淺談高校檔案歸檔流程

郭善寧

摘 要：本文以高校檔案歸檔管理為入點(diǎn)，對(duì)檔案管理進(jìn)行分析，探索有效的對(duì)策方法，以促進(jìn)高校檔案管理水平的進(jìn)一步提高。

關(guān)鍵詞：高校檔案 管理系統(tǒng) 歸檔管理

《高等學(xué)校檔案管理辦法》，這是教育部和國(guó)家檔案局從法律層面對(duì)檔案工作發(fā)布管理章程。該規(guī)章令具有較大的法規(guī)強(qiáng)制性和行政權(quán)威性，并且進(jìn)一步加強(qiáng)了高校檔案工作，貫徹落了實(shí)科學(xué)發(fā)展觀。山東省檔案局等下發(fā)《關(guān)于認(rèn)真貫徹實(shí)施<高等學(xué)校檔案管理辦法>的意見(jiàn)》，這對(duì)高校工作中的檔案管理工作具有重要的現(xiàn)實(shí)指導(dǎo)意義。

一、檔案的分類

就目前而言，各大高校在實(shí)際工作中將檔案分為幾大類，分別是：DQ類 （黨群）、XZ類（行政）、JX類（教學(xué)）、KY類（科研）、JJ類（基建）、SB 類（設(shè)備）、CB類（出版）、WS類（外事）、CK類（財(cái)會(huì)）、SX類（聲像）、SW類（實(shí)物），類目采用字母標(biāo)識(shí)，如：“WS”即“wai shi”（外事）的簡(jiǎn)稱、“SB”即“she bei”（設(shè)備）的簡(jiǎn)稱、“CK”即（財(cái)會(huì)）的簡(jiǎn)稱。歸檔的檔案載體形式包括紙質(zhì)、電子、照片、光盤(pán)等。

二、檔案歸檔整理

檔案歸檔是將歸檔的材料按照有序的規(guī)律整理并方便查找的過(guò)程?，F(xiàn)有的歸檔方法是按照文件檔案的自然形成規(guī)律，然后再按照不同文件的價(jià)值區(qū)分，這樣有利于檔案取用、保管，并引入計(jì)算機(jī)軟件等電子管理系統(tǒng)進(jìn)行輔助管理，滿足了紙質(zhì)、電子整理的一體化要求。這種檔案歸檔管理方法是材料的內(nèi)容更加真實(shí)，頁(yè)面更加整潔，同時(shí)豐富了材料的內(nèi)容，使其圖文更加清晰，格式得到了統(tǒng)一化要求。

三、確定檔案歸檔時(shí)間

不同群體的檔案歸檔時(shí)間有所不同，教學(xué)、黨群、行政類等檔案是第二年六月底前歸檔。會(huì)計(jì)檔案歸檔時(shí)間與其他的有很大不同，它是在會(huì)計(jì)年度結(jié)束后，由會(huì)計(jì)部門(mén)的檔案管理科暫時(shí)保管一年，保管一年后的第二年六月底前歸檔。

四、明確檔案保管期

在高校的檔案管理中，檔案保管期限尤為重要，考慮檔案文件應(yīng)有的保存性價(jià)值和實(shí)際工作中運(yùn)用中的需要，將檔案的保管期限劃分為定期類保存和永久類保存，其中定期類保存分：定期10年和定期30年。按照原則，不同的年度、保管期限的文件不能混淆，要將其界限分明的放置。為了便于查找，檔案編號(hào)要遵循一下原則：簡(jiǎn)單合理、統(tǒng)一唯一。

五、存檔檔案移交

檔案移交的時(shí)候，交接檔案的雙方當(dāng)面檢查，檔案室要根據(jù)檔案相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收，對(duì)于提交的檔案中不符合要求者給予退回并對(duì)要求其限期改正，待整改完成后重新提交。移交時(shí)填寫(xiě)材料交接目錄備查。

六、歸檔文件材料整理

（1）歸檔文件應(yīng)采用“件”，一份文件是一件。如：文件定稿、正本組為一件，文件定稿附在正文的后面；對(duì)于有發(fā)文稿紙的文件，正本的文件、發(fā)文的稿紙、定稿的文件組為一件，定稿文件在后，正本文件在前；有原文件的和復(fù)印件的，原件和復(fù)印件組為一件，復(fù)印件附在原文件的后面。（2）歸檔文件立卷組合。該過(guò)程是一個(gè)相當(dāng)繁瑣的過(guò)程，首先要把文件按形成的年度分開(kāi)，之后根據(jù)文件里的內(nèi)容分開(kāi)，最后再根據(jù)文件的保管期限進(jìn)行整理。（3）紙質(zhì)歸檔文件的修整。要對(duì)文件的破損及時(shí)進(jìn)行修正，文件內(nèi)容有圖表、照片等模糊不清時(shí)要進(jìn)行加邊修補(bǔ)和文件裱糊，字跡模糊或易退變的，應(yīng)及時(shí)予以復(fù)制；加入文件幅面過(guò)大，要合理的進(jìn)行紙張折疊，最終整理成A4紙大小，但一定不能影響其日后的使用。同時(shí)要注意歸檔文件的裝訂，最好不用容易生銹腐蝕和氧化的金屬材質(zhì)或塑料材質(zhì)裝訂。（4）檔案的裝訂。每份文件以“件”為整理單位，在遇到頁(yè)數(shù)較少的文件，采用棉線、不銹鋼針在左上角進(jìn)行直角縫紉裝訂。如果遇到頁(yè)數(shù)比較多的文件，可以采用在文件的左側(cè)（距離文件左邊約12㎜，上下裝訂孔距文件上下兩邊各約70㎜），用三個(gè)孔穿線的裝訂方法進(jìn)行穿線裝訂。文件的裝訂要保證文件完整（不漏頁(yè)）、整齊，以及美觀、牢靠為裝訂的原則。（5）編頁(yè)與加蓋歸檔章。文件編頁(yè)的方式一般以“件”為小單位，只要有文件標(biāo)識(shí)的頁(yè)面或有文字的頁(yè)面都應(yīng)該進(jìn)行編頁(yè)，頁(yè)碼標(biāo)注在頁(yè)面正面右上角。歸檔章包含的內(nèi)容有文件年度、文件件號(hào)、文件保管期限、文件頁(yè)數(shù)、文件機(jī)構(gòu)問(wèn)題、文件全宗號(hào)等六個(gè)內(nèi)容，蓋在文件第一頁(yè)的中間上端空白處，注意歸檔章加蓋的位置，不要遮擋文件的任何內(nèi)容。（6）編目。按檔案整理要求填寫(xiě)文件歸檔的目錄，并放置在盒內(nèi)的目錄前。1.件號(hào)：填寫(xiě)文件歸檔的順序號(hào)。2.責(zé)任者：文件的署名者或是發(fā)文機(jī)關(guān)。3.文號(hào)：文件發(fā)文的字號(hào)。發(fā)文的字號(hào)要填寫(xiě)齊全，不能簡(jiǎn)化，發(fā)文字號(hào)包括順序號(hào)、發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年度（用全角左龜殼型括號(hào)“〔〕”括入）。4.題名：即文件標(biāo)題。對(duì)于沒(méi)有標(biāo)題或標(biāo)題太過(guò)于泛泛，無(wú)法清楚表達(dá)文件其真實(shí)內(nèi)容的情況下，可以自己定義標(biāo)題，在定義的標(biāo)題外加“英文左方括號(hào)[ ]”。5. 卷內(nèi)備考表。卷內(nèi)備考表會(huì)記錄本卷內(nèi)發(fā)生的文件補(bǔ)充、損缺、銷毀等各種情況，由組成整理本案卷人員在立卷人處簽名。6案卷裝盒。將文件年度相同、保管期限相同、機(jī)構(gòu)問(wèn)題相同的案卷放在同一盒檔案盒內(nèi)。

七、錄入檔案管理系統(tǒng)

省內(nèi)各高校均在運(yùn)用檔案管理軟件處理高校檔案數(shù)據(jù)，利用檔案管理系統(tǒng)對(duì)檔案進(jìn)行目錄、全文分類管理。（1）檔案信息錄入和歸檔。歸檔立卷部門(mén)錄入相關(guān)的數(shù)據(jù)，在數(shù)據(jù)錄入完成后提交，由檔案系統(tǒng)管理人員對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)一審核，檔案室（館）審核錄入檔案文件數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性，歸檔立卷部門(mén)或檔案室（館）按照相應(yīng)的規(guī)定劃分類別、年度和保管期限等。（2）組卷歸檔。立卷歸檔部門(mén)錄入相關(guān)文件數(shù)據(jù)，選擇相關(guān)數(shù)據(jù)組卷，填寫(xiě)案卷信息，按相應(yīng)類別、年度和保管期限歸檔，將案卷信息提交審核，檔案室（館）負(fù)責(zé)審核案卷和卷內(nèi)信息的準(zhǔn)確性和完整性。（3）學(xué)籍成績(jī)歸檔。招生就業(yè)辦公室、學(xué)生處錄入學(xué)生學(xué)籍成績(jī)等數(shù)據(jù)文件，部門(mén)檔案負(fù)責(zé)人對(duì)相應(yīng)學(xué)籍案卷和卷內(nèi)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性進(jìn)行審核。（4）實(shí)體財(cái)會(huì)檔案歸檔. 財(cái)務(wù)處檔案員錄入相關(guān)數(shù)據(jù)，會(huì)計(jì)檔案負(fù)責(zé)人對(duì)各實(shí)體財(cái)會(huì)檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性負(fù)責(zé)。（5）打印移交目錄。歸檔立卷部門(mén)打印檔案移交登記表、目錄和入庫(kù)交接表等。

八、電子檔案的異地備份。近年來(lái)。中國(guó)檔案局、館長(zhǎng)會(huì)議要求異地進(jìn)行備份重要的檔案，要作為保證檔案安全的一項(xiàng)重要的制度來(lái)實(shí)施，強(qiáng)調(diào)出對(duì)于電子文件中安全較低系數(shù)的，異地進(jìn)行備份一定要普遍實(shí)行。從那以來(lái)，各地檔案館之間陸陸續(xù)續(xù)地簽訂了異地備份檔案基地的協(xié)議，而簽署協(xié)議的檔案館絕大多數(shù)尚未進(jìn)入實(shí)際操作階段。

目前電子檔案和數(shù)字化檔案實(shí)行脫機(jī)備份，移交時(shí)要進(jìn)行裝盒、加封、蓋章等程序，并填寫(xiě)移交清冊(cè)，另要合理對(duì)檔案登記編號(hào)，方便檢索。為最大限度的保證數(shù)據(jù)安全，備份脫機(jī)要采用獨(dú)立硬盤(pán)和光盤(pán)，且一式三份。對(duì)于眾多高校檔案館，檔案的安全工作是最重要的，其安全工作不僅包括檔案的完整性也包括其隱私不被透漏的安全性，所以這是一個(gè)重要的急需解決的問(wèn)題。

高校檔案歸檔整理的目標(biāo)是在檔案管理人員認(rèn)識(shí)檔案的重要基礎(chǔ)上完善各項(xiàng)工作標(biāo)準(zhǔn)，通過(guò)不斷創(chuàng)新工作方法、更新工作思路，使得文件歸檔整理工作可以跟上時(shí)代的潮流，只有充分認(rèn)識(shí)到工作中存在的不足，才能分析改進(jìn)，使高校檔案歸檔管理更加效率、更加規(guī)范科學(xué)。