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      試論文檔一體化計算機管理在檔案現(xiàn)代化管理中的作用

      2017-06-06 14:37:54陳瑾
      卷宗 2017年6期
      關鍵詞:計算機管理現(xiàn)代化管理

      摘 要:任何企業(yè)或事業(yè)單位都離不開檔案管理,而文檔管理的一體化是帶來很多方便的。文件檔案管理現(xiàn)代化是改變原來的管理模式,改變手寫、檔案類管理模式的現(xiàn)代化管理模式,是由計算機編譯,將相關文件掃描成計算機,整體規(guī)劃布置,使用方便,更加減少占用空間,最重要的是為企業(yè)發(fā)展提供一個非常方便的支持服務。文檔一體化計算機管理在促進檔案現(xiàn)代化管理中的作用不容忽視。

      關鍵詞:文檔一體化;計算機管理;現(xiàn)代化管理

      1 企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化的重要性

      1.1 檔案管理的概念

      檔案管理是一個非常復雜的工作,分為多個步驟和層次,首先要按類別對文件進行分類,然后對每一個類別的文件的重要性進行調整,然后對檔案的基本信息進行整理和總結,最后把檔案歸檔到各個區(qū)域,定期檢查檔案的完整性。所以檔案管理工作是一項管理性的工作。雖然研究檔案館部門、編輯等活動,但目標是使企業(yè)更好地適應社會發(fā)展的需要,具有一定的服務性。文件的形成、傳遞、處理、管理和檔案的收集、整理、標識、保管和使用環(huán)節(jié),統(tǒng)籌按照統(tǒng)一標準、統(tǒng)一管理。這就需要建立統(tǒng)一的文檔管理機制,使檔案管理與檔案管理有機結合,整合管理。還需要將公文這一文檔實體從生成、流轉,歸檔到銷毀或永久保存的整個過程進行全面一體化管理。文件整合理論的形成經歷了一個漫長的過程。

      1.2 文檔一體化計算機管理的現(xiàn)狀

      檔案管理體制逐步完善,形成統(tǒng)一領導、分級管理體系;但是,檔案管理工作還是很難滿足社會的需求,差距主要表現(xiàn)在以下幾個方面:

      (1)基層檔案管理不平衡。文件管理系統(tǒng)不完善。管理機制不好行使職權。檔案管理部門沒有專業(yè)書籍,沒有文件規(guī)范操作,沒有專業(yè)人員。一是缺乏檔案管理意識。對檔案重要性認識不足,認識不夠。在人們的心目中,檔案部門是一個無足輕重的單位,不重要。有領導認為,只要經濟建設就行,檔案工作質量沒關系。由于缺乏領導支持,檔案管理工作沒有得到很大的發(fā)展。

      (2)管理模式陳舊。隨著科學技術的發(fā)展,高新技術產業(yè)的發(fā)展,新事物層出不窮,記錄形式和內容紛繁復雜,檔案范圍進一步擴大。然而,大多數(shù)單位跟不上檔案管理的發(fā)展。文件管理部門不能用計算機和網絡技術進行檔案管理服務,但一直采用傳統(tǒng)的操作模式。

      (3)機關檔案管理存在問題。一般權限僅限于紙質文件的管理,電子信息統(tǒng)一集中,無需錄入,無需電子處理。檔案信息的影響,檔案信息資源不能共享優(yōu)勢。

      (4)企業(yè)檔案管理存在問題。企業(yè)檔案工作反映了生產、經營和科研的重大活動,但由于缺乏計算機化,許多企業(yè)的內部檔案資源無法共享。影響了企業(yè)內部各部門之間的信息互用。

      2 文檔一體化計算機管理現(xiàn)代化的必要性

      1.時代發(fā)展的要求。新世紀、新時代,電子信息技術的發(fā)展要求必須努力實現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化。計算機網絡等三次科技革命帶來了新技術和新方法,在社會生活各個領域和各部門得到了廣泛的應用。

      2.文件保護和利用要求。檔案的保護和有效利用也要求企業(yè)早日實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。由于許多文件存放時間長,除檔案保護措施不充分外,造成了紙質檔案中一些因長期缺乏保護而出現(xiàn)脫落和模糊現(xiàn)象。同時,它不能同時掌握相關檔案,降低檔案信息的使用效率,不利于實現(xiàn)工作的有效性和靈活性?,F(xiàn)代檔案管理將帶來許多好處,最初,要保存檔案完整性的內容,但經常性發(fā)生文件被打破或丟失的現(xiàn)象,引進現(xiàn)代管理之后,這種情況將大大改善;其次,文件可以更精細分割,不再需要手工記錄文件,而且更多的人不需要整理文件,既降低了工作強度,又提高了工作效率。

      3 我國現(xiàn)階段的文檔一體化計算機管理現(xiàn)代化發(fā)展中存在的問題

      3.1 檔案管理工作的規(guī)范性較差

      企業(yè)檔案管理的一個重要因素是檔案管理的規(guī)范化和規(guī)范化。然而,由于中國的經濟仍處于發(fā)展的轉型期,許多行業(yè)都在發(fā)生變化,許多行業(yè)的標準化和標準化程度不高。當然,這個問題也反映在國內企業(yè)檔案管理問題上?,F(xiàn)階段,在中國很多企業(yè)檔案管理工作的責任分工是極其混亂的保密規(guī)定,內部管理秩序管理不到位,文件管理和分類不明確,文件沒有規(guī)定的現(xiàn)象。因此沒有規(guī)范的檔案管理工作的檔案管理工作不僅給企業(yè)本身帶來了一些問題,阻礙了企業(yè)檔案管理的現(xiàn)代化,同時也給其他部門在企業(yè)工作中造成了一定的障礙,不利于企業(yè)的良性發(fā)展。

      3.2 檔案管理資金投入不足

      很多公司重視檔案管理部門不高,只要文件可以保存,我不知道,這樣一個粗略的工作,會帶來很多隱患;越來越多的企業(yè)檔案管理進入了一個資金嚴重短缺,許多檔案管理部門保存文件柜文件已經損壞,許多文件已經發(fā)霉。這些都直接關系到檔案管理部門的基本情況,而且檔案管理部門對資金投入的成果也較少;現(xiàn)代管理模式要求較高的資金投入,這也是企業(yè)規(guī)劃面臨資金短缺的問題。

      不協(xié)調的計算機技術和管理的發(fā)展,制約了檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展。有的檔案部門在利用計算機的同時,開發(fā)和利用了管理模式的改革,不重視軟件的新思路指導,人為隔離了文檔與信息之間的相互密切聯(lián)系,由于文件計算機管理自身的發(fā)展和應用,它們沒有整體的規(guī)劃、協(xié)調、銜接和利用,技術的發(fā)展和應用使計算機文件系統(tǒng)開始從重復的數(shù)據(jù)輸入中脫離尷尬。這種計算機技術的發(fā)展和應用,不僅沒有提高勞動生產率,減輕了員工的負擔,而且大大增加了檔案工作的負擔和復雜性。

      4 文檔一體化模式下電子檔案管理的注意事項

      鑒定工作需要從內容和技術兩個方面進行鑒定。傳統(tǒng)檔案的鑒定與鑒定內容之一基本上是相同的,即對檔案內容進行審查,確定其科學性、歷史性和實用價值,進而確定保管期限。

      由于電子檔案館與傳統(tǒng)檔案館的使用,安全工作有別于傳統(tǒng)檔案館,電子檔案館與傳統(tǒng)檔案館的安全性相同,但泄密的方式和渠道更加多樣化,存在更多的安全隱患。電子檔案的保密主要包括兩個方面。

      網絡文件的安全存儲在網絡計算機上,為不同的用戶提供不同級別的服務,在線數(shù)字檔案網站的文件信息極易泄漏。因此,數(shù)字檔案館必須分類歸檔和公開記錄。互聯(lián)網是一個完全開放的網絡,為了防止計算機黑客竊取和未經授權使用機密文件的信息,我們在計算機網絡的檔案中做了保密工作。

      (2)在傳輸文件的安全性方面,很多互聯(lián)網網站都有自己的附加安全機制,防止未經授權的用戶看到這些網站發(fā)送和接收郵件。這些站點通常稱為"安全島”。當然,只是選用這一保密措施是遠不足的,加密方法有兩種,一種是硬件加密:另一種是件加密。硬件加密速度比軟件加密快。

      (3)使檔案管理的建筑和設備達標

      從每個房間的濕度、溫度、位置等方面考慮,保證文件的安全性和可靠性,同時還增加一些可控制溫濕度控制的電子信息設備,增加科學檔案管理,爭取早日實現(xiàn)對檔案管理工作的現(xiàn)代化目標。

      5 結語

      現(xiàn)階段,為國家現(xiàn)代化服務是我國的一項政治任務。檔案工作的政治保密檔案工作績效之一。我們國家的檔案,記載著政治、經濟、軍事、文化及科學技囂震_術等方面的情況,其中大多數(shù)屬于機密。因此,檔案工作者必須樹立正確的保密觀念,采取各種有效措施,保護好黨和國家的機密。檔案工作者要充分認識檔案館的工作特點,建立明確的服務意識,努力為我國的現(xiàn)代化。文件一體化模式將電子文件管理、檔案管理和檔案管理有機地結合起來,提高各部門之間的協(xié)作能力,提高機關的整體工作效率。

      參考文獻

      [1]李春雨,王偉杰.淺議如何做好檔案管理工作[J].中外企業(yè)家,2009(12):15-17.

      .[2]李紅.論新形勢下的檔案管理現(xiàn)代化[J].中國水運(社科版),2007(04):18-20.

      作者簡介

      陳瑾(1976-),江蘇省蘇州市相城區(qū)蠡口實驗小學。endprint

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