淺談高校學(xué)院辦公室管理

王蓓蓓

【摘 要】不論是企業(yè)還是黨政機關(guān)，辦公室的設(shè)置都是不可或缺的，它起著傳遞信息，匯報情況的樞紐作用。對于高校來說辦公室也是不可或缺的一部分，它有教學(xué)教務(wù)以及行政管理的作用。本文從高校學(xué)院辦公室的研究意義，管理工作的概述，以及存在的一些問題和改進的方法等方面來研究高校學(xué)院辦公室管理。只有提高學(xué)院辦公室的管理和辦事效率，才能使學(xué)校發(fā)展得越來越壯大。

【關(guān)鍵詞】學(xué)院辦公室；管理職能；管理特點

一、研究意義

教育是國之根本，一個國家的發(fā)展與教育工作密不可分。而隨著社會的不斷進步，全國高等教育已經(jīng)普及，辦學(xué)規(guī)模也在不斷擴大。怎樣做才能使學(xué)校得以發(fā)展？只有加深對高校學(xué)院辦公室管理的研究，充分發(fā)揮學(xué)院辦公室的職能，才能使學(xué)校更進一步發(fā)展。

辦公室是高校管理機構(gòu)最基本也是最重要的組成部分。對于學(xué)院的通知信息它首先接收同時再下達給學(xué)院各個相關(guān)部門，讓責(zé)任人和學(xué)生都可以全面了解相關(guān)信息，直接面對師生，并為他們提供服務(wù)。

同時，近幾年以來一直在強調(diào)理論與實踐相結(jié)合的學(xué)習(xí)方式，在管理中同樣也可以用到這種方法。把在實際工作中遇到的問題提出，結(jié)合理論知識加以研究，從而尋求更好的管理方法，改善現(xiàn)有的管理，來更好地解決實際問題，這也是對高校學(xué)院辦公室管理研究的意義。

二、學(xué)院辦公室管理工作概述

（一）學(xué)生管理職能

學(xué)生是學(xué)校的主體，學(xué)院辦公室也要為學(xué)生提供全方位的服務(wù)。首先，學(xué)院辦公室的第一要務(wù)就是服務(wù)，全方位地服務(wù)學(xué)生；其次，為了保證學(xué)生能夠有一個好的學(xué)習(xí)環(huán)境，學(xué)院辦公室對于衛(wèi)生工作起到監(jiān)督的作用；再者就是學(xué)生的安全教育方面，學(xué)生在校期間，學(xué)校要保證其安全；

（二）行政管理職能

辦公室主要負責(zé)的就是行政工作。為領(lǐng)導(dǎo)做決策提供參考，需要對學(xué)院的信息有一個全面的掌控，能根據(jù)實際情況為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策、提供意見。此外，學(xué)院辦公室應(yīng)搞好綜合協(xié)調(diào)，對行政事宜起到督辦、催辦的作用，抓好院系各項工作的落實，及時與上下級協(xié)調(diào)事項，準(zhǔn)確傳達信息。除了這些，學(xué)院辦公室還擁有印章使用權(quán)，這就要求在使用印章時要嚴格，仔細審查每一份文件的準(zhǔn)確性。

（三）教務(wù)管理職能

教務(wù)管理職能主要是保證教學(xué)工作的正常運行。創(chuàng)辦學(xué)校的目的就是教育，學(xué)院辦公室的設(shè)置也是為了服務(wù)教學(xué)，良好的教學(xué)秩序?qū)虒W(xué)質(zhì)量的提高有很大幫助，所以這項工作是重中之重；其次是教材的征訂工作。對于教材的選擇應(yīng)該征求任課老師的意見以及參考其他高校的征訂情況，將老師推薦的教材經(jīng)過各個系主任審核后將清單交到教材科，及時跟蹤教材的物流情況，以確保在開課之前教材可以到位。

三、高校辦公室管理存在的問題

（一）缺乏科學(xué)管理

一般辦公室的管理都是按照習(xí)慣性去執(zhí)行的。每個學(xué)院每個學(xué)期產(chǎn)生事務(wù)的時間都是差不多的，解決方法和步驟也異曲同工。除了習(xí)慣以外，還有一個就是經(jīng)驗之談。在各個教學(xué)單位當(dāng)中，管理事務(wù)的類似性是很強的，正是因為如此，各個系在處理許多工作內(nèi)容時都是采取一樣的方式，美其名曰借鑒經(jīng)驗，實際上根本沒有考慮到每個系的特點，不根據(jù)實際情況制定合適的管理制度，這是不可取的方法。

（二）辦公設(shè)備陳舊，辦公環(huán)境差

雖然現(xiàn)在辦公設(shè)備的投入增加了很多資金，辦公設(shè)備也都換成了計算機。但是在科技時代，計算機的更新速度快得驚人，而辦公設(shè)備的更新卻比較慢。每個辦公室的電腦配備率達不到100%，不能滿足傳真和掃描的需求，此外如果需要打印大量文檔時還需要到打印社打印。周圍環(huán)境對于人的辦事效率也會產(chǎn)生一定的影響，例如在光線不充足的辦公室辦公，人的心情都會變得憂郁；還有墻壁顏色，暖色調(diào)的墻壁讓人可以產(chǎn)生一種溫和的感覺。

（三）辦公技術(shù)和手段的不先進

總是依靠手工辦公是不可取的方法，辦公的方式必須跟上時代的步伐，將傳統(tǒng)的辦公模式加以電子化、信息化，電子化的流程不僅可以人工勞動、節(jié)省時間，也可以加快辦事效率。要將計算機的功能在管理過程中充分發(fā)揮出來，提高辦公效率，完善管理體制。

四、如何改進高校學(xué)院辦公室的管理

（一）提高硬件設(shè)施

想要改進學(xué)院辦公室的管理，硬件設(shè)備的配置是及其重要的。首先，學(xué)校應(yīng)該每年給每個學(xué)院一筆經(jīng)費用于采購辦公設(shè)備，以免因辦公設(shè)備的原因?qū)е鹿ぷ鞑荒芗皶r完成；其次，辦公設(shè)備應(yīng)進行定期的更新，超過最佳使用年限的要及時進行更換；第三，學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)要認識到辦公設(shè)備的重要性，不要吝嗇資金的投入，若因小失大，影響到工作，其損失不可估量。所以對于調(diào)查反饋需要更換的設(shè)備要及時聯(lián)系相關(guān)部門督辦設(shè)備。

（二）加強職位建設(shè)，更新管理理念

只有擁有與時俱進的管理理念，學(xué)院辦公室的管理工作才能順利進行。主要做法是明確高校學(xué)院辦公室管理的具體工作內(nèi)容，做到準(zhǔn)確定位；提升管理水平，完善現(xiàn)有的管理體制；學(xué)院應(yīng)該為管理者提供多一點的培訓(xùn)課程，加強管理者的管理理念與時俱進；制定適合本院的科學(xué)管理體制，不盲目照搬經(jīng)驗，只有適合的才是最好的。

這些就是我對于高校學(xué)院辦公室管理的一些理解。通過研究可以發(fā)現(xiàn)辦公室在學(xué)校中的作用，可以說離開辦公室，學(xué)校就無法運轉(zhuǎn)。希望高校領(lǐng)導(dǎo)可以重視辦公室的管理，加強辦公室的管理制度。

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