尚春燕

摘 要：該文主要針對(duì)當(dāng)前社區(qū)管理信息化發(fā)展相關(guān)問題進(jìn)行了分析，雖然隨著信息化技術(shù)的滲透，社區(qū)檔案管理模式發(fā)生了巨大的變化，但仍舊存在諸多需要進(jìn)一步完善之處。通過對(duì)信息化檔案管理可行性分析，進(jìn)一步提出如何構(gòu)建更加完善的信息化社區(qū)檔案管理體系，從而提高社區(qū)管理工作水平。

關(guān)鍵詞：社區(qū)檔案 信息化 完善

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-098X（2017）02（b）-0152-02

城市管理水平的不斷提高令人們開始將注意力從宏觀管理轉(zhuǎn)為基層管理，其中社區(qū)管理作為最貼近人們生活的管理層備受關(guān)注。特別當(dāng)信息化技術(shù)開始在各個(gè)領(lǐng)域發(fā)揮巨大優(yōu)勢時(shí)，為了順應(yīng)時(shí)代要求，社區(qū)檔案管理工作也逐步將工作重點(diǎn)放到信息化管理體系的建設(shè)上，從而有效提高社區(qū)檔案管理工作效率，為社區(qū)居民提供更好的服務(wù)，繼而推進(jìn)現(xiàn)代化和諧社會(huì)建設(shè)。

1 社區(qū)檔案概述

隨著社區(qū)發(fā)展，為了更好地為社區(qū)居民提供服務(wù)，更好地管理社區(qū)事務(wù)，以社區(qū)為單位開始建立相應(yīng)的以聲音、文字、圖像為載體的檔案，以此展現(xiàn)社區(qū)自我管理的相關(guān)活動(dòng)。社區(qū)檔案主要包括社區(qū)居民檔案、社區(qū)居民家庭檔案、人員從業(yè)檔案、人員失業(yè)檔案等。它是社區(qū)管理自我完善的體現(xiàn)，更是一種內(nèi)在保障居民生活正常進(jìn)行的基礎(chǔ)。

我國推行依法執(zhí)政、民主執(zhí)政，而社區(qū)管理作為最基層的民主執(zhí)政方式對(duì)于社會(huì)的穩(wěn)定起到關(guān)鍵的作用，同時(shí)也是科學(xué)執(zhí)政的基礎(chǔ)。而檔案工作作為社區(qū)管理的基礎(chǔ)要件，服務(wù)于管理的同時(shí)也推動(dòng)社區(qū)建設(shè)進(jìn)程。并且社區(qū)檔案也是社區(qū)建設(shè)的記錄，是社區(qū)發(fā)展的見證。因此，社區(qū)檔案無論對(duì)居民生活還是城市管理都具有重要意義。

2 檔案管理弊端及信息化管理優(yōu)勢

2.1 傳統(tǒng)的社區(qū)檔案管理方式滯后

（1）重視保管輕利用，難以發(fā)揮社區(qū)檔案的職能。在以往的各種檔案管理中，大多注重保管而非利用，社區(qū)檔案的管理也是如此。在傳統(tǒng)的社區(qū)檔案管理中，檔案部門在檔案管理工作的認(rèn)識(shí)上有一定的局限性，僅僅停留在保管工作的階段，而忽略檔案的利用價(jià)值。（2）計(jì)算機(jī)化水平不高，缺乏智能化與網(wǎng)絡(luò)化管理。社區(qū)檔案在社區(qū)的管理工作中，為各管理部門提供著可靠而詳細(xì)的信息，有很大的實(shí)用價(jià)值。然而，在筆者的調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，社區(qū)的檔案管理工作仍然處于傳統(tǒng)的保管階段，而很少運(yùn)用在社區(qū)的管理工作中。即使是一些工作比較出色的社區(qū)，其工作方法也大多停留在對(duì)居民的上門調(diào)查、人工查詢相關(guān)信息等階段，很少運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)化的社區(qū)檔案系統(tǒng)。（3）管理機(jī)制混亂，缺乏有效的溝通和協(xié)調(diào)。例如在檔案管理中，作為主管部門的民政部門及檔案行政管理部門，分別負(fù)責(zé)社區(qū)檔案工作的牽頭主管及指導(dǎo)、監(jiān)督工作，而兩個(gè)部門的職權(quán)分配并不太明確，當(dāng)這兩個(gè)部門在出臺(tái)一些檔案管理標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，往往使得檔案員陷于兩難的境地。（4）信息技術(shù)條件差，社區(qū)檔案材料遺失嚴(yán)重。在當(dāng)前的社區(qū)檔案管理中，技術(shù)條件較差，大多還停留在原始的紙質(zhì)的檔案袋時(shí)代，現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)技術(shù)并未得到很好的應(yīng)用。除此之外，檔案儲(chǔ)存缺乏專柜保管，僅僅是各部門分別攤管，比較散亂，檔案資料常常因相關(guān)工作人員的流失而不知去向。

2.2 信息技術(shù)背景下社區(qū)檔案的管理優(yōu)勢

（1）信息資源的共享，可以有效提高社區(qū)檔案服務(wù)質(zhì)量。社區(qū)信息化檔案管理的不斷發(fā)展，加強(qiáng)了社區(qū)各部門之間的信息共享，改變了傳統(tǒng)檔案管理工作中各部門工作不協(xié)調(diào)，信息重復(fù)采集而引起的資源浪費(fèi)等現(xiàn)象。這種高效的管理模式有效減輕了檔案管理工作強(qiáng)度，為工作人員節(jié)省了大量的時(shí)間，令其可以更好地完善服務(wù)工作質(zhì)量，提高服務(wù)水平。（2）降低管理成本。傳統(tǒng)的檔案管理工作繁雜，會(huì)浪費(fèi)大量的人力、物力、財(cái)力，而利用信息化技術(shù)則可以有效降低管理成本，便于社區(qū)信息資料的管理。例如借助OA辦公平臺(tái)，社區(qū)可以方便地上報(bào)各類年終報(bào)告和計(jì)劃書，降低了交通費(fèi)用。（3）網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的利用能夠進(jìn)一步完善便民服務(wù)體系，令全社區(qū)都可以被覆蓋。實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理不但能夠方便民眾，更重要的是可以實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)事務(wù)的高水平、高效率辦理，有效實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代政務(wù)管理。社區(qū)利用網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)，可以及時(shí)對(duì)接上級(jí)部門，實(shí)現(xiàn)信息共享，便于居民檔案管理工作有條不紊地進(jìn)行。

3 如何完善社區(qū)信息化檔案管理體系

3.1 開發(fā)社區(qū)檔案管理專門軟件

信息化管理工作需要以一定的軟件作為支撐，而軟件的開發(fā)應(yīng)用需要主管部門帶動(dòng)，再由社區(qū)管理部門進(jìn)行落實(shí)。例如城市檔案管理局需要發(fā)起檔案管理軟件的開發(fā)研制，并由街道和社區(qū)進(jìn)行配合，提供相關(guān)材料、建議，再由專門的技術(shù)團(tuán)隊(duì)進(jìn)行軟件的開發(fā)，并結(jié)合社區(qū)的實(shí)際需要以及工作經(jīng)驗(yàn)，開發(fā)出真正適合檔案管理的適用性軟件。同時(shí)在后期的應(yīng)用中對(duì)不完善的地方進(jìn)行修正、完善，以得到適應(yīng)本地區(qū)社區(qū)檔案信息化管理需要的軟件。

3.2 利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)一步完善檔案管理體系

信息化社區(qū)檔案管理體系的建立屬于電子政務(wù)范疇，因此應(yīng)當(dāng)適當(dāng)借鑒電子政務(wù)發(fā)展趨勢以及相關(guān)特征。在服務(wù)時(shí)堅(jiān)持“為人民服務(wù)”的宗旨，及時(shí)關(guān)注居民的需要，關(guān)注社區(qū)弱勢群體，有針對(duì)性地進(jìn)行管理。例如檔案建立的過程中針對(duì)流動(dòng)人口進(jìn)行單獨(dú)管理，建立事業(yè)人員檔案，建立低保居民數(shù)據(jù)庫等，及時(shí)將這些數(shù)據(jù)上報(bào)主管部門，完善社區(qū)弱勢群體的管理。另外，針對(duì)新型的電子檔案也要加強(qiáng)管理，推進(jìn)電子政務(wù)的全面覆蓋，并在這一新興平臺(tái)上實(shí)現(xiàn)信息資源的共享，為居民提供更好的生活、文化以及健康、醫(yī)療保障服務(wù)。

3.3 現(xiàn)代化檔案管理體系的建設(shè)

傳統(tǒng)的檔案管理工作主要依賴于人力管理，在檔案的建立、整理和歸檔過程中需要大量的人力物力，并且后期的檔案管理工作也十分的繁雜，會(huì)浪費(fèi)大量的人力、財(cái)力。但是隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，電子檔案以及數(shù)據(jù)庫技術(shù)開始被應(yīng)用于檔案管理工作，并且隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的進(jìn)一步應(yīng)用，數(shù)字化檔案管理已經(jīng)成為社區(qū)管理的必然要求。電子信息技術(shù)的應(yīng)用以及網(wǎng)絡(luò)化管理水平的提高，使社區(qū)檔案管理工作得到了簡化，管理效率也有所提升?；谶@種管理模式，有效節(jié)約了社區(qū)管理資源，推進(jìn)了現(xiàn)代化社區(qū)管理的進(jìn)一步發(fā)展，逐步形成規(guī)范、統(tǒng)一、科學(xué)的現(xiàn)代社區(qū)檔案管理模式，最大程度上開發(fā)了檔案管理價(jià)值。

3.4 加強(qiáng)信息化檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)

現(xiàn)代社區(qū)檔案管理需要立足于信息化技術(shù)基礎(chǔ)之上，但是在實(shí)際的管理工作中，不但要加強(qiáng)社區(qū)信息化管理宣傳，還要建立專業(yè)的信息化檔案管理人才隊(duì)伍，這就要求社區(qū)加緊培養(yǎng)信息化人才，尋找人才培養(yǎng)路子。通過提高現(xiàn)有社區(qū)工作人員信息化技術(shù)水平，加強(qiáng)培訓(xùn)，不斷摸索出檔案管理新出路。另外，還要在人才的甄選上予以把握，篩選出適合社區(qū)信息化檔案管理發(fā)展的新型人才，以此推進(jìn)社區(qū)管理工作水平的提高。

4 結(jié)語

通過上述分析可以看出，社區(qū)管理突出了社區(qū)居民民主自治理念，作為管理工作的基礎(chǔ)，社區(qū)檔案管理工作發(fā)揮了巨大的作用。隨著技術(shù)水平的發(fā)展，社區(qū)檔案管理工作逐步向著信息化、現(xiàn)代化方向發(fā)展，不但開拓了新型的社區(qū)服務(wù)模式，令社區(qū)居民享受更多的方便，同時(shí)也為科學(xué)化管理、信息化管理、高效管理奠定基礎(chǔ)，這是社區(qū)發(fā)展的新方向。通過不斷的完善，信息化社區(qū)檔案管理體系必然會(huì)在社區(qū)管理工作中發(fā)揮巨大的服務(wù)作用。

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