圖書館辦公室管理的探討

摘 要：論述高校圖書館辦公室管理工作，從圖書館辦公室的工作特點(diǎn)出發(fā)，在常規(guī)工作中，做到“六個(gè)要有”，才能做好圖書館辦公室工作。在辦公室管理工作中應(yīng)用網(wǎng)格化管理方法，達(dá)到管理責(zé)任全覆蓋，使每個(gè)人明確自己的責(zé)任，使圖書館管理達(dá)到最佳狀態(tài)?！耙匀藶楸尽钡膬?nèi)部環(huán)境建設(shè)，為讀者提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，給讀者帶來愉快的閱讀體驗(yàn)，提高讀者的閱讀興趣。

關(guān)鍵詞：辦公室管理；網(wǎng)格化；環(huán)境建設(shè)

高校圖書館辦公室是一個(gè)綜合部門，也是圖書館管理的中樞。本文從圖書館辦公室的工作特點(diǎn)出發(fā)，分析高校圖書館辦公室管理的原則，在辦公室管理工作中應(yīng)用網(wǎng)格化管理方法和“以人為本”的內(nèi)部環(huán)境建設(shè)。高校圖書館辦公室協(xié)助館領(lǐng)導(dǎo)處理圖書館的全面工作。它的工作范圍廣泛，起著上傳下達(dá)、聯(lián)系內(nèi)外的樞紐作用。

1 常規(guī)工作

圖書館辦公室要處理各種文件，是館領(lǐng)導(dǎo)召集會(huì)議的具體組織者，是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)制定決策的傳達(dá)者與執(zhí)行者，可以說這是一項(xiàng)綜合性的工作。圖書館辦公室主要職責(zé)是就全館相關(guān)工作人員的實(shí)際工作進(jìn)行合理化的組織、協(xié)調(diào)以及管理，發(fā)揮館長(zhǎng)參謀或者說是助手的作用，同時(shí)也是圖書館與學(xué)?；蛘呤巧鐣?huì)進(jìn)行相互聯(lián)系的職能性窗口。這種情況下，辦公室員工必須要就自己的職責(zé)進(jìn)行充分認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)管理水平。具體來說，首先工作人員必須要具備較強(qiáng)的“全局意識(shí)”，能夠及時(shí)把握相關(guān)的學(xué)?；蛘呤菆D書館實(shí)際發(fā)展方向以及目標(biāo)，在實(shí)際工作中結(jié)合學(xué)校實(shí)際發(fā)展規(guī)劃情況，就本部門的相關(guān)工作或者是計(jì)劃做到緊緊圍繞，并協(xié)助館領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)一步抓好落實(shí)工作。其次，相關(guān)工作人員要具有較強(qiáng)的服務(wù)意識(shí)，有效明確相應(yīng)的服務(wù)煩我、目標(biāo)以及對(duì)象等，改進(jìn)服務(wù)方式以及服務(wù)方法，做到熱情接待每一位師生，提供較為周到的服務(wù)。第三，圖書館辦公室相關(guān)工作人員必須要具備相對(duì)加強(qiáng)的管理意識(shí)，在管理的基礎(chǔ)上充分激發(fā)工作人員熱情，做到工作勤奮以及作風(fēng)嚴(yán)謹(jǐn)，能夠誠(chéng)摯待人，將整個(gè)辦公室的實(shí)際工作目標(biāo)轉(zhuǎn)變?yōu)榇蠹夜餐非螅趯?shí)際工作中合力奮進(jìn)，借助過硬工作能力獲得全館認(rèn)可，不斷提升工作人員的責(zé)任心。第四，擁有較強(qiáng)的宣傳意識(shí)。因圖書館辦公室具有聯(lián)系校內(nèi)化以及宣傳的重大職責(zé)。在實(shí)際圖書館工作期間，相關(guān)工作人員必須要加強(qiáng)宣傳管理，積極擴(kuò)大圖書館影響。第五，專業(yè)知識(shí)要熟練。相關(guān)工作人員不僅要具備較強(qiáng)的業(yè)務(wù)素質(zhì)水平、行政管理技能，還必須要了解各項(xiàng)規(guī)章制度。

2 創(chuàng)新圖書館辦公室工作的實(shí)踐與思考

2.1 進(jìn)行網(wǎng)格化管理

網(wǎng)格化管理是在社會(huì)經(jīng)濟(jì)和科技水平高速發(fā)展下，為解決日益突出的管理問題而提出的一種管理方法。主要探討如何進(jìn)一步優(yōu)化圖書館人文服務(wù)環(huán)境，加大圖書館內(nèi)部管理力度，探索如何實(shí)施網(wǎng)格化人文環(huán)境建設(shè)。

圖書館網(wǎng)絡(luò)化管理，主要由“網(wǎng)”與“網(wǎng)”之間的交叉關(guān)系形成“格”所組成。如橫向由九個(gè)部組成，縱向由館領(lǐng)導(dǎo)和綜合辦公室組成。在實(shí)際中，任何管理的疏漏，事前都有許多預(yù)兆，有機(jī)會(huì)阻止。網(wǎng)格化管理的重要性在于事前預(yù)控，防患于未然。網(wǎng)絡(luò)化管理的全面化，由于網(wǎng)格化涉及方方面面，如綠植管理、損壞物品報(bào)修、安全隱患、環(huán)境衛(wèi)生等，這就需要借助圖書館網(wǎng)格上具體人及時(shí)發(fā)現(xiàn)上報(bào)。利用網(wǎng)格化管好人、管好地、管好物、管好事等。

網(wǎng)絡(luò)化管理的層次化。館領(lǐng)導(dǎo)在第一層面，體現(xiàn)的是對(duì)于圖書館管理的總體規(guī)劃、領(lǐng)導(dǎo)和投入、支持；負(fù)責(zé)執(zhí)行和監(jiān)管職能的綜合辦公室在第二個(gè)層面，體現(xiàn)落實(shí)監(jiān)管職能，把好考核標(biāo)準(zhǔn)和加大宣傳力度。各部主任在第三層面，負(fù)責(zé)落實(shí)、監(jiān)督、檢查的職能。圖書館工作人員在第四層面，體現(xiàn)的是落實(shí)主體責(zé)任，積極消除隱患，增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)。通過網(wǎng)絡(luò)化管理，達(dá)到管理責(zé)任全覆蓋，不留死角，事事有人管，明確責(zé)任，落實(shí)到人；人人有事干，每個(gè)人明確自己負(fù)責(zé)的地方，負(fù)責(zé)事情。使圖書館整個(gè)系統(tǒng)管理達(dá)到最佳狀態(tài)。

2.2 環(huán)境建設(shè)體現(xiàn)“以人為本”現(xiàn)代服務(wù)理念

2.2.1 室內(nèi)明亮整潔

圖書館要盡量采用自然光，白天自然光照射的光線柔和，不僅節(jié)省能源，還保護(hù)讀者的眼睛。晚上燈光要明亮柔和。這樣使人心里敞亮，啟發(fā)思維，從而提高學(xué)習(xí)效率。窗明幾凈，才能吸引讀者來圖書館看書學(xué)習(xí)。室內(nèi)布置期間，應(yīng)該最大限度做到樸實(shí)大方，圖書館的書架以及桌椅的擺放應(yīng)便于師生借讀，整體給人舒適之感，不可以過于擁擠，必須要給予讀者充足的活動(dòng)空間，有效防止摩擦的出現(xiàn)。圖書館衛(wèi)生管理是非常重要的環(huán)節(jié)，加強(qiáng)對(duì)圖書館讀者的教育管理，不能夠吸煙以及吐痰，也不可以亂扔果皮紙屑等，營(yíng)造溫馨整潔的學(xué)習(xí)環(huán)境。

2.2.2 室內(nèi)空氣清新

從某種程度上講，一個(gè)較為新鮮的空氣對(duì)于讀者或者是工作人員來說都是非常重要的，能夠在一定程度上確保讀者血氧供應(yīng)，進(jìn)一步增強(qiáng)讀者記憶效果，提升效率。通常情況下，圖書館當(dāng)中的大量藏書中含有很多細(xì)菌或者是螨蟲等，必須要注重通風(fēng)，并對(duì)書庫(kù)進(jìn)行定期檢查管理，對(duì)粉塵進(jìn)行及時(shí)清掃，若條件允許必須要進(jìn)行定期消毒。另外圖書館作為公共場(chǎng)所，人員流動(dòng)性較大，閱覽室、書庫(kù)等更是人員密集的地方，空氣質(zhì)量容易受到污染，工作人員在搞好室內(nèi)衛(wèi)生，不許帶入食物進(jìn)入圖書館，營(yíng)造良好閱讀環(huán)境。

2.2.3 創(chuàng)建人文環(huán)境

圖書館本著“讀者第一，服務(wù)至上”的理念，為讀者提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，給讀者帶來愉快的閱讀體驗(yàn)，提高讀者的閱讀興趣。圖書館要通過以下方式滿足讀者對(duì)圖書館人文環(huán)境的心理需求。一要本著以人為本的服務(wù)理念，盡量滿足讀者的合理要求，使讀者滿意；二要建立人性化的規(guī)章制度，保證每一位讀者都能充分方便地利用圖書館內(nèi)豐富的文獻(xiàn)資源以及各種服務(wù)設(shè)施，營(yíng)造和諧舒適的閱讀環(huán)境；三要提高館員的整體素質(zhì)，面對(duì)讀者的詢問要熱情耐心解答，在看到讀者有不當(dāng)行為時(shí)，多采用引導(dǎo)式話語(yǔ)進(jìn)行管理，維護(hù)館內(nèi)和諧安靜的秩序。

3 結(jié)論

圖書館辦公室工作很難使各方都滿意，正如人們所說“眾口難調(diào)”，辦公室工作人員要以自己的智慧、耐心，愛心、用心，去服務(wù)讀者，滿足讀者借閱學(xué)習(xí)的需求；以自己的行為、品德和魅力去贏得讀者的認(rèn)可。同時(shí)，他們也需要館領(lǐng)導(dǎo)的重視、關(guān)心和引導(dǎo)圖書館辦公室人員樹立“服務(wù)育人”的理念，通過堅(jiān)持不懈的努力，發(fā)揮橋梁紐帶作用，就會(huì)使圖書館辦公室工作做的更好。

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作者簡(jiǎn)介：楊自有（1960-），男，講師。