我國檔案數(shù)字化建設的必要性與實踐情況淺析

張明磊

牡丹江農(nóng)墾農(nóng)大社區(qū)管理委員會黑龍江牡丹江157000

我國檔案數(shù)字化建設的必要性與實踐情況淺析

張明磊

牡丹江農(nóng)墾農(nóng)大社區(qū)管理委員會黑龍江牡丹江157000

檔案信息化建設是信息時代我國檔案工作的主題，也是今后檔案工作發(fā)展的必經(jīng)之路。而檔案數(shù)字化建設作為檔案信息化建設中一個重要的內(nèi)容，是順應社會潮流、適應信息時代發(fā)展的新舉措、新要求。本文闡述了檔案數(shù)字化建設的基本內(nèi)涵，具體分析了檔案數(shù)字化建設的必要性。

檔案；數(shù)字化建設；必要性；實踐情況

一、對檔案數(shù)字化與檔案數(shù)字化建設的理解

（一）檔案數(shù)字化的含義

所謂數(shù)字化，是指利用計算機信息處理技術(shù)，把聲、光、電、磁等信號轉(zhuǎn)換成數(shù)字信號，或把語音、文字、圖像等信息轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字編碼，用于快速傳輸與準確處理的一種綜合性技術(shù)。數(shù)字化具有簡單、直觀、速度快等優(yōu)點。檔案數(shù)字化是隨著計算機網(wǎng)絡技術(shù)、多媒體技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)，是指利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段，將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)的文件和已歸檔保存的電子檔案。系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案數(shù)字信息庫，它將各種傳統(tǒng)載體的館藏檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲，網(wǎng)絡化的形式傳輸，并利用計算機系統(tǒng)進行管理，以實現(xiàn)檔案信息快捷利用和共享的目的。經(jīng)過數(shù)字化處理后的檔案能夠通過各種各樣的管理軟件進行規(guī)劃與整合，使檔案利用服務方式更加多樣，最大限度的實現(xiàn)了檔案資源的共享。

（二）檔案數(shù)字化建設的主要內(nèi)容

從數(shù)字化的對象來看，檔案數(shù)字化的內(nèi)容主要包括以下兩個方面：一是對原有館藏紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化，即將原有傳統(tǒng)載體的檔案通過掃描、加工和處理，進行數(shù)字化轉(zhuǎn)換；二是對正在形成的電子文件進行及時歸檔與保存，做到電子文檔的齊全完整、真實有效。從數(shù)字化的程度來看，檔案數(shù)字化的內(nèi)容分為以下兩個層次：一是檔案目錄信息的數(shù)字化，即建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，嚴格規(guī)范檔案信息的著錄標引，科學選定檔案目錄的數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)；二是檔案全文信息的數(shù)字化，即采用掃描錄入的方式將檔案全文按照原貌逐頁存儲為圖像文件并為其編制目錄索引，或是經(jīng)光學字符技術(shù)，識別后采用文本格式存儲檔案內(nèi)容。輔之以全文檢索數(shù)據(jù)庫，從數(shù)字化的過程來看，檔案數(shù)字化建設應包括數(shù)字化檔案的收集整理、存儲保管和查閱利用等方面。

二、檔案數(shù)字化建設的必要性及意義

當今人類社會已邁入了信息時代，計算機網(wǎng)絡技術(shù)的迅猛發(fā)展和廣泛應用，正深刻地影響著社會的各個領域，改變著人們的生活、工作和學習方式。信息化浪潮的沖擊，同樣也給檔案工作帶來了新的契機，使得檔案數(shù)字化逐漸被提上日程。隨著辦公自動化水平的不斷提高，無紙化辦公已成必然趨勢，由此形成了大量的數(shù)字化檔案。檔案管理必須從傳統(tǒng)的實體管理向信息化管理方向發(fā)展，才能滿足時代發(fā)展的需求。因此，檔案數(shù)字化是信息時代的必然產(chǎn)物，檔案數(shù)字化管理較之傳統(tǒng)的實體檔案管理，有著無可比擬的先進性和時效性。它將分散于不同載體、不同地方的檔案信息以數(shù)字化的形式存儲以網(wǎng)絡化的方式連接，實現(xiàn)了檔案信息資源的及時利用與共享。

檔案中包含了大量的數(shù)據(jù)、資料、圖表、文件等原始憑證，是最真實、最可靠、最具說服力的記錄。同時也是國家信息資源的重要組成部分，具有不可估量的社會經(jīng)濟價值。當今社會機構(gòu)負責人根據(jù)檔案做出重大決策需要迅速、準確，各職能部門工作查考要求快速、及時。社會廣大公眾對檔案信息需要量正不斷增加，人們已越來越多地關注檔案信息獲取的時效性和便捷性，而數(shù)字化檔案相比傳統(tǒng)檔案載體來說，既方便獲取、又不會對檔案原件造成損壞。因此，檔案部門只有盡快改變傳統(tǒng)的管理、檢索和提供利用方式，不斷加快檔案數(shù)字化建設，才能及時、準確地為社會各界提供利用，進一步實現(xiàn)檔案信息資源的社會共享。

三、檔案數(shù)字化建設是檔案管理發(fā)展的必然趨勢

這是由數(shù)字檔案本身的特點所決定的。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案載體容量非常有限而且成本偏高，而數(shù)字檔案的載體容量很大，可以節(jié)約大量成本和檔案保存空間，紙質(zhì)檔案一旦遭到破壞，很難得以恢復。而數(shù)字檔案具有容易備份的特點，可以通過保留多份備份文件來避免檔案受損。在利用紙質(zhì)檔案時，我們通常要翻閱幾十卷、甚至幾百卷的檔案，工作十分繁復。而數(shù)字檔案在利用過程中，只需利用計算機，就可以在幾分鐘內(nèi)檢索到所需內(nèi)容，十分方便。紙質(zhì)檔案只能描述二維的歷史記錄，無法滿足人們在建筑設計、科研等方面的需求。而數(shù)字檔案卻可以利用計算機等先進的工具達到多維的記錄要求。

四、檔案數(shù)字化建設是開發(fā)和利用

檔案信息資源的基礎開發(fā)和利用檔案信息資源的基礎工作就是檔案的數(shù)字化工作。要有效地開發(fā)利用檔案信息資源，就必須搞好檔案的數(shù)字化工作，檔案數(shù)字化建設的目標之一就是要有效地開發(fā)檔案信息資源，為社會服務。通過檔案數(shù)字化可以開辟全新的檔案信息資源利用網(wǎng)絡體系，通過檔案數(shù)字化可以確保檔案信息資源開發(fā)和利用的準確性和時效性。檔案數(shù)字化可以克服地域限制，實現(xiàn)大范圍內(nèi)檔案信息資源的利用和服務!隨著信息社會的飛速發(fā)展。社會對檔案信息資源的利用越來越頻繁，只有不斷加快檔案的數(shù)字化建設，才能最大限度地開發(fā)利用檔案信息資源，才能使檔案工作與社會經(jīng)濟同步發(fā)展，更好地為社會主義現(xiàn)代化建設服務。