徐青
摘 要:學(xué)校是培養(yǎng)學(xué)生的主要基地,學(xué)校的綜合檔案不僅屬于學(xué)校歷史資料的重要組成內(nèi)容,更是學(xué)校教學(xué)效果的體現(xiàn),由此可見,學(xué)校綜合檔案的重要作用,要使學(xué)校綜合檔案能夠良好的被保留下來,學(xué)校就要重視綜合檔案管理工作,綜合檔案管理工作涉及內(nèi)容較多,專業(yè)性質(zhì)也相對較強,因此在管理過程中難度相對較大,為了使學(xué)校能夠做好綜合檔案管理工作,本文重點提出了四項優(yōu)化學(xué)校綜合檔案管理工作的策略。
關(guān)鍵詞:綜合檔案;歷史資料;管理工作;優(yōu)化;策略
學(xué)校綜合檔案主要包括教學(xué)檔案、文書檔案、學(xué)校開展活動的照片、視頻、畢業(yè)生學(xué)籍、會計、基建檔案等等。是學(xué)校進(jìn)行各項活動后存留下來的原始資料,是學(xué)校教學(xué)工作的一項重要組成部分,教學(xué)檔案包括了學(xué)校在教育活動中取得的成績,還包括教育活動的每一項過程;其他門類的檔案在學(xué)校的利用價值也是非常高的。因此,綜合檔案不僅起到記錄的作用,更起到了幫助學(xué)校發(fā)現(xiàn)教育活動問題,做好教育活動,實現(xiàn)學(xué)生發(fā)展的重要作用,因此,學(xué)校應(yīng)該重視綜合檔案管理工作,不斷優(yōu)化檔案管理,重視檔案人員的培訓(xùn)和學(xué)習(xí),提高檔案管理人員的管理水平。
1 學(xué)校綜合檔案管理工作的重要性
學(xué)校綜合檔案管理工作十分重要,主要體現(xiàn)在以下四個方面:一、嚴(yán)格檔案管理,學(xué)校綜合檔案不僅包括教學(xué)檔案,還包括文書檔案、會計、學(xué)校開展活動的照片、視頻、畢業(yè)生學(xué)籍等等,如果缺乏檔案綜合檔案管理的話,勢必會造成文書檔案、會計等內(nèi)容混亂,甚至丟失,查找不方便;另一方面,學(xué)校綜合檔案更大的作用是高效利用,如果不實行綜合檔案管理,勢必會給學(xué)校各項活動正常開展帶來很大不便,各類檔案也得不到有效的利用。如果畢業(yè)生學(xué)籍收集歸檔不完整,會給需要出具學(xué)歷證明的畢業(yè)生帶來種種困難,影響畢業(yè)生學(xué)歷證明的準(zhǔn)確性。二、學(xué)校以教學(xué)為主,因此學(xué)校教學(xué)檔案有利于提高學(xué)生整體素質(zhì),為學(xué)生全面發(fā)展提供動力;教學(xué)檔案有利于學(xué)??偨Y(jié)日常教育活動的效果及經(jīng)驗;教學(xué)檔案是學(xué)校教育活動的真實記錄,為學(xué)校教育改革提供了可以參考的資料,促進(jìn)我國學(xué)校教育活動的有效進(jìn)行和開展;通過對教育活動的總結(jié)和記錄,學(xué)校還能夠不斷創(chuàng)新教學(xué)方式,使教育者在教學(xué)過程中更好的發(fā)揮其主動性,增加學(xué)生學(xué)習(xí)興趣,提高教師教學(xué)質(zhì)量,從而提高學(xué)校教學(xué)水平。三、有助于學(xué)校教學(xué)規(guī)律的研究工作,通過管理綜合檔案,使學(xué)校掌握自身在教育中存在的普遍規(guī)律,對規(guī)律進(jìn)行良好的分析,從而最大限度的提高學(xué)校教學(xué)質(zhì)量。四、學(xué)校綜合檔案管理有利于學(xué)校教育教學(xué)的發(fā)展,有效的檔案管理能夠使學(xué)校及時發(fā)現(xiàn)自身在教育教學(xué)活動中存在的一些問題,并盡快解決這些問題,保證學(xué)校后期能夠順利開展教育教學(xué)活動。不僅如此,學(xué)校綜合檔案還能為師生提供很多方面的利用,比如:為畢業(yè)生出具畢業(yè)證明提供可靠和有力的依據(jù),避免造價現(xiàn)象發(fā)生,從而實現(xiàn)學(xué)校的良好發(fā)展。
2 學(xué)校綜合檔案管理工作現(xiàn)狀
現(xiàn)階段,雖然部分學(xué)校已經(jīng)明確綜合檔案管理工作的重要性,逐步加強了對檔案管理工作的重視,但是在實際管理工作中還存在一些問題,影響學(xué)校綜合檔案管理工作效果,主要存在的問題有:一、學(xué)校缺少完善的綜合檔案管理機制,很多學(xué)校根本就沒有統(tǒng)一管理的部門,且沒有專門人員進(jìn)行管理,給檔案的統(tǒng)一管理工作造成了極大的不便;二、忽視綜合檔案收集工作,在日常管理工作過程中,工作人員通常更加重視收集學(xué)校組織開展的教育教學(xué)活動而忽視學(xué)生個體的檔案收集工作,造成學(xué)校在分析檔案時,不能正確掌握每一名學(xué)生的學(xué)習(xí)特點,不能為學(xué)生進(jìn)行正確的指導(dǎo)工作,影響學(xué)生發(fā)展;三、沒有完善規(guī)范的畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作,現(xiàn)階段,多數(shù)學(xué)校中都實行了雙向選擇的就業(yè)機制,為學(xué)生就業(yè)提供了更多可行的機會,但同時沒有完善、規(guī)范的畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作也給畢業(yè)生檔案增加了難度;四、學(xué)校綜合檔案管理工作現(xiàn)代化水平較低,隨著社會進(jìn)步與科技的發(fā)展,現(xiàn)階段信息技術(shù)得到了良好的運用,信息技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)信息的快速傳遞與管理,但是現(xiàn)階段,我國很多學(xué)校中還存在用手記錄檔案的情況,隨著學(xué)校學(xué)生越來越多,檔案也越來越多,傳統(tǒng)檔案管理方法不能實現(xiàn)信息的快速、高效運轉(zhuǎn),造成了檔案管理工作效率不高的現(xiàn)狀。
3 優(yōu)化學(xué)校綜合檔案管理工作的策略
通過上文的分析,明確學(xué)校綜合檔案管理工作在學(xué)校發(fā)展和管理中的重要位置,下面結(jié)合學(xué)校綜合檔案管理工作現(xiàn)狀,提出四點優(yōu)化學(xué)校綜合檔案管理工作的策略。
3.1 完善學(xué)校綜合檔案管理機制
工作機制是指導(dǎo)工作順利進(jìn)行的重要依據(jù),基于學(xué)校綜合檔案管理現(xiàn)狀,為了使學(xué)校能夠做好綜合檔案管理工作,首先就要完善學(xué)校綜合檔案管理機制,通過建立統(tǒng)一的管理部門,為綜合檔案管理工作配備專職管理人員,同時管理機制中還要包括工作人員的主要工作內(nèi)容,明確每一名工作人員的權(quán)責(zé),保證工作人員能夠高效的完成自己份內(nèi)的工作[2]。學(xué)校還可以建立責(zé)任到人制度,這一制度能夠保證工作人員端正自己的工作態(tài)度,進(jìn)行檔案管理時能夠細(xì)心核對每一項內(nèi)容,做好檔案的分類工作,使學(xué)校在需要某一方面的檔案時能夠在短時間內(nèi)被找到,為學(xué)校發(fā)展和檔案研究工作打下基礎(chǔ)。
3.2 重視綜合檔案收集工作
檔案收集工作作為學(xué)校綜合檔案管理的重要組成部分,必須注重各項檔案信息的收集。例如,教學(xué)檔案、文書檔案、會計、學(xué)校開展活動的照片、視頻、畢業(yè)生學(xué)籍等等,由于綜合檔案涉及面比較廣,因此,在收集過程中,需要各個處室的兼職檔案員密切配合,對移交給綜合檔案室的檔案進(jìn)行初步整理之后,經(jīng)專職檔案員檢查合格后再登記簽收。專職檔案員要定時發(fā)收集清單到各個處室,并與績效掛鉤,沒有上交的處室應(yīng)當(dāng)適當(dāng)考慮績效考核的結(jié)果。這樣才能加大檔案收集力度,確保各類檔案及時上交檔案室。如,會計檔案收集,應(yīng)與學(xué)校會計財務(wù)人員溝通,初步整理成冊再移交,同時為保證檔案信息收集的準(zhǔn)確性,應(yīng)做好各項檔案收入登記和核對工作,切實有效做好綜合檔案收集工作。
3.3 規(guī)范畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作
畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞是學(xué)校綜合檔案管理工作中一項重要的組成部分,由于現(xiàn)階段大部分學(xué)校缺少統(tǒng)一的學(xué)生檔案管理部門,且學(xué)生就業(yè)實現(xiàn)了雙向選擇,因此給學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞工作增加了難度,為了使學(xué)校能夠優(yōu)化綜合檔案的管理,保證每一位畢業(yè)生的檔案能夠?qū)崿F(xiàn)良好的轉(zhuǎn)遞,學(xué)校就要規(guī)范畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作[3]。學(xué)校首要建立統(tǒng)一的高考檔案管理部門,做好不同院校、不同年級學(xué)生的檔案分類工作,同時對學(xué)生畢業(yè)時的狀態(tài)進(jìn)行詳細(xì)記錄,在學(xué)生提出檔案轉(zhuǎn)遞請求時,學(xué)校相關(guān)部門應(yīng)該及時進(jìn)行核對,避免出現(xiàn)發(fā)送錯誤增加轉(zhuǎn)遞難度的情況,使每一位學(xué)生的檔案都能夠安全的送至相應(yīng)部門,為學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞提供保證。
3.4 推進(jìn)綜合檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程
現(xiàn)階段,信息化進(jìn)程不斷加快,信息技術(shù)在簡化工作流程和內(nèi)容的同時,更能夠提高工作效率,因此在學(xué)校綜合檔案管理過程中,學(xué)校就應(yīng)該不斷推進(jìn)現(xiàn)代化管理進(jìn)程,通過引入合適的管理系統(tǒng),改變傳統(tǒng)由手工進(jìn)行檔案記錄工作的現(xiàn)狀,實現(xiàn)由電腦進(jìn)行記錄,這樣能夠很清晰的看出每一項教學(xué)教育活動開展時間、持續(xù)時間,檔案儲存在哪一個柜子哪一號,極大的簡化了檔案管理工作,使工作人員能夠?qū)⒏嗟貢r間分配到檔案的保護(hù)、收集與整理工作中,當(dāng)學(xué)?;?qū)W生需要調(diào)取某一份檔案時,通過信息技術(shù)能夠快速查找出檔案所在位置,有效提高了綜合檔案管理工作效率,同時也能夠在最短時間內(nèi)將檔案遞交給相應(yīng)部門,為學(xué)校發(fā)展做出巨大貢獻(xiàn)。
4 總結(jié)
總而言之,學(xué)校綜合檔案對促進(jìn)學(xué)校發(fā)展具有十分重要的作用,學(xué)校在重視綜合檔案管理過程中,要隨著時代發(fā)展和學(xué)校的進(jìn)步不斷優(yōu)化綜合檔案管理工作,希望通過本文對學(xué)校綜合檔案管理工作重要性和工作現(xiàn)狀的分析,能夠使學(xué)校更加重視綜合檔案管理工作,并結(jié)合本文提出的完善學(xué)校綜合檔案管理機制、重視學(xué)生綜合檔案收集工作、規(guī)范畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作以及推進(jìn)綜合檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程四項策略,實現(xiàn)學(xué)校綜合檔案管理工作的現(xiàn)代化水平。
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