檔案信息化建設(shè)的探討

劉丹

摘 要：隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，目前社會各個(gè)領(lǐng)域普遍應(yīng)用信息化技術(shù)，與之相比，傳統(tǒng)檔案管理模式已然落伍，不能跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，因此檔案管理工作必須實(shí)行信息化管理。本文研究了科學(xué)的檔案管理工作，從而使其為教學(xué)、管理以及各項(xiàng)工作提供最滿意的服務(wù)。

關(guān)鍵詞：檔案；信息化管理；檔案信息化

全球信息化浪潮和知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來，要求檔案事業(yè)必須充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，選擇信息化作為未來的行業(yè)發(fā)展方向。跟上國家信息化建設(shè)的步伐，實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)與國家信息化建設(shè)同步發(fā)展，已經(jīng)成為檔案部門的一項(xiàng)重要而緊迫的任務(wù)。如今，檔案信息化建設(shè)已經(jīng)取得了較大的成績。檔案信息基礎(chǔ)設(shè)施飛速發(fā)展，檔案信息資源得到了大力開發(fā)，檔案網(wǎng)站數(shù)量猛增，檔案管理方式從傳統(tǒng)的手工管理型轉(zhuǎn)變?yōu)橛?jì)算機(jī)管理型，從封閉型、半封閉型變?yōu)殚_放型，檔案部門的信息服務(wù)功能日益增加。

在檔案的管理活動中，綜合應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，收集、處理、整合檔案信息資源，從而使其更好地為教學(xué)和管理服務(wù)，這就是所說的檔案的信息化管理。實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化建設(shè)，必須要求配備一定數(shù)量的計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)等硬件設(shè)備，還需相應(yīng)的文件處理軟件，完成數(shù)字化、標(biāo)準(zhǔn)化、網(wǎng)絡(luò)化和一體化建設(shè)，使需要檔案的部門可以共享檔案，保證檔案管理事業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。

1 存在的問題

（1） 檔案內(nèi)容失真

檔案的利用價(jià)值則是它的真實(shí)性，但現(xiàn)存的檔案中記錄的信息大多失真，甚至存在記錄的信息時(shí)前后矛盾。

（2） 檔案材料不全

一是職工沒有認(rèn)識到檔案的重要性；二是分管的單位沒有及時(shí)組檔。一般來講，將檔案館電子文件歸檔要求包含在OA 中，可實(shí)現(xiàn)檔案館和各立檔單位文檔一體化管理的要求。但就目前的使用情況來看，無論是基于檔案館需求設(shè)計(jì)的協(xié)同辦公系統(tǒng)，還是政府機(jī)關(guān)統(tǒng)一設(shè)計(jì)使用的政企 OA，都與實(shí)際工作要求有段距離。這些OA系統(tǒng)的設(shè)計(jì)重點(diǎn)仍停留在電子文件管理上，而對于電子文件如何歸檔以及歸檔后如何管理這些方面，設(shè)計(jì)并不完善，因此尚無法實(shí)現(xiàn)文檔一體化的無縫管理。

（3） 檔案利用范圍狹窄

在傳統(tǒng)檔案管理中，注重檔案資料的保密，因此只在較小的范圍內(nèi)使用，這種管理模式與當(dāng)前社會經(jīng)濟(jì)的全面發(fā)展不符。要做到全面應(yīng)用檔案，使非公有制組織、中介機(jī)構(gòu)、外資企業(yè)都能應(yīng)用檔案，檔案也要提高利用率。

（4） 電子文件中心建設(shè)開展緩慢

檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)的重點(diǎn)仍在使用檔案業(yè)務(wù)管理軟件和網(wǎng)站建設(shè)上。應(yīng)用檔案管理軟件和檔案網(wǎng)站建設(shè)只需獨(dú)立決策即可開展，而電子文件中心構(gòu)建復(fù)雜，除了需要耗費(fèi)巨資，還必須建立在各立檔單位統(tǒng)一使用標(biāo)準(zhǔn)管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，要求各機(jī)關(guān)單位在利用政務(wù)網(wǎng)進(jìn)行電子辦公時(shí)，相互之間積極配合，這也給開展這項(xiàng)工作增加了難度。

2 加快檔案信息化管理的對策

2.1 完善管理制度

要制訂合理規(guī)范的檔案管理制度，使檔案管理工作有章可循。檔案工作人員要嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不斷提高檔案管理質(zhì)量，使檔案管理工作逐步實(shí)現(xiàn)科學(xué)化與制度化。

2.2 開發(fā)專門的數(shù)字化工具

在檔案信息化建設(shè)的安全方面，不但要嚴(yán)格依據(jù)有關(guān)檔案安全的法律法規(guī)開展工作，還須打造嚴(yán)密的信息安全保障體系，針對檔案信息的安全工作采取必要的手段，以切實(shí)保證檔案資源的安全，在信息化管理中綜合應(yīng)用多重密碼、身份識別、預(yù)防病毒、設(shè)定訪問權(quán)限、防火墻等計(jì)算機(jī)技術(shù)，保證檔案的安全以及信息化建設(shè)的正常開展。

2.3 提高檔案信息動態(tài)更新

檔案的電子信息隨著實(shí)際工作的需要而不斷發(fā)生變化，因此必須時(shí)常進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)更新。這種檔案保存方式允許多人同時(shí)查閱，應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)更易于查找與利用，這種保存方式不但安全高效，而且可以適應(yīng)于系統(tǒng)的升級，當(dāng)系統(tǒng)升級時(shí)，檔案信息將會自動實(shí)現(xiàn)更新。

2.4 提高檔案服務(wù)水平

第一，要使社會各個(gè)領(lǐng)域均能有效利用檔案，不斷提高檔案的利用率。利用提高檔案管理人員的思想意識，將檔案資源全面推向社會，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，充分發(fā)揮檔案的作用；在檔案管理當(dāng)中，爭取使檔案服務(wù)于整個(gè)社會，成立檔案中介機(jī)構(gòu)，作為檔案服務(wù)代理部門將檔案信息推向市場，進(jìn)行市場化服務(wù)，充分發(fā)揮檔案資料的作用；不斷進(jìn)行檔案信息服務(wù)多功能建設(shè)，依據(jù)資料不同類別，對檔案資料進(jìn)行收集、整理、加工、整合、提取等，利用不同載體對其進(jìn)行保存，同時(shí)應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)將其上傳，實(shí)現(xiàn)檔案資料信息的資源共享，從而可以使需要檔案資料的部門不受時(shí)間與空間的限制，查閱人員可以隨時(shí)查閱檔案信息，社會不同單位可以依據(jù)自身需求，查閱相應(yīng)的檔案信息。第二，在檔案信息化建設(shè)中，迫切需要增加大量能夠熟練操作數(shù)據(jù)庫，掌握信息管理技術(shù)的人才。實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)，必須要加強(qiáng)專業(yè)人才的培訓(xùn)，只有具備高質(zhì)量的專業(yè)人才，才能保證檔案信息化建設(shè)的順利進(jìn)行。在檔案信息化建設(shè)中，要配備充足的各層次專業(yè)人才，保證檔案建設(shè)的質(zhì)量，不斷提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力，尤其是重點(diǎn)培養(yǎng)管理人員的信息技術(shù)能力，隨時(shí)掌握檔案管理領(lǐng)域的發(fā)展情況，緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐，打造檔案服務(wù)品牌。

2.5 實(shí)現(xiàn)信息化管理

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，信息化在社會各個(gè)領(lǐng)域得以廣泛應(yīng)用，檔案管理工作當(dāng)然也不例外，即在檔案管理中，必須應(yīng)用科技新成果和新方法，不斷提高檔案管理水平。在現(xiàn)有信息技術(shù)條件保證下，使現(xiàn)有資料數(shù)字化，可以為社會不同領(lǐng)域所應(yīng)用。爭取自主研發(fā)軟件和硬件平臺，在保證網(wǎng)絡(luò)硬件設(shè)施的前提下，在檔案管理的保存、入檔、查閱、研究、移動等過程中運(yùn)用數(shù)字化管理。

2.6 建立動態(tài)的檔案信息數(shù)據(jù)庫

實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，必須要建立高級數(shù)據(jù)庫管理體系，針對不同的信息設(shè)定不同的密碼，不同級別的用戶分別擁有不同的密碼，可以查閱不同的檔案資料。要真實(shí)記錄檔案資料的收集、借閱、查找、復(fù)制、刪除等活動，系統(tǒng)管理人員要做好檔案的管理和維護(hù)工作。

總之，檔案行業(yè)應(yīng)加快推進(jìn)檔案信息法規(guī)建設(shè)，完善檔案信息標(biāo)準(zhǔn)體系。在檔案信息化建設(shè)的實(shí)踐中，要結(jié)合工作實(shí)際，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，集中力量研究制定檔案信息化建設(shè)急需的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，在試行的基礎(chǔ)上加以完善和推廣。借此逐步形成有效的檔案信息化建設(shè)激勵(lì)約束機(jī)制，推動檔案信息化建設(shè)有序開展。

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