加強(qiáng)中小學(xué)后勤檔案管理工作的幾點(diǎn)思考

摘 要：在全國(guó)積極推行素質(zhì)教育的背景下，中小學(xué)教育階段是學(xué)生學(xué)習(xí)、成長(zhǎng)與發(fā)展的黃金時(shí)期，中小學(xué)后勤檔案管理作為記錄學(xué)校后勤活動(dòng)與檔案建設(shè)的重要組成部分，保障了學(xué)校工作的正常進(jìn)行，也推動(dòng)了學(xué)校后勤的科學(xué)化管理。隨著近年來(lái)教育體制的不斷深化改革，中小學(xué)后勤檔案管理工作也不斷涌現(xiàn)出新的問(wèn)題。本文分析了當(dāng)前中小學(xué)后勤檔案管理中存在的主要問(wèn)題，并有針對(duì)性地提出了加強(qiáng)中小學(xué)后勤檔案管理工作的主要措施。

關(guān)鍵詞：中小學(xué)；后勤檔案；加強(qiáng)管理

1 中小學(xué)后勤檔案的特點(diǎn)和作用

1.1 中小學(xué)后勤檔案的特點(diǎn)

中小學(xué)后勤檔案管理主要體現(xiàn)為綜合性、復(fù)雜性、多樣性的特點(diǎn)。中小學(xué)后勤工作瑣碎，其內(nèi)容和形式包括了多個(gè)方面，比如學(xué)校基礎(chǔ)建設(shè)、食堂管理、物業(yè)管理、學(xué)生用品管理、節(jié)能管理、校舍維護(hù)與維修等，學(xué)生學(xué)習(xí)環(huán)境的安全保障，教學(xué)活動(dòng)的記錄與存檔等等。中小學(xué)后勤工作的多樣性中體現(xiàn)了復(fù)雜性，后勤檔案類(lèi)型多種多樣，可分為文件、技術(shù)類(lèi)、行政文書(shū)類(lèi)、設(shè)備類(lèi)等類(lèi)型，檔案類(lèi)型種類(lèi)繁多造成了檔案管理工作復(fù)雜。所以，中小學(xué)后勤檔案管理是綜合性、復(fù)雜性、多樣性的統(tǒng)一。

1.2 中小學(xué)后勤檔案的作用

中小學(xué)后勤檔案管理對(duì)于學(xué)校的正常運(yùn)轉(zhuǎn)起著關(guān)鍵的作用。后勤檔案管理是保障學(xué)校各類(lèi)教學(xué)活動(dòng)的正常進(jìn)行，更好地為學(xué)校服務(wù)，為學(xué)生服務(wù)。后勤檔案是學(xué)校事業(yè)發(fā)展的見(jiàn)證，它記錄著學(xué)校發(fā)展中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為以后學(xué)校的規(guī)劃、發(fā)展起著參考作用。中小學(xué)后勤檔案真實(shí)、完整地記錄著學(xué)校發(fā)展過(guò)程，包括學(xué)校建設(shè)工程項(xiàng)目的設(shè)計(jì)、施工技術(shù)、參考資料、設(shè)施的配備等，是學(xué)校具有收藏價(jià)值的史事資料；后勤檔案是后勤管理人員進(jìn)行服務(wù)的重要依據(jù)，后勤檔案記錄了學(xué)?；A(chǔ)建設(shè)過(guò)程中人員的配備，包括建筑的施工人員、材料采購(gòu)人員、專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員等的配備，基礎(chǔ)設(shè)施一旦出現(xiàn)問(wèn)題能及時(shí)查找后勤檔案進(jìn)行跟蹤和維修。同時(shí)，后勤檔案也是學(xué)校評(píng)估的一項(xiàng)重要內(nèi)容，直接影響了學(xué)校的發(fā)展，關(guān)系到每一位師生的前途與命運(yùn)。

2 中小學(xué)后勤檔案管理工作中存在的主要問(wèn)題

隨著中小學(xué)校后勤改革的不斷深入，后勤檔案管理工作又了很大的改善，同時(shí)也會(huì)面臨更多的壓力和挑戰(zhàn)，后勤檔案管理方面還是存在著一系列的問(wèn)題，主要表現(xiàn)為以下幾個(gè)方面。

2.1 檔案意識(shí)淡薄

長(zhǎng)期以來(lái)，由于傳統(tǒng)的后勤檔案管理內(nèi)容的復(fù)雜和管理技術(shù)的落后，不管是學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)還是后勤管理干部對(duì)檔案的意識(shí)很淡薄。后勤檔案管理工作出現(xiàn)松散的狀態(tài)，上從領(lǐng)導(dǎo)下至工作人員對(duì)檔案管理不夠重視，普遍認(rèn)為是一種無(wú)關(guān)緊要的工作，許多檔案整理不完正，保存不完善，將來(lái)一旦需要查看檔案時(shí)，不能及時(shí)調(diào)出，檔案丟失的情況也時(shí)有發(fā)生。

2.2 人員配置不合理

中小學(xué)后勤人員的配置不夠合理，無(wú)論是后勤管理干部還是一線(xiàn)崗位人員，他們的學(xué)業(yè)水平和業(yè)務(wù)素質(zhì)都較落后，他們并不重視后勤檔案管理工作，也不參與正規(guī)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，對(duì)于檔案的分類(lèi)、管理工作不熟悉，甚至不了解。中小學(xué)后勤檔案管理工作具有長(zhǎng)期性特點(diǎn)，不具時(shí)效性，不能直接給社會(huì)帶來(lái)經(jīng)濟(jì)效益，這導(dǎo)致社會(huì)各層不重視后勤檔案管理工作，也是中小學(xué)校不重視后勤檔案管理工作的直接原因，因其對(duì)學(xué)校的辦學(xué)水平的提升不能起到立竿見(jiàn)影的效果，所以學(xué)校配備后勤人員時(shí)缺乏配備專(zhuān)業(yè)人才的意識(shí)，只配備沒(méi)有專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)的兼職人員，崗位不固定，流動(dòng)性大導(dǎo)致后勤管理工作人員業(yè)務(wù)能力提升難、隊(duì)伍建設(shè)穩(wěn)定性差、工作連續(xù)性難以保證。

2.3 制度建設(shè)不健全，信息化水平低

目前多數(shù)學(xué)校在后勤檔案管理方面并沒(méi)有形成一個(gè)健全的體制，檔案管理制度混亂，也沒(méi)有一個(gè)具體的工作要求，對(duì)檔案人員的考核也沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，使許多檔案的整理存檔工作不能有效地進(jìn)行，反而會(huì)導(dǎo)致重要的文檔破壞、丟失。長(zhǎng)此以往，不利于學(xué)校整個(gè)教學(xué)活動(dòng)的進(jìn)行，甚至學(xué)校珍貴校史資料無(wú)意流失，對(duì)學(xué)校發(fā)展形成拖尾現(xiàn)象。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，信息化管理已經(jīng)應(yīng)用到各行各業(yè)，當(dāng)前中小學(xué)在存儲(chǔ)設(shè)備和檔案室建設(shè)方面都比較落后，學(xué)校后勤檔案管理大多停留在紙質(zhì)存檔的階段，學(xué)校存儲(chǔ)設(shè)備陳舊，采用信息化管理意識(shí)不強(qiáng)，不能運(yùn)用現(xiàn)代信息化技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行有效地分類(lèi)、整理、存檔，很多檔案不能及時(shí)地整理歸檔，導(dǎo)致檔案資源流失，嚴(yán)重阻礙了學(xué)校后勤檔案管理的規(guī)范化、智能化的進(jìn)程。

3 加強(qiáng)中小學(xué)后勤檔案管理工作的主要措施

3.1 集中統(tǒng)一、科學(xué)規(guī)范管理后勤檔案

各類(lèi)檔案分散在后勤部門(mén)各相關(guān)人員手中，很容易造成檔案資料流失，出現(xiàn)信息資料斷檔，以及不規(guī)范的立卷歸檔和管理使檔案信息查找起來(lái)很不方便。很多單位都采用這種傳統(tǒng)分散的檔案管理模式，制約了科學(xué)化、制度化、規(guī)范化檔案管理的發(fā)展，給單位的建設(shè)和發(fā)展帶來(lái)了不必要的麻煩和難度。檔案管理工作是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性很強(qiáng)的工作，單位應(yīng)加強(qiáng)檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提升專(zhuān)業(yè)能力，結(jié)合單位實(shí)際情況，按照檔案管理專(zhuān)業(yè)要求，不斷完善基礎(chǔ)設(shè)施，達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化的硬件要求，專(zhuān)門(mén)設(shè)立檔案室，配置檔案架、檔案盒、信息化系統(tǒng)等設(shè)施，利用計(jì)算機(jī)信息化管理后勤檔案，變死檔案為活信息，建立健全后勤檔案管理制度，建立專(zhuān)門(mén)檔案管理人員職責(zé)、登記查閱制度、檔案登記制度等，將檔案管理責(zé)任落實(shí)給個(gè)人，循規(guī)蹈矩，確保后勤檔案的安全性和保密性。

3.2 加強(qiáng)信息化檔案管理工作

信息化設(shè)備和技術(shù)逐漸進(jìn)入中小學(xué)校，后勤檔案管理工作也應(yīng)跟上信息化潮流，輔助管理學(xué)校后勤檔案，這些信息化檔案主要以照片、底片、影像、錄音等形式存在，以影像和錄音為主，學(xué)校后勤檔案的一個(gè)重要部分就是聲像檔案，這一檔案形式以特殊形式為載體，特殊風(fēng)格展示學(xué)校后勤檔案，既可以直觀(guān)展現(xiàn)又可配以文字說(shuō)明，使檔案信息更加可靠完整。對(duì)于陳舊的檔案和落后的思想，學(xué)校應(yīng)加強(qiáng)人員的培訓(xùn)和規(guī)范分類(lèi)歸檔錄入電腦，制定統(tǒng)一的規(guī)章制度，防止檔案資料的損失，對(duì)于易損壞的聲像資料，要獨(dú)立保管，防潮、光線(xiàn)、磁場(chǎng)干擾，定期檢查維護(hù)，盡量延長(zhǎng)聲像資料的壽命，為學(xué)校保存好珍貴的史料。

3.3 加強(qiáng)《檔案法》法制觀(guān)念

中小學(xué)后勤檔案管理工作應(yīng)依法辦事，中小學(xué)校學(xué)生信息流行性大，數(shù)量多，檔案建設(shè)和發(fā)展應(yīng)依照《檔案法》及修正案的制定實(shí)施進(jìn)行，從事后勤檔案管理工作的人員要通過(guò)學(xué)習(xí)宣傳《檔案法》提高檔案工作依法，對(duì)大量的文書(shū)、教學(xué)等綜合檔案收集歸檔，按照國(guó)家規(guī)定依法銷(xiāo)毀該撤銷(xiāo)的檔案，及時(shí)整理，及時(shí)移交檔案室保管，以求檔案管理工作取得實(shí)效。

3.4 營(yíng)造后勤檔案管理工作的氛圍

后勤檔案管理工作關(guān)系到每一個(gè)被管理者的個(gè)人信息，在中小學(xué)校氛圍中營(yíng)造檔案的重要性，是人人認(rèn)識(shí)到檔案的潛在價(jià)值和長(zhǎng)遠(yuǎn)作用，促使檔案工作形成人人關(guān)注的工作，使得管理檔案人員感受到緊迫感，樹(shù)立服務(wù)意識(shí)，形成服務(wù)精神，面對(duì)枯燥的檔案管理工作能夠鍥而不舍、任勞任怨。做到“三納入”計(jì)劃，計(jì)劃將檔案工作納入單位，納入領(lǐng)導(dǎo)議事日程，納入崗位職責(zé)，迫使各部門(mén)做好檔案管理工作。

4 結(jié)論

綜上所述，隨著社會(huì)的快速發(fā)展，信息化技術(shù)全面進(jìn)校園的步伐，中小學(xué)后勤檔案管理工作的全面開(kāi)展指日可待。那么作為學(xué)校后勤管理工作的一分子，應(yīng)增強(qiáng)自身業(yè)務(wù)能力，按照國(guó)家有關(guān)文件的規(guī)定和要求，加快檔案室基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，硬件設(shè)施的配套，逐步形成一個(gè)質(zhì)優(yōu)齊全、量足合理的安全的對(duì)國(guó)家和學(xué)校有珍藏價(jià)值的館藏體系。

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作者簡(jiǎn)介

王璐，女，青島，本科，檔案助理館員，研究方向：學(xué)校檔案管理、學(xué)校食品安全檔案管理。