].湖北：湖北檔案,2009（4）.

★作者肖春霞為湖南省懷化學(xué)院檔案館館員，研究方向?yàn)闄n案管理。劉英姿為湖南省懷化學(xué)院檔案館館員，研究方向?yàn)闄n案管理。

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.06.12

G271.3

A

2016-11-09