論人事檔案的管理創(chuàng)新

趙亞男

摘 要：隨著改革的不斷深化，檔案工作也隨之發(fā)生著變化，面對新時期檔案工作的需要，如何做好檔案管理工作成為檔案管理人員思考的問題。

關鍵詞：人事檔案；管理定義；存在問題；建議

人事檔案真實地記載和反映職工個人經(jīng)歷、 政治思想，品德作風、業(yè)務能力等，是職工個人自身成長歷史的真實記載，為企業(yè)組織工作、人事工作的決策提供了可靠的依據(jù)，為企業(yè)合理分配使用人力資源提供了可靠的信息參考。隨著公司項目建設發(fā)展的不斷深入，企業(yè)人事檔案管理也出現(xiàn)了許多新情況、新問題。人事檔案工作面臨了不少新的挑戰(zhàn)，檔案工作如何與時俱進，加快發(fā)展，更好地為企業(yè)組織、人事工作服務，就此結(jié)合幾年來檔案管理的實踐，就企業(yè)人事檔案的管理工作談談幾點體會。

一、人事檔案的概念

人事檔案是在人事管理活動中的重要書面材料。是由組織、勞資等部門在培養(yǎng)、選拔和使用人員的工作活動中逐漸形成的，記錄個人不同時期、階段的發(fā)展歷程，是珍貴歷史材料，他比較真實的客觀記錄和反映了個人經(jīng)歷、家庭情況、社會關系以及個人德、能、勤、績等方面的材料。

二、人事檔案管理的社會價值

人事檔案自身的社會屬性決定著它的社會價值。人事檔案是我國人事管理制度的一項重要特色，它是記載人生軌跡的真實材料依據(jù)。同時人事檔案工作是組織人事工作的有機組成部分，在組織人事管理體系中占有相當重要的地位。具有法律效用，它具有重要的憑證價值和絕對的參考價值。生活中只要有相關的人事管理活動，就會有相關的人事資料形成，因此就必須開展收集、整理、歸檔、立卷、保管和利用等人事檔案工作，人事檔案存在和利用的社會價值不可估量。

三、我國人事檔案管理中存在的主要問題

（一）人事檔案材料不全

人事檔案短缺，材料內(nèi)容不完整：如履歷表、年度考核表、學歷、職稱、工資、表彰、處分等材料不全，填寫項目不完整。

（二）管理人員配置不足

人事檔案管理是一項專業(yè)性很強，政治性和機密性超強的工作。人事檔案材料只有專人管理，單獨存放，才能顯示其重要位置。目前為止人事檔案管理大多數(shù)已由人事處的工作人員專職負責，屬于非專業(yè)人員管理，且專人專屬，對檔案工作精力投入明顯好于過去，這樣提高了人事檔案管理的水平。

（三）干部職工對人事檔案的認識不足

有的人填寫像履歷表、年度考核表等類似的表格時，有的人敷衍了事不認真：一旦檔案落在個人手中，認為由自己保管更安全，用起來也更方便，不愿意將材料交給檔案管理人員。

（四）各類畢業(yè)生學籍檔案的管理方面的不足

近年來，隨著大本、大專、中專畢業(yè)生就業(yè)體制的改革和人事代理制度的改革變化，在各類畢業(yè)生學籍檔案的管理方面，有些部門拘泥于傳統(tǒng)管理模式和自身利益的誘因，檔案管理權(quán)限還存在著一定程度的矛盾沖突。

四、加強人事檔案工作的主要措施

保持人事檔案工作的高質(zhì)量，就必須要有科學的管理方法。傳統(tǒng)的管理方法在一定時期有它的科學性，但隨著形勢的發(fā)展和干部工作對人事檔案管理工作要求的變化，就會顯現(xiàn)出它的局限性。因此，目前的人事檔案的管理必須緊跟干部工作的需求，實現(xiàn)管理的規(guī)范化和信息化：

（一）實現(xiàn)檔案材料收集、歸檔和鑒別的規(guī)范化

人事檔案管理質(zhì)量的提高，重要一條就是要及時收集和補充檔案材料，而材料收集、歸檔、鑒別是否規(guī)范化將直接影響進檔材料的質(zhì)量，對收集的檔案材料，從手續(xù)是否完備，表述是否準確、精煉，觀點是否明確等方面進行認真細致的鑒別，對于不符合要求的及時退回，限期糾正再歸檔，對于不屬于歸檔范圍的材料，及時退給有關單位，做到不散失、不積壓。

（二）改進檔案的檢查與查閱方法，實行計算機管理，提高檔案管理的信息化

對人事檔案的檢索，無論是采用“四角編碼”法還是“筆形編號”法均是利用姓氏檢索的方法進行，這兩種方法均是有一定科學性，但用記起來費時，用起來繁瑣，工作效率低。為提高效率，可考慮采取以英文字母的順號進行編排，便于記憶，利于查找，提高速度。同時，為了提高檔案管理水平，可以采取計算機管理人事檔案信息，研究建立兩個系統(tǒng)：檢索系統(tǒng)和利用系統(tǒng)。同時，運行人事檔案原件管理系統(tǒng)，使查檔人員利于計算機在不接觸檔案的前提下查閱檔案原件 ，不僅可以提高查閱檔案速度，同時也有利于人事檔案的保密和安全。

（三）加快人事檔案管理工作的科學化、現(xiàn)代化進程

人事檔案管理工作的科學化、現(xiàn)代化既包括管理手段的科學化、現(xiàn)代化，又包括管理理念的現(xiàn)代化、科學化。管理手段的科學化、現(xiàn)代化，最終是要在企業(yè)中建立一個以企業(yè)員工人事檔案信息為基礎的員工信息系統(tǒng)。而這個系統(tǒng)的初步要求則是建立人機結(jié)合的技術性管理系統(tǒng)，實現(xiàn)人事檔案的計算機管理。

（四）利用現(xiàn)代化管理手段

人事檔案管理也要與時俱進，不斷學習掌握現(xiàn)代檔案管理理論與新技術的運用，開拓新手段，加大投入，對人事檔案實行動態(tài)化管理和維護，開發(fā)研制人事檔案管理軟件，建立數(shù)字檔案和多媒體檔案，并實行聯(lián)網(wǎng)，通過現(xiàn)代化手段建立人才信息收集、反饋和跟蹤系統(tǒng)。

五、人事檔案管理問題的創(chuàng)新思路

（一）加強宣傳、教育是做好檔案工作的重要基礎工作

只有通過廣泛宣傳活動，才能形成檔案工作的社會共識，才能從根本上體現(xiàn)檔案的價值。開展各種形式的檔案法律法規(guī)宣傳和教育，使檔案工作與群眾的日常生活密切地結(jié)合起來，促使群眾形成良好的檔案意識，為各項工作政策的貫徹執(zhí)行打好堅實的社會基礎。與此同時，檔案管理人員應樹立正確的人生觀、世界觀、價值觀，立志為檔案工作貢獻出自己的才華。加強檔案管理人員業(yè)務知識培訓，使檔案管理人員認識到檔案的重要性，檔案管理的重要性。加強檔案管理基礎業(yè)務培訓，努力培養(yǎng)檔案管理人才。檔案管理工作專業(yè)性很強，要求檔案人員既要有高度的責任感，又要具有一定的檔案管理專業(yè)水平，尤其是運用現(xiàn)代化科技手段和先進的管理方法管理檔案的基本技能。

（二）建立健全科學合理的人事檔案管理制度

在人事檔案管理活動中，對于不適應新形勢、新情況、新任務的規(guī)章制度，必須要進行改革，及時建立新的、更為科學合理的人事檔案管理制度，使得人事檔案工作更加制度化、規(guī)范化。在檔案的收集上要及時、完整；在檔案的鑒別上必須遵循“取之有據(jù)，舍之有理”；檔案的整理歸檔要嚴謹、科學；檔案的借閱應根據(jù)具體情況具體分析，對人力資源管理部門及其他部門應有所區(qū)別，注意檔案安全；檔案的更新應及時、準確、完整，尤其應注意對檔案的新內(nèi)容進行及時、主動的補充收集。

（三）建立、健全和完善檔案工作制度是實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化的必要措施

檔案工作綜合性強、涉及面廣，為了保證檔案管理工作的正常規(guī)范開展，必須建立健全的規(guī)章制度，對機構(gòu)設置、管理體制、管理范圍、收集歸檔、整理、鑒定、保管、借閱、利用等各項工作做出明確規(guī)定，以使檔案在管理的全過程中達到規(guī)范化、制度化，為檔案工作的開展提供重要的制度保證。隨著政治經(jīng)濟體制改革的不斷深入以及人事制度的改革，對考察、考核、學歷、學位、各種培訓、聘任、專業(yè)技術晉升等需要入檔的材料不斷增多，給人事檔案材料的收集帶來新的更高的要求。比如人才流動，檔案未隨著人員流動轉(zhuǎn)移等，也給收集材料增大了難度。檔案管理人員在收集檔案材料時：一方面應做到內(nèi)部收集與外部收集相結(jié)合，在收到從外單位調(diào)入的人員檔案時，要認真清理、核實，發(fā)現(xiàn)有缺漏材料，要做到口勤、腳勤，及時與外單位聯(lián)系追補和不斷補充新的資料。另一方面，檔案收集工作應變被動為主動。檔案管理人員只有主動出擊，把收集工作做得更細、更好，做到主動與各部門聯(lián)系，收集各種相關材料，形成人事檔案材料收集網(wǎng)，保證歸檔材料齊全完整。

參考文獻：

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