廖紅娟

摘 要：當(dāng)前高校聲像檔案管理面臨復(fù)雜多樣的聲像檔案存儲(chǔ)載體、聲像檔案的原生態(tài)性保持困難等問(wèn)題，應(yīng)通過(guò)對(duì)存儲(chǔ)、技術(shù)、鑒定、保管、檢索開(kāi)發(fā)利用等方面策略的研究，實(shí)現(xiàn)高校聲像檔案數(shù)字化的高質(zhì)量管理。本文就高校聲像檔案管理模式創(chuàng)新進(jìn)行研究分析，以供參考和借鑒。

關(guān)鍵詞：高校；聲像檔案；管理模式；創(chuàng)新

隨著現(xiàn)代科技的高速發(fā)展，檔案管理越來(lái)越多地引進(jìn)了新材料和新技術(shù)，檔案載體也隨之發(fā)生了重大變化，形成了除傳統(tǒng)的文書(shū)檔案外的照片、影像帶、錄音帶等多元化載體的聲像檔案。而對(duì)數(shù)量和種類(lèi)不斷增加的高校聲像檔案，如何更好地保護(hù)和利用這些檔案、發(fā)揮其有效價(jià)值，這是一個(gè)值得思考的問(wèn)題。

一、高校聲像檔案管理現(xiàn)狀

（一）聲像檔案管理歸檔意識(shí)薄弱

長(zhǎng)期以來(lái)，高校檔案部門(mén)的重心都在紙質(zhì)檔案的保管和利用，沒(méi)有重視聲像檔案，這種“重紙質(zhì)檔案，輕聲像檔案”的心態(tài)，十分不利于聲像檔案的收集和保管。而聲像記錄者往往認(rèn)為只要活動(dòng)結(jié)束，新聞已經(jīng)報(bào)道過(guò)就算完了，無(wú)需保存到檔案館，所以隨便處理這些聲像資料，很多單位更是存在重復(fù)使用一盒磁帶的現(xiàn)象，原始資料未經(jīng)保存就直接被覆蓋了。種種數(shù)據(jù)表明，盡管信息化時(shí)代已經(jīng)來(lái)臨，但是人們的聲像資料歸檔意識(shí)仍十分淡漠。

（二）聲像檔案管理制度不完善

我國(guó)高校中，雖然部分學(xué)校有相關(guān)的管理制度，但是落實(shí)的力度不夠，很多制度并沒(méi)有貫徹實(shí)施，甚至有些高校的檔案館，只是頂著一個(gè)名頭，來(lái)應(yīng)付部門(mén)的例行檢查。按照這樣的管理模式，勢(shì)必會(huì)造成聲像檔案的遺失或者歸檔質(zhì)量不高。高校聲像檔案管理制度的不規(guī)范，已經(jīng)引起了很多的不便。在歐美國(guó)家，很多高校已經(jīng)支持自助式的聲像檔案的提存管理，而在我國(guó)高校中需要走很多道程序才能完成聲像檔案保管，聲像檔案利用也需要復(fù)雜的程序。

（三）管理方式落后，聲像檔案收集不全

我國(guó)高校聲像檔案的管理主要存在著三種形式：一是檔案館集中統(tǒng)一管理，聲像資料待活動(dòng)結(jié)束之后定時(shí)移交；二是各部門(mén)和二級(jí)學(xué)院一年一次移交檔案館；三是由各部門(mén)分散保管或者直接保存在聲像記錄者手上。在我國(guó)眾多高校中有很大一部分的高校缺乏聲像檔案系統(tǒng)，沒(méi)有集中統(tǒng)一管理，并缺乏相應(yīng)的管理人員。由于多年沿襲下來(lái)的習(xí)慣做法，造成聲像檔案分散保存，難以及時(shí)歸檔和統(tǒng)一管理，致使檔案館保存的聲像檔案不齊全、不完整。

（四）聲像檔案管理收集難控制

聲像檔案的采集應(yīng)該由受過(guò)專(zhuān)業(yè)訓(xùn)練的人負(fù)責(zé)進(jìn)行錄制和采集，但是目前很多高校缺乏專(zhuān)業(yè)的聲像采集工作人員，還有一部分高校的相關(guān)人員都是半路出家，很多負(fù)責(zé)管理聲像檔案的管理員也缺乏相應(yīng)的基本素養(yǎng)，導(dǎo)致聲像檔案管理工作難以高效開(kāi)展。一般來(lái)說(shuō)，聲像檔案的采集是以音頻或者視頻的格式來(lái)進(jìn)行保存，這些格式的文件通過(guò)數(shù)字化轉(zhuǎn)化成數(shù)據(jù)的形式來(lái)分類(lèi)保存，但是很多高校都不具備這樣的條件，即相關(guān)配套的硬件設(shè)施不到位。

二、創(chuàng)新高校聲像檔案的管理模式

（一）高校聲像檔案管理部門(mén)應(yīng)增強(qiáng)管理意識(shí)

通過(guò)下發(fā)通知或校園網(wǎng)絡(luò)等渠道進(jìn)行廣泛宣傳，使校級(jí)、院級(jí)領(lǐng)導(dǎo)增強(qiáng)對(duì)聲像檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，重大活動(dòng)都能指派專(zhuān)人進(jìn)行拍攝，同時(shí)與聲像資料部門(mén)溝通，使他們充分了解聲像資料與學(xué)校的發(fā)展有著密不可分的聯(lián)系，進(jìn)而使拍攝人員在實(shí)際攝制工作中，更主動(dòng)全面地進(jìn)行聲像資料的拍攝、制作、整理工作，并配合檔案管理人員對(duì)聲像檔案及時(shí)歸檔、保存。

（二）探索合作共贏的管理模式

由于聲像資料保管條件所限，在實(shí)際操作中，歸檔后的聲像檔案保管是個(gè)關(guān)鍵問(wèn)題，它與紙質(zhì)文獻(xiàn)檔案不同，必須在防磁防震、恒溫、恒濕、干燥的庫(kù)房里存放。針對(duì)這個(gè)突出問(wèn)題，筆者所在學(xué)校在收集視頻資料這個(gè)問(wèn)題上進(jìn)行了大膽嘗試，學(xué)校檔案管理部門(mén)與宣傳部資料管理室建立良好的合作共建關(guān)系，采取聯(lián)合管理，利用宣傳部資料室防磁恒溫環(huán)境保管聲像檔案的實(shí)物，把存檔的聲像資料獨(dú)立成卷，編目上架，單獨(dú)存放，檔案館成為了聲像管理的第二分庫(kù)，存放聲像檔案的文本目錄。這些聲像檔案在宣傳部資料室存放使用較為方便，隨時(shí)可以再次用做專(zhuān)題片、教學(xué)片的編輯，這種合作共贏的管理模式在已經(jīng)得到了較為廣泛的應(yīng)用，通過(guò)不斷改進(jìn)和提高管理方式，所以聲像檔案保管得較好，使聲像檔案長(zhǎng)期處于良性存儲(chǔ)狀態(tài)。

（三）建立相應(yīng)的聲像檔案收集管理制度

聲像檔案必須是反映學(xué)校顯著業(yè)績(jī)、典型示范教學(xué)和科研成果的聲像資料，如學(xué)校開(kāi)展的各種教研活動(dòng)，每年一次的運(yùn)動(dòng)會(huì)、校慶活動(dòng)、新生入學(xué)、畢業(yè)典禮等，還有經(jīng)常舉行大型文藝晚會(huì)等活動(dòng)的聲像資料，以及上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)考察和外賓來(lái)訪、洽談的照片、錄像；專(zhuān)家學(xué)者來(lái)校指導(dǎo)和開(kāi)設(shè)講座的視頻、音頻資料等對(duì)所產(chǎn)生的聲像資料隨時(shí)完備、隨時(shí)存檔，在各種活動(dòng)結(jié)束時(shí)，馬上就要整理，并及時(shí)歸檔，為確保反映活動(dòng)的真實(shí)性，資料歸檔必須是完整、清晰的原版原件。對(duì)此，就要從收集、歸檔到移交檔案室的各個(gè)環(huán)節(jié)嚴(yán)格管理，明確各部門(mén)的責(zé)任，并在各個(gè)工作環(huán)節(jié)中一一落實(shí)，確保資料的質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)：

[1]梁驍.高校聲像檔案數(shù)字化管理策略研究[J].傳承，2016（01）：112-113.