于魯霞

摘 要：為進(jìn)一步規(guī)范會計檔案的管理，提高會計檔案現(xiàn)代化管理水平，財政部、國家檔案局對原《會計檔案管理辦法》進(jìn)行了修改和完善，出臺了新的《會計檔案管理辦法》，并于2016年1月1日起施行。新的管理辦法對會計檔案管理的諸多地方進(jìn)行了修改和補(bǔ)充，使會計檔案的管理更加科學(xué)化、規(guī)范化了。為了更好地貫徹落實新辦法，該文分析了新管理辦法的六大變化，旨在探索更好地適應(yīng)新管理辦法的有效途徑。

關(guān)鍵詞：檔案管理 會計檔案 保管期限

中圖分類號：F230 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1674-098X（2017）01（c）-0143-02

會計檔案真實記錄了一個單位的經(jīng)濟(jì)活動和經(jīng)濟(jì)事實，反映了一段時期內(nèi)某單位的政治、經(jīng)濟(jì)活動軌跡。2012年1月1日起財政部、國家檔案局用了4年的時間，經(jīng)過大量的實踐工作對1998年的《會計檔案管理辦法》進(jìn)行修訂和完善，于2016年1月1日起出臺了新的《會計檔案管理辦法》并開始實施。新舊管理辦法有6個變化點。

1 理念之變

隨著現(xiàn)代化技術(shù)的縱深發(fā)展，會計信息化的不斷涌現(xiàn)以及決策者和管理層對有效的會計信息的需求，會計檔案管理迫切要求電子會計檔案產(chǎn)生，在現(xiàn)代化信息時代的大背景下，新的管理辦法由此誕生了，同時出現(xiàn)了會計電子檔案，新的管理辦法并對電子檔案的生成、傳輸和歸檔做了明確的要求，允許符合條件的“單位內(nèi)部形成的屬于歸檔范圍的電子會計資料可僅以電子形式保存，形成電子科技檔案”。與此同時，新的管理辦法體現(xiàn)了綠色環(huán)保發(fā)展的理念，節(jié)約了大量的紙張，降低了檔案保管的成本，被稱為與時代共進(jìn)的會計檔案管理新政。

2 重新明確了會計檔案的定義和歸檔范圍，指出了管理會計檔案的重要性

原《管理辦法》僅對記賬憑證、會計賬簿及會計報告等財務(wù)核算部分定義為會計檔案。而近年來，隨著現(xiàn)代化信息業(yè)的飛速發(fā)展，財會工作人員在工作中產(chǎn)生大量的電子信息資料，20世紀(jì)中期財務(wù)會計電子系統(tǒng)軟件就已經(jīng)大規(guī)模應(yīng)用于各行各業(yè)的財務(wù)部門，大量的電子會計資料由此產(chǎn)生，互聯(lián)網(wǎng)+電子商務(wù)、電子發(fā)票、網(wǎng)絡(luò)銀行，遍布各地，信息化的廣泛深入，電子數(shù)據(jù)的真實出現(xiàn)，促使電子會計檔案的形成。新的《管理辦法》將定義進(jìn)行了補(bǔ)充和修改，進(jìn)一步闡明了會計檔案的定義，指出會計人員在會計核算工作中產(chǎn)生的各種會計資料統(tǒng)稱會計檔案，這些會計資料是單位進(jìn)行經(jīng)濟(jì)活動的真實記錄，是指具有一定保存價值的各種文字、報表等，包括使用計算機(jī)等電子設(shè)備形成的電子會計檔案。第一次將電子會計檔案納入會計檔案定義中，實現(xiàn)了真正意義上的會計檔案現(xiàn)代化管理。

會計檔案的利用也很廣泛，通過查閱會計檔案，不僅可以對以往的經(jīng)濟(jì)活動進(jìn)行評估，為下一個年度以及未來的財務(wù)預(yù)算、決算工作提供翔實可靠的數(shù)字參考。還可以為上級審計、紀(jì)委監(jiān)察等部門服務(wù)。以沈陽理工大學(xué)為例，在會計檔案的服務(wù)利用方面，近一兩年來為上級司法部門、審計部門、紀(jì)委監(jiān)察等部門的司法辦案、上級工作組檢查工作、部門審計、干部審計、干部離任審計、科研審計、科研項目結(jié)題審計、學(xué)科評估等查閱會計檔案賬簿、會計記賬憑證上萬卷，為上級部門的紀(jì)檢、審計工作提供了真實、準(zhǔn)確的一手材料。由此可見，會計檔案管理的重要性。

3 新《管理辦法》第一次將電子會計檔案納入會計檔案歸檔范疇

隨著社會現(xiàn)代化、信息化水平的進(jìn)一步深化，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用的成熟，電子會計業(yè)務(wù)規(guī)模不斷擴(kuò)大，財政部在關(guān)于企事業(yè)單位財務(wù)工作的報告中，要求會計管理由核算型會計向管理型會計進(jìn)行轉(zhuǎn)型，實現(xiàn)會計管理理論與實踐并同發(fā)展，以此推動經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，這樣以來會計業(yè)務(wù)內(nèi)容精細(xì)化管理的呼聲越來越高，在此環(huán)境下，電子會計檔案管理的實施勢在必行。

新《管理辦法》指出電子會計檔案的管理是這次修改的重點，并針對電子會計檔案保管時間、如何管理、電子檔案移交和電子檔案銷毀等都做了相應(yīng)的規(guī)定。

（1）規(guī)定指出由計算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳送和儲存的電子會計材料都屬于會計檔案，應(yīng)該同紙質(zhì)的會計檔案一同列入會計檔案歸檔范圍。為保證電子會計檔案的真實性、全面性、實用性、安全性，凡是符合相應(yīng)條件下產(chǎn)生的電子會計材料，都可以以電子檔案形式歸檔保存。確定了電子會計檔案的合法地位。

（2）規(guī)定指出了會計活動中形成的電子會計資料的保管期限，不列入永久保管范疇。

（3）新的《管理辦法》規(guī)定，一同歸檔的電子會計檔案，移交時務(wù)必將電子會計檔案連同元數(shù)據(jù)一起移交，指出電子會計檔案的文件格式一定要符合檔案管理的規(guī)定；特殊格式的電子會計檔案必須與其讀取平臺一同歸檔。

（4）規(guī)定電子會計檔案的保管期滿銷毀工作，也應(yīng)該由檔案管理機(jī)構(gòu)出頭，會同會計管理部門、信息系統(tǒng)管理部門同時監(jiān)督銷毀。

新的《管理辦法》闡述了電子會計檔案歸檔的必要性，明確了電子會計檔案的歸檔范圍及管理要求。

4 對會計檔案銷毀工作的修訂，明確銷毀程序

檔案鑒定銷毀工作是檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)，原《管理辦法》對會計檔案期滿銷毀要求“單位負(fù)責(zé)人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見”，對于銷毀前的鑒定工作和相應(yīng)責(zé)任，很大程度上由檔案單位負(fù)責(zé)人擔(dān)當(dāng)，這樣以來檔案丟失的風(fēng)險極大，檔案單位負(fù)責(zé)人一般也不愿輕易對滿期檔案進(jìn)行銷毀，因此大量的期滿待銷毀的會計檔案，特別是會計記賬憑證占用了很大比例的館藏空間，造成了存儲資源的不足。新的《管理辦法》明確了檔案的鑒定和銷毀，要求各檔案管理機(jī)構(gòu)，要定期組織會計管理機(jī)構(gòu)對逾期的會計檔案進(jìn)行鑒定，并形成鑒定意見書。如仍需繼續(xù)留存的會計檔案，要重新劃定保管期限；對保管期滿，確定沒有保存價值的會計檔案，應(yīng)該由檔案管理部門組織會計部門、審計部門及紀(jì)檢監(jiān)察等部門同時進(jìn)行銷毀。這樣一來就可以避免發(fā)生因鑒定失誤而錯失檔案的風(fēng)險。

5 新《管理辦法》對會計檔案出境的管理要求

原《管理辦法》規(guī)定不準(zhǔn)攜帶會計檔案及其復(fù)印件等出境。新的《管理辦法》進(jìn)行了修改，指出會計檔案及其相應(yīng)復(fù)印件，如果需要帶到境外的，要嚴(yán)格按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，放寬了會計檔案出境的權(quán)限，為世界范圍內(nèi)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供了便利條件。

6 新《管理辦法》對會計檔案保管期限的重新調(diào)整

原《管理辦法》中會計檔案管理的保管期限與法律時效等一直存在著矛盾，原會計檔案記賬憑證的保管期限為15年，而民法規(guī)定最短訴訟時效為1年，最長訴訟時效為20年，刑法規(guī)定最短追訴時效為5年，最長追訴時效為20年。很明顯，會計憑證的保管期限低于法律規(guī)定的最長訴訟時效和最長追訴時效。會計檔案管理是為了保證社會主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)和法制建設(shè)的，會計檔案工作也要遵循法律的規(guī)范與要求，因此，新的《管理辦法》將保管期限進(jìn)行了重新調(diào)整。

（1）新《管理辦法》規(guī)定會計檔案的保管期限，由永久、定期兩類組成。定期管理由原來的3年、5年、10年、15年和25年五種統(tǒng)一調(diào)整為10年和30年兩種。

（2）新《管理辦法》規(guī)定當(dāng)年生成的會計檔案， 在會計年度終了后，可以由單位的會計管理部門臨時保管一年后再歸檔。

（3）因工作需要沒能按時歸檔的會計檔案，必須經(jīng)單位的檔案管理部門同意，方可在財務(wù)部門臨時保管，且臨時保管期限最長不能超過3年。保管期內(nèi)應(yīng)當(dāng)按照國家檔案管理的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，強(qiáng)調(diào)出納人員不能同時兼職會計檔案管理工作。重新明確了會計檔案臨時保管期限及臨時保管期內(nèi)的管理要求。

新《會計檔案檔案管理辦法》為會計檔案的管理工作指明了方向。

參考文獻(xiàn)

[1] 國家檔案局令第79號—財政部.會計檔案管理辦法[Z].

[2] 財政部、國家檔案局有關(guān)負(fù)責(zé)人就《會計檔案管理辦法》修訂答記者問[J].交通財會，2016（1）：8-10.