淺談“十三五”期如何開展檔案信息化建設(shè)

商勇+周德蓓

摘 要：目前，我國的科技發(fā)展已進(jìn)入極為迅猛的階段，計(jì)算機(jī)在人類生產(chǎn)、生活、工作中的應(yīng)用也愈加廣泛，其展現(xiàn)的優(yōu)勢(shì)及發(fā)揮出的強(qiáng)大效能正在影響著檔案管理建設(shè)發(fā)展方向。本文結(jié)合“十三五”檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃綱要提出的具體目標(biāo)，就如何開展檔案信息化建設(shè)來實(shí)現(xiàn)檔案信息的接收、整理、保管、保護(hù)、共享利用這一檔案管理新模式進(jìn)行分析。

關(guān)鍵詞：檔案管理；數(shù)字檔案；信息化建設(shè)

隨著歷史進(jìn)步和科技發(fā)展，存儲(chǔ)信息的載體和存儲(chǔ)方式也隨之發(fā)生著變革。各類信息所依附的載體由原始笨重的甲骨、皮革、竹簡(jiǎn)等演變?yōu)閭鹘y(tǒng)輕薄紙張。由于紙質(zhì)的不易保存、易損壞等因素局限，加之計(jì)算機(jī)技術(shù)迅猛發(fā)展，而后逐步涌現(xiàn)了能存儲(chǔ)大量信息、便攜易保存的磁盤、光盤等新型載體。記錄的內(nèi)容也從最初單一的圖形文字，到現(xiàn)在的圖像、聲音和視頻。這是檔案管理方式由傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理升級(jí)為數(shù)字化檔案管理的過程，也是歷史發(fā)展的必然產(chǎn)物。

2016年4月1日，國家檔案局印發(fā)了《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》。其中明確指出：“十三五”時(shí)期檔案工作要樹立創(chuàng)新、協(xié)調(diào)、綠色、開放、共享發(fā)展理念，主動(dòng)適應(yīng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展新常態(tài)，抓住機(jī)遇、改革創(chuàng)新，為全面建成小康社會(huì)作出應(yīng)有貢獻(xiàn)。目前，檔案日益成為國家基礎(chǔ)性戰(zhàn)略資源，檔案信息化與互聯(lián)網(wǎng)利用成為發(fā)展趨勢(shì)，檔案信息化建設(shè)也初具規(guī)模。但在建設(shè)中，除了大勢(shì)所趨和難得的機(jī)遇，面臨更多的是發(fā)展新形勢(shì)下的新挑戰(zhàn)。比如：云計(jì)算、大數(shù)據(jù)和移動(dòng)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，不僅深刻影響著檔案工作的開展理念、運(yùn)用技術(shù)及管理模式，也給檔案信息安全和信息保存帶來新的問題；又如，在檔案管理工作領(lǐng)域更加廣泛、內(nèi)容更加豐富、需求更加多樣，檔案管理地位和作用越來越重要的新時(shí)代背景下，如何適應(yīng)社會(huì)需求來改進(jìn)檔案管理服務(wù)水平、如何培養(yǎng)能適應(yīng)檔案管理需要的復(fù)合型人才隊(duì)伍等一系列問題正日益成為檔案信息化建設(shè)工作面臨的主要挑戰(zhàn)。

檔案信息因具有的真實(shí)性、原始性特點(diǎn)區(qū)別與其他信息，決定了它在信息領(lǐng)域的特殊重要地位。而信息化的檔案管理模式有助于檔案管理部門從保管與利用檔案信息的職能向信息采集與服務(wù)職能的轉(zhuǎn)變，有利于進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置與高效管理。檔案管理信息化與傳統(tǒng)檔案管理方式相比，其存在形態(tài)不受時(shí)間與空間的限制，檔案管理效率進(jìn)一步提高，管理功能更加強(qiáng)大、信息覆蓋更加全面、服務(wù)方式更加多樣，所以，檔案信息化建設(shè)具有重要現(xiàn)實(shí)意義。

檔案信息化建設(shè)內(nèi)容主要包括：基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、信息資源建設(shè)、信息共享建設(shè)、信息安全建設(shè)和人才隊(duì)伍建設(shè)等五個(gè)方面的內(nèi)容。

1 基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，其基礎(chǔ)工作就是實(shí)現(xiàn)檔案的計(jì)算機(jī)管理，充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)在檔案管理工作中的重要作用，全面加強(qiáng)各項(xiàng)基礎(chǔ)檔案設(shè)施建設(shè)，注重協(xié)調(diào)、持續(xù)、健康發(fā)展，筑牢根基，推動(dòng)綠色環(huán)保的檔案信息化建設(shè)。

1.要加強(qiáng)檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和檔案數(shù)字化設(shè)備建設(shè)，它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的基礎(chǔ)硬件條件，只有建設(shè)先進(jìn)的檔案信息平臺(tái)，才能充分發(fā)揮檔案信息化的整體效益。

2.要著力解決檔案工作中的薄弱環(huán)節(jié)和重點(diǎn)難點(diǎn)問題，確保信息數(shù)據(jù)的持續(xù)、可讀，全面推進(jìn)檔案資源管理數(shù)字化、電子化、網(wǎng)絡(luò)化。

3.要?jiǎng)?chuàng)新檔案信息化管理模式，加快與信息社會(huì)融合，加快提升電子檔案管理水平，進(jìn)一步提升以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化水平。

2 信息資源建設(shè)

檔案信息是國民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的戰(zhàn)略資源之一，它的開發(fā)和利用是檔案信息化建設(shè)取得成敗的關(guān)鍵，也是衡量檔案信息化水平的一個(gè)重要標(biāo)志。檔案信息資源建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和核心，是一項(xiàng)長(zhǎng)期而繁瑣的細(xì)致工作。

1.要依法管理檔案資源，加大檔案收集整理力度。完善歸檔制度。確保各類檔案資料應(yīng)歸盡歸、應(yīng)收盡收，這是檔案資源真實(shí)完整、檔案資源體系更加完善的重要保障和唯一途徑。

2.尊重檔案資源多樣化，整合檔案資源。檔案信息的建設(shè)需要強(qiáng)大的，功能全面的檔案數(shù)據(jù)庫做保障，建立全文信息，圖像信息，數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)等功能。信息采集和接收的內(nèi)容包括紙質(zhì)檔案的數(shù)字化和電子文件檔案。

3 信息共享建設(shè)

信息共享建設(shè)主要包括檔案信息的收集、管理、利用、共享等方面，它關(guān)系到檔案信息化建設(shè)的速度與質(zhì)量、集中體現(xiàn)了檔案信息化建設(shè)的效益和檔案信息服務(wù)的效果。

1.提高檔案信息資源共建共享意識(shí)，以實(shí)現(xiàn)檔案信息資源社會(huì)共享為目標(biāo)，提升檔案信息整合共享程度，檔案利用服務(wù)更加便捷普惠，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，加快檔案信息資源共享服務(wù)平臺(tái)建設(shè)。

2.創(chuàng)新檔案信息共享服務(wù)方式。從使用便捷的角度出發(fā)，為信息共享群體提供各種信息資源的使用方法和服務(wù)。

3.要建立健全檔案信息公開發(fā)布保密審查制度，嚴(yán)格檔案信息公開保密審查，確保公開的檔案信息不涉及國家秘密和個(gè)人隱私。

4 信息安全建設(shè)

堅(jiān)持安全第一，把檔案信息安全擺放在檔案工作頭等重要位置，堅(jiān)持實(shí)體安全與信息安全并重，切實(shí)提升安全保障能力，牢牢守住檔案安全底線。

1.完善落實(shí)檔案庫房安全管理制度，改善檔案庫房環(huán)境，加強(qiáng)檔案庫房的安全管理和檢查。

2.全面提升檔案網(wǎng)絡(luò)和信息系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)管理能力。加強(qiáng)對(duì)涉密信息系統(tǒng)、涉密計(jì)算機(jī)和涉密載體管理，強(qiáng)化涉密人員保密意識(shí)。

3.建立檔案數(shù)據(jù)安全管理制度，保障安全高效可信應(yīng)用；保障檔案信息安全。建立標(biāo)準(zhǔn)，采取措施，確保電子文件、電子檔案長(zhǎng)期保存和利用。

4.建立健全人防、物防、技防“三位一體”的檔案安全防范體系。

5 人才隊(duì)伍建設(shè)

開展檔案信息化建設(shè)，人才是關(guān)鍵，更是檔案管理工作的核心。不僅需要檔案專業(yè)人才，計(jì)算機(jī)專業(yè)人才，更需要既懂檔案業(yè)務(wù)，又熟悉信息技術(shù)的復(fù)合型人才。

堅(jiān)持以人為本，以此作為檔案信息化建設(shè)的核心。健全檔案干部培養(yǎng)機(jī)制和人才評(píng)價(jià)機(jī)制。堅(jiān)持以品德、能力和業(yè)績(jī)?yōu)閷?dǎo)向，注重實(shí)踐和貢獻(xiàn)的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，建立合理的激勵(lì)機(jī)制，優(yōu)化人才結(jié)構(gòu)，將檔案干部交流、使用列入干部培訓(xùn)和選拔任用統(tǒng)一規(guī)劃，為檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展提供人才保障；

創(chuàng)新培訓(xùn)內(nèi)容，改進(jìn)培訓(xùn)方式，積極運(yùn)用遠(yuǎn)程教育開展檔案干部繼續(xù)教育，全面提高檔案干部素質(zhì)。通過讓廣大檔案管理人員接受專業(yè)培訓(xùn)，來全面實(shí)現(xiàn)檔案管理人才隊(duì)伍專業(yè)化。努力造就一支政治強(qiáng)、業(yè)務(wù)精、作風(fēng)硬、紀(jì)律嚴(yán)的高素質(zhì)檔案干部隊(duì)伍是擴(kuò)大檔案專業(yè)技術(shù)人才隊(duì)伍培養(yǎng)規(guī)模，拓展檔案人才發(fā)展空間的關(guān)鍵。

6 結(jié)束語

檔案信息化是檔案發(fā)展的必然趨勢(shì)，數(shù)字檔案在檔案信息化建設(shè)中的推廣應(yīng)用對(duì)信息化管理起到了積極地推進(jìn)作用。檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期而復(fù)雜的系統(tǒng)工程，在新時(shí)期、新形勢(shì)下，迎接機(jī)遇的同時(shí)也面臨著阻礙、困難和新問題。這些都有待于在實(shí)踐中不斷發(fā)展和完善，在開發(fā)建設(shè)過程中應(yīng)該堅(jiān)持量力而行、循序漸進(jìn)、實(shí)用有效的原則，用信息化建設(shè)思想統(tǒng)攬全局，保證檔案信息化建設(shè)與全社會(huì)信息化同步發(fā)展，為促進(jìn)國民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展，維護(hù)社會(huì)政治穩(wěn)定提供快捷有效的檔案信息服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

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作者簡(jiǎn)介

商勇（1980-），男，四川瀘州人，本科，助理館員，檔案管理。

周德蓓（1982-），女，四川瀘州人，本科，助理館員，檔案管理。