聘用制下高職院校人事檔案管理面臨的困境研究

(臨汾職業(yè)技術(shù)學(xué)院，山西 臨汾 041000)

聘用制下高職院校人事檔案管理面臨的困境研究

李志梅

(臨汾職業(yè)技術(shù)學(xué)院，山西 臨汾 041000)

面對聘用制下高職院校人事檔案管理工作的困境，應(yīng)構(gòu)建創(chuàng)新型、現(xiàn)代化的人事檔案管理機(jī)制和模式，充分發(fā)揮人事檔案管理在高職院校中的積極作用，促進(jìn)高職院校健康持續(xù)發(fā)展。

聘用制；高職院校；人事檔案管理；困境

在高職院校人力資源管理工作中，人事檔案管理是一項(xiàng)必不可少的重要內(nèi)容，這項(xiàng)工作的開展也為高職院校人才隊(duì)伍建設(shè)奠定了基礎(chǔ)，成為高職院校聘請和任用人才時(shí)所參考的內(nèi)容之一。隨著聘用制的進(jìn)行，高職院校師資隊(duì)伍建設(shè)出現(xiàn)了復(fù)雜的人員關(guān)系和人員流動(dòng)，因此，高職院校人事檔案管理面臨著更加嚴(yán)峻的困境，成為高職院?，F(xiàn)階段的重要研究課題。

一、聘用制下高職院校人事檔案管理的重要作用

1.素質(zhì)能力以及個(gè)人身份的人員佐證

通常情況下，求職者應(yīng)根據(jù)招聘程序經(jīng)歷筆試、面試、公示等的篩選和考察。但由于筆試的分?jǐn)?shù)以及較短的面試時(shí)間都無法展現(xiàn)出求職者的責(zé)任心、事業(yè)心以及忠誠度等，再加上考評者的第一印象以及個(gè)人喜好也會(huì)對其產(chǎn)生不同程度的影響，進(jìn)而導(dǎo)致人才招聘工作具有一定的主觀色彩。人事檔案中所記載個(gè)人信息，例如成績單、學(xué)歷證書、任職情況等，與之相比會(huì)更加全面和客觀，并且也能夠通過這些個(gè)人信息來了解其自身的責(zé)任感和敬業(yè)精神，以及綜合能力和個(gè)人品質(zhì)。檔案材料在考察應(yīng)聘者的成長經(jīng)歷方面會(huì)比筆試、面試等更加具有說服力。

2.教職員工個(gè)人信息的完整保存和及時(shí)提供

人事檔案是反映和記錄個(gè)人在人事管理活動(dòng)中的德才表現(xiàn)和經(jīng)歷總結(jié)，并將需要進(jìn)行考察的個(gè)人資料組織成文件?，F(xiàn)階段，我國高職院校教職員工的個(gè)人基本信息都是在高職院校人事檔案中進(jìn)行有效保存和記錄的，例如年齡、學(xué)歷、職稱、專業(yè)以及身體健康情況等。此外，人事檔案還可以向人們反映關(guān)于教職工的教學(xué)獎(jiǎng)勵(lì)、福利、科研成果以及工作量等等，高職院校可以根據(jù)人事檔案進(jìn)行崗位職務(wù)以及人才聘用。所以，高職院校人事檔案管理能夠?yàn)閷W(xué)校人才資源管理提供一定的參考作用。

3.促使高職院校教職員工形成個(gè)人基礎(chǔ)材料

高職院校每一年都會(huì)進(jìn)行關(guān)于崗位調(diào)整、工資晉升、工作考核等一系列常規(guī)行政工作，而這些工作通常需要統(tǒng)計(jì)和核算所發(fā)放的獎(jiǎng)金以及科研成果的數(shù)量。所以，高職院校每一個(gè)教職員工的自身利益都與這些統(tǒng)計(jì)和資料收集工作有著緊密的關(guān)系。這些工作是以收集和整理檔案材料的過程開始的，但也同時(shí)不斷生成了教職工人事檔案管理的基礎(chǔ)資料。高職院校能夠借助這些人事檔案進(jìn)行人力資源上的管理，在總體上把握和管理人事信息。與此同時(shí)，高職院校人事檔案管理具有復(fù)雜性、常規(guī)性以及重要性，并且與個(gè)人的利益有著緊密的聯(lián)系，所以，高職院校應(yīng)認(rèn)真謹(jǐn)慎、細(xì)致負(fù)責(zé)地進(jìn)行檔案管理工作，否則很容易出現(xiàn)人事方面的矛盾，進(jìn)而影響高職院校的健康可持續(xù)發(fā)展[1]。

二、聘用制下高職院校人事檔案管理面臨的困境

1.不注重開發(fā)和利用檔案的信息化管理

現(xiàn)階段，高職院校人事檔案管理依舊采取的是傳統(tǒng)模式，在檔案管理上缺乏一定的信息化技術(shù)。傳統(tǒng)檔案管理模式主要是借助檔案管理人員的手工操作來進(jìn)行檔案的收集、整理、歸類等一系列的工作，但人工管理存在兩個(gè)不足之處：一是需要借助人工翻檢才能夠查找材料，進(jìn)程緩慢和查閱困難等問題影響了整體的工作效率；二是人工書寫和整理人事檔案費(fèi)時(shí)費(fèi)力的同時(shí)還容易出現(xiàn)錯(cuò)誤，這些不足都大大影響了人事檔案管理的整體質(zhì)量水平[2]。此外，高職院校沒有充分利用人事檔案管理，這樣不利于選擇優(yōu)秀的人才進(jìn)行合理地運(yùn)用，同樣也不利于深入了解和考察應(yīng)聘人員。

2.高職院校人事檔案管理意識不強(qiáng)，存在陳舊和不合理的觀念

首先，高職院校領(lǐng)導(dǎo)對其沒有引起足夠的重視。高職院校領(lǐng)導(dǎo)普遍存在對于檔案管理工作不注重的現(xiàn)象，沒有深刻意識到人事檔案管理的重要性，不愿意在檔案管理方面發(fā)放相關(guān)的管理經(jīng)費(fèi)，同時(shí)也不是很關(guān)注人事檔案管理的人才力量的構(gòu)建。其次，沒有認(rèn)識到人事檔案及時(shí)歸檔的必要性。高職院校通過采取封閉式的管理模式對人事檔案進(jìn)行管理，所以出現(xiàn)了注重保密而忽略利用的情況，高職院校的教職工是很少能夠接觸到自己個(gè)人信息檔案的，進(jìn)而導(dǎo)致他們不了解如何進(jìn)行檔案的取用和歸還，同時(shí)也沒有認(rèn)識到人事檔案管理工作的職責(zé)和范圍。所以，高職院校經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)人事檔案材料未歸檔或是歸檔不及時(shí)的問題，進(jìn)而影響人力資源工作的整體進(jìn)程。再次，高職院校一些管理人員只是在口頭上強(qiáng)調(diào)人事檔案管理的重要性，并沒有真正地落實(shí)和貫徹到日常管理工作之中，甚至認(rèn)為全民職工編制人員與聘用制的人員存在差別，只注重個(gè)人信息的統(tǒng)計(jì)工作，而忽略各個(gè)工作環(huán)節(jié)的細(xì)節(jié)。

三、聘用制下高職院校人事檔案管理所采取的策略

1.加強(qiáng)管理人員的綜合素質(zhì)，合理建設(shè)檔案管理人才隊(duì)伍

第一，聘請這方面的專業(yè)精英，有效提升檔案管理人員的整體水平，構(gòu)建一支高素質(zhì)的人才隊(duì)伍?，F(xiàn)階段，我國高職院校依舊缺乏優(yōu)秀的檔案管理精英，所以高職院校應(yīng)積極招聘具備專業(yè)技能和專業(yè)知識的人才，有效加強(qiáng)檔案管理人才隊(duì)伍的綜合能力。第二，高職院校應(yīng)重視對檔案管理人員的繼續(xù)教育，根據(jù)檔案管理工作的發(fā)展需求和實(shí)際趨勢，不斷加強(qiáng)檔案管理人員的再學(xué)習(xí)和深造。學(xué)習(xí)內(nèi)容更加講究實(shí)際操作和效率，在最大程度上加強(qiáng)整體工作效率，進(jìn)而滿足各個(gè)方面的需求。第三，合理建設(shè)檔案管理人才隊(duì)伍。由于人事檔案管理具有一定的連續(xù)性，要求檔案管理人員具備一定的工作經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)而更好地適應(yīng)整體工作，所以高職院校還應(yīng)加強(qiáng)檔案管理人員的穩(wěn)定性。

2.展開信息化的人事檔案管理，積極發(fā)揮人事檔案作用

大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，構(gòu)建高職院校人事檔案的信息化、數(shù)字化管理是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的必然趨勢。授權(quán)查閱檔案和在線開放檔案應(yīng)在保證信息安全和使用權(quán)限限定的基礎(chǔ)上進(jìn)行開展[3]。所以，高職院校應(yīng)積極尋找符合本校實(shí)際需求的信息技術(shù)，努力構(gòu)建高職院校人事檔案數(shù)字化和信息化的管理模式。同時(shí)還應(yīng)形成方便操作的網(wǎng)絡(luò)管理平臺，這樣有助于儲存流動(dòng)人員的檔案材料，也有助于減少人事檔案填補(bǔ)和轉(zhuǎn)移的程序，進(jìn)而提高高職院校人事檔案管理的工作效率。

3.提高聘用制下高職院校人事檔案管理的重視程度

為了更好地確立聘用制下高職院校人事檔案管理的重要地位，首先，高職院校應(yīng)加大關(guān)于人事檔案管理的宣傳力度。通過舉辦相關(guān)的交流會(huì)、培訓(xùn)班等活動(dòng)來進(jìn)一步宣傳檔案管理工作，還可以借助高職院校媒體進(jìn)行宣傳，例如廣播、校報(bào)等形式，進(jìn)而加強(qiáng)高職院校整體教職員工的人事檔案意識。其次，根據(jù)《檔案法》，高職院校應(yīng)構(gòu)建關(guān)于人事檔案的獎(jiǎng)懲制度以及規(guī)章機(jī)制等，合理制定相關(guān)原則和規(guī)定，并且明確人事檔案的工作職責(zé)和工作范圍，構(gòu)建以學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)為主的工作小組，進(jìn)一步貫徹和落實(shí)人事檔案管理工作。

四、結(jié)語

無論是在現(xiàn)階段還是今后，人事檔案管理工作都能夠有效促進(jìn)高職院校的可持續(xù)健康發(fā)展，保證人才隊(duì)伍的合理使用和合理配置，不斷加強(qiáng)人才隊(duì)伍的綜合素質(zhì)，同時(shí)也增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對它的認(rèn)識和了解。高職院校應(yīng)深刻意識到人事檔案管理的重要性，進(jìn)而分析在聘用制下其所面臨的困境，并且進(jìn)一步指出有效的應(yīng)對策略，構(gòu)建和完善高職院校人事檔案管理機(jī)制和模式。

[1]李曉萍.對高職院校人事檔案管理工作的幾點(diǎn)思考[J].遼寧師專學(xué)報(bào)(社會(huì)科學(xué)版)，2011，(2)：487—492.

[2]胡杰軍，燕嬿，柳較乾，張莉萍.高職院校人事檔案管理存在的問題及對策[J].十堰職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2009，(4)：100—102.

[3]陳雪云.基于信息時(shí)代提高高職院校人事檔案管理人員素質(zhì)的新思考[J].長春教育學(xué)院學(xué)報(bào)，2014，(4)：196—198.

10.3969/j.issn.1008-6714.2017.10.055

G717.24

A

1008-6714(2017)10-0123-02

2017-06-12

李志梅(1975—)，女，山西臨汾人，從事人事檔案管理和學(xué)生檔案管理研究。

〔責(zé)任編輯：崔雅平〕