淺談中小企業(yè)存貨購進環(huán)節(jié)的內(nèi)部會計控制

劉娟

【摘要】存貨作為一項重要的流動資產(chǎn)，直接影響著企業(yè)的利潤。存貨內(nèi)部控制機制不完善，將會導致其存貨管理存在缺陷。從短期來看，這將影響企業(yè)的獲利能力，從長遠來看，有危及企業(yè)生存發(fā)展的風險。因此，本文將從中小企業(yè)存貨購進環(huán)節(jié)及存貨內(nèi)部會計控制出發(fā)，通過分析當前存貨購進環(huán)節(jié)的現(xiàn)狀及存在的問題，探索適用的內(nèi)部會計控制方法。

【關鍵詞】存貨 購進環(huán)節(jié) 會計內(nèi)部控制

一、當前中小型企業(yè)存貨購進環(huán)節(jié)的概況

（一）存貨內(nèi)部控制制度存在缺陷

內(nèi)部控制是指企業(yè)為了保證業(yè)務活動的有序進行，保護財產(chǎn)的安全和完整，防止、發(fā)現(xiàn)、糾正錯誤與舞弊，保證會計資料的真實可靠而制定和實施的一系列具有相互聯(lián)系、相互制約、相互協(xié)調(diào)的方法、措施和程序。

1.當前許多中小型企業(yè)在不相容職位相互分離的內(nèi)部控制制度上有所欠缺。中小型企業(yè)為了節(jié)省人力資源，通常將存貨的采購以及驗收任務交由同一個人來完成。而采購人員同時兼具驗收工作容易導致企業(yè)存貨的賬實不符。企業(yè)很可能在不知不覺中就流失一批存貨。眾所周知，存貨是企業(yè)的第二大利潤源泉，企業(yè)的初衷是希望節(jié)約人工工資來節(jié)約生產(chǎn)成本，卻沒有考慮到存貨被盜的損失遠遠不止人工工資的那點金額。中國有句俗話叫“偷雞不成蝕把米”。用這個來形容有些企業(yè)實在是再貼切不過了。

2.當今很多小企業(yè)基本是一家一戶自主經(jīng)營，容易出現(xiàn)內(nèi)部會計控制制度形同虛設的局面。雖然內(nèi)部控制機構的層次分明化，但是當企業(yè)的工作量大、任務重的時候，企業(yè)往往又安排一些人身兼數(shù)職。毋庸置疑企業(yè)在有法可依的環(huán)節(jié)上做得很到位，但是這樣忽略了當初制定制度的本意——每個人都遵守制度。更何況在一定程度上還拉低了企業(yè)的工作效率，一個人的精力畢竟是有限的，專注于同一份工作雖然乏味但是足夠專心，精力也能夠得到很好地投入。而讓一個人身兼數(shù)職雖然能解決企業(yè)的燃眉之急，卻不能從根本上解決問題，所以此舉并非是長久之計。大多數(shù)企業(yè)也只是單純地看見了眼前的利益，沒有更深層次地去考慮企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

3.企業(yè)的權責不夠明晰。企業(yè)可能由于營銷策略等原因導致企業(yè)存貨積壓，然而各部門為了盡可能地規(guī)避自己所需要承擔的風險，往往都將責任推卸給其他部門。一方面這種不敢承擔責任的行為是企業(yè)員工沒有責任心的表現(xiàn)，另一方面也反映了企業(yè)權責制度劃分的不夠明晰。不僅沒有從根本上解決存貨積壓的問題，反而有可能導致存貨呆滯品的增加，并且在一定程度上有危及企業(yè)生存發(fā)展的可能性。

（二）企業(yè)各部門之間缺乏溝通

1.企業(yè)的文化建設很大程度上影響著企業(yè)的員工們，因為企業(yè)的文化不僅有著導向、凝聚功能還有約束甚至激勵作用。在當今經(jīng)濟全球化的趨勢下，企業(yè)之間的競爭已然不單純是經(jīng)濟實力的競爭，反而更側重于綜合實力的競爭。本來中小型企業(yè)的人員規(guī)模就不大，員工們再因為種種私人原因導致部門之間的溝通不順，就更影響著企業(yè)的經(jīng)營。俗話說單絲不成線，獨木不成林，員工們在思想上沒有團結的意識，在行為上又缺乏溝通，那么企業(yè)在今后的競爭中也很難立足。

2.當前有許多中小型企業(yè)都實行粗放式的管理理念與管理體制，企業(yè)經(jīng)常出現(xiàn)賬實不符的現(xiàn)象，即有賬無物、有物無賬、賬物不符等現(xiàn)象。企業(yè)各部門之間沒有很好地溝通與交流，這就是企業(yè)內(nèi)部文化建設的缺陷所在。企業(yè)需要的是雙向信息的傳遞，而不是單一的。一方面?zhèn)}庫保管人員沒有及時反饋信息，沒有對采購過程中存貨的損毀情況進行匯報，究竟是非正常損耗還是合理損耗。另一方面由于相關會計人員沒有之前正確的存貨信息的反饋導致存貨采購成本會出現(xiàn)偏差。

二、中小企業(yè)存貨購進環(huán)節(jié)存在的風險

中小企業(yè)存貨購進環(huán)節(jié)存在的問題除了第一部分闡述的以外還有以下幾點風險。

（一）存貨采購階段的主要風險

1.編制采購計劃的主要風險。一是采購人員沒有對市場的變化趨勢作出正確的判斷，從而導致編制的采購計劃不合理，造成企業(yè)庫存的短缺，最終導致企業(yè)生產(chǎn)停滯。二是采購人員編制的采購計劃嚴重背離企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營需要，引起企業(yè)庫存的積壓，從而導致企業(yè)的資源浪費。

2.供應商選擇的主要風險。一是供應商與企業(yè)之間存在的舞弊現(xiàn)象容易導致存貨授權審批不規(guī)范。二是中小企業(yè)對于招投標方式安排的不合理可能會導致采購的物資出現(xiàn)采購價格很高但是質量并不能達到預期要求的現(xiàn)象。

3.確定采購價格的主要風險。無論是哪個企業(yè)都希望自己的采購部門能以最高的性價比采購企業(yè)所需物資，那么該階段的主要風險在于：第一，中小企業(yè)由于人員規(guī)模不大，在詢單程序上不完善，導致采購價格不合理。第二，企業(yè)采購定價機制的不科學，容易導致企業(yè)的資金受損。第三，中小企業(yè)對于存貨定價方式的選擇不當，可能造成企業(yè)資金損失的問題。

4.訂立采購合同的主要風險。第一，中小型企業(yè)與供應在簽訂協(xié)議的過程中，一方可能存在霸王條款即沒有明確雙方的權利和義務，甚至還可能出現(xiàn)規(guī)避違約責任的現(xiàn)象，這將嚴重影響企業(yè)的合法權益。第二，中小企業(yè)由于經(jīng)營規(guī)模不大，權利相對采購合同簽訂的過程中可能會出現(xiàn)未經(jīng)授權而直接簽訂的情況，一方面影響企業(yè)的采購行程，一方面會出現(xiàn)違約風險。

（二）存貨驗收階段的主要風險

第一，企業(yè)沒有明確存貨的驗收標準。導致部分已然毀損卻沒有被及時發(fā)現(xiàn)的存貨的毀損費用需要企業(yè)自己承擔。

第二，企業(yè)的驗收程序不規(guī)范。對驗收過程中存在的例如是運輸途中的合理損耗還是非合理損耗的異常情況企業(yè)沒有及時安排相關會計人員進行處理，從而造成企業(yè)存貨的賬實不符。

第三，驗收人員單純的檢查存貨的數(shù)量而忽略了存貨的質量，無形之中又增加了企業(yè)的采購成本。

（三）付款階段的主要風險

第一，付款方式的選擇不當，預付貨款可能存在企業(yè)的貨物到達目的地以后質量不達標而企業(yè)又無法追究損壞的貨物款項的情況。

第二，沒有明確付款方式，企業(yè)為了避免出現(xiàn)壞賬而選擇先支付一半貨款，后期等貨到達目的地以后再支付剩下的貨款，以至于多種付款方式交錯使用從而導致企業(yè)的賬務不清。

三、中小企業(yè)存貨購進環(huán)節(jié)內(nèi)部會計控制的方法

（一）考核公司采購人員和供應商

1.工欲善其事必先利其器，而企業(yè)的采購人員便是企業(yè)的一把利劍。企業(yè)要想獲得高利潤就必須擦亮眼睛選擇合適的采購人員。中小型企業(yè)的人員規(guī)模不大，便于考核與管理。所以對于企業(yè)采購人員的選定，我個人覺得企業(yè)需要從思想品德素質、知識素質等方面對采購人員進行初步考核。其次考核采購人員的能力素質。最后考核采購人員在具備成本分析能力、價值分析能力的情況下，是否了解與采購相關的法律法規(guī)等專業(yè)知識。終極考核完畢之后企業(yè)可以對采購人員進行任務分配，從而提高企業(yè)的采購效率。

2.作為公司的高層，需要正確的規(guī)劃和分解所有的工作發(fā)放到下面，然后由企業(yè)各個階層的人去完成這份工作。那么選擇供應商的工作自然也就由企業(yè)的采購人員去完成，這也是企業(yè)之前需要考核培訓采購人員的目的。為了篩選出合格的供應商，首先采購部需要根據(jù)企業(yè)的需求擬定采購計劃以及采購標準即采購人員尋找的供應商一方面需要滿足質檢部門提供的質量標準，另一方面還需要達到企業(yè)的評估標準（A.一般經(jīng)營狀況B.制造能力C.技術能力 D.管理能力）。其次，對于初步審核符合要求的供應商，企業(yè)可以將供應商的資料進行整理歸檔。然后，對于審查合格并且企業(yè)也有選擇意向的供應商，企業(yè)需要成立相應的考察小組對供應商進行實地考察，審核供應商的經(jīng)濟狀況和財務狀況。最后，經(jīng)過層層考核突出重圍的供應商，企業(yè)可以將其建立一個資料庫，方便企業(yè)日后合作。除此之外企業(yè)還需要安排專業(yè)團隊對所合作供應商的產(chǎn)品進行不定時的抽查，防止供應商們在今后的供貨過程中偷天換日。

3.中小型企業(yè)經(jīng)營規(guī)模不大。為了避免企業(yè)采購人員與供應商之間有不法勾當，企業(yè)一方面需要不定時的對采購人員進行調(diào)動，在不影響企業(yè)正常運作的同時安排他們完善調(diào)動交接手續(xù)。另一方面公司需要針對采購人員制定一些規(guī)章制度，以此來約束采購人員，做到用法來推動內(nèi)部控制建設。

（二）明確存貨的采購成本

1.中小型企業(yè)與大型企業(yè)相比不占據(jù)經(jīng)濟優(yōu)勢。那么中小型企業(yè)在存貨采購的定價機制以及采購方式需要更加明確，從而確保萬無一失。

2.關于存貨采購的價格方面。企業(yè)需要通過安排技術人員對采購市場進行調(diào)研，充分了解存貨市場價格變動的趨勢，分析采購存貨的執(zhí)行價格，最后確定存貨的采購價格。當然在這個過程中企業(yè)可以根據(jù)所調(diào)研的結果建立存貨采購價格數(shù)據(jù)庫，方便為日后的采購作參考。

3.關于存貨的采購數(shù)量方面。中小企業(yè)的生產(chǎn)特點一般都是小批量，所以為了避免企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營計劃不協(xié)調(diào)，造成庫存的積壓或短缺，公司需要安排相關人員進行采購計劃的制定。先對市場需求做個調(diào)研，根據(jù)分析市場需求以及趨勢走向制定合理采購計劃。

（三）完善存貨驗收制度

存貨采購不僅僅是完成采購就萬事大吉了，還必須驗收入庫，因為運輸途中的合理損耗和入庫前的挑選整理費用也計入存貨采購成本。所以必須控制好存貨的驗收，包括物理驗收和財務驗收。

1.實物驗收即倉儲人員負責檢查存貨到庫的質量、數(shù)量以及其規(guī)格等是否與計劃采購成本相吻合。同時中小型企業(yè)需要安排相應的生產(chǎn)技術人員通過抽樣調(diào)查的方式對入庫的存貨進行測試。對于不合格的產(chǎn)品生產(chǎn)技術人員需要填寫一張檢測單并上交主管部門，主管部門審核后需要將存貨按照可修理和不可修理分類，可修理的存貨可以聯(lián)系供應商，讓供應商安排技術人員進行修理并要求供應商給予企業(yè)相應的折扣；對于那些無法修理的存貨，企業(yè)可以要求供應商進行退貨處理。同時為了及時準確地處理退貨產(chǎn)品，盡可能地減少產(chǎn)品的貶值損失，建議企業(yè)選擇幾個口碑較好的物流公司，并與他們進行合作。

2.財務驗收即存貨入庫后，采購部門以及其他相關部門應及時將采購憑證等其他原始憑證上交給財務部門。相關會計人員根據(jù)所得到的原始憑證進行賬務處理，為了避免出現(xiàn)存貨虛增的情況對于發(fā)生的存貨退回，會計人員需要及時作出相應的會計處理。

3.中小企業(yè)的特點是員工數(shù)量較少，組織結構簡單，所以企業(yè)需要將不相容職務相互分離的原則貫穿始終。確保無論在什么情況下都不能安排采購人員擔任存貨的驗收工作，從而有效地防止徇私舞弊、以權謀的行為發(fā)生。