淺析總公司其他應(yīng)收款的管理

（廣東培正學(xué)院，廣東 廣州 510830）

淺析總公司其他應(yīng)收款的管理

李金瑩

（廣東培正學(xué)院，廣東 廣州 510830）

其他應(yīng)收款在總公司債權(quán)中的權(quán)重不高，數(shù)額較小。但由于其核算的范圍廣、業(yè)務(wù)雜，需要財務(wù)部門對其進行專項管控。否則，將會有很多賬款收回不及時或無法收回，導(dǎo)致資產(chǎn)的流動性差，而現(xiàn)金比率降低又會增加財務(wù)風(fēng)險。因此，對其他應(yīng)收款進行管理是總公司需要重視的一個現(xiàn)實問題。本文從很多總公司存在的“掛賬”、負數(shù)列示、報銷和歸還不及時等問題入手，分析其影響和可能產(chǎn)生的原因，并提出了完善其他應(yīng)收款的催收機制、預(yù)收性質(zhì)的款項用預(yù)收賬款科目核算、加強各部門之間溝通和合作等一些切實可行的措施，希望能夠?qū)偣酒渌麘?yīng)收款的管理起到一定的作用。

其他應(yīng)收款；壞賬準備；掛賬

一、研究目的

《企業(yè)會計準則》對于應(yīng)收賬款、應(yīng)收票據(jù)、預(yù)付賬款等會計科目有明確的規(guī)定，但對于其他應(yīng)收款，其定義為：企業(yè)除應(yīng)收賬款、應(yīng)收票據(jù)和預(yù)付賬款等以外的其他各種應(yīng)收及暫付性款項。這會造成其他應(yīng)收款的核算內(nèi)容不夠明確。盡管其他應(yīng)收款在絕大多數(shù)總公司債權(quán)中的權(quán)重不高，但近年來很多總公司業(yè)務(wù)發(fā)展飛速，其他應(yīng)收款的余額也隨之劇增，需要財務(wù)部門對其進行專項管控。一方面，其他應(yīng)收款對現(xiàn)金流的影響很大，需要加強對其他應(yīng)收款的管理，建立完善的其他應(yīng)收款管理制度以及催收機制。另一方面，由于其他應(yīng)收款的核算范圍廣，該賬戶很容易進行財務(wù)操作，造成經(jīng)營風(fēng)險的增加。所以，對其他應(yīng)收款的管理，是總公司需要重視的一個現(xiàn)實問題[1]。

二、總公司其他應(yīng)收款的管理現(xiàn)狀

大部分總公司其他應(yīng)收款的管理現(xiàn)狀主要表現(xiàn)為：其他應(yīng)收款賬戶長期掛賬、負數(shù)金額的存在以及部門之間溝通問題導(dǎo)致的報銷和還款問題等。

1、其他應(yīng)收款賬戶長期掛賬

（1）其他應(yīng)收款——保證金掛賬。通常情況下，總公司會將日常經(jīng)營中無法收回、超過正常收回期限（一般為三年）的業(yè)務(wù)借款、保證金等，長期掛在其他應(yīng)收款科目。以制造業(yè)的某一上市總公司為例，如表1所示。

由表1可以看出，該公司2014年12月31日壞賬準備——其他應(yīng)收款主要是無法收回的投標保證金，掛賬都超過了三年。2015年該總公司其他應(yīng)收款壞賬準備比例雖小，但絕對值較大。同時查閱該公司壞賬計提的明細可知：2016年總公司有14，268.54K元的保證金和相關(guān)的訴訟費用暫時無法收回。

（2）其他應(yīng)收款——內(nèi)部往來和關(guān)聯(lián)公司掛賬?？偣九c關(guān)聯(lián)公司長期掛賬的情況比較具有代表性，通常情況下關(guān)聯(lián)公司的掛賬表中雖然注明總公司未核銷，但是總公司相關(guān)人員在查找原因時，無法找到對應(yīng)的明細，仍然無法核銷相關(guān)款項。基本可以確定該部分對賬表的解釋有誤。財務(wù)人員雖按時清理、催收，但仍有很多賬務(wù)長期掛在其他應(yīng)收款科目，如內(nèi)部往來和關(guān)聯(lián)公司往來掛賬[2]。

2、其他應(yīng)收款科目出現(xiàn)負數(shù)金額

負數(shù)余額問題在總公司其他應(yīng)收款的管理過程中一直存在，產(chǎn)生負數(shù)部分金額的原因主要有：一些出口收入沒有開票或者沒有找到對應(yīng)的發(fā)票進行核銷；總公司收款后未核銷、未及時開票；非關(guān)聯(lián)公司“錯匯”借款；提前歸還相關(guān)代墊費用、材料款、安裝借款、技術(shù)援助費等。同樣以制造業(yè)的某一上市總公司“其他應(yīng)收款——關(guān)聯(lián)公司”科目的負數(shù)金額統(tǒng)計數(shù)據(jù)為例，如表2所示。

表2 某上市總公司“其他應(yīng)收款——關(guān)聯(lián)公司”科目負數(shù)金額統(tǒng)計表

3、員工業(yè)務(wù)借款和備用金報銷或歸還不及時

如果員工在業(yè)務(wù)借款、備用金請款后，沒有及時將發(fā)票拿回總公司報銷，也沒有及時歸還相關(guān)款項，導(dǎo)致其他應(yīng)收款——業(yè)務(wù)借款和備用金掛賬。這既不利于資金管理，不能很好地利用閑置資金；也不利于業(yè)務(wù)開展和財務(wù)費用化處理。

例如，某部門同事由于不了解財務(wù)制度，拿到增值稅進項稅票后遲遲沒有交給財務(wù)報銷；財務(wù)人員在催收過程中，該業(yè)務(wù)人員以工程還未完工、機器還需調(diào)試等原因告知財務(wù)人員還未取得相關(guān)發(fā)票，導(dǎo)致兩筆增值稅進項稅額過期無法抵扣，這對公司和個人來講都是一筆損失[3]。

三、相關(guān)影響

1、影響現(xiàn)金流且易虛增利潤

財務(wù)人員在進行賬務(wù)處理時會堅持依據(jù)發(fā)票進行費用化處理的原則，本該記入損益的費用類支出因為沒有發(fā)票依然會列示在其他應(yīng)收款科目。其他應(yīng)收款“長期”掛賬，不僅會影響企業(yè)的資金安全和現(xiàn)金流，還會高估資產(chǎn)類科目，虛增會計利潤，造成會計報表不真實[4]。

2、易引發(fā)審計風(fēng)險

大量的預(yù)收性質(zhì)的款項掛賬在其他應(yīng)收款科目下會造成其“負數(shù)”列示，這不符合會計制度中權(quán)責(zé)發(fā)生制原則的要求。所以，對于其他應(yīng)收款負數(shù)“掛賬”的部分，要重點關(guān)注，在對外信息披露中，資產(chǎn)以負數(shù)的形式掛賬在關(guān)聯(lián)公司名下，既不符合資產(chǎn)的定義，也不符合財務(wù)報表相關(guān)信息正確披露的規(guī)定，容易引發(fā)審計風(fēng)險[5]。

3、易誘發(fā)稅務(wù)風(fēng)險

其他應(yīng)收款不及時歸還或報銷都會誘發(fā)稅務(wù)風(fēng)險。由于其他應(yīng)收款核算范圍廣、內(nèi)容繁雜，現(xiàn)實實物操作中，結(jié)合其他應(yīng)收款“長期”掛賬的現(xiàn)狀，很容易會造成利潤虛增，預(yù)繳所得稅的金額會增加。加之，增值稅進項稅發(fā)票的有效期為180天，如果報銷人員不及時報銷，進項稅票過期則無法抵扣，這會造成公司應(yīng)交增值稅額增加。這些都是財務(wù)人員應(yīng)該規(guī)避的結(jié)果，應(yīng)努力把稅務(wù)風(fēng)險降到最低。

四、產(chǎn)生問題的原因

1、總公司內(nèi)部治理制度不完善

（1）其他應(yīng)收款催收制度不完善。總公司缺乏完善的其他應(yīng)收款催收機制，造成很多保證金、代墊款項、業(yè)務(wù)借款不能及時收回。盡管有些催收制度已經(jīng)制定，但很多制度并未真正嚴格執(zhí)行，如何保證這些催收制度的有效落實仍是急需解決的最大問題之一。導(dǎo)致保證金無法收回的客觀原因大致分正常原因和非正常原因。正常未收回的情況有：很多保證金轉(zhuǎn)為履約保證金；招標方案或項目變更、未定標；項目沒有完結(jié)；重新招標、轉(zhuǎn)投標等因素。非正常未收回的情況主要有：保證金已退回，錯誤沖銷其他請款；政府項目沒有資金，等待政府撥款；法院審理、執(zhí)行中等因素。如何區(qū)分這些正常未收回和非正常未收回的長期掛賬款項以及何時以何種方式收回，都需要在相關(guān)制度中予以明確規(guī)定。

同時，在其他應(yīng)收款中，分子公司的代墊費用、安裝借款、技術(shù)援助費等占了絕對權(quán)重，但是在催收過程中，很多公司主要依靠總公司的催收和年底會計科的清賬。總公司由于財務(wù)人員本身的局限性（輪崗）和分子公司往來業(yè)務(wù)量的繁多，工作不夠精細化，同時，很多分子公司并沒有積極主動歸還相關(guān)費用，這也是長期無法解決其他應(yīng)收款掛賬的主觀因素之一。

（2）考核機制不完善。很多制造業(yè)公司在固定的時間內(nèi)都要對總公司和分公司的業(yè)績進行考核，考核主要從營業(yè)、工程、財務(wù)、安全質(zhì)量四個層面出發(fā)進行評價。每一個一級指標都設(shè)置有相對應(yīng)的二級指標，然后根據(jù)專家意見賦予各個指標對應(yīng)的權(quán)重。

關(guān)于指標（目標值或基準值）的制定和發(fā)布方面，各項指標（目標值或基準值）一般都是由各負責(zé)考核的總部總經(jīng)理審批后發(fā)布給各分公司，并抄送給營業(yè)總部和戰(zhàn)略規(guī)劃部備案，作為分公司績效考核的標準。然而很多公司財務(wù)層面的指標中并沒有對其他應(yīng)收款的“賬齡”情況進行細分，對于與賬齡有直接關(guān)系的保證金、歸還相關(guān)費用等的催收情況也沒有給予相應(yīng)的權(quán)重或考核。

2、部分賬務(wù)處理不規(guī)范

其他應(yīng)收款會出現(xiàn)“負數(shù)”余額問題的根源是：《企業(yè)會計準則》沒有對其他應(yīng)收款科目的核算內(nèi)容加以明確的規(guī)范。由其他應(yīng)收款的定義可知，其他應(yīng)收款的核算范圍和內(nèi)容，是采用“倒擠”的方法加以規(guī)范的。這給財務(wù)人員提供了便利的同時，也會給其他應(yīng)收款的管理造成困擾。

3、部門之間缺乏溝通

部門之間的溝通，不僅包括總公司內(nèi)部和分公司內(nèi)部的溝通，還包括總公司與分子各部門之間的溝通。在日常的經(jīng)濟業(yè)務(wù)中，這些部門就報銷和掛賬問題經(jīng)常缺乏溝通。如果不同部門之間能相互加強溝通和合作，就能夠避免很多重復(fù)出現(xiàn)的問題。

五、總公司其他應(yīng)收款管理的相應(yīng)對策

1、完善其他應(yīng)收款內(nèi)部管理制度

（1）加強保證金管理。投標保證金一般由總公司匯出，到期收回時由分公司業(yè)務(wù)人員跟進。到期收不回時，如果營業(yè)人員和分公司不能證明是正常未收回的情況，可以執(zhí)行對營業(yè)人員項目提成費和分公司項目服務(wù)費的扣減處罰。一方面，可以根據(jù)賬齡明細，建議對超過3年及以上的“長賬齡”非正常部分做出額外扣減處罰比例。另一方面，可以把在應(yīng)付模塊進行賬務(wù)處理的其他應(yīng)收款——保證金與相應(yīng)的合同收款模塊和發(fā)票結(jié)算模塊三者關(guān)聯(lián)起來，加強合同和保證金的管理，同時把應(yīng)付模塊的保證金請款，以事后錄入合同號等方式和合同模塊進行關(guān)聯(lián)，督促業(yè)務(wù)人員積極采取措施追回其保證金。

（2）組建一支高效的清欠隊伍?？偣究梢允跈?quán)并組建一支高效的清欠隊伍，清欠隊伍成員應(yīng)包含一定相關(guān)財務(wù)人員和有關(guān)營業(yè)人員，負責(zé)清理包括其他應(yīng)收款賬戶在內(nèi)的所有以往掛賬或借款的事項：首先，可將掛賬明細科目分類排序，按照對內(nèi)和對外的金額大小或發(fā)生時間的先后排序，并簡要注明每筆款項的發(fā)生時間、經(jīng)手業(yè)務(wù)人員、相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、清理情況、遺留問題等；其次，定期對其他應(yīng)收款中的各項欠款分別進行集中專項治理。對于不同的欠款情況，清欠小組應(yīng)采取不同的方式進行催收。如，對于內(nèi)部員工的欠款，可采取扣發(fā)獎金的辦法來收回款項；對于整個內(nèi)部部門的欠款，可采取暫停報銷的辦法；對于暫掛在其他應(yīng)收款中的內(nèi)部事項，應(yīng)嚴格按照限期清理。

（3）實行請款人責(zé)任制度。對其他應(yīng)收款的管理實行請款人責(zé)任制度，對逾期的其他應(yīng)收款項應(yīng)采取多種方式催收，例如根據(jù)款項的金額大小，可采取信函通知方式、電話傳真催收方式、派人面談催收方式等。對于跨總部的調(diào)崗、輪崗等情況，交接過程中，財務(wù)人員應(yīng)將賬戶信息與債務(wù)人信息核對無誤后，再編制移交清冊；對于因移交需要處理的遺留問題，相關(guān)財務(wù)人員應(yīng)當事先提交書面材料，說明相關(guān)事宜，以便接手的工作人員了解實際情況[6]。

（4）明確分子公司還款和對賬的主導(dǎo)地位。目前，很多總公司下面有多家分公司或子公司，其他應(yīng)收款對賬和催收的難度可想而知?？偣鞠嚓P(guān)科室需要費極大的精力對這些賬務(wù)進行排查和監(jiān)管，同樣總公司會計科也需要對龐大的掛賬和異常賬務(wù)進行處理，工作力度和工作精細程度都會受到諸多限制。如果能明確分子公司的還款主導(dǎo)地位，使其積極主動地跟進相關(guān)問題、歸還相關(guān)費用，長期掛賬的金額會減少很多。

2、預(yù)收性質(zhì)的款項用預(yù)收賬款科目核算

對于那些已記入“其他應(yīng)收款”且具有預(yù)收性質(zhì)的收款仍需調(diào)整到“預(yù)收賬款”科目?，F(xiàn)在，很多總公司出口的收款都在應(yīng)收模塊出賬，目前都掛在其他應(yīng)收款科目，原因是截止到目前，合同結(jié)算模塊不能處理外幣問題。如果按照現(xiàn)行的處理方式，進出口科可以對提供的材料進行初步判斷，把及時結(jié)果反饋給財務(wù)，如果本期不能開票，說明收款具有預(yù)收性質(zhì)。財務(wù)人員在處理應(yīng)收模塊時，需視收款性質(zhì)和開票情況確認其他應(yīng)收或預(yù)收賬款，而不能全部掛在“其他應(yīng)收款”科目。

3、加強各部門之間的溝通和合作

（1）需要加強業(yè)務(wù)人員和財務(wù)人員的溝通。對于員工請款，可將逾期表發(fā)給對應(yīng)的業(yè)務(wù)人員，請他們說明預(yù)計報銷的時間，如有問題應(yīng)及時和財務(wù)溝通。可以科室或部門為一個整體，在費用報銷系統(tǒng)中進行“費用和請款總額”的控制。這樣既可以督促業(yè)務(wù)人員及時還款或報銷，也有利于費用的管理和控制。尤其要注意“長賬齡的多個員工請款對應(yīng)同一個公司”的情況，查明原因，必要時建議暫停類似的所有請款。

（2）需要加強財務(wù)部門內(nèi)部的溝通和交流。結(jié)合其他應(yīng)收款的賬齡分析，重點跟進金額較大、長期掛賬的款項，查驗截止本期期末未收回、計提壞賬款項；查明未能及時收款或已收款未及時核銷的原因并上報部門領(lǐng)導(dǎo)，及時進行處理。

六、結(jié)論

其他應(yīng)收款問題已經(jīng)成為財務(wù)管理活動中的一個亟待解決的問題。本文僅從“掛賬”、負數(shù)列示、報銷和歸還不及時問題入手，研究其影響和原因，并提出了完善其他應(yīng)收款的催收機制、改進分子公司的考核指標、預(yù)收性質(zhì)的款項用預(yù)收賬款科目核算、加強各部門之間溝通和合作等措施，希望能夠?qū)ζ渌麘?yīng)收款的管理起到一定的作用。

[1] 楊玉峰：淺析其他應(yīng)收款的管理[J].現(xiàn)代經(jīng)濟信息，2012（7）.

[2] 周潔：淺析其他應(yīng)收款的關(guān)聯(lián)方交易和審計策略[J].財會研究，2012（12）.

[3] 邱百鳴：其他應(yīng)收款——員工借款常見問題與管理對策[J].會計之友，2013（2）.

[4] 錢愛民、張新民：巨額其他應(yīng)收款的質(zhì)量辨析[J].財務(wù)與會計，2008（20）.

[5] 陳德祥：其他應(yīng)收款的審計方法[J].財會月刊，2014（9）.

[6] 陳雪芩：淺談其他應(yīng)收款存在的問題及對策[J].財務(wù)與會計，2014（4）.

（責(zé)任編輯：張瓊芳）