陳雁飛

摘 要：隨著我市經(jīng)濟(jì)體制和編制制度改革的不斷深入，對(duì)編制檔案工作提出了更新、更高的要求。筆者按照大同市委、市政府提出的精細(xì)化管理先進(jìn)理念的要求，結(jié)合自己在管檔實(shí)踐中的一點(diǎn)體會(huì)，就如何用精細(xì)化管理做好編制檔案工作談幾點(diǎn)拙見。

關(guān)鍵詞：編制；檔案；精細(xì)化；管理

編制檔案管理工作是黨和國家人事工作的重要組成部分，是國家人事管理走向正規(guī)化、制度化的基礎(chǔ)，是考察了解和正確選拔使用工作人員的重要依據(jù)，做好新形勢(shì)下編制檔案管理工作對(duì)于選準(zhǔn)用好工作人員具有重要的意義。筆者按照大同市委、市政府提出的精細(xì)化管理先進(jìn)理念的要求，結(jié)合自己在管檔實(shí)踐中的一點(diǎn)體會(huì)，就如何用精細(xì)化管理做好編制檔案工作談幾點(diǎn)拙見。

1 當(dāng)前編制檔案管理中的主要問題及成因分析

近年來，由于機(jī)構(gòu)編制和用人制度的改革，各單位檔案管理人員變動(dòng)頻繁，編制檔案管理工作受到一定影響，不同程度地出現(xiàn)了一些問題。主要表現(xiàn)在三個(gè)方面。

1.檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不高。大多數(shù)單位檔案管理工作質(zhì)量目前還處于一個(gè)低水平狀態(tài)，已不能適應(yīng)新形勢(shì)下人事工作的要求。在檔案管理手段上依舊使用以往手工填檔、人工裝檔、定柜建檔的簡(jiǎn)單方法，計(jì)算機(jī)技術(shù)沒有得到廣泛普及和應(yīng)用。在檔案管理主體上，檔案工作人員業(yè)務(wù)能力不強(qiáng)，對(duì)檔案工作的知識(shí)不夠熟悉、制度不夠了解、標(biāo)準(zhǔn)不夠清楚、要求不夠明白，對(duì)材料的收集、整理、歸檔、裝訂等環(huán)節(jié)心中無數(shù)。在檔案管理制度上落實(shí)不嚴(yán)格，檔案調(diào)閱率過高，時(shí)間過長(zhǎng)，加上采用簡(jiǎn)單的手工作業(yè)方式，造成資料紙張發(fā)黃變脆、字跡褪色，影響到檔案的完整與安全。這些都嚴(yán)重制約了檔案管理正規(guī)化建設(shè)和發(fā)展。

2.對(duì)檔案細(xì)節(jié)操作不精。一是檔案材料內(nèi)容填寫前后不一。如“三齡一歷”（年齡、工齡、黨齡、學(xué)歷）記載多樣，個(gè)別人員的“年齡越填越小，參加工作時(shí)間越填越早，文化程度越填越高”。二是檔案用紙規(guī)格不一?，F(xiàn)行的公文材料大都是A4紙，履歷表、高等院校畢業(yè)生登記表、入黨志愿書等大部分是16開紙，如將A4紙剪裁為16開大小，致使有的表格印制超過裝訂線，不利于立卷歸檔工作。三是檔案材料短缺。如表彰和處分材料散失較多，有少量的履歷表未蓋組織人事部門公章。有些人員的相關(guān)學(xué)歷學(xué)位或?qū)I(yè)技術(shù)職稱（如函授、進(jìn)修班、自考等）沒有存檔，造成部分材料遺失或無法補(bǔ)辦的現(xiàn)象，還有一些人員的黨員入黨材料還不齊備就進(jìn)行了存檔。

2 對(duì)加強(qiáng)大同編制檔案管理工作的對(duì)策和建議

隨著編制制度改革的不斷深入，人事工作對(duì)編制檔案的質(zhì)量要求越來越高。為此，在編制檔案目標(biāo)管理工作中，應(yīng)樹立精細(xì)化理念，進(jìn)行精細(xì)化管理。

（一）用制度建設(shè)精細(xì)化來健全檔案管理機(jī)制

吸收先進(jìn)檔案管理經(jīng)驗(yàn)，圍繞建章立制深化檔案管理機(jī)制建設(shè)，構(gòu)建“制度健全、管理規(guī)范、利用方便”的檔案管理機(jī)制。一是建立檔案管理責(zé)任制。按照檔案管理要求，結(jié)合檔管人員及業(yè)務(wù)特點(diǎn)，對(duì)檔案管理進(jìn)行定崗定責(zé)，建立 “領(lǐng)導(dǎo)主抓、部門分管、專人負(fù)責(zé)、處室配合”的多層次檔案管理體系，確立“分級(jí)負(fù)責(zé)建檔，集中統(tǒng)一管理”的檔案管理模式。二是健全檔案管理制度。結(jié)合檔案管理的發(fā)展，進(jìn)一步修訂《檔案保管制度》、《檔案保密制度》、《檔案調(diào)閱利用制度》、《檔案鑒定銷毀制度》等相關(guān)制度，逐項(xiàng)細(xì)化檔案搜集、整理、保管、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)的操作規(guī)范。

（二）用管理質(zhì)量精細(xì)化來保證檔案齊全完整

1. 全面核對(duì)檔案資料。按照中組部檔案工作條例的要求，在做好正常整理工作的基礎(chǔ)上，集中力量，以填寫人員履歷表為契機(jī)，對(duì)檔案資料進(jìn)行一次全面核對(duì)。在整理過程中，力求做到認(rèn)真鑒別、分類準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊、嚴(yán)格把好質(zhì)量關(guān)。一是在材料鑒別上，注重真實(shí)性。二是在材料分類上，注重準(zhǔn)確性，做到卷卷檔案分類準(zhǔn)確無誤。三是在材料裝訂和外表上，強(qiáng)調(diào)整齊美觀，提高編制檔案的整體質(zhì)量。

2.做好編制檔案材料的收集、歸檔工作。在收集歸檔材料工作中應(yīng)做到嘴勤、腿勤、手勤。只有收集齊全編制檔案材料，才能不斷充實(shí)編制檔案內(nèi)容，全面反映人員德、能、勤、績(jī)、廉等工作全貌，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供可靠的原始依據(jù)，避免用人失誤。堅(jiān)持“標(biāo)準(zhǔn)化”整理裝訂編制檔案，整理過程中要做到材料鑒別歸類上求準(zhǔn)、材料加工上求精、材料切訂上求好、驗(yàn)收入庫上求嚴(yán)“四個(gè)環(huán)節(jié)”，確保編制檔案規(guī)范化管理工作落到實(shí)處。

3、簡(jiǎn)化整檔工序。一是要規(guī)范用紙。簡(jiǎn)化整檔工序首先必須規(guī)范公文用紙，或統(tǒng)一調(diào)整編制檔案用紙的規(guī)格，使兩者一致。 二是要改進(jìn)檔案盒。在編制檔案整理過程中，需要反復(fù)的拆裝、剪裁，不僅增加了整檔人員的工作量，而且也不可避免地使檔案本身遭受了損害，不利于編制檔案的長(zhǎng)久保存。 因此，制作更適用編制檔案管理的檔案盒很有必要，如借鑒文件夾形式，檔案整理立卷時(shí)，不裁剪，也不裝訂，只需分類、編號(hào)、登記卷內(nèi)目錄，夾入檔案夾，增加新的材料時(shí)只需把材料插入相應(yīng)類別中，需要利用檔案中某個(gè)材料也只要抽出需要部分，不必整本拿出，也有利于檔案保密，這樣既能提高編制檔案整理質(zhì)量，方便利用，便于保管、保密、延長(zhǎng)檔案壽命，還能大大減少檔案整理繁瑣的工序，從而提高工作效率。

（三）用重點(diǎn)建設(shè)精細(xì)化來提高檔案管理水準(zhǔn)。根據(jù)實(shí)際情況的發(fā)展變化，突出三個(gè)方面的建設(shè)。一是改善檔案保管條件。嚴(yán)格按照“八防”的要求盡量提供條件，完善檔案保管各項(xiàng)設(shè)施，并及時(shí)更新專用檔案柜，盡量拓展檔案存儲(chǔ)空間，確保檔案室建設(shè)符合國家標(biāo)準(zhǔn)。二是突出審核審批檔案管理。為解決各單位辦審核審批中產(chǎn)生的檔案資料歸檔問題，應(yīng)確定定了審核審批檔案的歸檔范圍、立卷原則、整理人員、資料排列等具體要求，并動(dòng)態(tài)跟蹤新增審核審批事項(xiàng)情況，及時(shí)調(diào)整歸檔內(nèi)容。三是突出財(cái)政檢查檔案管理。重點(diǎn)是對(duì)檢查檔案的齊全性、歸檔資料的邏輯性進(jìn)行復(fù)核把關(guān)，明確具體操作要求。

（四）用檔案載體精細(xì)化來加快檔案現(xiàn)代化建設(shè)。編制檔案管理工作的信息化是檔案管理工作的必然要求，也是實(shí)現(xiàn)編制檔案管理現(xiàn)代化的必由之路。一是創(chuàng)新技術(shù)和手段加強(qiáng)人事檔案管理，提高利用效率。在注重保密的前提下，利用信息化技術(shù)，探索新的方法，對(duì)檔案進(jìn)行合理、靈活地開發(fā)利用。運(yùn)用計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代化設(shè)備，將文字、圖片等紙質(zhì)資料變成數(shù)據(jù)資料，使編制檔案無紙化、信息化，完善編制檔案管理信息系統(tǒng)建立編制檔案管理信息庫，利用專業(yè)管理軟件進(jìn)行檔案編制目錄、檢索及日常的傳遞、借閱、材料催繳、查詢統(tǒng)計(jì)等工作，提高編制檔案信息的實(shí)效性和正確性。二是創(chuàng)新檔案“提前進(jìn)館”的管理模式。要建立應(yīng)用計(jì)算機(jī)管理編制檔案的各項(xiàng)制度，進(jìn)一步提高編制檔案管理的現(xiàn)代化水平，讓編制檔案從“看堆式”的管理中解放出來。要使編制檔案工作更好地為編制工作服務(wù)，逐步適應(yīng)高效率的辦公趨勢(shì)，編制檔案工作也應(yīng)該走信息化建設(shè)道路。在紙質(zhì)檔案的基礎(chǔ)上，逐步做好檔案的計(jì)算機(jī)錄入，在條件成熟時(shí)，還可以對(duì)部分重要檔案進(jìn)行全文掃描錄入，逐步提高編制檔案工作的現(xiàn)代化管理，提高工作效率。

參考文獻(xiàn)

[1]鐘瑛.淺議電子文件管理系統(tǒng)的功能要素[J]. 檔案學(xué)通訊，2006：11-20

[2] 杜獻(xiàn)峰. 基于三層 B/S 結(jié)構(gòu)的檔案管理系統(tǒng)開發(fā) [J]. 中原工學(xué)院學(xué)報(bào)，2009：19-25

[3]林鵬，李田養(yǎng). 數(shù)字檔案館電子文件接收管理系統(tǒng)研究及建設(shè)[J].蘭臺(tái)世界，2008：23-25