檔案管理淺談

闕美霞?黃威?呂美萍

摘 要：檔案是原始記錄，是見證各種事實(shí)關(guān)系，反應(yīng)一個(gè)單位工作內(nèi)容工作業(yè)績的歷史證明，檔案管理的重要性不言而喻。本文主要圍繞檔案管理的重要性以及檔案管理與保護(hù)的要求談?wù)剛€(gè)人對(duì)檔案管理的看法。

關(guān)鍵詞：檔案管理；重要性；維護(hù)；安全

什么是檔案？《中華人民共和國檔案法》為檔案作了定義：指過去和現(xiàn)在的國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲象等不同形式的歷史記錄。檔案是原始記錄，是歷史，能反應(yīng)一切活動(dòng)的原始面貌，所以，檔案并不是新產(chǎn)生的事物，而是由有形的原始記錄材料轉(zhuǎn)化而來，具有極其重要的歷史價(jià)值，我們有責(zé)任、有義務(wù)管理好日常工作中的各類文書檔案。

1 檔案管理的重要性

首先，因?yàn)闄n案是一切人事、活動(dòng)的原始記錄，所以-一個(gè)單位檔案的建立能夠確保在有需要的時(shí)候能夠做到有據(jù)可依、有證可查。在如今經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的現(xiàn)狀下，單位職工流動(dòng)率高、變動(dòng)頻繁也是一個(gè)普遍存在的現(xiàn)象，在這樣一種形勢下，良好的檔案管理變身為一座堅(jiān)固的橋梁，為工作的正常有序開展打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)；其次，我們能夠通過對(duì)檔案歷史數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)分析，對(duì)某一項(xiàng)工作的發(fā)展做出趨勢線判斷，或者通過數(shù)據(jù)分析的結(jié)果，判斷我們所做的決策是否正確，需要進(jìn)行怎樣的調(diào)整，為今后更好更有效的開展工作奠定了基礎(chǔ)；最后，檔案也是一個(gè)單位的成長記錄，是這個(gè)單位的文化沉淀，是單位的內(nèi)涵及外在形象體現(xiàn)。

2 檔案管理與保護(hù)的要求

《中華人民共和國檔案法》對(duì)檔案工作的基本原則作了規(guī)定：統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理 、維護(hù)檔案的完整與安全 、便于社會(huì)各方面的利用。基于國家對(duì)檔案工作所作的具體規(guī)定，一個(gè)單位的檔案管理與維護(hù)應(yīng)該要做到統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、集中管理、對(duì)檔案進(jìn)行維護(hù)管理并確保檔案安全、便于社會(huì)各方面的利用。

（一）、單位負(fù)責(zé)人統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)。目前，傳統(tǒng)檔案管理過程中存在很多問題，如領(lǐng)導(dǎo)不重視、檔案管理現(xiàn)代化意識(shí)不強(qiáng)、人才不足、資金短缺、檔案管理設(shè)備和技術(shù)不先進(jìn)等，再多的問題，其源頭其實(shí)都是領(lǐng)導(dǎo)不重視引起的。如何取得領(lǐng)導(dǎo)的重視？首先，要將自己推銷出去，讓領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)并贊賞自己，當(dāng)然，這個(gè)推銷并不是抓住一切機(jī)會(huì)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)溜須拍馬，而是要在日常工作中踏踏實(shí)實(shí)、盡心盡責(zé)，充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性，在有限的資源條件下將檔案管理得有條不紊，能保證檔案的絕對(duì)安全并能得到充分的利用，讓領(lǐng)導(dǎo)能夠注意到自己，更能夠注意到自己的工作；其次，也要加大宣傳力度，有事沒事在領(lǐng)導(dǎo)耳邊多念叨念叨檔案管理工作的重要性，有事沒事多在領(lǐng)導(dǎo)耳邊念叨念叨其他先進(jìn)單位檔案管理的先進(jìn)性，我們自己還缺點(diǎn)啥，所謂好事多磨，也許正是如此；最后，日常在與其他科室同事交流過程中也要多做檔案管理工作重要的宣傳，得到其他同事的認(rèn)同，不能讓他們感覺單位資源的分配不均而引發(fā)不必要的矛盾。

（二）、單位檔案實(shí)行集中管理。一個(gè)單位，有很多不同種類的檔案，如人事檔案、文書檔案、財(cái)務(wù)檔案以及與專業(yè)工作相關(guān)的專業(yè)檔案等，如果單位具備條件，最好能由專業(yè)人員采取專業(yè)的設(shè)備技術(shù)實(shí)現(xiàn)集中管理。集中管理有很多優(yōu)勢，如能引起管理層的關(guān)注、能更好的實(shí)施各項(xiàng)工作制度、能減少管理及維護(hù)成本、能節(jié)約管理場地的建設(shè)、能充分采用先進(jìn)技術(shù)設(shè)備進(jìn)行現(xiàn)代化管理、能減少檔案的安全管理難度等。

（三）、檔案的維護(hù)。日常我們要對(duì)檔案的全面完整性、真實(shí)性、時(shí)效性以及規(guī)范性進(jìn)行維護(hù)，這是檔案管理最起碼的基本要求，完整有效規(guī)范的檔案才能為檔案工作提供必要的物質(zhì)基礎(chǔ)。全面完整性：主要是指三個(gè)方面，第一是數(shù)量的完整，要保證檔案的齊全，保證應(yīng)該集中和實(shí)際保存的檔案不致殘缺短少。第二是質(zhì)量意義上的完整，也就是從系統(tǒng)性方面要維護(hù)檔案的有機(jī)聯(lián)系，不能人為地割裂分散，或者零散的堆砌，第三是要避免在檔案的保管和利用過程中，因各種理化因素或有害生物對(duì)各種檔案制成材料產(chǎn)生不同程度的損害，一旦發(fā)生這些情況，為了使這些破損檔案恢復(fù)原貌，繼續(xù)發(fā)揮作用，必須由專業(yè)人員對(duì)破損檔案進(jìn)行及時(shí)修復(fù)。

（四）、檔案的安全防護(hù)。安全主要有兩方面，一是力求檔案本身不受損壞，切實(shí)做好防火、防水、防潮、防塵、防蟲、防霉工作，延長檔案壽命，即保證檔案管理物質(zhì)安全；二是要保護(hù)檔案免遭有意破壞，檔案機(jī)密不被盜竊，不失密，即保證檔案管理的政治安全。檔案室管理所用的電腦及數(shù)字檔案需進(jìn)行加密處理，檔案室內(nèi)需安裝360度無死角攝像頭，同時(shí)還需做到人離鎖落、定期對(duì)檔案室進(jìn)行檢查清點(diǎn)等。

（五）、檔案的利用。檔案利用是檔案利用者通過檔案利用工作系統(tǒng)查找、利用檔案信息，滿足其利用需求的行為過程，也是檔案信息資源潛在的利用價(jià)值得以實(shí)現(xiàn)的過程。這是檔案管理的根本目的，是檔案管理的價(jià)值體現(xiàn)，所以檔案的收集、整理、鑒定、保管、編目等各項(xiàng)工作，都應(yīng)該要以方便利用為目的而不斷進(jìn)行優(yōu)化，盡可能提供高的服務(wù)效率和服務(wù)質(zhì)量。如何優(yōu)化？首先在檔案收集過程中一定要做到全面完整，同時(shí)除了首次收集外，在日后的工作中還要將人事或其他工作的整個(gè)變化過程所產(chǎn)生的有用的資料進(jìn)行及時(shí)補(bǔ)充收集整理，只有掌握豐富、齊全、完整的原始資料，才能形成高質(zhì)量的檔案，才能在提供利用上掌握主動(dòng)權(quán)。反之，檔案的利用工作便失去了物質(zhì)保障。所以檔案的收集及接受相關(guān)的制度流程一定要制定完善并嚴(yán)格執(zhí)行；其次，對(duì)于收集的檔案要加強(qiáng)審查并整理歸類。傳統(tǒng)的分類檢索方法主要是通過全宗目錄、卷宗目錄及卷內(nèi)文件目錄進(jìn)行檢索，如果能有針對(duì)性的編排文號(hào)目錄、人名目錄、分類目錄、專題目錄等，一定能為利用者提供更有效快捷的服務(wù)，同時(shí)還能夠提高檔案管理的工作效率。在單位內(nèi)部，部分檔案除了要能方便查閱外，還要能對(duì)歷史數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，用以總結(jié)過去，為未來的發(fā)展提供有利的判斷或建議。如統(tǒng)計(jì)單位人員流失率以及對(duì)辭職原因的分析，既能夠讓管理者對(duì)目前單位人員管理過程進(jìn)行反思，是薪酬待遇不足、福利不好還是企業(yè)文化有所欠缺等，從而進(jìn)行調(diào)整。通過對(duì)辭職人員的流向調(diào)查分析所形成的檔案還能夠從側(cè)面了解同行業(yè)中競爭對(duì)手的實(shí)力。所以說，檔案，一定要充分利用才能體現(xiàn)其價(jià)值，單位的各位領(lǐng)導(dǎo)也一定要重視檔案的管理單位的發(fā)展才更有可能蒸蒸日上。

參考文獻(xiàn)

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