人社局檔案管理工作的實(shí)踐與認(rèn)識(shí)

薛淑佳

摘 要：人社局的檔案主要包括政府工作人員的相關(guān)資料、各類職業(yè)資格證書、社會(huì)保險(xiǎn)、人事變更及履歷等，這些文件檔案對促進(jìn)國家經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和提高國家人力資源管理水平具有非常重要的意義，也是國家實(shí)施“人才興國”戰(zhàn)略的必要條件。本文主要從當(dāng)前人社局檔案管理的實(shí)際情況出發(fā)，結(jié)合自己的工作實(shí)際，提出一些看法，從而促進(jìn)我國人社局檔案管理工作的進(jìn)一步完善。

關(guān)鍵詞：人社局；檔案管理；實(shí)踐；認(rèn)識(shí)

1 人社局檔案管理工作的現(xiàn)狀與問題

當(dāng)前我國正處于經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵時(shí)期，這無疑加大了人社局檔案管理工作的難度，特別是經(jīng)濟(jì)發(fā)展過程中所涉及到的人事流動(dòng)，因此隨著市場經(jīng)濟(jì)的進(jìn)一步發(fā)展，現(xiàn)行的人社局檔案管理已經(jīng)不能夠跟上市場變化的步伐，具有一定的滯后性，為此，我們必須針對現(xiàn)實(shí)中所存在的問題進(jìn)行認(rèn)真的思考和分析，并在此基礎(chǔ)上提出一些解決問題的對策與建議。

1.檔案管理工作比較分散

當(dāng)前在檔案的管理方面，人社局實(shí)行的是讓各個(gè)業(yè)務(wù)單位自行進(jìn)行管理，以緩解人社局的管理壓力，筆者當(dāng)前所屬的人社局以及下面所屬的業(yè)務(wù)單位共有15個(gè)，而且每一個(gè)業(yè)務(wù)單位都涉及到大量的檔案，都儲(chǔ)存在各自的檔案室里面。當(dāng)然由于每一個(gè)業(yè)務(wù)單位所涉及到了業(yè)務(wù)性質(zhì)不一樣，因此他們所制定的檔案管理制度、管理措施以及管理流程都不一樣，各個(gè)業(yè)務(wù)單位之間的獨(dú)立性比較強(qiáng)，對檔案的相互借閱會(huì)造成一定的影響，不能從根本上實(shí)現(xiàn)檔案信息的資源共享，從而影響了檔案的使用效率。當(dāng)然檔案管理工作的分散往往也會(huì)造成另外一個(gè)問題，那就是有些業(yè)務(wù)單位的檔案室由于檔案較多而需要兩個(gè)檔案室存放，而有些檔案室，由于檔案資料較少，其檔案室里面空著很多檔案柜，沒有充分的使用檔案室，加大了檔案的管理成本。

2. 檔案管理工作尚未進(jìn)入數(shù)字化階段

當(dāng)前隨著我國的計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)的不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)在很多領(lǐng)域開始得到了應(yīng)用和普及，各種軟件管理系統(tǒng)的引入，在很大程度上提高了工作效率和節(jié)省了辦公時(shí)間成本。我們的人社局在檔案管理方面也積極地順應(yīng)這一趨勢，由之前傳統(tǒng)的手工檢索發(fā)展到現(xiàn)如今的計(jì)算機(jī)輔助檢索，在很大程度上為我們的檔案管理工作提供了很大的便利，也減少在管理過程中出現(xiàn)的人為失誤現(xiàn)象，但是縱觀人社局的檔案管理工作，在檔案目錄的建設(shè)方面，并沒有一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行規(guī)范和引導(dǎo)，很多檔案在通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行檢索，找到相關(guān)目錄后，還要去檔案室去尋找相關(guān)的檔案，這無疑加大了檔案的尋找難度，也不利于檔案的利用，雖然有些人社局已經(jīng)通過內(nèi)部研究開發(fā)了數(shù)字化的軟件，但是完全進(jìn)入數(shù)字化階段尚未真正開始。

3. 檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)較低

一般而言，人社局的檔案管理工作具有較強(qiáng)的政策性，也需要專業(yè)性的技術(shù)人才對其進(jìn)行管理工作，這樣才能夠提高檔案工作的管理效率。從前的情況來看，筆者所屬的人社局很多檔案管理人員主要是以兼職的身份去從事的，對于局一級(jí)的人社局，涉及到的檔案管理人員總共有20名，其中專職的檔案管理人員總共才有2名，兼職檔案管理人員有18名之多。這些兼職人員還有一部分是剛剛進(jìn)來進(jìn)行實(shí)習(xí)的高校畢業(yè)生，目前還處在學(xué)習(xí)階段，而且很多兼職人員在人社局里面還有其他的工作需要做，因此根本無暇來照顧到檔案室的管理工作，再加上這些兼職人員并沒有接受專業(yè)的檔案管理培訓(xùn)，對于一些檔案的管理方法和管理機(jī)制還是存在一定的欠缺，這無疑給我們的檔案管理工作帶來了很大的困擾，還有一些檔案管理人員的責(zé)任心較差，只是將日常的工作當(dāng)作一種應(yīng)付，并沒有全身心的投入到工作當(dāng)中。因此，提高當(dāng)前檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，是我國人社局應(yīng)對檔案管理問題亟待解決的問題之一。

2 加強(qiáng)檔案管理工作的有效措施

加強(qiáng)檔案的管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)的工程，需要做多方面的工作才能夠有效的加以應(yīng)對，針對上述存在的問題，我們提出了如下幾點(diǎn)建議：

1.加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，集中檔案的統(tǒng)一管理

重視檔案管理工作，加大投入，適當(dāng)?shù)母纳茩n案室里面的基礎(chǔ)設(shè)施情況，改善檔案的保存條件，這是做好檔案管理的基礎(chǔ)工作，如此同時(shí)我們也需要根據(jù)現(xiàn)實(shí)的情況需要，適當(dāng)?shù)脑鲈O(shè)檔案室的檔案柜，對于同一機(jī)構(gòu)的檔案要實(shí)行集中統(tǒng)一管理，并在每一個(gè)檔案柜上標(biāo)明每一個(gè)業(yè)務(wù)單位的名稱，檔案編號(hào)以及檔案所包含的內(nèi)容，這樣查找起來就會(huì)變得相當(dāng)?shù)姆奖?，此外，對于不同業(yè)務(wù)單位性質(zhì)檔案的，我們要及時(shí)做好檔案的隔離工作，防止混淆。

2. 加強(qiáng)數(shù)字化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案管理資源共享

在計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)得到普及之前，檔案的管理工作主要是依靠人工，人工管理檔案不僅會(huì)降低管理工作的效率，而且還容易造成錯(cuò)誤的出現(xiàn)，因此在計(jì)算機(jī)普遍運(yùn)行的今天，由于當(dāng)擔(dān)信息資源量比較大，因此我們應(yīng)該充分利用這一技術(shù)特點(diǎn)，在檔案管理工作中實(shí)施數(shù)字化建設(shè)，充分借鑒其他發(fā)達(dá)城市的數(shù)字化建設(shè)工作，增進(jìn)各業(yè)務(wù)單位關(guān)于檔案的利用率，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的有效共享。

3.加強(qiáng)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)是檔案管理人員的基本工作，提高檔案管理人員的素質(zhì)對加強(qiáng)檔案管理的各方面建設(shè)有著非常重要的意義，首先需要結(jié)合本單位檔案管理員的知識(shí)結(jié)構(gòu)和管理工作中欠缺進(jìn)行有針對性的培訓(xùn)；其次在招聘檔案管理人員的過程中要招聘那些專業(yè)對口的人員，特別是那些在本單位有過檔案管理實(shí)習(xí)經(jīng)驗(yàn)的畢業(yè)生；最后對檔案管理方法上也要進(jìn)行有系統(tǒng)性的培訓(xùn)，特別是檔案的信息化技術(shù)管理方面。

3 結(jié)語

通過前文所述，基于檔案管理工作的重要性，無論是領(lǐng)導(dǎo)層還是基礎(chǔ)員工，檔案管理工作應(yīng)該得到全員的支持和重視，這畢竟事關(guān)我國的重要戰(zhàn)略的實(shí)施。當(dāng)然由于種種原因，我國人社局的檔案管理工作還是存在著諸多問題，例如檔案管理工作比較分散、檔案管理工作尚未進(jìn)入數(shù)字化階段以及檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)較低等問題，因此我們必須在此基礎(chǔ)上，加強(qiáng)檔案的集中統(tǒng)一管理和強(qiáng)數(shù)字化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案管理資源共享，并針對檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)。當(dāng)然檔案管理工作也要結(jié)合時(shí)代發(fā)展的特點(diǎn)，適當(dāng)?shù)牟捎矛F(xiàn)代技術(shù)手段對其進(jìn)行改進(jìn)，從而更好地完善和發(fā)展我國的檔案管理工作。

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