淺析高校檔案保護工作

湯男楠

摘 要：高校館藏的檔案是高校一路歷經(jīng)風雨的見證，傳承了高校的文化和精神，對高校未來的發(fā)展和規(guī)劃起著重要的作用。隨著高校的發(fā)展與進步，高校檔案的數(shù)量不斷增多， 檔案利用率也在不斷提高， 如何采用科學方法保護檔案已經(jīng)成為各高校檔案工作的一項重要的任務(wù)。而近年來，無論是紙質(zhì)檔案的保護技術(shù)還是數(shù)字檔案的保護技術(shù)， 水平都有了一定程度上的提高，但仍存在諸多問題急需解決。

關(guān)鍵詞：高校 檔案 保護

高校檔案真實且生動地記錄了一所學校從事的教學、科研、黨政管理以及其他各項活動的歷史，是學校所擁有的寶貴信息資源，對于學校的歷史和未來都具有非常重要的參考與憑證作用。

一、影響檔案永久性保護的因素

檔案工作的基本任務(wù)之一，就是維護檔案的完整與安全，盡最大可能延長檔案的使用壽命。可是檔案文件在長期的保管和利用過程中，由于檔案載體材料、保管條件、利用方式等原因，使檔案文件受到各種各樣的損壞，如蟲蛀、霉爛、字跡擴散模糊不清、機械磨損等。

（一）檔案載體材料質(zhì)量的影響

檔案制成材料和記錄材料的質(zhì)量是影響檔案壽命長短的重要因素之一，決定了檔案制成材料在保存、使用過程中抵抗理化損害作用和保持原有理化性能的能力。受歷史客觀條件的制約，一些形成年代較為久遠的檔案其載體和記錄材料的質(zhì)量不能滿足永久性保存的需要。

目前，大部分檔案材料仍然是以紙質(zhì)為載體，在各種物理因素、化學因素、生物因素的作用下，紙張的老化是個不可逆的自然過程。

（二）檔案庫房保管條件的影響

檔案壽命的長短與檔案收藏環(huán)境及保護條件有著極為密切的關(guān)系。盡管由于環(huán)境和人為的因素，隨著時間的推移，檔案總是朝著逐漸損毀的方向發(fā)展。但完備的保護設(shè)施特別是檔案庫房，卻能在延長檔案保管壽命的過程中起著重要作用，是保護檔案最重要的物質(zhì)基礎(chǔ)。

我們常見的檔案庫房空無一人而窗戶大開、日光燈通明，庫房當倉庫堆放各種廢舊電腦、復印機等雜物的情況，這些情形的發(fā)生都會加速檔案的損害進程。

1、溫度和濕度。一般來說檔案庫房要盡可能獨立設(shè)置，保證門窗大小適宜，密閉性能好，以防止灰塵、高溫、高濕對庫房的侵入。在影響檔案壽命的眾多因素中，溫度和濕度的作用是十分重要的。高溫、高濕的環(huán)境，特別適合霉菌和蟲害的生長繁殖，給檔案制成材料

損毀較大。霉菌生長的最適溫度為25～37℃，庫房溫度高，霉菌生長繁殖迅速，代謝旺盛。

2、光線與照明。光是具有能量的粒子，不同波長的光所具有的能量不同，波長愈短，能量越大，對纖維素的結(jié)構(gòu)的破壞程度也越大。所以光線尤其是紫外線的長時間照射，能使紙張逐漸變黃、發(fā)脆，加速老化，最后成為粉末，對檔案材料威脅很大。

（三）檔案利用方式的影響

要使檔案實現(xiàn)價值、發(fā)揮作用，離不開對其進行整理和利用，但在反復的加工整理和提供利用的過程中，對檔案也會造成一定的損傷。一份檔案在其形成過程中可能會需要經(jīng)過多次重新裝訂，反復的整理和裝訂，會對紙質(zhì)檔案造成一定損害。此外，隨著落實政策、編史

修志、評定職稱等各項工作的開展，對檔案的需求量急劇增加，利用檔案的部門和個人越來越多，這就使大量重要的檔案經(jīng)過反復查閱和復印，遭受進一步的磨損和污染。

二、高校檔案保護工作存在的問題

（一）檔案保護意識缺乏

自從國家教育部依據(jù)《檔案法》制定的《普通高校檔案管理實施辦法》簡稱《辦法》實施以來，高校響應號召，加大了檔案的建設(shè)工作，加大了人力物力的投入，加大了宣傳力度。但在學校日常工作中，仍然強調(diào)為教學服務(wù)，在一定程度上導致了檔案保護意識的薄弱，表現(xiàn)在實際行動上就是對檔案工作重保管輕保護。

（二）專業(yè)檔案人才缺乏

檔案保護技術(shù)是一門綜合性的應用技術(shù)，檔案專業(yè)人員不僅需要有一定的理論知識，也需要具備較高水平的實際操作技能。近幾年，學校檔案人員的學歷、職稱雖然都有明顯提高，但既有理論知識，又有豐富實踐經(jīng)驗的檔案專業(yè)技術(shù)人員卻相當匱乏。檔案館人員多是身兼數(shù)職，征集、接收、整理、提供利用都要參與，在平時的工作中，許多檔案人員忙于檔案的收集、整理，應付查檔等，往往表現(xiàn)得“雜”而不“?！薄?/p>

（三）檔案保護技術(shù)培訓和研究不足

隨著科學技術(shù)的發(fā)展，辦公自動化的普及，檔案的載體己呈現(xiàn)多樣化的趨勢，以膠片、磁性材料為載體的檔案所占比例將有所增加。它們的保管、使用同紙制檔案發(fā)生了根本變化。檔案人員如果不隨時補充知識，保護工作將無從談起。然而在實際工作中，檔案人員參加的檔案培訓，尤其是檔案保護技術(shù)專題的培訓相當有限。檔案人員不僅要做好檔案管理的日常工作，而且應加以總結(jié)、研究。

三、加強高校檔案保護的對策

檔案的損壞是客觀的不以人的意志為轉(zhuǎn)移的，為了最大限度延長檔案的壽命，便于長期使用，根據(jù)環(huán)境因素對檔案的影響關(guān)系和高校檔案館保管現(xiàn)狀，需要從以下幾方面入手，進一步提高高校檔案保護工作水平。

（一）提高對檔案保護工作重要性的認識

認真組織學校教職工，特別是分管檔案工作的領(lǐng)導和檔案工作人員學習《檔案法》和《普通高校檔案管理實施辦法》。通過學習使全體檔案人員認識到檔案工作的重要性，認識到從事檔案工作和教學工作是同樣有意義的事，提高保護檔案的自覺性。

（二）完善檔案的保護條件

為了防止庫存檔案的老化，減緩檔案發(fā)生褪變，及時保護好現(xiàn)有的檔案資料，可以從以下幾方面入手：

1、加強各種硬件建設(shè)。加大對檔案庫房設(shè)備的現(xiàn)代化投入，配置合理的防火、防盜、通風、去濕、空調(diào)等設(shè)備，安全、有效地保護檔案。

2、做好事前預防處理。檔案人員應對檔案進行事前控制，提前介入，提高原始檔案的質(zhì)量。要加強文件形成部門的檔案保護意識，建議其用紙質(zhì)優(yōu)良的無酸紙為書寫載體，并選擇無污損、字跡材料為耐久性的原件作為歸檔文件。

3、加強日常的庫房管理。在人員、經(jīng)費、設(shè)備有限的情況下，要做好檔案保護工作，筆者認為密閉庫房，適時進行自然通風是行之有效的辦法，在防光、防塵、隔熱等方面都有一定的作用，一舉數(shù)得。平時關(guān)閉庫房多余的門窗，盡量少開窗子，這不僅可防止外面有害氣體、灰塵侵入，同時也能使室內(nèi)溫濕度可以相對穩(wěn)定，有利于檔案保護。

（三）加大人員培訓和研究力度

組織開展多種形式的培訓、講座。因檔案保護工作的技術(shù)性較強，培訓的內(nèi)容不但要注重理論的指導，還要增強實際操作能力的培養(yǎng)。高級檔案專業(yè)技術(shù)人員應能跟蹤國內(nèi)外檔案學理論研究的最新動向，了解和掌握本專業(yè)及相關(guān)學科的最新知識、方法和技能，提高研究和創(chuàng)新能力，成為本專業(yè)的專家和學術(shù)帶頭人。

四、總結(jié)

檔案保護是檔案事業(yè)發(fā)展的有效保證，如何做好高校檔案保護工作，是值得各大高校進行進一步深究與探討的問題。同時也值得我們注意的是，無論高校檔案管理者還是一般的檔案利用者，都必須重視檔案的保護作用，強化檔案保護的意識，正確的認識到檔案對高校的重要性。

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