文/陳正陽

談大數(shù)據(jù)背景下的企業(yè)檔案信息資源共享

文/陳正陽

一、企業(yè)檔案信息資源共享重要意義

1.企業(yè)內(nèi)在發(fā)展的需要。在大數(shù)據(jù)背景下，企業(yè)依托信息網(wǎng)絡(luò)，達(dá)到企業(yè)間檔案信息資源“眾創(chuàng)——眾智——眾享”的有機(jī)結(jié)合，加快了企業(yè)檔案信息資源的流動(dòng)，提升了企業(yè)檔案信息資源利用的整體效率。

2.企業(yè)外樹形象的需要。企業(yè)檔案信息資源共享，在提升企業(yè)經(jīng)營決策的科學(xué)性、適應(yīng)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境以及增強(qiáng)企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力等方面發(fā)揮著越來越重要的作用。檔案信息資源共享，能夠滿足公眾對(duì)企業(yè)的知情權(quán)和對(duì)外提供知識(shí)輸出的需要，提升了企業(yè)的良好形象。

二、企業(yè)檔案信息資源共享現(xiàn)狀分析

1.“共享內(nèi)容”較貧乏。一是業(yè)務(wù)檔案偏少。從企業(yè)檔案的種類來看，大多以文書檔案為主，涉及企業(yè)科技、聲像以及專業(yè)等方面的檔案占比偏低。二是編研工作滯后。檔案編研工作是對(duì)現(xiàn)有信息資源的開發(fā)和整理，直接影響企業(yè)檔案信息資源的共享進(jìn)程。但從現(xiàn)實(shí)情況來看，企業(yè)檔案編研成果相對(duì)滯后，反映企業(yè)建設(shè)的重要檔案信息資源沒有及時(shí)開發(fā)出來。三是案卷質(zhì)量不高。很多企業(yè)，尤其是中小企業(yè)，過于注重生產(chǎn)經(jīng)營效益，對(duì)檔案工作不夠重視，企業(yè)的案卷質(zhì)量不同程度地存在一些問題。

2.“共享基礎(chǔ)”較薄弱。一是信息技術(shù)薄弱。從技術(shù)層面看，企業(yè)檔案信息資源共享互融性較差，共享的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，與社會(huì)其他數(shù)據(jù)共享平臺(tái)構(gòu)建的共享關(guān)系不明確，隨意性較強(qiáng)。二是思想觀念落后。企業(yè)越來越重視信息技術(shù)的開發(fā)和應(yīng)用，紛紛建立了屬于自己的門戶網(wǎng)站，其信息應(yīng)用主要是為了滿足企業(yè)的銷售、服務(wù)，以及企業(yè)的形象宣傳等。即便建立了檔案信息管理平臺(tái)，大多也只是滿足自身企業(yè)發(fā)展需要，信息使用出現(xiàn)了“信息孤島”問題，影響了檔案信息資源共享。三是專業(yè)人才不足。檔案崗位作為相對(duì)“冷門”的崗位缺少吸引力，檔案管理工作的受重視程度不高，從事檔案管理的人員專業(yè)素質(zhì)較低，檔案信息資源的開發(fā)、信息技術(shù)的應(yīng)用等方面導(dǎo)致進(jìn)展較為緩慢。

3.“共享推進(jìn)”不均衡。2016年4月，國家檔案局印發(fā)了《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》，《綱要》提出，要“全面推進(jìn)檔案資源存量數(shù)字化、增量電子化、利用網(wǎng)絡(luò)化；創(chuàng)新檔案信息化管理模式，加快與信息社會(huì)融合，以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化水平明顯提升”。從我國企業(yè)檔案信息資源的共享發(fā)展現(xiàn)實(shí)來看，由于競(jìng)爭(zhēng)關(guān)系的存在，很多企業(yè)不愿意共享其優(yōu)質(zhì)檔案信息資源，共享推進(jìn)存在不平衡現(xiàn)象。企業(yè)類型的不同、區(qū)域?qū)ζ髽I(yè)檔案資源共享投入和支持力度不同，制約了企業(yè)檔案信息資源共享機(jī)制的構(gòu)建。

三、大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)檔案信息資源共享對(duì)策

1.增強(qiáng)“共享意識(shí)”，推動(dòng)數(shù)字化資源共享建設(shè)。實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息資源共享，一個(gè)重要保障是企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)要高度重視檔案工作，充分認(rèn)識(shí)到檔案工作是企業(yè)的重要組成部分，是維護(hù)企業(yè)權(quán)益、提升企業(yè)軟實(shí)力的一項(xiàng)重要工作。要把企業(yè)檔案資源共享納入到企業(yè)的發(fā)展規(guī)劃和議事日程，與企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營同部署、同考核、同獎(jiǎng)懲，以此來提高檔案工作在企業(yè)發(fā)展中的地位。要積極引進(jìn)專業(yè)人員，安排專人負(fù)責(zé)檔案工作，使檔案工作人員能夠全身心地投入到企業(yè)檔案信息資源共享工作中去。

2.建立“共享機(jī)制”，完善數(shù)字化資源共享制度。要積極引入現(xiàn)代企業(yè)檔案管理模式，保證企業(yè)的檔案部門與企業(yè)其他部門之間的信息暢通，增強(qiáng)日常交流，避免重復(fù)勞動(dòng)。要采取整個(gè)生命周期的全過程自動(dòng)化企業(yè)檔案管理模式，積極應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，為企業(yè)檔案信息資源共享提供良好的技術(shù)支撐。企業(yè)規(guī)模不同、資金投入不均衡，以及數(shù)字資源需求量不等，對(duì)資源共享的貢獻(xiàn)和需求差異較大。因此，在大數(shù)據(jù)背景下，要改變現(xiàn)有企業(yè)各自為政、獨(dú)立管理的制度，實(shí)行企業(yè)內(nèi)協(xié)調(diào)、企業(yè)間互助等方式，鼓勵(lì)企業(yè)間建立良性互動(dòng)的檔案信息資源共享機(jī)制。

3.搭建“共享平臺(tái)”，開展數(shù)字化資源共享服務(wù)。企業(yè)檔案信息化建設(shè)具有“三分靠技術(shù)管理，七分靠數(shù)據(jù)搜集”的特點(diǎn)，大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用為企業(yè)檔案信息資源共享提供了發(fā)展契機(jī)。大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用依托于先進(jìn)的信息技術(shù)與數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，根據(jù)企業(yè)檔案信息資源整合現(xiàn)狀，結(jié)合企業(yè)檔案信息資源的共享服務(wù)客體，建立信息共享平臺(tái)、建立專門的檔案信息數(shù)據(jù)庫，并在企業(yè)的門戶網(wǎng)站設(shè)立滿足公眾需求的“企業(yè)檔案展廳”欄目，為其他用戶提供全面的信息共享服務(wù)。還要做好信息共享安全保障工作，簽訂保密協(xié)議，做好企業(yè)涉密特別是涉及商業(yè)秘密的信息安全保護(hù)，為企業(yè)檔案信息共享營造“綠色”的共享環(huán)境，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案價(jià)值資源利用的最大化，為企業(yè)的發(fā)展發(fā)揮積極的推動(dòng)作用。

（作者單位：上海大學(xué)悉尼工商學(xué)院）