行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理亟待改進(jìn)和加強(qiáng)對(duì)策

葉巧禎

摘 要：行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理中，受電算化技術(shù)發(fā)展、單位性質(zhì)及業(yè)務(wù)特點(diǎn)等因素的影響也發(fā)生了巨大的變化。本文主要針對(duì)當(dāng)前行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，并對(duì)完善會(huì)計(jì)檔案管理，提高管理水平的改進(jìn)與加強(qiáng)對(duì)策進(jìn)行探討。

關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)檔案管理；行政事業(yè)單位；改進(jìn)；對(duì)策

在行政事業(yè)單位中，財(cái)務(wù)管理的最后一個(gè)環(huán)節(jié)就是會(huì)計(jì)檔案管理環(huán)節(jié)，會(huì)計(jì)檔案不僅僅是單位檔案的組成，同時(shí)也是重要的經(jīng)濟(jì)檔案。因此對(duì)行政事業(yè)單位而言，對(duì)當(dāng)前會(huì)計(jì)檔案管理中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析研究，提高會(huì)計(jì)檔案管理的水平意義重大。

1 行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理存在的問(wèn)題

1.1 思想不夠重視

目前，在諸多行政事業(yè)單位中，對(duì)會(huì)計(jì)檔案工作中，很多財(cái)務(wù)人員甚至是單位領(lǐng)導(dǎo)都不夠重視，對(duì)該項(xiàng)工作缺乏充分的認(rèn)識(shí)，工作應(yīng)付性較強(qiáng)，認(rèn)為會(huì)計(jì)檔案管理工作是一項(xiàng)費(fèi)時(shí)費(fèi)力又不討好的工作，并且會(huì)計(jì)檔案工作與會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)工作之間也存在脫節(jié)的情況。還有就是在會(huì)計(jì)檔案管理人員的配置上，很多單位都存在的問(wèn)題是，會(huì)計(jì)檔案管理人員對(duì)檔案管理工作缺乏經(jīng)驗(yàn)，或沒(méi)有進(jìn)行過(guò)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)的培訓(xùn)，對(duì)檔案管理的基本操作規(guī)程不懂，導(dǎo)致檔案管理不規(guī)范、不標(biāo)準(zhǔn)。此外，還有少數(shù)行政事業(yè)單位，在會(huì)計(jì)檔案管理方面沒(méi)有制定相關(guān)的管理制度，只作為財(cái)務(wù)管理中的一個(gè)分支，而部分單位雖然對(duì)檔案管理制度也詳細(xì)的進(jìn)行了制定，但是在制度的落實(shí)方面存在較大問(wèn)題。

1.2 資料收集不全

在對(duì)會(huì)計(jì)檔案資料進(jìn)行收集管理中，存在的主要問(wèn)題有：首先，部分單位只對(duì)報(bào)表、賬簿及憑證等專業(yè)資料進(jìn)行收集歸檔，而對(duì)會(huì)計(jì)磁性介質(zhì)、文件資料等的整理與歸檔工作不夠重視，導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案不完整、不齊全。雖然也有單位會(huì)將會(huì)計(jì)信息資料存入到磁性介質(zhì)中，但對(duì)光盤、磁盤等管理不當(dāng)，導(dǎo)致信息極易丟失。其次，在已交單位會(huì)計(jì)檔案的時(shí)候，沒(méi)有嚴(yán)格進(jìn)行清點(diǎn)，已交清單缺失，未按照定期、永久兩類分別保存，導(dǎo)致檔案查找難度較大。最后，隨著會(huì)計(jì)電算化技術(shù)的發(fā)展和軟件的升級(jí)，而諸多單位對(duì)軟件系統(tǒng)沒(méi)有進(jìn)行升級(jí)換代，造成部分會(huì)計(jì)電算化檔案無(wú)法調(diào)取使用。

1.3 檔案管理不細(xì)致

部分單位對(duì)會(huì)計(jì)憑證不能及時(shí)裝訂，導(dǎo)致會(huì)計(jì)憑證以及丟失；在對(duì)一些活頁(yè)賬簿進(jìn)行裝訂的時(shí)候，沒(méi)有裝訂封面，也沒(méi)有按照頁(yè)碼或順序進(jìn)行裝訂成冊(cè)，對(duì)會(huì)計(jì)報(bào)表也是分散存放，未按月裝訂。在對(duì)會(huì)計(jì)檔案立卷時(shí)，分別按照保管期限立卷歸檔，而是在一個(gè)檔案盒內(nèi)隨意存放。部分單位對(duì)保密性過(guò)分強(qiáng)調(diào)，嚴(yán)格限制了會(huì)計(jì)檔案人員的身份，會(huì)計(jì)檔案的作用也無(wú)法發(fā)揮出來(lái)，只是作為一份資料保存在檔案室內(nèi)。在超過(guò)保管期的會(huì)計(jì)檔案鑒定與銷毀方面，檔案管理人員缺少權(quán)限，即便是已經(jīng)超過(guò)保管期間，也沒(méi)人敢對(duì)檔案進(jìn)行銷毀。

1.4 監(jiān)管力度不足

行政事業(yè)單位對(duì)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行審計(jì)與檢查工作中，對(duì)會(huì)計(jì)檔案往往不作為檢查與管理的重點(diǎn)。而且在單位內(nèi)部，財(cái)政財(cái)務(wù)管理中也很少將會(huì)計(jì)檔案管理工作真正融入，沒(méi)有將會(huì)計(jì)檔案管理作為會(huì)計(jì)工作的固有環(huán)節(jié)對(duì)待，會(huì)計(jì)檔案管理也與其它各環(huán)節(jié)之間脫節(jié)，沒(méi)有形成相互促進(jìn)、相互制約的監(jiān)管機(jī)制，對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的成效和管理質(zhì)量都帶來(lái)不利影響，對(duì)會(huì)計(jì)檔案的有效利用直接產(chǎn)生影響。

2 加強(qiáng)行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理工作的對(duì)策

2.1 建立健全會(huì)計(jì)檔案管理工作制度

首先，應(yīng)該對(duì)財(cái)務(wù)檔案歸檔制度進(jìn)行監(jiān)督，對(duì)歸檔范圍、程序、期限、要求以及整理的方法進(jìn)行明確；其次，建立檔案安全保密制度及保管制度，利用科學(xué)的管理方法和先進(jìn)的管理手段對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行管理，保證檔案不會(huì)出現(xiàn)損壞、銹蝕及泄密等情況，對(duì)管理人員的職責(zé)進(jìn)行明確；第三，對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作責(zé)任制度進(jìn)行建立健全，對(duì)各責(zé)任人的職責(zé)進(jìn)行明確，保證會(huì)計(jì)檔案管理各項(xiàng)工作都能落到實(shí)處；第四，制定會(huì)計(jì)檔案管理獎(jiǎng)懲制度，對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作定期進(jìn)行檢查，對(duì)管理人員的管理能力進(jìn)行評(píng)價(jià)，通過(guò)精神獎(jiǎng)勵(lì)、物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)及處罰措施配合應(yīng)用，提高會(huì)計(jì)檔案管理工作的水平。

2.2 提高會(huì)計(jì)檔案管理人員的素質(zhì)

作為單位領(lǐng)導(dǎo)而言，首先要認(rèn)識(shí)到會(huì)計(jì)檔案管理的重要性，要在領(lǐng)導(dǎo)的工作日程中加入會(huì)計(jì)檔案管理工作，從法律的高度來(lái)對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行管理。對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作人員也要加強(qiáng)培訓(xùn)，使其掌握檔案管理的操作技能與管理方法，在上崗前，要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行技能培訓(xùn)，在工作過(guò)程中，也要定期進(jìn)行培訓(xùn)，使會(huì)計(jì)檔案管理人員的執(zhí)行力及責(zé)任心得到強(qiáng)化。在會(huì)計(jì)檔案工作硬件設(shè)施方面，也應(yīng)適當(dāng)加大投入，改善硬件設(shè)施，對(duì)檔案室的部分設(shè)備要進(jìn)行更換與添置，如空調(diào)、滅火器、防盜門等，檔案室配備打印機(jī)、計(jì)算機(jī)、掃描儀及去濕機(jī)等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，實(shí)現(xiàn)信息化的會(huì)計(jì)檔案管理需求。

2.3 規(guī)范會(huì)計(jì)檔案整理歸檔工作

在會(huì)計(jì)檔案管理日常工作中，對(duì)會(huì)計(jì)憑證要及時(shí)進(jìn)行整理裝訂，對(duì)封粘、簽章要進(jìn)行規(guī)范，會(huì)計(jì)檔案裝訂完成后要莊河保管，確保會(huì)計(jì)檔案的保管壽命得到延長(zhǎng)。按月份要求對(duì)會(huì)計(jì)憑證依據(jù)先后順序裝入憑證盒，財(cái)務(wù)報(bào)告、會(huì)計(jì)賬簿及其它會(huì)計(jì)檔案逐卷裝入檔案盒，并且要在盒面上寫清楚盒內(nèi)檔案的內(nèi)容。對(duì)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)產(chǎn)生的會(huì)計(jì)憑證、報(bào)表、賬簿、系統(tǒng)日志等數(shù)據(jù)要定期采用統(tǒng)一的紙質(zhì)進(jìn)行打印裝訂并存檔，并且要進(jìn)行備份，檔案室做好防火、防磁、防塵及防潮工作。如果檔案采用磁性保存，必須做好備份，并定期進(jìn)行檢查。對(duì)會(huì)計(jì)檔案保管進(jìn)行規(guī)范，如果單位建立有綜合檔案室，財(cái)會(huì)部門可對(duì)會(huì)計(jì)檔案保存一定時(shí)間后，轉(zhuǎn)交到綜合檔案室保存。如果沒(méi)有綜合檔案室，則財(cái)會(huì)部門由專人對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行妥善保管。

2.4 強(qiáng)化會(huì)計(jì)檔案的開(kāi)發(fā)利用

對(duì)會(huì)計(jì)檔案查閱利用手續(xù)進(jìn)行嚴(yán)格制定，確保各個(gè)環(huán)節(jié)都要詳細(xì)記錄，明確各環(huán)節(jié)時(shí)間、責(zé)任人等。對(duì)檔案案卷、專題、文號(hào)等目錄進(jìn)行編制，方便檔案的索引與查找，可利用計(jì)算機(jī)快速實(shí)現(xiàn)檔案的查找，提高檔案利用速度。建立財(cái)務(wù)檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，如文書(shū)檔案匯總、財(cái)務(wù)檔案查閱、財(cái)務(wù)檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)、財(cái)務(wù)檔案移交清冊(cè)等登記簿及臺(tái)賬。對(duì)單位的預(yù)算執(zhí)行能力及財(cái)務(wù)運(yùn)行中的不足與特點(diǎn)等可利用財(cái)務(wù)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)資料進(jìn)行分析總結(jié)，并針對(duì)性的提出預(yù)防的措施，為單位領(lǐng)導(dǎo)的決策提供依據(jù)。對(duì)會(huì)計(jì)檔案銷毀制度也要明確規(guī)定并嚴(yán)格執(zhí)行。與財(cái)會(huì)部門一起，會(huì)計(jì)檔案管理人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案要做好鑒定工作，妥善保管有價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案，對(duì)已經(jīng)失去價(jià)值的檔案可大膽銷毀，而對(duì)一些已經(jīng)過(guò)了保管期，但是還存在債權(quán)債務(wù)等問(wèn)題的檔案，不能銷毀，可作為單獨(dú)的項(xiàng)目的進(jìn)行保管，在保管清冊(cè)及銷毀清冊(cè)備注欄內(nèi)注明檔案情況。

2.5 強(qiáng)化會(huì)計(jì)檔案監(jiān)督管理

審計(jì)、財(cái)政及檔案部門對(duì)相關(guān)業(yè)務(wù)進(jìn)行檢查時(shí)，其工作的內(nèi)容之一也要針對(duì)會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化管理進(jìn)行檢查，才能使單位會(huì)計(jì)檔案管理工作得到監(jiān)督，管理水平也才能得到根本性的提升，單位會(huì)計(jì)檔案管理工作的價(jià)值才能發(fā)揮出來(lái)。將會(huì)計(jì)檔案監(jiān)管工作作為單位內(nèi)部管控制管理的重要內(nèi)容，在日常管理中，也要嚴(yán)格遵循，將單位會(huì)計(jì)檔案管理工作作為一項(xiàng)長(zhǎng)效工作來(lái)抓。

3 結(jié)語(yǔ)

行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理工作是單位日常管理工作中的重要內(nèi)容，為了提高會(huì)計(jì)檔案管理工作的水平，就需要對(duì)當(dāng)前會(huì)計(jì)檔案管理中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，采取有針對(duì)性的措施加以改進(jìn)，促使行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理工作價(jià)值的實(shí)現(xiàn)。

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