如何實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化

閆曉倩

摘 要：隨著科技的飛速發(fā)展，計算機(jī)的使用日益廣泛，已經(jīng)遍及我們生活各個方面。在這樣的大環(huán)境下，檔案管理工作開始向著現(xiàn)代化方向發(fā)展，傳統(tǒng)的管理方式已經(jīng)很難適應(yīng)當(dāng)前的發(fā)展需求，因此如何實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，提高檔案管理的水平已經(jīng)成為了當(dāng)務(wù)之急。本文主要對如何實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)行了研究，主要從檔案管理現(xiàn)代化的相關(guān)概述、檔案管理工作的現(xiàn)狀以及實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的具體措施這三個方面進(jìn)行了具體的闡述。

關(guān)鍵詞：檔案管理；現(xiàn)代化；措施

一、檔案管理現(xiàn)代化的相關(guān)概述

（一）檔案管理現(xiàn)代化的具體內(nèi)容

檔案管理現(xiàn)代化主要包括以下幾個方面的內(nèi)容：第一，管理思想要及時更新，實(shí)現(xiàn)管理思想的現(xiàn)代化。只有及時轉(zhuǎn)變并更新觀念，加強(qiáng)對檔案管理現(xiàn)代化的重視，對該項(xiàng)工作進(jìn)行全面認(rèn)識，才能在檔案管理工作中使用科學(xué)的管理方法和思想，最終達(dá)到事半功倍的效果；第二，管理方法的現(xiàn)代化。管理方法是實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的重要途徑，可以通過健全相關(guān)的規(guī)章制度來實(shí)現(xiàn)檔案管理方法的現(xiàn)代化；第三，管理手段的現(xiàn)代化，該內(nèi)容主要是指在檔案管理工作中應(yīng)當(dāng)充分利用現(xiàn)代化設(shè)備來進(jìn)行檔案管理工作，要重視對先進(jìn)的現(xiàn)代化檔案管理軟件和硬件設(shè)施進(jìn)行投資，從而提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化和信息化；第四，管理人才的現(xiàn)代化。只有具備現(xiàn)代化管理人才，使其掌握現(xiàn)代化管理思想、知識和方法，才能保證檔案管理現(xiàn)代化的順利實(shí)現(xiàn)。

（二）檔案管理現(xiàn)代化的特點(diǎn)

檔案管理現(xiàn)代化主要有兩個特點(diǎn)：一方面，網(wǎng)絡(luò)化，即進(jìn)行檔案管理工作時主要運(yùn)用計算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，不僅能夠及時和用戶進(jìn)行溝通與聯(lián)系，而且能夠?qū)崿F(xiàn)各個單位之間的橫向交流，有利于信息的及時共享；另一方面，數(shù)字化。檔案管理的現(xiàn)代化主要是通過各種先進(jìn)技術(shù)對檔案等相關(guān)資料進(jìn)行數(shù)字化的保存、加工和處理，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的高效性。

二、檔案管理工作的現(xiàn)狀

（一）檔案管理工作人員的觀念沒有及時轉(zhuǎn)變

當(dāng)前在具體的檔案管理工作中，很多工作人員的觀念沒有及時轉(zhuǎn)變和更新，尤其是年齡比較大的工作人員，很難接受現(xiàn)代化管理方法和理念，依然固步自封，采用傳統(tǒng)的檔案管理方式，導(dǎo)致檔案管理工作的效率非常低。

（二）檔案管理的方法和技術(shù)相對落后

當(dāng)前的檔案管理工作中，很多工作人員對計算機(jī)不夠熟悉，加上沒有經(jīng)過培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，在使用過程中困難重重，這樣越難越不愿意學(xué)，在工作中依然采用傳統(tǒng)的管理方法和技術(shù)，導(dǎo)致現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)沒有得到充分的應(yīng)用，影響著檔案管理工作的現(xiàn)代化。

（三）檔案管理人員的整體素質(zhì)尚待提高

檔案管理人員的整體素質(zhì)對檔案管理工作的現(xiàn)代化影響重大，然而，在具體的檔案管理工作中檔案管理人員的整體素質(zhì)并不是很高，有些檔案管理人員的服務(wù)意識不高，對工作不夠熱情，有些工作人員對新技術(shù)和方法不認(rèn)可，對現(xiàn)代管理知識、技術(shù)和理念沒有進(jìn)行自主學(xué)習(xí)，對單位組織的培訓(xùn)不夠重視，只是應(yīng)付了事，這樣就阻礙著檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。

三、實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的具體措施

（一）及時更新管理觀念

為了實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，今后檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)改變傳統(tǒng)觀念，不能墨守陳規(guī)，要樹立科學(xué)的現(xiàn)代化管理理念，增強(qiáng)創(chuàng)新意識，并且樹立服務(wù)意識，自覺主動地做好檔案資料的收集和整理等工作，同時要樹立全局意識，要以全面地眼光看問題，對重大事項(xiàng)、重大活動等檔案資料要?dú)w類清楚，從而更好地滿足工作需求。

（二）實(shí)現(xiàn)檔案管理方法的科學(xué)化合管理技術(shù)的現(xiàn)代化

根據(jù)當(dāng)前檔案管理工作中出現(xiàn)的檔案管理方法和技術(shù)相對落后的現(xiàn)狀，今后應(yīng)當(dāng)根據(jù)不同的工作群體采取切實(shí)可行的科學(xué)方法，充分利用經(jīng)濟(jì)、管理和行政等各方面的知識理論進(jìn)行檔案的管理，在正確的理論指導(dǎo)下采取爭取的管理方法，從而提高檔案管理工作的效率；另一方面，為了提高檔案管理技術(shù)的現(xiàn)代化，應(yīng)當(dāng)充分利用計算機(jī)水平來進(jìn)行相關(guān)文件的登記、歸檔和傳閱等工作，這樣能夠?qū)崿F(xiàn)檔案原文的有效存儲，在使用過程中有利于快速進(jìn)行查找。同時，對檔案管理可以采取立體化管理的方式，用計算機(jī)技術(shù)對檔案管理進(jìn)行多項(xiàng)、動態(tài)并且關(guān)聯(lián)的形式，從而有效突破查閱一個專題或者主題就得一一查詢現(xiàn)狀，最終實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化。

（三）實(shí)現(xiàn)管理人員素質(zhì)的現(xiàn)代化

作為檔案管理工作的主體，檔案管理人員的素質(zhì)起著關(guān)鍵性作用，因此要注重實(shí)現(xiàn)管理人員素質(zhì)的現(xiàn)代化。隨著計算機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備的廣泛應(yīng)用，檔案管理方法和技術(shù)的不斷改善，為了更好地應(yīng)對各項(xiàng)挑戰(zhàn)，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)利用空余時間多學(xué)習(xí)相關(guān)知識，不同知識結(jié)構(gòu)和年齡結(jié)構(gòu)的人員應(yīng)當(dāng)及時交流，從而各顯其能，發(fā)揮各自的優(yōu)勢，揚(yáng)長避短，使檔案管理工作能夠達(dá)到最優(yōu)的狀態(tài)。此外，還要注重對管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，并且建立公平健全的績效考核機(jī)制，鼓勵員工進(jìn)行學(xué)習(xí)，從而不斷提高自身的素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。

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