趙英巖

摘 要：在我國經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，科學(xué)技術(shù)水平不斷提高的新時期下，文書檔案管理工作也迎來了全新的挑戰(zhàn)。如何在新時期下做好文書管理工作成為了一個值得探討的問題。本文主要從當(dāng)今時代背景文書檔案管理所面臨的挑戰(zhàn)出發(fā)，分析現(xiàn)階段文書檔案管理工作中存在的問題，并提出相應(yīng)的解決措施，從而促進(jìn)文書檔案管理工作效率與質(zhì)量的提升。

關(guān)鍵詞：文書檔案；管理工作；問題；對策

政府機(jī)關(guān)部門、企事業(yè)單位、社會團(tuán)體以及其他社會組織在領(lǐng)導(dǎo)與行政管理活動過程中所形成的具有保護(hù)價值的文件，就稱之為文書檔案。其文書檔案作為檔案工作中的主要組成部分之一，其具有較強(qiáng)的政治性、服務(wù)型以及技術(shù)性[1]。同時其也是衡量檔案管理水平的主要標(biāo)準(zhǔn)，文書管理水平的高低，不僅決定了檔案資料的質(zhì)量，同時還對單位的建設(shè)與持續(xù)發(fā)展帶來一定的影響，尤其是在新時期背景下，文書檔案管理工作更為關(guān)鍵。為此，本文針對現(xiàn)階段文書檔案管理工作所面臨的新挑戰(zhàn)進(jìn)行分析，并從根本上解剖管理工作中存在的問題，以制定有效的對策提升文書檔案管理工作的效率與質(zhì)量，進(jìn)一步促使文書檔案管理工作逐漸向現(xiàn)代化、科學(xué)化以及規(guī)范化方向發(fā)展。

一、新時期下文書檔案管理工作面臨的挑戰(zhàn)

（一）工作復(fù)雜、繁瑣

文書檔案管理其主要的工作內(nèi)容是收集并保存各類資料，其管理的對象是對人事、事件、過程記錄以及各種文件資料進(jìn)行存檔管理，通過利用各種各樣的載體對這些對象進(jìn)行記錄并做好分類存放[2]。在新時期下，由于文書檔案數(shù)量的大幅度增加，其所涉及的資料越來越復(fù)雜，同時門類也逐漸增多，這就使得文檔管理工作量變大，其管理的過程也變得更復(fù)雜繁瑣。

（二）內(nèi)容豐富、載體多樣

在社會發(fā)展步伐不斷加快、科學(xué)技術(shù)水平不斷提升的時代背景下，文書資料的種類變得越來越豐富，所涵蓋的范圍也更廣。在新時期下，文書檔案其所涉及的面可包含黨群文書檔案管理、行政文書檔案管理、特種載體的文書檔案等多個方面。與此同時，在科技日新月異的新時期，文書檔案其載體也呈現(xiàn)出多樣化發(fā)展，例如電子文件、圖片、錄音、錄像等都可作為文書檔案的載體。而多樣化文書檔案載體的發(fā)展，則對現(xiàn)代化文書檔案管理的相關(guān)管理人員其工作能力提出了更高的要求。

（三）管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化

不管是在舊時期還是在現(xiàn)階段的新時期下，文書檔案管理都具有公文管理所具有的管理標(biāo)準(zhǔn)化以及文書檔案規(guī)范性、保密性以及服務(wù)性的特點(diǎn)[3]。在文書檔案管理工作中，在資料的完整性與安全性上具有較高的要求，這就表示，現(xiàn)代化的文書檔案管理工作需要做到認(rèn)真仔細(xì)，要求相關(guān)的管理人員需要具有良好的事業(yè)心與責(zé)任感。

二、新時期下文書檔案管理工作存在的問題

（一）缺乏規(guī)范化的文書檔案管理制度

文書檔案管理規(guī)范性不足是各企、事業(yè)單位文書檔案管理工作中普遍存在的問題，其主要表現(xiàn)為檔案號殘缺不全、案卷標(biāo)題缺乏一定的科學(xué)性，或是案卷內(nèi)缺少目錄以及組卷過于混亂等方面[4]。文書檔案管理的不規(guī)范，不僅會對檔案管理的質(zhì)量造成一定的影響，同時還會阻礙文書檔案再利用價值的提升。而分析其規(guī)范性不足的原因，主要是由于缺乏有效的文書檔案管理制度而導(dǎo)致的，因此，在新時期下，需要不斷完善相關(guān)的文書檔案管理工作制度，以規(guī)范文書檔案管理工作行為，從而促進(jìn)企業(yè)持續(xù)、健康發(fā)展。

（二）缺乏現(xiàn)代化的文書檔案管理手段

在文書檔案管理手段上，缺乏標(biāo)準(zhǔn)化與專業(yè)化的計算機(jī)軟件系統(tǒng)。目前許多檔案管理軟件，僅局限于檔案專業(yè)化管理流程的研究上，而沒有充分考慮到檔案與文件之間的銜接性，缺乏現(xiàn)代化的管理手段。特別是在辦公自動化推行之后，傳統(tǒng)的文書檔案管理軟件很難實(shí)現(xiàn)與OA系統(tǒng)之間的無縫鏈接，這就導(dǎo)致部分的電子文件不能及時和準(zhǔn)確的進(jìn)行歸檔[5]。

（三）文書檔案檢索效率有待提高

在文書檔案檢索上方式上，主要有手工檢索與計算機(jī)檢索兩種方式，而長期以來手工檢索在文書檔案檢索中的應(yīng)用最為廣泛。在現(xiàn)階段的文書檔案檢索中，仍是以手工檢索為主要手段，但該種方法的檢索效率并不高，很難適應(yīng)新時期社會發(fā)展的需求。雖然也有部分文書檔案管理人員為了提升手工檢索的效率，花了許多時間與精力開發(fā)了一些檢索工具，但在檢索質(zhì)量上較差，著又會導(dǎo)致文書檔案的價值受到影響。而文書檔案檢索效率低，也會在關(guān)鍵時刻對企業(yè)的決策帶來不可估量的影響。

（四）文書檔案管理人員素質(zhì)較低

文書檔案管理人員作為檔案管理的執(zhí)行者，其工作能力與自身素質(zhì)的高低都直接影響了文書檔案管理工作的質(zhì)量。而據(jù)研究調(diào)查顯示[6]，現(xiàn)階段大部分企業(yè)的檔案管理人員大多屬于轉(zhuǎn)崗的老齡職工，而部分的則為企業(yè)管理階層領(lǐng)導(dǎo)的親戚等，這就導(dǎo)致文書檔案管理團(tuán)隊人員專業(yè)水平與個人素質(zhì)較低的現(xiàn)象，從而影響了管理工作的質(zhì)量。因此，在新時期的文書檔案管理工作中，提升管理人員的綜合素質(zhì)對促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展具有重要意義。

三、新時期下做好文書檔案管理工作的對策

針對新時期下文書檔案管理工作主要面臨的挑戰(zhàn)出發(fā)，并結(jié)合現(xiàn)階段各企、事業(yè)單位在文書檔案管理工作中主要存在的問題，提出以下幾點(diǎn)相應(yīng)的解決對策。

（一）完善文書檔案管理制度

為滿足新時期對文書管理的要求，針對目前其管理工作中由于管理制度缺乏而導(dǎo)致的文書管理規(guī)范性不足、保密性不夠等問題，首先需要在原有的文書檔案管理制度上進(jìn)行完善。通過對現(xiàn)有制度的評估、分析，遵循科學(xué)、合法以及適用的原則，結(jié)合相關(guān)部門公文管理的實(shí)際工作要求，制定出符合現(xiàn)代化發(fā)展的“公文處理實(shí)施辦法”[7]；并通過對以往的文書檔案管理方面的各項具體要求或規(guī)定進(jìn)行梳理，最終將檔案管理、統(tǒng)計歸檔、文檔處理程序以及檔案的保密、借閱與銷毀融為一體，并提出相應(yīng)的規(guī)范化操作要求，以建立一個具有統(tǒng)一性、標(biāo)準(zhǔn)化的統(tǒng)一運(yùn)行操作流程。同時對當(dāng)前的存在管理漏洞的各項管理制度進(jìn)行修繕，針對一些不合理或與實(shí)際管理工作不相符的制度，應(yīng)及時廢除，從新修訂出適合企業(yè)發(fā)展與新時期要求的現(xiàn)代化文書檔案管理制度。

除此之外，在電子科技不斷發(fā)展的新時期之下，文書檔案開始向電子檔案的形式轉(zhuǎn)換，因此，在建立或完善相關(guān)檔案管理制度時，還需制定相應(yīng)的電子文檔管理制度，通過將現(xiàn)代化的文書檔案管理制度與傳統(tǒng)的管理制度進(jìn)行有效的結(jié)合。從而使文書檔案管理在健全的制度引導(dǎo)下得到全面、綜合與完整的管理，從根本上提升管理工作的質(zhì)量。

（二）應(yīng)用先進(jìn)手段實(shí)現(xiàn)文書檔案現(xiàn)代化管理

在辦公自動化系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用使得收文、發(fā)文能夠通過OA流轉(zhuǎn)完成的新時期下，要求文書檔案管理人員需要摒棄傳統(tǒng)手工管理的觀念，學(xué)會利用現(xiàn)代化先進(jìn)的管理手段實(shí)現(xiàn)文書檔案的現(xiàn)代化管理。

這就要求企業(yè)從文書檔案管理工作的實(shí)際情況出發(fā)，選擇合適企業(yè)檔案管理工作需要的現(xiàn)代化管理軟件，充分發(fā)揮計算機(jī)技術(shù)的作用，對文書檔案進(jìn)行整理、立卷、編號與儲存、查閱等工作。同時，創(chuàng)建OA系統(tǒng)軟件與現(xiàn)代化管理軟件的接口，使OA辦公自動化系統(tǒng)能夠與檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)無縫鏈接，從而保證電子文件數(shù)據(jù)能夠通過辦公自動化系統(tǒng)進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)并進(jìn)行歸檔，并使紙質(zhì)文檔能夠與電子文檔相對應(yīng)，確保信息的一致性。同時，企業(yè)需要利用相應(yīng)的軟件，加強(qiáng)對企業(yè)內(nèi)部文書檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)，從而在保證文書檔案質(zhì)量的基礎(chǔ)上提升文書檔案的應(yīng)用價值，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)文書檔案管理向信息化與現(xiàn)代化方向發(fā)展。

（三）提高文書檔案檢索效率

在文書檔案檢索方面，首先通過對當(dāng)前的文書檔案進(jìn)行全面的普查，根據(jù)企業(yè)發(fā)展的需要，針對一些不具有利用價值的文書檔案進(jìn)行移除，以減少文書檔案管理工作中內(nèi)容的重復(fù)性；而對文書檔案進(jìn)行普查與無用檔案的清除，也是文書檔案管理工作實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化與科學(xué)化的前提。其次，通過對文書檔案進(jìn)行組合，對于一些內(nèi)容較多的文書檔案將其分為幾個類別清晰的案卷，并重新梳理內(nèi)容繁雜的檔案，將各檔案之間的聯(lián)系明確，以促進(jìn)文書檔案資料的利用率以及檢索效率。與此同時，嚴(yán)格按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)來規(guī)范檔案題名，以提高文書檔案檢索的準(zhǔn)確性與效率。因為實(shí)施文書檔案的規(guī)范分類，其目的是為了能夠快速檢索與提高利用效率，而只有提高文書檔案的題名準(zhǔn)確性，才能使檔案發(fā)揮其具體的效用。

（四）提升管理人員的綜合素質(zhì)

管理人員作為文書檔案管理工作的最終執(zhí)行者，同時也是保證各項檔案管理工作正常進(jìn)行的關(guān)鍵因素，管理人員自身素質(zhì)水平與工作能力等綜合素質(zhì)直接決定了企業(yè)文書檔案管理工作的水平。因此，各企業(yè)在文書檔案管理人才隊伍的建設(shè)上，一定要重視管理人員的綜合素質(zhì)水平。企、事業(yè)單位可以結(jié)合自身管理工作的需要，一方面可以通過引進(jìn)或聘用的方式將具有一定文化水平、專業(yè)素質(zhì)與業(yè)務(wù)能力較高的人才充實(shí)到管理隊伍中；另一方面，企業(yè)可以從現(xiàn)階段文書檔案管理人員的具體情況出發(fā)，通過加強(qiáng)對管理人員相關(guān)知識與技能的培訓(xùn)，利用多種渠道、多層次與多手段對其進(jìn)行繼續(xù)教育，從而提升文書檔案管理人員的專業(yè)知識與綜合素質(zhì)；除此之外，要求各管理人員對于新的管理知識、技術(shù)與手段不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)，并定期開展業(yè)務(wù)交流活動，以提高其在文書檔案管理方面的綜合能力。

四、小結(jié)

在新時期下，企業(yè)的文書檔案管理工作水平直接反應(yīng)了企業(yè)內(nèi)部的基礎(chǔ)管理水平，文書檔案管理工作想要適應(yīng)時代發(fā)展的需要，就需要針對當(dāng)前存在的問題，通過完善相關(guān)管理制度、利用現(xiàn)代化先進(jìn)的管理手段，以提升文書檔案檢索效率，并通過提升相關(guān)管理人員的綜合素質(zhì)，從而促進(jìn)文書檔案管理工作向現(xiàn)代化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化與規(guī)范化方向邁進(jìn)，促進(jìn)企業(yè)的健康發(fā)展。

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