影響基層秘書(shū)素質(zhì)提升因素分析及化解對(duì)策

益西卓瑪

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影響基層秘書(shū)素質(zhì)提升因素分析及化解對(duì)策

益西卓瑪

基層秘書(shū)主要是城鄉(xiāng)一級(jí)的秘書(shū)人員，其工作具有很強(qiáng)的實(shí)踐性。在實(shí)際的工作中，需要明確自己的職責(zé)范圍，并且必須具備多個(gè)方面出色的能力才能勝任崗位工作。伴隨社會(huì)的發(fā)展與時(shí)代的進(jìn)步，基層秘書(shū)的工作遇到了很大的挑戰(zhàn)，基層秘書(shū)的素質(zhì)迫切需要提升。本文結(jié)合分析影響基層秘書(shū)素質(zhì)提升的的因素，并提出有針對(duì)性的解決對(duì)策。

基層秘書(shū)；素質(zhì)；因素；對(duì)策

引言

隨著基層組織建設(shè)的加強(qiáng)和基層工作的縱深推進(jìn)，基層秘書(shū)的工作能力與綜合素質(zhì)迫切需要提升。在實(shí)際工作中，基層秘書(shū)所表現(xiàn)出來(lái)的工作水平與領(lǐng)導(dǎo)的期望有一定差距。一些秘書(shū)人員無(wú)法及時(shí)高效地完成領(lǐng)導(dǎo)所交待的工作任務(wù)，使得領(lǐng)導(dǎo)的工作安排經(jīng)常會(huì)由于秘書(shū)人員的工作失誤而受到影響。所以，對(duì)影響基層秘書(shū)綜合素質(zhì)提升的原因進(jìn)行分析，并且探討出有助于基層秘書(shū)提升其綜合素質(zhì)的對(duì)策是一個(gè)非常重要的課題，對(duì)于基層領(lǐng)導(dǎo)工作效率的提升與工作質(zhì)量的改善具有很大的幫助。

一、 基層秘書(shū)的界定

在對(duì)影響基層秘書(shū)素質(zhì)提升原因進(jìn)行分析之前，需要明晰基層秘書(shū)的范圍。首先，就基層秘書(shū)的特征來(lái)看，其工作和生活的場(chǎng)所都在基層，尤以縣鄉(xiāng)兩級(jí)基層政府為主，需要其在開(kāi)展工作時(shí)過(guò)多的深入一線群眾，與群眾交流的機(jī)會(huì)比較的多，獲得的實(shí)踐性的鍛煉機(jī)會(huì)更多[1]。因此，相對(duì)更高級(jí)別的秘書(shū)工作而言，基層秘書(shū)的實(shí)際工作能力和群眾基礎(chǔ)本應(yīng)該更好，但是實(shí)際情況并非如此。其次，就基層秘書(shū)的范圍而言，以鄉(xiāng)鎮(zhèn)一級(jí)的機(jī)關(guān)秘書(shū)為主，同時(shí)也包括一些市縣兩級(jí)的機(jī)關(guān)秘書(shū)，實(shí)際上也相對(duì)于省和中央來(lái)看，也都屬于基層的范疇。所以本文的研究對(duì)象，包含市縣鄉(xiāng)(鎮(zhèn))三級(jí)的秘書(shū)人員，所取得的成果對(duì)這三級(jí)的秘書(shū)人員而言也具有廣泛的適用性。

二、影響基層秘書(shū)素質(zhì)提升的因素分析

影響基層秘書(shū)素質(zhì)提升的因素很多，包括工作任務(wù)繁重、缺乏人文關(guān)懷和完善的晉升制度等，給基層秘書(shū)素質(zhì)的提升帶來(lái)了一定的制約。本文對(duì)影響基層秘書(shū)素質(zhì)提升的原因主要從以下幾個(gè)方面進(jìn)行探討。

(一)基層秘書(shū)崗位的特殊性

基層秘書(shū)既是基層領(lǐng)導(dǎo)的工作參謀和助手，又是聯(lián)系群眾的紐帶，還是基層組織某些具體事務(wù)的管理者或執(zhí)行者。基層工作事無(wú)巨細(xì)，繁復(fù)雜蕪，相對(duì)于專業(yè)崗位而言，基層秘書(shū)更象是鄉(xiāng)村醫(yī)院的"全科醫(yī)生"?；鶎用貢?shū)崗位的特殊性，要求基層秘書(shū)必須是"全才"、"多面手"，對(duì)所涉及的工作，要做到"門(mén)門(mén)懂"、"樣樣行"；基層秘書(shū)崗位的特殊性，迫切需要業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、綜合素質(zhì)高的秘書(shū)工作者。

(二)基層秘書(shū)的培養(yǎng)與選拔機(jī)制不健全

基層秘書(shū)崗位既需要一定的專業(yè)知識(shí)與技能，同時(shí)也需要作為秘書(shū)的業(yè)務(wù)能力與綜合素質(zhì)，但目前還少有專門(mén)針對(duì)基層工作崗位培養(yǎng)專門(mén)人才的專業(yè)，很多從事基層秘書(shū)工作的既不是來(lái)自文秘專業(yè)，也不是來(lái)自行政管理或管理學(xué)專業(yè)，缺少專業(yè)背景是基層秘書(shū)面臨的一個(gè)普遍性問(wèn)題；另一方面，基層秘書(shū)在選拔機(jī)制還不健全，導(dǎo)致權(quán)力尋租和腐敗行為的發(fā)生。一些領(lǐng)導(dǎo)直接按照自己的意愿指派秘書(shū)，并不考慮其是否勝任這一工作。這些現(xiàn)象使得基層機(jī)關(guān)在進(jìn)行秘書(shū)人才的選拔時(shí)，缺乏主動(dòng)權(quán)和靈活性，不能夠根據(jù)選拔人才的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行選拔，使得最終擔(dān)任秘書(shū)的人員在素質(zhì)方面與合格的秘書(shū)具有較大差距。由于秘書(shū)人才選拔機(jī)制不健全，使得基層秘書(shū)人員與崗位需求存在嚴(yán)重的結(jié)構(gòu)性失衡，真正有能力的人才無(wú)法在激烈的競(jìng)爭(zhēng)中勝出，而一些資歷相差甚遠(yuǎn)的人員由于其他方面的原因最終進(jìn)入秘書(shū)工作崗位，這一現(xiàn)象使得基層秘書(shū)的素質(zhì)很難得到有效的提升。

(三)秘書(shū)素質(zhì)提升的機(jī)會(huì)和投入培訓(xùn)的經(jīng)費(fèi)較少

基層秘書(shū)大多"獨(dú)擋一面"，因?yàn)楣ぷ鞯奶厥庑?，少有離崗參加培訓(xùn)，提升業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)的機(jī)會(huì)。近年來(lái)，雖然一些基層秘書(shū)在入職前也接受過(guò)一些業(yè)務(wù)培訓(xùn)，但由于培訓(xùn)時(shí)間短，往往達(dá)不到崗位的要求，而且由于是在入職前進(jìn)行培訓(xùn)，一些新入職的基層秘書(shū)自身對(duì)崗位也缺少必要的認(rèn)知，影響培訓(xùn)效果?；鶎用貢?shū)入職以后，由于工作崗位的特殊性，往往缺少培訓(xùn)和機(jī)會(huì)，甚至在一些貧困地區(qū)就職的基層秘書(shū)人員，有時(shí)連基本的工資都難以確保，其他的差旅費(fèi)和補(bǔ)貼更是少之又少，沒(méi)有多余的資金用于秘書(shū)的培訓(xùn)工作。而要想對(duì)基層秘書(shū)開(kāi)展正規(guī)的培訓(xùn)，也不是個(gè)別縣或者企業(yè)能夠單獨(dú)完成的。所以，基層秘書(shū)長(zhǎng)時(shí)期得不到正規(guī)的培訓(xùn)，再加上在基層長(zhǎng)期的生活和高負(fù)荷的工作，見(jiàn)識(shí)和學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)都比較少，這也給基層秘書(shū)素質(zhì)的提升帶來(lái)了很大的困難。所以，由于政府對(duì)于基層秘書(shū)人員投入經(jīng)費(fèi)的力度比較小，使得基層秘書(shū)長(zhǎng)期無(wú)法接受正規(guī)培訓(xùn)，對(duì)于其工作的斗志和學(xué)習(xí)的動(dòng)力都產(chǎn)生很大的影響，使得在提升素質(zhì)方面缺乏有效的途徑，最終導(dǎo)致基層秘書(shū)的整體素質(zhì)都在不斷的下降。

(四)缺乏明確的要求與有效的關(guān)懷

基層機(jī)關(guān)在對(duì)秘書(shū)進(jìn)行選拔時(shí)由于受到多種因素的限制，很難按照正常的選拔程序來(lái)選拔所需要的秘書(shū)人員。所以，在實(shí)際的選拔過(guò)程中，也很難做到嚴(yán)要求和高標(biāo)準(zhǔn)，并且也忽略了對(duì)基層秘書(shū)人員進(jìn)行選拔時(shí)所需要考慮的職業(yè)道德和敬業(yè)精神，在新秘書(shū)入職以后，也缺乏這方面的教育。而且對(duì)基層秘書(shū)在實(shí)際工作過(guò)程中所出現(xiàn)的各種各樣的問(wèn)題也并沒(méi)有充分重視。甚至出現(xiàn)一些秘書(shū)人員任職數(shù)年，也不清楚何為秘書(shū)人員的職業(yè)道德。這也使得很多秘書(shū)人員說(shuō)話做事不講究方式方法，嚴(yán)重?fù)p害了機(jī)關(guān)的形象。所以，由于要求方面的不明確，對(duì)基層秘書(shū)的很多問(wèn)題采取避重就輕的態(tài)度，使其素質(zhì)很難得到有效的提升，而且工作過(guò)程中出現(xiàn)的錯(cuò)誤也不能得到及時(shí)的改正。此外，基層機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于秘書(shū)人員的日常生活也缺乏有效的關(guān)懷，要有效提升基層秘書(shū)的素質(zhì)，需要其具備勤奮向上的積極態(tài)度，而實(shí)現(xiàn)這一目的的前提是基層秘書(shū)在生活上沒(méi)有特別大的問(wèn)題，能夠安心工作。但是現(xiàn)階段的領(lǐng)導(dǎo)，很少能夠做到對(duì)秘書(shū)人員的深切關(guān)懷，只知道一味地對(duì)秘書(shū)人員提出這樣那樣的工作要求，對(duì)其生活的情況并不關(guān)心，使得機(jī)關(guān)單位的人情味嚴(yán)重缺乏。作為秘書(shū)，也不敢主動(dòng)地將自己生活中的困難與領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行溝通，在心理方面還存在一定的隔閡，其在工作中的服務(wù)水平也很難做到位。所以，由于領(lǐng)導(dǎo)缺乏對(duì)基層秘書(shū)進(jìn)行有效的關(guān)懷，在溝通方面更是比較少，也無(wú)法做到對(duì)秘書(shū)工作的合理安排，使得秘書(shū)的工作效率和工作的質(zhì)量很難得到保障，素質(zhì)水平更加難以提升。

(五)工作安排不合理

基層秘書(shū)的工作量比較大，每天的工作都非常地辛苦。而就基層機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)秘書(shū)的使用情況來(lái)看，存在很多不合理之處，典型地表現(xiàn)為誰(shuí)干得好就一直讓誰(shuí)干，干得不好就被領(lǐng)導(dǎo)打入冷宮。比如在寫(xiě)文稿方面，有些秘書(shū)比較擅長(zhǎng)文稿類的寫(xiě)作，一旦領(lǐng)導(dǎo)需要，必然安排給寫(xiě)得最好的秘書(shū)，寫(xiě)得不好的秘書(shū)很可能就會(huì)長(zhǎng)期閑置。這也使得一些秘書(shū)工作非常繁忙，而另外一些秘書(shū)在工作方面比較清閑。長(zhǎng)此以往，一些秘書(shū)的素質(zhì)經(jīng)過(guò)大量的工作鍛煉得到了很大的提升，而也存在一些秘書(shū)由于長(zhǎng)時(shí)期的閑置，得不到鍛煉的機(jī)會(huì)，也沒(méi)有有效的指導(dǎo)，使其在秘書(shū)工作的過(guò)程中無(wú)法學(xué)到有用的東西，也無(wú)法實(shí)現(xiàn)個(gè)人素質(zhì)的提升。上述情況的出現(xiàn)，使得基層秘書(shū)整體隊(duì)伍的素質(zhì)水平難以得到有效的提升。總的來(lái)說(shuō)，如果基層秘書(shū)在自己的工作崗位上，長(zhǎng)期得不到利用，無(wú)法發(fā)揮自己的價(jià)值，缺乏鍛煉自己的機(jī)會(huì)，其素質(zhì)水平不僅無(wú)法得到提升，還有可能出現(xiàn)大幅的下降。所以，需要基層領(lǐng)導(dǎo)具備長(zhǎng)遠(yuǎn)的眼光，合理地安排各個(gè)秘書(shū)的工作。

(六)晉升機(jī)制還不健全

就我國(guó)基層工作的實(shí)際情況來(lái)看，秘書(shū)人員的工作主要是圍繞了領(lǐng)導(dǎo)的需求展開(kāi)，對(duì)自己工作能力與思想水平的提升有很大的幫助。大部分從事過(guò)秘書(shū)工作的人，很多都得到了提拔和重用。但是就我國(guó)的社會(huì)發(fā)展情況來(lái)看，在對(duì)干部進(jìn)行選拔和任命時(shí)常常存在任人唯親的現(xiàn)象或者論資排輩，只需要具有一定的工作年限，并且沒(méi)有犯過(guò)嚴(yán)重的錯(cuò)誤，很有可能就會(huì)得到提拔，這種提拔機(jī)制沒(méi)有考慮到個(gè)人的實(shí)際能力，給一些綜合素質(zhì)比較出眾的秘書(shū)人員的晉升帶來(lái)很大的困難。在此情況下，基層秘書(shū)人員的工作積極性大大的降低，秘書(shū)人員的綜合素質(zhì)也無(wú)法得到有效的提升。由此可見(jiàn)，基層秘書(shū)晉升機(jī)制的不健全，制約了很多秘書(shū)人員的發(fā)展，長(zhǎng)時(shí)期無(wú)法得到晉升的機(jī)會(huì)，也使其在自己的工作崗位上無(wú)欲無(wú)求，逐漸喪失進(jìn)取心，要重拾進(jìn)取的動(dòng)力存在很大難度。

三、提升基層秘書(shū)素質(zhì)對(duì)策

針對(duì)上述影響基層秘書(shū)素質(zhì)提升的因素分析，提升基層秘書(shū)人員的素質(zhì)，需要從以下幾個(gè)方面出發(fā)，做好應(yīng)對(duì)措施。

(一)完善基層秘書(shū)人才的選拔機(jī)制

在選拔基層秘書(shū)人員時(shí)，要突破傳統(tǒng)模式的束縛，杜絕尋租等腐敗行為的出現(xiàn)，確保選拔的人才能夠滿足秘書(shū)工作崗位的需要。在對(duì)基層秘書(shū)人員進(jìn)行選拔時(shí)，可以依靠?jī)煞N方式進(jìn)行。首先，采用社會(huì)化的方式，可以從體制內(nèi)進(jìn)行調(diào)配，根據(jù)需求選調(diào)合適的人員，并進(jìn)行嚴(yán)格的考核，判斷其是否勝任工作崗位的需求，采取有效措施防止任人唯親與關(guān)系戶的現(xiàn)象出現(xiàn)。其次，可以通過(guò)校園招聘的方式來(lái)選拔人才，完善筆試、面試等一系列考核的流程，并要重點(diǎn)考核期是否具備秘書(shū)工作所要求的基本素養(yǎng)，比如寫(xiě)作水平以及政治立場(chǎng)等。不管采用何種選拔方式，都要求相關(guān)人員遵循回避原則，在選拔過(guò)程中不干預(yù)，不開(kāi)后門(mén)，確?；鶎訖C(jī)關(guān)單位都能選拔出德才兼?zhèn)?，綜合素質(zhì)比較高的秘書(shū)人才。

(二)加大投入力度、做好對(duì)基層秘書(shū)的培訓(xùn)工作

在過(guò)去，基層機(jī)關(guān)單位對(duì)于秘書(shū)工作重視程度不夠，也可能是由于其他原因，對(duì)秘書(shū)的培養(yǎng)工作重視程度不夠。伴隨新時(shí)期我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平的大幅提升，政府財(cái)政有足夠的實(shí)力完善基層秘書(shū)培訓(xùn)工作的體系，并開(kāi)設(shè)正規(guī)的培訓(xùn)課程，免費(fèi)提供給基層秘書(shū)人員[2]。通過(guò)培訓(xùn)工作的開(kāi)展，使得新晉的秘書(shū)人員以及老秘書(shū)人員在素質(zhì)方面都能得到有效的改善。在實(shí)際工作時(shí)，工作的效率也能夠得到大幅的提升。同時(shí)還要注重加強(qiáng)對(duì)基層秘書(shū)在職業(yè)道德與敬業(yè)精神的培養(yǎng)，以營(yíng)造出基層機(jī)關(guān)比較好的工作氛圍。

(三)明確基層秘書(shū)的工作目的，加強(qiáng)對(duì)其的人文關(guān)懷

作為基層機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)，在實(shí)際安排工作的過(guò)程中，要明確每一項(xiàng)工作的目的。結(jié)合秘書(shū)的實(shí)際情況，合理地安排工作的內(nèi)容。在此情況下，秘書(shū)人員在開(kāi)展工作時(shí)也會(huì)更有目的性，工作的效率也會(huì)大大地提升，在工作中也更容易學(xué)到有用的知識(shí)，實(shí)現(xiàn)個(gè)人能力的提升。并且基層領(lǐng)導(dǎo)還要多關(guān)心秘書(shū)的個(gè)人情況，給予足夠的關(guān)懷與幫助。通過(guò)這種方式使得秘書(shū)人員感受到領(lǐng)導(dǎo)的親切與熱情，從而激發(fā)其工作的斗志，通過(guò)不斷的學(xué)習(xí)來(lái)提升自己的素質(zhì)，以做好本職工作，更好地為機(jī)關(guān)和人民群眾服務(wù)。

(四)完善基層秘書(shū)的晉升機(jī)制

在我國(guó)，很多基層秘書(shū)任職數(shù)十載都沒(méi)有得到有效的提升，其中有個(gè)人能力的原因，但更多的是缺乏晉升的有效渠道。這對(duì)于基層秘書(shū)人員來(lái)說(shuō)，大大影響了其工作的熱情與動(dòng)力。所以，需要完善基層秘書(shū)晉升機(jī)制的建設(shè)，形成有效的晉升渠道，定期對(duì)秘書(shū)的工作進(jìn)行考核，達(dá)到一定的標(biāo)準(zhǔn)，并通過(guò)組織審核后，應(yīng)當(dāng)予以晉升。要想實(shí)現(xiàn)這個(gè)過(guò)程，需要制度建設(shè)作為保障，否則很容易出現(xiàn)尋租的腐敗現(xiàn)象。此外，還需加大監(jiān)督的力度，對(duì)于無(wú)法勝任秘書(shū)工作崗位的人員，要采用市場(chǎng)化的方式予以淘汰。所以，需要不斷完善基層秘書(shū)的晉升渠道，并優(yōu)化其人員結(jié)構(gòu)，以此來(lái)提升基層秘書(shū)隊(duì)伍的素質(zhì)。

結(jié) 語(yǔ)

本文對(duì)基層秘書(shū)素質(zhì)下降的原因進(jìn)行了深入地分析，認(rèn)為選拔與晉升機(jī)制不健全、培訓(xùn)力度不夠等是造成基層秘書(shū)整體素質(zhì)下降的重要原因，并據(jù)此提出了要完善秘書(shū)人才的選拔與晉升機(jī)制，并且加大投入力度以及做好人文關(guān)懷等來(lái)對(duì)基層秘書(shū)的整體素質(zhì)水平進(jìn)行提升。

[1]郭良東. 地稅系統(tǒng)基層秘書(shū)工作面臨的挑戰(zhàn)及對(duì)策[J]. 湖南稅務(wù)高等?？茖W(xué)校學(xué)報(bào), 2013年第2期，p25-26

[2]施雯. 基層文字秘書(shū)應(yīng)當(dāng)具備什么素質(zhì)[J]. 秘書(shū)工作, 2008年第11期，p4-5

[責(zé)任編輯：朱茂青]

On the Influence Factors and Strategies to Enhance the Quality of Grassroots Secretary

Yixi Zhuoma

The grassroots secretary refers to the secretary working in the villages with great practical competence. In the daily job, the grassroots secretary should delineate his/her responsibilities and qualify himself/herself with diverse excellent competences. However, in tandem with social advancement and epoch progress, the grassroots secretary is confronted with tremendous challenges which demand the enhancement of his/her quality. The papers analyzes the influence factors and strategies of how to improve grassroots secretary's quality.

Grassroots secretary; quality; factors; strategies

C936

A

1674-8824(2017)03-0090-04

益西卓瑪，西華師范大學(xué)2013級(jí)9班秘書(shū)學(xué)專業(yè)。(四川南充，郵編：623001)