郭玉存

（青海油田物資裝備公司人事檔案部，甘肅 敦煌 736202）

【摘要】隨著社會(huì)的發(fā)展和人民生活水平的提高，我國(guó)的企業(yè)和經(jīng)濟(jì)的大戰(zhàn)獲得了可觀的成績(jī)，企業(yè)發(fā)展較為迅速，在企業(yè)中人事檔案的管理工作就顯得重中之重，因?yàn)槿耸聶n案可以提高企業(yè)資料的正確性，給人力資源管理提供真實(shí)可靠的數(shù)據(jù)和信息，有利于人力資源的合理配置和更加準(zhǔn)確地預(yù)測(cè)人力資源的需求。我國(guó)企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中一直存在著人事檔案的材料片面、缺乏真實(shí)性、管理機(jī)制不靈活。管理方法比較落后等問題，一直嚴(yán)重地制約了企業(yè)的健康發(fā)展，所以我國(guó)應(yīng)該對(duì)檔案的管理制度進(jìn)行革新，對(duì)方式也要進(jìn)行創(chuàng)新，保證人事檔案的真實(shí)性，杜絕虛假信息，提高人事資源管理檔案工作人員的專業(yè)素養(yǎng)，也提高人事檔案管理的科學(xué)性和準(zhǔn)確性，深入開發(fā)和利用人事資源檔案進(jìn)行企業(yè)管理，增強(qiáng)企業(yè)的活力和經(jīng)濟(jì)效益。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)；人力資源管理；人事檔案；新要求

在社會(huì)發(fā)展的今天，知識(shí)管理變得相當(dāng)重要，而作為知識(shí)管理的核心的人力資源管理，是當(dāng)今企業(yè)發(fā)展的重要支柱，人力資源管理是否有效，很大一部分因素取決于對(duì)人事檔案管理的好壞，所以人事檔案管理工作成為企業(yè)人力資源管理的核心。人事檔案管理和人力資源管理是統(tǒng)一的，它們之間互相促進(jìn)，共同發(fā)展，人事檔案的管理隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和企業(yè)的進(jìn)步不斷地變化發(fā)展來(lái)適應(yīng)社會(huì)的新形勢(shì)。截止目前，人事檔案管理的發(fā)展滯后于企業(yè)人力資源管理工作的新要求，已經(jīng)不能適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，所以為了能夠保證與時(shí)俱進(jìn)，不被社會(huì)潮流淘汰，我國(guó)一定要進(jìn)行人事檔案管理工作的改革。

人事檔案管理工作在發(fā)展中有優(yōu)點(diǎn)，也有缺點(diǎn)和不足，它存在的問題我們下面一一探討。

一、人士當(dāng)年管理工作存在的問題分析

（一）人事檔案管理缺乏應(yīng)有的時(shí)效性

檔案是一種記錄，人事檔案是對(duì)企業(yè)相關(guān)工作人員的身份等的真實(shí)記錄，由于人事檔案都是對(duì)當(dāng)事人過(guò)去的實(shí)際情況的記錄，所以材料里面的內(nèi)容就顯得過(guò)于老套，而且，一旦檔案資料被放入人事檔案中，材料和內(nèi)容也就不會(huì)再被鑒定和檢查審核，而且放進(jìn)去的資料的內(nèi)容都是工資表等程序化的東西，真正有價(jià)值的能夠體現(xiàn)管理人員近況的信息少之又少，所以人力資源管理部門也就很少得到有意義和有價(jià)值的信息。

（二）人事檔案的管理缺乏正確性

在近幾年來(lái)，假年齡、假學(xué)歷的現(xiàn)象變得越來(lái)越普遍，檔案和身份造假的現(xiàn)象越演越烈，原因是多方面的，既有政府缺乏監(jiān)督的原因，又有主觀方面企業(yè)職工自身缺乏政治約束性和道德性，個(gè)人信息內(nèi)容的失真，人事檔案管理工作人員面對(duì)真假信息資源，通常沒有正確可行的渠道來(lái)鑒定，只能被動(dòng)接受虛假信息，這樣虛假信息會(huì)導(dǎo)致企業(yè)人力資源管理工作失去應(yīng)有的效能，嚴(yán)重影響企業(yè)的經(jīng)營(yíng)效益。

（三）人事檔案管理技術(shù)不夠先進(jìn)

社會(huì)的發(fā)展雖然已經(jīng)進(jìn)入到新媒體時(shí)代，傳統(tǒng)媒體已經(jīng)不是媒介的主流，但是很多企業(yè)還是沒有全面進(jìn)行新媒體化的改革，尤其是在人事檔案方面，傳統(tǒng)的人事檔案管理依舊在企業(yè)中被大量使用，傳統(tǒng)的人事檔案的管理是以紙質(zhì)媒體在載體的，單位的工作人員檔案被記在紙張上，如果單位有人跳槽等，其他單位要找到該工作人員的以往資料，只能親自去公司拿，這樣消耗了大量的人力、時(shí)間和金錢，不僅降低了管理工作的效率，而且進(jìn)一步地給人力資源管理部門造成了巨大的浪費(fèi)。

二、人事檔案管理工作的重要性

（一）可以提供真實(shí)可靠的數(shù)據(jù)和信息

通過(guò)人事檔案管理工作的分析和歸納，能夠了解企業(yè)員工的過(guò)去今天，預(yù)測(cè)他們的未來(lái)發(fā)展前景，對(duì)員工的未來(lái)發(fā)展?jié)摿ψ鞒鲱A(yù)估，這樣可以保證企業(yè)留住一部分有潛力的人才，避免人才的流失。人事管理檔案還可以為企業(yè)管理提供有效的信息，簡(jiǎn)化人力資源管理的步驟，提高工作效率。

（二）促進(jìn)人力資源管理的合理配置

合理有效的人事檔案管理能夠保證企業(yè)各部門之間的信息流暢度和形成共享，可以保證信息的時(shí)效性和新鮮性，第一時(shí)間傳播開來(lái)，避免了信息不暢帶來(lái)的麻煩和問題，合理配置企業(yè)的人力資源。

（三）更加準(zhǔn)確地了解企業(yè)人才需求

人事檔案對(duì)對(duì)企業(yè)員工的正確記錄，方便了企業(yè)在需要的情況下隨時(shí)查看和翻閱，可以幫助企業(yè)了解最近缺少哪些方面的人才，制定有效地人力資源計(jì)劃，從而在市場(chǎng)上挖掘和培養(yǎng)這方面的人才。

上述問題我們看到了人事檔案管理工作的重要性，那么如何在新形勢(shì)下建立有效的途徑來(lái)提高人事檔案管理工作的效益呢，一般可以從以下幾個(gè)方面入手。

三、人事資源管理工作的改進(jìn)措施

（一）增強(qiáng)人事檔案管理的時(shí)效性

人事資源管理要求人事檔案應(yīng)該根據(jù)新的時(shí)代的發(fā)展來(lái)不斷更新信息，企業(yè)人事管理部門要及時(shí)把新產(chǎn)生的信息加入檔案，增強(qiáng)人事檔案管理信息的真實(shí)性和時(shí)效性，提高管理信息的動(dòng)態(tài)，有必要的時(shí)候刪除那些過(guò)時(shí)了陳舊無(wú)用的信息，減少信息的累贅。

（二）使用新媒體技術(shù)，增強(qiáng)信息的正確性

傳統(tǒng)的媒介如紙媒已經(jīng)慢慢地較少被人們所使用的，因?yàn)閭鹘y(tǒng)媒體更新慢，沒有時(shí)效性和迅速性，而新媒體發(fā)展的進(jìn)行我們可以使用各種各樣的新媒體手段，用先進(jìn)的音像資料來(lái)記錄個(gè)人信息，人事檔案的管理應(yīng)該在先前的原有資料的基礎(chǔ)上，對(duì)員工信息進(jìn)行擴(kuò)展和刪除，建立單位人才數(shù)據(jù)庫(kù)，以便企業(yè)在任何時(shí)候都能方便查看信息。

（三）提高人事管理人員的執(zhí)行能力和工作效率

由于人力資源管理對(duì)人事檔案的管理有了新挑戰(zhàn)，所以企業(yè)要加強(qiáng)人事檔案管理部門相關(guān)人員的培訓(xùn)工作，讓他們了解企業(yè)的相關(guān)規(guī)章制度和檔案的正確記錄和執(zhí)行，進(jìn)入了二十一世紀(jì)，社會(huì)發(fā)展和人類的進(jìn)步使得有些信息和技術(shù)已經(jīng)相當(dāng)陳舊，要及時(shí)與時(shí)俱進(jìn)更新和學(xué)習(xí)新知識(shí)，努力學(xué)習(xí)現(xiàn)代化的人事檔案管理工作的知識(shí)和技能，更好地適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的新需求。

四、小結(jié)

現(xiàn)代化的人力資源管理不再是傳統(tǒng)的簡(jiǎn)簡(jiǎn)單單對(duì)人和物之間的管理，我們?cè)诠芾淼幕A(chǔ)上要使用現(xiàn)金的措施來(lái)保證和促進(jìn)企業(yè)的良好快速發(fā)展，保證企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益和人力資源管理的同步協(xié)調(diào)發(fā)展，人事檔案管理工作也就變得極為重要，我們要更好地進(jìn)行人事檔案的管理和改革，讓它更好地促進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。

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