辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理探討

黃新金

摘 要：隨著信息時代的不斷發(fā)展，辦公自動化已經(jīng)成為一個必然的趨勢，辦公自動化可以有效提高管理效率、促進各種管理任務(wù)的落實、減少工作中的出錯率。在醫(yī)院日常經(jīng)營過程中，醫(yī)院檔案管理工作具有重要作用，信息自動化在醫(yī)院管理體系中逐漸健全和發(fā)展，也會對檔案管理工作帶來一定的促進作用。該文對辦公自動化環(huán)境下的醫(yī)院檔案管理工作進行分析和探討。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院 檔案管理 辦公自動化 策略 探討

中圖分類號：R197 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1674-098X（2017）02（a）-0110-02

辦公自動化是未來發(fā)展的趨勢，尤其是在信息技術(shù)不斷應(yīng)用的過程中，自動化已經(jīng)在很多行業(yè)中都有應(yīng)用，比如在教育管理過程中可以實現(xiàn)自動化管理，在醫(yī)院以及企業(yè)管理過程中也可以實現(xiàn)辦公自動化。辦公自動化是高科技產(chǎn)物，是由辦公業(yè)務(wù)與辦公人員構(gòu)成的人機信息系統(tǒng)，是一種復(fù)雜的系統(tǒng)工程，其發(fā)展的基礎(chǔ)是計算機網(wǎng)絡(luò)。辦公自動化技術(shù)是對各種工作進行信息化、智能化管理的重要途徑，尤其是在信息時代背景下，需要管理的內(nèi)容越來越多，傳統(tǒng)的人工管理方式效率低、出錯率較高，因此對各種工作任務(wù)的完成有很大影響。辦公自動化環(huán)境下，醫(yī)院檔案管理需要具有一定的基礎(chǔ)，比如先進的計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)安全、標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理方案等多方面都要進行協(xié)調(diào)。隨著辦公自動化技術(shù)的不斷發(fā)展和應(yīng)用，在醫(yī)院檔案管理的發(fā)展過程中加強信息管理系統(tǒng)的構(gòu)建，提高醫(yī)院檔案管理的效率和質(zhì)量，促進醫(yī)院檔案管理過程中的各項工作得以準(zhǔn)確及時地完成。

1 醫(yī)院檔案信息化管理的必要性和可行性

在辦公自動化背景下，很多醫(yī)院對管理理念和管理方式進行創(chuàng)新和改革，加強了對各種新技術(shù)的應(yīng)用，使得醫(yī)院管理水平有了很大提升。檔案管理是醫(yī)院管理過程中的重要環(huán)節(jié)，是對醫(yī)院經(jīng)營過程中的各種檔案進行收集、整理、保存、利用的過程，對于醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展有十分重要的意義。在實際工作過程中，醫(yī)院檔案管理依舊存在較多的問題，辦公自動化是一個社會趨勢，是信息技術(shù)應(yīng)用背景下的一個發(fā)展方向，當(dāng)前很多醫(yī)院檔案管理過程中辦公自動化程度不高，很容易出現(xiàn)各種錯誤，并且出現(xiàn)管理效率不高的問題，使得醫(yī)院檔案管理出現(xiàn)較多問題，比如一些檔案丟失、檔案模糊不清、檔案查詢不方便等，對于醫(yī)院的發(fā)展有很大影響。在信息時代背景下，醫(yī)院檔案管理模式如果不能實現(xiàn)轉(zhuǎn)型，則會導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理的發(fā)展受到阻礙。信息技術(shù)、效率成為醫(yī)院之間競爭的一個重要因素，在對醫(yī)院檔案進行管理時實現(xiàn)自動化和信息化管理，不僅可以提高醫(yī)院檔案管理的管理效率，而且還可以減少傳統(tǒng)檔案管理過程中的出錯率，為醫(yī)院提供更多準(zhǔn)確、有效的檔案資料。

此外，當(dāng)前我國的信息計算機技術(shù)已經(jīng)發(fā)展到一定的程度，為醫(yī)院檔案信息化管理提供了必要的支持。比如“大數(shù)據(jù)技術(shù)”、“云技術(shù)”等，這些都可以為海量檔案信息的收集、保存、利用等提供必要的支持，使得檔案管理信息化和智能化更具有可操作性。

2 辦公自動化背景下醫(yī)院檔案管理策略

2.1 對管理制度進行改革

在辦公自動化管理過程中，應(yīng)該要對傳統(tǒng)的檔案管理制度進行改革，按照網(wǎng)絡(luò)化信息采集的要求設(shè)計管理信息系統(tǒng)，對醫(yī)院檔案進行分類管理，比如借助各種自動辦公軟件，對各種檔案資料進行分類，如在對人事檔案進行管理的時候，可以通過軟件抓取功能，將工作人員的各種基本信息抓取出來，整合成統(tǒng)一的表格，便于人事檔案的管理、查詢等。對醫(yī)院檔案進行管理時要實現(xiàn)統(tǒng)一管理，逐漸摒棄傳統(tǒng)的人工管理方式，加強對辦公自動化管理系統(tǒng)的應(yīng)用，使得醫(yī)院內(nèi)部的各個部門之間可以加強聯(lián)系，對各項工作進行落實。再比如要對醫(yī)院檔案管理的業(yè)務(wù)流程和工作內(nèi)容進行規(guī)范，要建立各項檔案標(biāo)準(zhǔn)，嚴格按照國家、檔案部門出臺的有關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，對醫(yī)院發(fā)展過程中的各種檔案信息進行匯總。同時，要必須以醫(yī)院檔案的現(xiàn)狀為基礎(chǔ)，對自動化管理過程中的各種檔案實行標(biāo)準(zhǔn)化管理，例如在檔案管理的時候要考慮到檔案的利用情況，只有充分利用檔案，才能發(fā)揮出檔案的作用。因此檔案管理部門要加強對檔案價值的挖掘，比如對于一些醫(yī)療信息、文件和專題等，要進行整理和匯編，可以從信息技術(shù)的角度著手，設(shè)置不同的檔案目錄，從而讓計算機技術(shù)中的信息抓取功能對檔案的類別進行確定，然后進行分類，從不同的視角來對檔案信息進行分類管理，為醫(yī)院的教學(xué)、科研和管理等方面的工作奠定基礎(chǔ)。

2.2 加強檔案信息網(wǎng)絡(luò)安全管理，減少風(fēng)險

在辦公自動化環(huán)境下，計算機網(wǎng)絡(luò)為各項工作帶來了便利，但同時也帶來了風(fēng)險，尤其是數(shù)據(jù)信息的泄露，成為檔案管理過程中不可避免的一個重要威脅。網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)是由硬件、軟件、基礎(chǔ)設(shè)施及其存儲的數(shù)據(jù)材料組成的計算機系統(tǒng)，在檔案信息化管理過程中，必須要加強檔案信息網(wǎng)絡(luò)安全管理，要保護檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中的各個組成部分不受到破壞、更改和泄露，對各種檔案信息進行保護。為了實現(xiàn)安全管理，應(yīng)該要加強對各種安全防護技術(shù)的應(yīng)用，比如防火墻技術(shù)、數(shù)據(jù)加密技術(shù)、攻擊檢測技術(shù)和數(shù)據(jù)恢復(fù)技術(shù)等，都可以在檔案信息管理系統(tǒng)中進行應(yīng)用，對醫(yī)院的各種檔案信息進行妥善保管。另外，對于不同等級的檔案要實施不同的管理，比如一些機密檔案，要進行絕密保存；一些非機密檔案，則可以在醫(yī)院內(nèi)部系統(tǒng)公開查閱。醫(yī)院檔案管理制度還應(yīng)該要隨時進行調(diào)整，要緊密結(jié)合國家檔案管理的規(guī)定，明確檔案工作人員的職責(zé)范圍和崗位責(zé)任制，對檔案管理的各項工作進行規(guī)范，減少檔案信息化管理過程中的風(fēng)險。

2.3 構(gòu)建完善的人才培養(yǎng)機制

醫(yī)院檔案管理水平的提升，與檔案管理人員的綜合能力水平有很大關(guān)系。在具體的管理過程中，應(yīng)該要加強檔案管理人員對辦公自動化技術(shù)的學(xué)習(xí)，檔案的管理人員要借助各種通信技術(shù)、計算機技術(shù)對各種檔案資料進行管理和利用，為醫(yī)院的發(fā)展提供更多幫助。在工作中應(yīng)該要對醫(yī)院檔案的管理人員進行定期培訓(xùn)，包括對技能培訓(xùn)以及職業(yè)道德素養(yǎng)培訓(xùn)，技能培養(yǎng)主要集中在各種辦公自動化技術(shù)以及信息技術(shù)的學(xué)習(xí)上，職業(yè)道德素養(yǎng)的培養(yǎng)則主要是對檔案管理人員的責(zé)任感、使命感以及職業(yè)道德進行教育，由于檔案管理是一項需要細心和耐心的工作，因此必須要提高檔案管理人員的思想意識，使得檔案管理人員能夠以更加負責(zé)的態(tài)度進行檔案管理。

2.4 構(gòu)建檔案管理子系統(tǒng)

在檔案管理過程中，為了對檔案管理任務(wù)進行細化，實現(xiàn)更加規(guī)范、全面的管理，還應(yīng)該要在辦公自動化系統(tǒng)平臺基礎(chǔ)之上擴展構(gòu)建檔案管理子系統(tǒng)，從而將電子公文運轉(zhuǎn)和電子檔案管理實現(xiàn)有機整合，為各種檔案資料、公文資料的生成以及歸檔提供必要的技術(shù)支持。檔案管理系統(tǒng)要依托辦公自動化系統(tǒng)提供的相關(guān)功能，比如人員管理、權(quán)限管理、智能表單等基礎(chǔ)組件，并且和辦公自動化中的公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)進行協(xié)作，從而提高檔案管理效率、提高檔案管理信息系統(tǒng)的適用性，對各類檔案信息進行規(guī)范、科學(xué)的歸檔處理。

3 結(jié)語

綜上所述，辦公自動化是信息時代背景下的一個必然趨勢，在很多領(lǐng)域中都有應(yīng)用，比如在企業(yè)管理過程中、教育教學(xué)過程中都逐漸實現(xiàn)辦公自動化，是借助信息技術(shù)實現(xiàn)高效管理的一種全新的管理模式。醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院管理中的重要內(nèi)容，隨著信息時代的快速發(fā)展，辦公自動化技術(shù)在醫(yī)院管理過程中的應(yīng)用也越來越廣泛，醫(yī)院檔案管理面臨的挑戰(zhàn)越來越大，提高檔案管理過程中的辦公自動化水平、提高管理人員的綜合能力水平，是醫(yī)院檔案管理創(chuàng)新的必要手段。醫(yī)院在檔案管理過程中，要針對當(dāng)前管理過程中存在的一些問題，加強管理模式的創(chuàng)新與改革，以提高管理的辦公自動化水平。

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