新《食品安全法》背景下食品企業(yè)檔案（記錄）管理的幾點(diǎn)思考

周霞

摘要：新《食品安全法》頒布實(shí)施以來，對(duì)食品企業(yè)檔案、刻錄管理要求更加嚴(yán)格，其在企業(yè)發(fā)展中的重要作用日益凸顯。注重對(duì)食品企業(yè)檔案記錄的管理，已經(jīng)成為食品企業(yè)守法合規(guī)發(fā)展的重要內(nèi)容，是促進(jìn)企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的重要保障。文章從食品企業(yè)檔案記錄管理的現(xiàn)狀出發(fā)，探析目前食品行業(yè)檔案記錄管理存在的問題和不足，并在此基礎(chǔ)上，提出了加強(qiáng)食品企業(yè)檔案管理的建議措施。

關(guān)鍵詞：食品企業(yè)；檔案記錄；管理體制

近年來，我國(guó)食品行業(yè)發(fā)展迅猛，全行業(yè)平均增速始終高于全國(guó)GDP年增長(zhǎng)率。而隨著新《食品安全法》2015年10月1日正式施行以來，對(duì)企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過程控制、原輔料采購(gòu)驗(yàn)收、食品檢驗(yàn)等提出了更高要求，強(qiáng)調(diào)企業(yè)要全面履行主體責(zé)任，同時(shí)更吸收借鑒了國(guó)外最新做法，參考了ISO9000、22000等先進(jìn)管理體系的規(guī)定，對(duì)食品企業(yè)的檔案及記錄管理提出了更高要求。根據(jù)粗略統(tǒng)計(jì)，新《食品安全法》中明確規(guī)定的檔案管理、臺(tái)帳記錄要求就達(dá)十多處。

面對(duì)食品行業(yè)迅速發(fā)展的實(shí)際和法規(guī)要求的不斷加嚴(yán)，傳統(tǒng)的檔案、記錄管理已經(jīng)與現(xiàn)實(shí)需求不相適應(yīng)。加強(qiáng)食品企業(yè)的檔案管理、規(guī)范各類記錄，必須尊重檔案管理己成為食品企業(yè)管理的重要組成部分的事實(shí)，高度重視檔案、臺(tái)帳及記錄管理工作，對(duì)檔案及記錄管理進(jìn)行創(chuàng)新升級(jí)，發(fā)掘檔案管理的價(jià)值，輔助食品企業(yè)創(chuàng)造更多的經(jīng)濟(jì)利益，充分發(fā)揮檔案記錄管理工作在食品企業(yè)中的積極作用。

1 食品企業(yè)檔案記錄現(xiàn)狀

隨著“放、管、服”改革的不斷深入，食品企業(yè)不斷創(chuàng)新發(fā)展模式，企業(yè)管理和經(jīng)濟(jì)效益都發(fā)生了翻天覆地的變化，發(fā)展越來越快、裝備日新月異。但是作為企業(yè)管理重要一環(huán)的檔案記錄管理，則顯得較為滯后。食品企業(yè)檔案記錄管理還需要結(jié)合法律法規(guī)的變化、結(jié)合監(jiān)管的最新要求、結(jié)合企業(yè)日常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中的經(jīng)驗(yàn)和規(guī)章制度，實(shí)現(xiàn)管理理念和管理模式上的轉(zhuǎn)變創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)檔案記錄管理升級(jí)和管理人員素質(zhì)提升。如果食品企業(yè)及法人對(duì)檔案記錄管理工作重視不夠，就會(huì)導(dǎo)致日常檔案資料保管不到位、關(guān)鍵記錄缺失、生產(chǎn)過程無法追溯等問題，從而影響檔案、記錄價(jià)值的有效利用。實(shí)現(xiàn)檔案記錄臺(tái)帳等的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理，是促進(jìn)食品企業(yè)信息管理水平提高和企業(yè)基本制度完善的必要條件，因此，需要結(jié)合當(dāng)前食品企業(yè)的發(fā)展特點(diǎn)，積極創(chuàng)新方法，利用先進(jìn)管理手段和技術(shù)，提高食品企業(yè)檔案管理效率。[1]

2 食品企業(yè)檔案記錄管理存在的問題和不足

2.1檔案記錄管理的價(jià)值效用認(rèn)識(shí)不足

眾多食品企業(yè)及其法人、管理層對(duì)檔案臺(tái)帳資料管理重視不夠，認(rèn)識(shí)不足。大多數(shù)人認(rèn)為檔案、臺(tái)帳、資料更多只是紙上談兵，應(yīng)付檢查，并無實(shí)際意義，更有很多從業(yè)者認(rèn)為檔案、臺(tái)帳資料、記錄管理就是存檔，將各類檔案記錄采集和整理保存等同于檔案管理，沒有為企業(yè)發(fā)展起到實(shí)質(zhì)性的助推服務(wù)。這種落后的檔案記錄管理工作理念嚴(yán)重不符合食品企業(yè)發(fā)展的需要，更無法深入挖掘各類臺(tái)帳、記錄等檔案內(nèi)容的精華，更好地服務(wù)食品企業(yè)生產(chǎn)和發(fā)展。

2.2檔案記錄管理工作人員綜合素質(zhì)不高

檔案、記錄管理拘泥于形式的現(xiàn)象十分普遍，有些從業(yè)人員思想僵化，檔案記錄管理意識(shí)不強(qiáng)、相關(guān)管理知識(shí)缺乏，因此，工作存在著機(jī)械式的重復(fù)，業(yè)務(wù)能力不足以支撐，進(jìn)而導(dǎo)致自我價(jià)值無法提升，積極性、主動(dòng)性、創(chuàng)造性匱乏。同時(shí)，企業(yè)對(duì)檔案記錄管理人員的專業(yè)知識(shí)和專業(yè)技能培訓(xùn)不夠，難以提高企業(yè)檔案記錄管理水平。

2.3檔案記錄管理體制不夠完善

仍然習(xí)慣于用陳舊的管理意識(shí)和管理模式進(jìn)行檔案和記錄管理，沒有適應(yīng)時(shí)代發(fā)展，檔案記錄管理缺少完善的體制，對(duì)檔案資料大多只是簡(jiǎn)單的保管，并沒有發(fā)揮其真正的價(jià)值。各類臺(tái)帳資料、過程記錄檔案編研工作力度不夠，管理工作和編研工作沒有相互配合，使得企業(yè)的發(fā)展受到了限制。

2.4檔案記錄管理手段落后時(shí)代發(fā)展

不少中小企業(yè)依然還是沿用傳統(tǒng)的手工記帳方式形成臺(tái)帳和檔案，后期的匯總、分析、發(fā)掘利用更是無從談起，無法適應(yīng)食品行業(yè)飛速發(fā)展的現(xiàn)狀需求。

3 加強(qiáng)食品企業(yè)檔案記錄管理工作的建議措施

3.1全面掌握法規(guī)對(duì)檔案記錄管理的全部要求

經(jīng)全面梳理《食品安全法》及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、審查通則、監(jiān)管規(guī)范，食品生產(chǎn)企業(yè)必須填寫形成的檔案、臺(tái)帳記錄包括：（l）原輔材料進(jìn)貨查驗(yàn)記錄原輔材料進(jìn)貨查驗(yàn)記錄（《食品安全法》第五十條第二款）；（2）原料驗(yàn)收記錄（《食品安全法》第五十條第一款）；（3）食品貯存記錄（GB 14881-2013食品生產(chǎn)通用衛(wèi)生規(guī)范14.1.1）（出入庫(kù)記錄）；（4）投料記錄（《食品安全法》第四十六條）；（5）關(guān)鍵控制點(diǎn)記錄（《食品生產(chǎn)許可審查通則》1.11）；（6）清潔消毒記錄（GB14881-2013食品生產(chǎn)通用衛(wèi)生規(guī)范8.2.1）；（7）洗滌劑、消毒劑使用記錄（《食品生產(chǎn)日常監(jiān)督檢查要點(diǎn)表》1.6）；（8）半成品檢驗(yàn)（《食品安全法》第四十六條）（過程檢驗(yàn)）；（9）包裝記錄（《食品安全法>第四十六條）；（10）成品檢驗(yàn)記錄（《食品安全法》第五十二條）；（11）產(chǎn)品留樣記錄（GB14881-2013食品生產(chǎn)通用衛(wèi)生規(guī)范9.3）；（12）產(chǎn)品銷售記錄（《GB 14881-2013食品生產(chǎn)通用衛(wèi)生規(guī)范》14.11）：（13）運(yùn)輸交付記錄（《食品安全法》第四十六條）；（14）防鼠、防蠅、防蟲害檢查記錄（《食品生產(chǎn)日常監(jiān)督檢查要點(diǎn)表>1.7）；（15）溫、濕度監(jiān)測(cè)記錄（<食品生產(chǎn)日常監(jiān)督檢查要點(diǎn)表》3.12）；（16）生產(chǎn)設(shè)備、設(shè)施維護(hù)保養(yǎng)記錄（《食品生產(chǎn)日常監(jiān)督檢查要點(diǎn)表》3.13）；（17）衛(wèi)生檢查記錄（《GB14881-2013食品生產(chǎn)通用衛(wèi)生規(guī)范》6.1.3）：（18）生產(chǎn)過程微生物監(jiān)測(cè)記錄（《GB 14881-2013食品生產(chǎn)通用衛(wèi)生規(guī)范》8.2）；（19）廢棄物處置記錄（GB 14881-2013食品生產(chǎn)通用衛(wèi)生規(guī)范6.5）；（20）食品召回記錄（《食品安全法》第六十三條）；（21）不合格食品（原輔料、半成品、成品）處置記錄；（22）職工培訓(xùn)計(jì)劃（《食品生產(chǎn)許可審查通則（2016）》4.2）：（23）食品安全管理人員、檢驗(yàn)人員、負(fù)責(zé)人培訓(xùn)和考核記錄。（《食品生產(chǎn)日常監(jiān)督檢查要點(diǎn)表》7.2）；（24）職工培訓(xùn)記錄（《食品安全法>第四十四條第一款）；（25）從業(yè)人員健康檔案（《食品安全法》第四十五條）；（26）食品安全自查記錄（《食品安全法>第四十七條）；（27）排查食品安全風(fēng)險(xiǎn)隱患記錄（《食品生產(chǎn)日常監(jiān)督檢查要點(diǎn)表》8.1）：（28）食品安全追溯體系（《食品安全法》第四十二條）（采購(gòu)到銷售全程記錄）；（29）客戶投訴記錄（GB 14881-2013食品生產(chǎn)通用衛(wèi)生規(guī)范l4.1.3）；（30）食品安全應(yīng)急演練記錄（《食品生產(chǎn)日常監(jiān)督檢查要點(diǎn)表》8.2）等共計(jì)30處。食品企業(yè)需要全面對(duì)照上述規(guī)定要求，結(jié)合日常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)實(shí)際，全面遵照?qǐng)?zhí)行。

3.2提高對(duì)檔案記錄管理工作的認(rèn)識(shí)

檔案記錄管理認(rèn)識(shí)水平的提升是食品企業(yè)檔案管理工作取得實(shí)質(zhì)性突破的基礎(chǔ)和關(guān)鍵。（1）食品企業(yè)法人應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到檔案記錄管理在促進(jìn)企業(yè)發(fā)展方面的積極作用，注重以檔案記錄規(guī)范上等級(jí)為抓手，不斷加強(qiáng)檔案記錄管理工作。（2）調(diào)動(dòng)從業(yè)人員積極性。大力宣傳檔案記錄管理的真正意義，可以通過組織相關(guān)講座、舉辦相關(guān)展覽、宣講臺(tái)帳記錄實(shí)際意義等活動(dòng)，充分激發(fā)企業(yè)員工的興趣，調(diào)動(dòng)他們參與檔案記錄工作的積極性，認(rèn)真記好每一項(xiàng)記錄臺(tái)帳、整理好每一份檔案資料，并為檔案記錄管理的各項(xiàng)工作提供最有效的基礎(chǔ)保障。（3）推動(dòng)檔案記錄管理合作化。由于檔案記錄管理涉及企業(yè)內(nèi)部倉(cāng)儲(chǔ)、生產(chǎn)、檢驗(yàn)、品管、銷售等眾多部門，各部門形成的檔案資料都具有重要價(jià)值，對(duì)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益都有重大影響，所以食品企業(yè)相關(guān)部門、相關(guān)人員都必須參與檔案記錄管理工作，在工作中規(guī)范、約束自身的行為，促進(jìn)檔案資料規(guī)范性與準(zhǔn)確性的提高。

3.3提升檔案記錄管理人員的綜合素質(zhì)

注重提升檔案記錄管理人員業(yè)務(wù)水平和工作技能，食品企業(yè)應(yīng)多措并舉、綜合施策，不斷對(duì)從業(yè)人員加強(qiáng)專業(yè)培訓(xùn)，鼓勵(lì)自主學(xué)習(xí)，營(yíng)造濃厚氛圍，努力掌握檔案臺(tái)帳管理的新知識(shí)、新技能。（1）拓寬檔案記錄管理工作人員的任用和選拔，要從整個(gè)企業(yè)的范圍內(nèi)進(jìn)行人才挖掘，對(duì)那些知識(shí)儲(chǔ)備豐富、責(zé)任意識(shí)強(qiáng)烈、具有檔案管理工作追求的高素質(zhì)人才，要委以重任重用，從源頭上提高檔案臺(tái)帳管理工作人員的素質(zhì)。（2）建立健全檔案管理工作人員素質(zhì)提升規(guī)范體系，可與檔案主管機(jī)構(gòu)或者高等教育院校協(xié)作，通過繼續(xù)教育、專業(yè)培訓(xùn)等形式，開展信息技術(shù)的教育培訓(xùn)，提升檔案記錄管理工作人員的知識(shí)儲(chǔ)備和技能技法，推動(dòng)他們的綜合素質(zhì)不斷提升。另外還可以挑選優(yōu)秀員工，送出去參加9000、22000等相關(guān)體系內(nèi)審員培訓(xùn)，全面掌握檔案、臺(tái)帳、記錄形成及存檔的有關(guān)要求。（3）主動(dòng)邀請(qǐng)檔案、記錄管理業(yè)務(wù)專家來企業(yè)傳經(jīng)送寶，或者派相關(guān)人員定期到檔案記錄確實(shí)優(yōu)秀的企業(yè)中去學(xué)習(xí)先進(jìn)的業(yè)務(wù)流程和管理經(jīng)驗(yàn)。

3.4創(chuàng)新檔案記錄管理工作體制

創(chuàng)新檔案記錄管理工作，要借力現(xiàn)代化的高科技產(chǎn)品來從事檔案記錄管理工作，確保檔案記錄管理工作的效益和效率。（1）積極推進(jìn)企業(yè)檔案管理數(shù)字化。將掃描技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)技術(shù)運(yùn)用到食品企業(yè)檔案記錄管理中去，結(jié)合企業(yè)數(shù)字化管理的效能需求，制定完善的檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)，并應(yīng)用加密技術(shù)手段保汪數(shù)據(jù)庫(kù)信息安全傳輸、存儲(chǔ)，避免因?yàn)槌霈F(xiàn)檔案記錄管理信息泄露而造成的企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益受損。（2）構(gòu)建健全的檔案記錄資源征集、接受機(jī)制。檔案記錄管理要轉(zhuǎn)變文件移交模式，通過積極尋求、監(jiān)控收發(fā)等手段的利用，提升檔案記錄收集的及時(shí)性和全面性。還要及時(shí)收集與企業(yè)經(jīng)營(yíng)、生產(chǎn)相關(guān)的信息載體（如音頻、視頻、圖片等和擁有存儲(chǔ)必要性的信息資料），并將重要檔案記錄信息進(jìn)行電子備份，不斷充實(shí)數(shù)據(jù)庫(kù)的信息量，為實(shí)現(xiàn)后期的檔案記錄管理信息共享奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。（3）構(gòu)建便捷的檔案記錄管理信息網(wǎng)絡(luò)，對(duì)食品企業(yè)檔案記錄管理系統(tǒng)進(jìn)行研究與開發(fā)，加大新媒體技術(shù)的利用，加強(qiáng)檔案資料的再開發(fā)利用，將存儲(chǔ)的檔案信息資料的真正價(jià)值充分發(fā)揮出來，實(shí)現(xiàn)檔案記錄信息資源的共享，實(shí)現(xiàn)食品企業(yè)檔案記錄管理工作的最大效益。

注重食品企業(yè)檔案記錄管理向著多元化、服務(wù)化方向發(fā)展，是實(shí)現(xiàn)食品企業(yè)檔案記錄管理的重要模式的轉(zhuǎn)變[2]。隨著我國(guó)食品行業(yè)的更快發(fā)展，食品企業(yè)檔案記錄也逐漸成為企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展中的關(guān)鍵點(diǎn)，對(duì)現(xiàn)代企業(yè)檔案信息管理的探究與創(chuàng)新，必將推動(dòng)食品企業(yè)內(nèi)部資源的合理利用，實(shí)現(xiàn)食品企業(yè)檔案記錄管理創(chuàng)新化、專業(yè)化、規(guī)范化，從而促進(jìn)企業(yè)創(chuàng)造更多的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

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